REQUERIMIENTO DE MOBILIARIO Y/O EQUIPO

Transcripción

1 REQUERIMIENTO DE MOBILIARIO Y/O EQUIPO Datos de Control Copia asignada a: Lic. Armando Gallegos Díaz Puesto: Director General Adjunto de Control de Fecha de implantación: 01 de diciembre de 2004

2 Página: 2 de 16 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y 1.1 Propósito del procedimiento. Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita conocer en forma ordenada y sistemática las actividades necesarias para el requerimiento de mobiliario y equipo. 1.2 Alcance. Unidades administrativas y delegaciones. 1.3 Referencias. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Nacionales. Normas para la administración y baja de bienes muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal. Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores. Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano. Circulares emitidas por la Dirección General de Inmuebles y Recursos Materiales. 1.4 Responsabilidades. Es responsabilidad de la Dirección General de Inmuebles y Recursos Materiales la elaboración de este procedimiento, mismo que aplicará a través de la Dirección General Adjunta de Control de y de la Subdirección de Inventarios. La operación y control del procedimiento estará a cargo de la Subdirección de Inventarios.

3 Página: 3 de 16 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y 1.5 Definiciones. BIENES INSTRUMENTALES: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, siendo susceptibles de registro individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. PEDIDO-REMISIÓN: Documento mediante el cual los subsistemas del interior solicitan la asignación de bienes instrumentales usados o nuevos.

4 Página: 4 de 16 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y Políticas y Lineamientos 1. Un Microsistema de Control de Inventarios se formará cuando a un servidor público de la SRE (Sujeto) se le asigna por lo menos un bien mueble (Objeto) para desarrollar las tareas que le fueron asignadas, asumiendo el primero la responsabilidad de la conservación y buen funcionamiento del segundo. El Sujeto y el Objeto constituyen los Elementos del Sistema. 2. Los Movimientos se generan con la asignación de uno o más a un servidor público o con el término de responsabilidad de éste sobre un bien. Los movimientos pueden ser externos, cuando el Bien entra o sale del Subsistema, o internos, cuando el Bien cambia de Microsistema en el mismo Subsistema. En cualquier caso, éstos deberán ser reportados a la Subdirección de Inventarios por el Titular o su Coordinador Administrativo dentro de los diez días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha del movimiento. 3. Las Altas en el Subsistema serán las asignaciones de ya registrados en el Sistema, a servidores públicos adscritos al propio Subsistema. Dichos, que pueden ser nuevos o usados, provienen directamente del proveedor, del Almacén de Activo Fijo o de otro Subsistema. 4. El control de las asignaciones de los bienes se efectuará a través de la emisión de resguardos de la siguiente forma: a) En el Conjunto Interior por Coordinaciones Administrativas, emitiéndose dos tantos por bien, conservando uno Inventarios y otro el Administrativo (el cual proporcionará copia fotostática al trabajador). En cualquier caso, deberán de estar firmados por el trabajador y por el Administrativo b) En el Conjunto Foráneo, emitiéndose dos tantos por bien, conservando uno Inventarios y otro el Administrativo (el cual proporcionará copia fotostática al trabajador). En cualquier caso, deberán de estar firmados por el trabajador y por el Administrativo.

5 Página: 5 de 16 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y Políticas y Lineamientos 5. El Subsistema Almacén de activo fijo constituido por el inmueble destinado específicamente para ello así como por los recintos y espacios, bajo la responsabilidad de Inventarios, que se habiliten definitiva o temporalmente para el mismo fin, es el Subsistema encargado de guardar y custodiar los bienes que no están asignados al personal. Para dichos bienes no se emitirá resguardo alguno, pero se considerarán bajo responsabilidad del Director General de Inmuebles y Recursos Materiales como Titular y de Inventarios como Administrativo.

6 Página: 6 de 16 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y Descripción de Actividades Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo (Clave) 1 Unidad Administrativa y/o delegación Remite pedido-remisión a la Subdirección de Inventarios debidamente rubricado. -Pedido - remisión 2 Archiva acuse de recibo en el expediente. 3 Subdirección de Inventarios Recibe el Pedido-Remisión de solicitud de bienes muebles en original y copia. -Pedido - remisión 4 Turna para su atención el pedido-remisión al Almacén de activo fijo. -Pedido - remisión 5 Almacén de activo fijo Verifica en el almacén la existencia del bien mueble solicitado. 6 Hay en existencia el bien mueble solicitado? NO 7 Anota la leyenda no existencia en el formato pedido-remisión. 8 Informa por oficio, o por vía telefónica al solicitante de la no existencia del bien requerido. Término de procedimiento. -Pedido - remisión -Oficio 9 Entrega el bien mueble al área solicitante. SI 10 Reasigna el bien mueble en el sistema de inventarios, elabora tarjeta de resguardo y remite al solicitante. -Tarjeta de resguardo

7 Página: 7 de 16 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y Descripción de Actividades Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo (Clave) 11 Unidad Administrativa y/o delegación Recibe el bien y las tarjetas de resguardo. -Tarjeta de resguardo 12 Regresa a la Subdirección de Inventarios, mediante oficio las tarjetas de resguardo debidamente firmadas por el Coordinador Administrativo o por el titular y el personal a quien se le asignó el bien. -Oficio -Tarjeta de resguardo 13 Subdirección de Inventarios Recibe mediante oficio tarjetas de resguardo debidamente firmadas y archiva. -Oficio -Tarjeta de resguardo FIN DE PROCEDIMIENTO

8 Página: 8 de 16 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y Diagrama de Flujo IN IC IO R e m itir fo rm a to d e p e d id o - re m is ió n. 1 P edido-rem isión A rchiva r acuse de recibo en expedien te. 2 R ecibir m e diante oficio fo rm a to d e p e d id o -re m is ió n de bienes m ue bles. 3 O fic io P edido-rem isión T u rn a r fo rm a to d e p e d id o - rem isión pa ra su atención al a lm a c é n d e a c tiv o fijo. 4 V erifica r e xistencia d el bien m ueble solicitado. 5 H a y e n e x is te n c ia e l b ie n m u e b le s o lic ita d o? 6 N O A n o ta r la le y e n d a n o e x is te n c ia e n e l fo rm a to pedido.rem isión. 7 S I 9 8

9 Página: 9 de 16 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y Diagrama de Flujo Entregar el bien mueble al solicitante. Informar por oficio o vía telefónica la no existencia del bien Oficio Reasigna el bien mueble, elaborar tarjeta de resguardo y remitir al solicitante. 10 Tarjeta de resguardo Termina procedimiento Reasignar el bien mueble en Recibir el sistema el de bien inventarios. mueble y tarjeta de resguardo. 11 Tarjeta de resguardo Enviar mediante oficio tarjeta de resguardo debidamente firmada. 12 Oficio Tarjeta de resguardo Recibir mediante oficio tarjeta de resguardo debidamente firmada y archivarla. 13 Oficio Tarjeta de resguardo FIN

10 Página: 10 de 16 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y Formatos e instructivos

11 Página: 11 de 16 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y

12 Página: 12 de 16 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y Instructivo de Llenado del Formato de Pedido-Remisión 1. Número: Número consecutivo asignado por la Subdirección de Inventarios. 2. Fecha: Día, Mes y Año en que se presenta el documento. 3. Nombre de la Oficina Solicitante: Nombre del área solicitante. 4. Fecha: Día, Mes y Año en que se entrega el mobiliario y/o equipo solicitado. 5. Autorizado por: Rubrica del titular de la Subdirección de Inventarios. 6. Cantidad Solicitada: Número de bienes que requiere. 7. Descripción: Se anotará una breve descripción con las principales características del Bien. 8. Cantidad Servida: Número de bienes que fueron entregados físicamente. 9. Número de inventario: La Subdirección de Inventarios anotará el número de inventario que le corresponda. 10. Observaciones: No aplica para este procedimiento. 11. Coordinador Administrativo: Servidor público facultado para controlar físicamente los bienes de las unidades administrativas. 12. Firma Firma del Coordinador Administrativo solicitante. 13. Fecha de Recepción: Día, Mes y Año en que se entrega el mobiliario y/o equipo de conformidad. 14. Nombre y firma: Nombre y firma del personal que recibe el mobiliario.

13 Página: 13 de 16 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE BIENES INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE CONTROL DE BIENES SUBDIRECCIÓN DE INVENTARIOS TARJETA DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES SISTEMA DE INVENTARIOS NÚMERO DE INVENTARIO 1 NÚMERO DE SERIE 2 NÚMERO DE RESGUARDO 3 DENOMINACIÓN SEGÚN CATÁLOGO 4 DESCRIPCIÓN CORTA DEL BIEN 5 CATEGORÍA 6 VALOR DE ADQUISICIÓN O INVENTARIO 7 UNIDAD DE ADSCRIPCIÓN 8 9 FECHA DE ALTA RESPONSABLE DEL BIEN COORDINADOR ADMINISTRATIVO /TITULAR 12 FIRMA R.F.C. 13 FIRMA 14 ORIGINAL SUBDIRECCIÓN DE INVENTARIOS SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORES OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE BIENES INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE CONTROL DE BIENES SUBDIRECCIÓN DE INVENTARIOS TARJETA DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES SISTEMA DE INVENTARIOS NÚMERO DE INVENTARIO NÚMERO DE SERIE NÚMERO DE RESGUARDO DENOMINACIÓN SEGÚN CATÁLOGO DESCRIPCIÓN CORTA DEL BIEN CATEGORÍA VALOR DE ADQUISICIÓN O INVENTARIO UNIDAD DE ADSCRIPCIÓN FECHA DE ALTA RESPONSABLE DEL BIEN COORDINADOR ADMINISTRATIVO /TITULAR FIRMA R.F.C. FIRMA COPIA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

14 Página: 14 de 16 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA TARJETA DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES 1. Número de inventario: El Número de Inventario se compondrá de 21 dígitos distribuidos de la siguiente manera: a) Dos dígitos numéricos vinculados a la clave presupuestal asignada a la Secretaría de Relaciones Exteriores, por lo que invariablemente será 05; b) Diez dígitos alfanuméricos que corresponderán a la clave que en el CABM se le asigne al Bien de que se trate; c) Cuatro dígitos numéricos que señalarán el año de adquisición del Bien; d) Cuatro dígitos numéricos que determinarán el número progresivo del Bien; y e) Un dígito para determinar características específicas del bien, que podrá ser letra o símbolo. Si el Bien consta de una sola parte, se utilizará el o si consta de varias, se utilizará el alfabeto para numerar dichas partes; f) Para los a disposición y bajo responsabilidad de la Secretaría que sin tener su propiedad y se considere pertinente controlar, la Subdirección de Inventarios determinará que el símbolo a utilizarse en este espacio para su identificación será "F". 2. Número de serie: Número de serie que el fabricante haya determinado para el bien. 3. Número de resguardo: El resguardo es el documento con el cual se controla la asignación de los. Este número será asignado por la Subdirección de Inventarios.

15 Página: 15 de 16 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y 4. Denominación según Catálogo: Se deberá anotar el nombre del bien asignado en el Catálogo de Muebles (CABM) de la Secretaría de la Función Pública. 5. Descripción corta del bien: Breve descripción con las principales características del bien. 6. Categoría: General. 7. Valor de adquisición o La Subdirección de Inventarios efectuará el inventario: registro del valor de los bienes de la siguiente forma: a. De acuerdo con la factura en el caso de adquisición. b. Determinando el valor comercial al momento de que la Secretaría asuma la propiedad del Bien, tratándose de casos en que justificadamente no se cuente con la factura. c. En ceros, cuando la Secretaría tenga la posesión del Bien sin su propiedad. d. Para adquiridos en el exterior, su precio se determinará primero en dólares de los Estados Unidos de América y posteriormente se convertirá a pesos mexicanos de acuerdo con el tipo de cambio determinado por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto. e. El valor del Bien se registra para efectos contables y no necesariamente representa su valuación para efectos de recuperación o reposición. 8. Unidad o Adscripción: Nombre de la Unidad Administrativa, Órgano Desconcentrado o Representación de México en el Exterior, a la que haya sido asignado el bien. 9. Fecha de Alta: Día, Mes y Año en que cause alta en el sistema.

16 Página: 16 de 16 Unidad Administrativa: Dirección General de Inmuebles y 10. Responsable del Bien: Nombre del Servidor Público a quien se le asigna el bien. 11. Coordinador Administrativo/ Titular: Nombre del Coordinador Administrativo o del Titular de la Unidad Responsable. 12. Firma: Firma del Servidor Público a quien se le asigna el bien. 13. Firma: Firma del Coordinador Administrativo. Para los conjuntos foráneo y exterior la firma es del Titular. 14. R.F.C: Registro Federal de Causantes del Servidor Público a quien se le asigna el bien.

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