INGUAT División Administrativa, Departamento Administrativo Sección de Almacén General Procedimiento de egreso de materiales y suministros de stock

Transcripción

1 Página 1 de 6 0. Índice 1. Objetivos 2. Alcance 3. Definiciones 4. Documentos de referencia 5. Responsabilidades 6. Frecuencia 7. Desarrollo 8. Registros 9. Anexos 10. Lista de distribución Control de Cambios Revisión Fecha Modificaciones Revisado por: Nery Pineda Autorizado por: Licda. Emy Morales Aprobado por: Roberto Robles Cargo: Jefe de Almacén Cargo: Jefe Depto. Administrativo Cargo: Director Fecha: Fecha: Fecha: Firma Firma Firma

2 Página 2 de 6 1. Objetivo 1.1 Describir los pasos necesarios para dar egreso a materiales y/o suministros del Almacén General del INGUAT. 2. Alcance 2.1 Aplica al personal de la y Unidad Administrativa solicitante del INGUAT. 3. Definiciones 3.1 Stock: existencias de bienes, materiales y/o suministros de frecuente consumo dentro de la Institución. 3.2 Producto: materiales y/o suministros. 3.3 Requisición en forma electrónica: formato electrónico de solicitud de productos a Almacén General. 3.4 Sistema Centurión: aplicación contable del movimiento de productos en forma electrónica. 3.5 Sistema de Inventario: sistema para generar requisiciones de producto a Almacén General del INGUAT. 4. Documentos de referencia 4.1 Normas Generales de Control Interno Gubernamental. Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas. Norma: 1.4, 1.6 y Acuerdo de Dirección de fecha 30 de mayo 2005 Unificación de la Sección de Almacén a cargo del Departamento Administrativo. 4.3 Acuerdo de Dirección de fecha 15 de enero de 2009 Gestión Administrativa Financiera. 5. Responsabilidades 5.1 Solicitante: ingresar en el Sistema de Inventario. Generar requisición de producto(s) de stock, imprimirla y enviarla a Almacén. Revisar el o los producto(s) y firmar de conformidad. 5.2 Auxiliar de Almacén: verificar la existencia de productos. Imprimir y autorizar la requisición realizada por el solicitante. Entregar productos al solicitante. Operar los egresos del Almacén General en el Sistema Centurión. 5.3 Jefe de Almacén: aprobar requisiciones de productos. Archivar las requisiciones junto con las formas 1-H (Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario) las originales de solicitud de productos. 6. Frecuencia 6.1 Cada vez que sea requerido.

3 Página 3 de 6 7. Desarrollo No. Actividad Responsable Registro 7.1 Ingresar en el Sistema de Inventario. Generar la requisición del o los producto(s). Imprimirla y enviarla a Almacén General. 7.2 Verificar físicamente la existencia de producto(s) contra el Sistema Centurión. De acuerdo a las existencias, autorizar o no la solicitud. 7.3 Entregar el o los producto(s) autorizados en la solicitud. 7.4 Revisar el o los producto(s) y firmar de conformidad. Solicitante Auxiliar de Almacén Auxiliar de Almacén Solicitante Requisición de Artículos a anexo 10.1 Bodega Requisición de Artículos a anexo 10.1 Bodega Requisición de Artículos a anexo 10.1 Bodega 8. Registros 8.1 Requisición de artículos a bodega general. 9. Lista de distribución del procedimiento TIPO DE COPIA Electrónica Papel Dirección X X Auditoria Interna X X División Administrativa X X Departamento Administrativo X X X X Departamento Financiero X X Sección de Compras X X Unidad de Información Pública X X Firma de recibido

4 Página 4 de Anexos 10.1 Requisición de artículos a bodega.

5 Página 5 de Diagrama de flujo para ingreso del producto de la Sección de Almacén. Empleado/ grupo de trabajo Nombre de la etapa Solcitante Auxiliar de Almacén Jefe de Almacén Ingresar en el Sistema de Inventario. Generar la requsición del o los producto(s) de stock. Imprimirla y enviarla a Almacén General. Verificar físicamente la existencia del o los producto(s) contra el Sistema Centurión NO autorizar requisición Existe suficiente producto? NO SÍ Autorizar requisición Entregar producto (s) Revisar características y cantidades del producto Firmar de conformidad

6 Página 6 de Nomenclatura en la simbología Realización de una actividad en el proceso Inicio o fin del proceso Verificación de una etapa del proceso Verificación y realización de una actividad en una etapa del proceso