ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES ÍNDICE

Transcripción

1

2

3

4 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 ÍNDICE OBJETO... 4 ALCANCE... 4 NORMATIVA... 4 GLOSARIO... 5 CARACTERIZACIÓN... 6 RESPONSABILIDADES... 8 PROCEDIMIENTO FLUJOGRAMA FORMULARIOS

5 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 OBJETO Describir el procedimiento para la asignación, devolución y reasignación de bienes, estableciendo los controles necesarios para el completo seguimiento de los mismos. ALCANCE El procedimiento inicia con la asignación del bien al Servidor Requirente y culmina con el archivo del formulario correspondiente. NORMATIVA Legislación Vigente: Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General. Normativa de Origen Externo: Normas de Control Interno para Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos emitidas por la Contraloría General del Estado. Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público. Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas. Normativa de Origen Interno: Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto Presupuestario de la Superintendencia de Compañías. Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos. Manuales de Procedimientos Contables de la Superintendencia de Compañías. 4

6 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 Código de ética. GLOSARIO Activos Fijos.- Bienes tangibles o derechos de propiedad que dispone una entidad, susceptibles de contabilizarse y reflejarse como tales en los estados financieros. Bienes no Depreciables (Control Administrativo).- Bienes cuyo valor de adquisición es menor de 100 dólares. Administración de Bienes.- Custodia de activos fijos, bienes de control administrativo y de existencias para consumo interno. Bienes Muebles.- Activos fijos de carácter relativamente perdurable que pueden ser transportados de un lugar a otro y que se utilizan para las actividades administrativas y operaciones de la entidad. Bienes Inmuebles.- Activo de larga duración que se utiliza para las actividades administrativas y operaciones de la entidad. Custodio del Bien.- Funcionario de la Institución que tiene un bien a su cargo. Inventario Perpetuo.- Inventario en libros, que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en almacén, por medio de un registro detallado que puede servir como un mayor auxiliar, donde constan tanto los importes en unidades monetarias como las cantidades físicas. Mejora del bien.- Adiciones y mejoras extraordinarias destinadas a aumentar la vida útil y la capacidad productiva de los bienes de larga duración. Reparación.- Restauración de un activo fijo, para lograr nuevamente su capacidad total productiva, después de una avería, accidente o uso prolongado, sin que aumente su vida de servicio o capacidad. Vida Útil.- Número de años que se espera puede utilizarse satisfactoriamente el activo. 5

7 CARACTERIZACIÓN 6

8 TIPO DE PROCESO: MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: Habilitante de Apoyo Gestión Administrativa Financiera Soporte Administrativo Bienes y Suministros Asignar y reasignar bienes FECHA: VERSIÓN: ELABORADO POR: APROBADOO POR: 29/07/13 02 María Gabriela García Ing. Jessica Ramírez CONTROLES INDICADORES: NORMATIVA: - Total de bienes asignadoss - Total de bienes devueltos - Total de bienes reasignados - Legislación Vigente - Normativa de Origen Externo - Normativa de Origen Interno ENTRADAS SALIDAS PROVEEDORES Jefatura de Bienes Servidores de la Institución - Solicitud de Bienes - Devolución de Bienes ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES - Formulario Nota de Egreso - Formulario Nota de Egreso por Traslado - Formulario Traslado Interno dee Bienes CLIENTES Jefatura de Bienes Servidores de la Institución TECNOLOGICOS: HUMANOS: - Sistema de Control de Activos Fijos Bienes de Control Administrativo - Sistema de Bienes de Consumo Interno Jefe de Bienes Analista de Bienes o quien haga sus veces Servidor Requirente Responsable de la Unidad Administrativa Asistente de la Unidad Administrativa Intendente Nacional de Tecnología de Información y Comunicaciones Área de Mantenimientoo RECURSOS

9 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 RESPONSABILIDADES JEFE DE BIENES Administrar las actividades relacionadas con los bienes de la Institución de su correspondiente oficina. Controlar la actualización de los registros de existencias de los bienes de la Institución. Tramitar las solicitudes de bienes. SERVIDORES DE LA INSTITUCION Utilizar correctamente los bienes asignados para su trabajo. Cuidar los bienes asignados, evitando razonablemente que los mismos sean dañados o mal utilizados. Comunicar al Jefe de Bienes cuando se produzca su traslado administrativo, o su desvinculación temporal o definitiva de la Institución. Devolver los bienes que están a su cargo, cuando los mismos estén fuera de uso o en mal estado, con el informe correspondiente. Solicitar a su Jefe inmediato, tramitar la reparación y/o mantenimiento de los bienes a su cargo. Solicitar a la Asistente de su Unidad, la provisión de suministros y materiales que necesite mensualmente para el cumplimiento de sus funciones. ASISTENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Elaborar el formulario Solicitud de Bienes. Elaborar los descargos respectivos de suministros. Remitir la Solicitud de Bienes en los primeros cinco días hábiles de cada mes a la Jefatura de Bienes correspondiente. 8

10 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 RESPONSABLE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Revisar y firmar la Solicitud de Bienes de la unidad a su cargo. Supervisar y controlar el destino y uso correcto de los bienes y suministros recibidos. INTENDENTE NACIONAL O DIRECTOR DE TECNOLOGIA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES O JEFE DE MANTENIMIENTO Elaborar un informe técnico sobre el estado de los equipos para proceder a la baja, mantenimiento, reasignación o ejecución de garantía. 9

11 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 PROCEDIMIENTO JEFE DE BIENES 1. Una vez receptados los bienes en bodega: 1.1. Comunica al Responsable de la Unidad Administrativa la recepción de los bienes y solicita el nombre del custodio. RESPONSABLE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 1.2. Designa el custodio del bien a recibir En caso de que el bien sea un equipo tecnológico: Solicita al Área de Mantenimiento o quien haga sus veces, se habilite el espacio físico y las instalaciones eléctricas Solicita a la Intendencia Nacional de Tecnología se habiliten los puntos de red. JEFE DE BIENES 1.4. Recibe la designación del Custodio. Continúa con la actividad 3. ASISTENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 2. Cuando es necesaria la provisión de suministros: 2.1. Elabora el formulario AP F1 Solicitud de Bienes Remite el formulario Solicitud de Bienes y Suministros al Responsable de la Unidad Administrativa. RESPONSABLE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 2.3. Recibe, revisa y firma el formulario Solicitud de Bienes y Suministros Remite el formulario Solicitud de Bienes y Suministros al Asistente de la Unidad Administrativa. 10

12 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 ASISTENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 2.5. Recibe el formulario Solicitud de Bienes y Suministros, anexa los descargos de suministros y remite al Jefe de Bienes, durante los cinco primeros días hábiles de cada mes. Se podrán tramitar solicitudes de bienes en días posteriores a los indicados sólo en casos estrictamente necesarios. JEFE DE BIENES 2.6. Recibe y analiza el formulario Solicitud de Bienes Si no procede el pedido: Devuelve la solicitud a la Unidad Requirente con las observaciones del caso. Fin del Procedimiento. 3. Registra la información en el sistema Control de Activos Fijos - Bienes de Control Administrativo o en el sistema Bienes de Consumo Interno, según sea el caso. 4. Verifica que los bienes requeridos existan en bodega En caso de que los bienes no existan en bodega: Solicita la adquisición de los mismos. Ver Procedimiento de Adquisiciones Si la adquisición del bien requiere la modificación del PAC: Devuelve la solicitud a la Unidad Requirente. Fin del Procedimiento. 5. En caso de bienes que deban ser entregados en la misma oficina: 5.1. Genera en el respectivo sistema el formulario AP F2 Nota de Egreso en caso de suministros, activos fijos y bienes de control administrativo. 6. En caso de bienes que deban ser entregados en una oficina distinta: 6.1. Genera en el respectivo sistema, el formulario AP F3 Nota de Egreso por Traslado. ANALISTA DE BIENES O QUIEN HAGA SUS VECES 7. Entrega los bienes al servidor requirente y solicita la firma de recibido en el respectivo formulario. 11

13 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 SERVIDOR CUSTODIO DEL BIEN 8. Recibe y revisa los bienes. 9. Firma el recibí conforme en el formulario correspondiente y lo entrega al Analista de Bienes o quien haga sus veces. ANALISTA DE BIENES O QUIEN HAGA SUS VECES 10. Entrega una copia del formulario al servidor requirente. 11. Archiva el original del formulario correspondiente. SERVIDOR CUSTODIO DEL BIEN 12. En caso de que se requiera devolver un bien asignado: Devuelve el bien físicamente a bodega, mediante memorando o correo electrónico, al Jefe de Bienes Dependiendo del caso, solicita el informe técnico del bien, a las Unidades de Tecnología o Mantenimiento, el mismo que debe de ser anexado a la devolución. ANALISTA DE BIENES O QUIEN HAGA SUS VECES Recibe y revisa el bien en bodega con su respectivo informe técnico Registra y actualiza en el sistema Control de Activos Fijos - Bienes de Control Administrativos la devolución del bien. Fin del Procedimiento. 13. En caso de reasignación de un bien a un nuevo custodio: Si el bien debe ser entregado en la misma oficina: Genera en el sistema Control de Activos Fijos Bienes de Control Administrativo el formulario AP F4 Traslado Interno de Bienes Si el bien debe ser entregado en una diferente oficina: Genera en el sistema Control de Activos Fijos Bienes de Control Administrativo el formulario AP F3 Nota de Egreso por Traslado. SERVIDOR REQUIRENTE Recibe y revisa el bien. 12

14 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/ Firma el recibí conforme en el formulario Traslado Interno de Bienes o Nota de Egreso por Traslado, según sea el caso, y lo entrega al Analista de Bienes o quien haga sus veces. ANALISTA DE BIENES O QUIEN HAGA SUS VECES Entrega una copia del formulario al servidor requirente Archiva el original del formulario correspondiente. SERVIDOR CUSTODIO 14. En caso de salida del funcionario, por renuncia, traslado de oficina o comisión de servicios Solicita a la unidad de bienes mediante correo electrónico la entrega recepción de los bienes. ANALISTA DE BIENES O QUIEN HAGA SUS VECES 1.2. Efectúa constatación física, entrega recepción y coordina con responsable de la unidad sobre destino de los bienes. FIN DEL PROCEDIMIENTO 13

15 FLUJOGRAMA 14

16

17

18

19 FORMULARIOS 18

20 AP F1 SOLICITUD DE BIENES

21 AP F2 NOTA DE EGRESO AP F3 NOTA DE EGRESO POR TRASLADO.

22 AP F4 TRASLADO INTERNO DE BIENES

23 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 ÍNDICE OBJETO... 4 ALCANCE... 4 NORMATIVA... 4 GLOSARIO... 5 CARACTERIZACIÓN... 6 RESPONSABILIDADES... 8 PROCEDIMIENTO FLUJOGRAMA FORMULARIOS

24 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 OBJETO Describir el procedimiento para la asignación, devolución y reasignación de bienes, estableciendo los controles necesarios para el completo seguimiento de los mismos. ALCANCE El procedimiento inicia con la asignación del bien al Servidor Requirente y culmina con el archivo del formulario correspondiente. NORMATIVA Legislación Vigente: Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General. Normativa de Origen Externo: Normas de Control Interno para Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos emitidas por la Contraloría General del Estado. Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público. Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas. Normativa de Origen Interno: Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto Presupuestario de la Superintendencia de Compañías. Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos. Manuales de Procedimientos Contables de la Superintendencia de Compañías. 4

25 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 Código de ética. GLOSARIO Activos Fijos.- Bienes tangibles o derechos de propiedad que dispone una entidad, susceptibles de contabilizarse y reflejarse como tales en los estados financieros. Bienes no Depreciables (Control Administrativo).- Bienes cuyo valor de adquisición es menor de 100 dólares. Administración de Bienes.- Custodia de activos fijos, bienes de control administrativo y de existencias para consumo interno. Bienes Muebles.- Activos fijos de carácter relativamente perdurable que pueden ser transportados de un lugar a otro y que se utilizan para las actividades administrativas y operaciones de la entidad. Bienes Inmuebles.- Activo de larga duración que se utiliza para las actividades administrativas y operaciones de la entidad. Custodio del Bien.- Funcionario de la Institución que tiene un bien a su cargo. Inventario Perpetuo.- Inventario en libros, que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en almacén, por medio de un registro detallado que puede servir como un mayor auxiliar, donde constan tanto los importes en unidades monetarias como las cantidades físicas. Mejora del bien.- Adiciones y mejoras extraordinarias destinadas a aumentar la vida útil y la capacidad productiva de los bienes de larga duración. Reparación.- Restauración de un activo fijo, para lograr nuevamente su capacidad total productiva, después de una avería, accidente o uso prolongado, sin que aumente su vida de servicio o capacidad. Vida Útil.- Número de años que se espera puede utilizarse satisfactoriamente el activo. 5

26 CARACTERIZACIÓN 6

27 TIPO DE PROCESO: MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: Habilitante de Apoyo Gestión Administrativa Financiera Soporte Administrativo Bienes y Suministros Asignar y reasignar bienes FECHA: VERSIÓN: ELABORADO POR: APROBADOO POR: 29/07/13 02 María Gabriela García Ing. Jessica Ramírez CONTROLES INDICADORES: NORMATIVA: - Total de bienes asignadoss - Total de bienes devueltos - Total de bienes reasignados - Legislación Vigente - Normativa de Origen Externo - Normativa de Origen Interno ENTRADAS SALIDAS PROVEEDORES Jefatura de Bienes Servidores de la Institución - Solicitud de Bienes - Devolución de Bienes ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES - Formulario Nota de Egreso - Formulario Nota de Egreso por Traslado - Formulario Traslado Interno dee Bienes CLIENTES Jefatura de Bienes Servidores de la Institución TECNOLOGICOS: HUMANOS: - Sistema de Control de Activos Fijos Bienes de Control Administrativo - Sistema de Bienes de Consumo Interno Jefe de Bienes Analista de Bienes o quien haga sus veces Servidor Requirente Responsable de la Unidad Administrativa Asistente de la Unidad Administrativa Intendente Nacional de Tecnología de Información y Comunicaciones Área de Mantenimientoo RECURSOS

28 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 RESPONSABILIDADES JEFE DE BIENES Administrar las actividades relacionadas con los bienes de la Institución de su correspondiente oficina. Controlar la actualización de los registros de existencias de los bienes de la Institución. Tramitar las solicitudes de bienes. SERVIDORES DE LA INSTITUCION Utilizar correctamente los bienes asignados para su trabajo. Cuidar los bienes asignados, evitando razonablemente que los mismos sean dañados o mal utilizados. Comunicar al Jefe de Bienes cuando se produzca su traslado administrativo, o su desvinculación temporal o definitiva de la Institución. Devolver los bienes que están a su cargo, cuando los mismos estén fuera de uso o en mal estado, con el informe correspondiente. Solicitar a su Jefe inmediato, tramitar la reparación y/o mantenimiento de los bienes a su cargo. Solicitar a la Asistente de su Unidad, la provisión de suministros y materiales que necesite mensualmente para el cumplimiento de sus funciones. ASISTENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Elaborar el formulario Solicitud de Bienes. Elaborar los descargos respectivos de suministros. Remitir la Solicitud de Bienes en los primeros cinco días hábiles de cada mes a la Jefatura de Bienes correspondiente. 8

29 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 RESPONSABLE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Revisar y firmar la Solicitud de Bienes de la unidad a su cargo. Supervisar y controlar el destino y uso correcto de los bienes y suministros recibidos. INTENDENTE NACIONAL O DIRECTOR DE TECNOLOGIA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES O JEFE DE MANTENIMIENTO Elaborar un informe técnico sobre el estado de los equipos para proceder a la baja, mantenimiento, reasignación o ejecución de garantía. 9

30 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 PROCEDIMIENTO JEFE DE BIENES 1. Una vez receptados los bienes en bodega: 1.1. Comunica al Responsable de la Unidad Administrativa la recepción de los bienes y solicita el nombre del custodio. RESPONSABLE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 1.2. Designa el custodio del bien a recibir En caso de que el bien sea un equipo tecnológico: Solicita al Área de Mantenimiento o quien haga sus veces, se habilite el espacio físico y las instalaciones eléctricas Solicita a la Intendencia Nacional de Tecnología se habiliten los puntos de red. JEFE DE BIENES 1.4. Recibe la designación del Custodio. Continúa con la actividad 3. ASISTENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 2. Cuando es necesaria la provisión de suministros: 2.1. Elabora el formulario AP F1 Solicitud de Bienes Remite el formulario Solicitud de Bienes y Suministros al Responsable de la Unidad Administrativa. RESPONSABLE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 2.3. Recibe, revisa y firma el formulario Solicitud de Bienes y Suministros Remite el formulario Solicitud de Bienes y Suministros al Asistente de la Unidad Administrativa. 10

31 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 ASISTENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 2.5. Recibe el formulario Solicitud de Bienes y Suministros, anexa los descargos de suministros y remite al Jefe de Bienes, durante los cinco primeros días hábiles de cada mes. Se podrán tramitar solicitudes de bienes en días posteriores a los indicados sólo en casos estrictamente necesarios. JEFE DE BIENES 2.6. Recibe y analiza el formulario Solicitud de Bienes Si no procede el pedido: Devuelve la solicitud a la Unidad Requirente con las observaciones del caso. Fin del Procedimiento. 3. Registra la información en el sistema Control de Activos Fijos - Bienes de Control Administrativo o en el sistema Bienes de Consumo Interno, según sea el caso. 4. Verifica que los bienes requeridos existan en bodega En caso de que los bienes no existan en bodega: Solicita la adquisición de los mismos. Ver Procedimiento de Adquisiciones Si la adquisición del bien requiere la modificación del PAC: Devuelve la solicitud a la Unidad Requirente. Fin del Procedimiento. 5. En caso de bienes que deban ser entregados en la misma oficina: 5.1. Genera en el respectivo sistema el formulario AP F2 Nota de Egreso en caso de suministros, activos fijos y bienes de control administrativo. 6. En caso de bienes que deban ser entregados en una oficina distinta: 6.1. Genera en el respectivo sistema, el formulario AP F3 Nota de Egreso por Traslado. ANALISTA DE BIENES O QUIEN HAGA SUS VECES 7. Entrega los bienes al servidor requirente y solicita la firma de recibido en el respectivo formulario. 11

32 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 SERVIDOR CUSTODIO DEL BIEN 8. Recibe y revisa los bienes. 9. Firma el recibí conforme en el formulario correspondiente y lo entrega al Analista de Bienes o quien haga sus veces. ANALISTA DE BIENES O QUIEN HAGA SUS VECES 10. Entrega una copia del formulario al servidor requirente. 11. Archiva el original del formulario correspondiente. SERVIDOR CUSTODIO DEL BIEN 12. En caso de que se requiera devolver un bien asignado: Devuelve el bien físicamente a bodega, mediante memorando o correo electrónico, al Jefe de Bienes Dependiendo del caso, solicita el informe técnico del bien, a las Unidades de Tecnología o Mantenimiento, el mismo que debe de ser anexado a la devolución. ANALISTA DE BIENES O QUIEN HAGA SUS VECES Recibe y revisa el bien en bodega con su respectivo informe técnico Registra y actualiza en el sistema Control de Activos Fijos - Bienes de Control Administrativos la devolución del bien. Fin del Procedimiento. 13. En caso de reasignación de un bien a un nuevo custodio: Si el bien debe ser entregado en la misma oficina: Genera en el sistema Control de Activos Fijos Bienes de Control Administrativo el formulario AP F4 Traslado Interno de Bienes Si el bien debe ser entregado en una diferente oficina: Genera en el sistema Control de Activos Fijos Bienes de Control Administrativo el formulario AP F3 Nota de Egreso por Traslado. SERVIDOR REQUIRENTE Recibe y revisa el bien. 12

33 ASIGNAR Y REASIGNAR BIENES CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/ Firma el recibí conforme en el formulario Traslado Interno de Bienes o Nota de Egreso por Traslado, según sea el caso, y lo entrega al Analista de Bienes o quien haga sus veces. ANALISTA DE BIENES O QUIEN HAGA SUS VECES Entrega una copia del formulario al servidor requirente Archiva el original del formulario correspondiente. SERVIDOR CUSTODIO 14. En caso de salida del funcionario, por renuncia, traslado de oficina o comisión de servicios Solicita a la unidad de bienes mediante correo electrónico la entrega recepción de los bienes. ANALISTA DE BIENES O QUIEN HAGA SUS VECES 1.2. Efectúa constatación física, entrega recepción y coordina con responsable de la unidad sobre destino de los bienes. FIN DEL PROCEDIMIENTO 13

34 FLUJOGRAMA 14

35

36

37

38 FORMULARIOS 18

39 AP F1 SOLICITUD DE BIENES

40 AP F2 NOTA DE EGRESO AP F3 NOTA DE EGRESO POR TRASLADO.

41 AP F4 TRASLADO INTERNO DE BIENES