SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN EN LAS OFICINAS DEL EXTERIOR

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1 SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN EN LAS OFICINAS DEL EXTERIOR PR-UIP-GC-03 Versión 01

2 Derechos Reservados 2006 Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V. Subdirección General de Administración Subdirección General de Operación Promocional Viaducto Miguel Alemán No. 105, 2º Piso Col. Escandón México, D.F., C.P , Tel La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Subdirección General de Administración del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., dándole el crédito correspondiente. PR-UIP-GC-03 Versión 01

3 C O N T E N I D O Número Tema Página 1. Objetivo 2 2. Alcance 2 3. Referencias 2 4. Políticas 2 5. Responsabilidades 3 6. Definiciones 3 7. Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de Actividades 6 8. Registros Anexos 11 PR-UIP-GC-03 1 de 11 Versión 01

4 1. OBJETIVO. Contar con un documento que coadyuve al cumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos de las Direcciones del CPTM en el Exterior, para realizar la entrega- del encargo que les ha sido encomendado, dando debido cumplimiento a lo establecido por la Secretaría de la Función Pública. 2. ALCANCE. Este procedimiento será de aplicación para el que labora en las Direcciones del CPTM en el Exterior, para la Subdirección General de Operación Promocional y para la Subdirección General de Administración. 3. REFERENCIAS. 3.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 3.2 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 3.3 Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento. 3.4 Decreto para realizar la entrega- del informe de los asuntos a cargo de los servidores públicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de su empleo, cargo o comisión, publicado el 14 de septiembre de 2005, en el Diario Oficial de la Federación. 3.5 Acuerdo que establece las disposiciones que deberán observar los servidores públicos al separarse de su empleo, cargo o comisión, para realizar la entrega- del informe de los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan asignados, publicado el 13 de octubre de 2005, en el Diario Oficial de la Federación. 3.6 Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V. 4. POLÍTICAS. Las actas de entrega- se deberán elaborar en cuatro tantos. Al acta de entrega se deberá integrar la información relativa a Financieros, Materiales y, conforme al instructivo de llenado (Anexo No.1). La constancia de se expedirá una vez atendidos los requerimientos solicitados por las Direcciones de Financieros, Materiales y. La Subdirección General de Administración, a través de sus Direcciones, será la única área facultada para expedir la constancia de. El de las Direcciones del CPTM en el Exterior, deberán elaborar el acta de entrega, conforme al Acuerdo que establece las disposiciones que deberán observar los servidores públicos al separarse de su empleo, cargo o comisión, para realizar la entrega del informe de los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan asignados, publicado el 13 de octubre de 2005, en el Diario Oficial de la Federación. (Anexo No.1). PR-UIP-GC-03 2 de 11 Versión 01

5 5. RESPONSABILIDADES. Subdirectores Generales de Operación Promocional y de Administración 5.1 Aprobar este procedimiento y hacerlo del conocimiento de las Direcciones del CPTM en el Exterior y las áreas involucradas. 5.2 Aplicar las disposiciones contenidas en este procedimiento. Directores de Financieros, Materiales y 5.3 Aplicar las disposiciones contenidas en este procedimiento. 5.4 Instruir al de sus respectivas áreas, para que este procedimiento se observe y aplique. 5.5 Verificar que los requerimientos que se formulen al de las Direcciones en el Exterior, sean debidamente soportados. 5.6 Revisar y firmar los requerimientos de los asuntos pendientes de su competencia. 5.7 Revisar y firmar las cartas de liberación de de los asuntos de su responsabilidad. 5.8 Atender todas las solicitudes de información que requiera el de las Direcciones en el Exterior. Personal de las Direcciones en el Exterior 5.9 Aplicar las disposiciones contenidas en este procedimiento Atender en forma expedita los requerimientos solicitados, motivados por su baja o transferencia Elaborar el acta de entrega Integrar la documentación soporte del acta de entrega-. 6. DEFINICIONES. 6.1 SGOP.- Subdirección General de Operación Promocional. 6.2 SGA.- Subdirección General de Administración. 6.3 PDE.- Personal de las Direcciones en el Exterior. 6.4 DRF; DRM; DRH.- Dirección de Financieros; Dirección de Materiales y Dirección de. 6.5 UIP.- Unidad de Innovación y Productividad. 6.6 GC.- Gerencia de Calidad. 6.7 PR.- Procedimiento. PR-UIP-GC-03 3 de 11 Versión 01

6 7. METODO DE TRABAJO. Este diagrama presenta de forma general las actividades para el proceso de entrega-, para mayores detalles ver el punto 7.2, de este mismo documento. PR-UIP-GC-03 4 de 11 Versión 01

7 INICIO 7.1 DIAGRAMA DE FLUJO 8 Solicitud de baja de Solicitud de baja de SGOP 1 Elabora solicitud de baja de y turna SGA 2 Recibe original y entrega a la Dirección de DRH 3 Recibe original de solicitud, elabora notificación oficial y envía al servidor público Solicitud de baja de Notificación oficial Requerimiento Oficio con información PDE 9 Recibe, analiza, integra y envía lo correspondiente DRF; DRM; DRH 10 Recibe, revisa y determina Oficio con información Notificación oficial PDE Cumple el requerimiento? NO 8 4 Recibe original y elabora Acta de entrega y envía Acta de entrega SI DRF ; DRM ; DRH Acta de entrega SGOP 5 Recibe Acta, revisa y entrega 11 Elaboran constancia de y entregan Acta de entrega SGA 6 Recibe y entrega a las Direcciones de su competencia DRH 12 Recibe, realiza trámites correspondientes, entrega y archiva en expediente Acta de entrega DRF ; DRM ; DRH 7 Reciben copia, concilian con controles y observan PDE 13 Recibe original de constancia de Asuntos o adeudos pendientes? SI NO 11 SGOP 14 Recibe copia de constancia de y archiva DRF ; DRM ; DRH 8 Elaboran el requerimiento correspondiente firma y envía Requerimiento FIN 9 PR-UIP-GC-03 5 de 11 Versión 01

8 7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES. RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD ESTE PROCEDIMIENTO INICIA A PARTIR DE QUE AL PERSONAL DE LAS DIRECCIONES EN EL EXTERIOR SE LE NOTIFICA SU BAJA O EL MISMO PRESENTA SU RENUNCIA DOCUMENTO DE TRABAJO Subdirección General de Operación Promocional (SGOP) Elabora solicitud de baja de y turna. Elabora la solicitud de baja de formato DRH-03, y turna a la Subdirección General de Administración. Solicitud de baja de Formato DRH-03 (Anexo No. 3) Subdirección General de Administración (SGA) Recibe original y entrega a la Dirección de. Recibe la solicitud de baja de y la turna a la Dirección de para que prepare la notificación oficial al servidor público. Solicitud de baja de Formato DRH-03 (Anexo No. 3) Dirección de (DRH) Recibe original de solicitud, elabora notificación oficial y envía al servidor público. Recibe solicitud de baja y elabora la notificación oficial, recaba firma de la SGA, y envía para ser entregado al servidor público que se trate. Notificación oficial 3.2 Entrega copia de este comunicado a las Direcciones de Financieros, Materiales y, Personal de las Direcciones en el Exterior (PDE) Recibe original y elabora acta de entrega y envía. Recibe notificación oficial y procede a elaborar el acta de entrega- en cuatro tantos, conforme al Decreto y Acuerdo de la Secretaría de la Función Pública, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 14 de septiembre y el 13 de octubre de 2005, respectivamente. Notificación oficial. Decreto (Anexo No. 1) 4.2 El acta de entrega- deberá contener en los apartados correspondientes a los recursos financieros, recursos materiales y recursos humanos, lo que se describe en el instructivo de llenado (Anexo No. 1). PR-UIP-GC-03 6 de 11 Versión 01

9 RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD DOCUMENTO DE TRABAJO 4.3 Elaborada el acta de entrega, conforme a los anteriores ordenamientos y debidamente firmada, enviará tres tantos a la Subdirección General de Operación Promocional. Acuerdo y acta de entrega (Anexo No. 1) Subdirección General de Operación Promocional. (SGOP) Recibe acta, revisa y entrega. Recibe tres tantos del acta de entrega- por parte de la Dirección del CPTM en el exterior que corresponda, archiva un tanto en el expediente de la Dirección que se trate para cualquier aclaración posterior o seguimiento de asuntos pendientes. Acuerdo y acta de entrega (Anexo No. 1) 5.2 Entrega un tanto a la Subdirección General de Administración. Subdirección General de Administración. (SGA) Direcciones de Financieros, Materiales y. (DRF; DRM; DRH) El tercer tanto del acta de entrega- lo entrega al Órgano Interno de Control en el CPTM. Recibe y entrega a las Direcciones de su competencia Recibe de la SGOP un tanto del acta de entrega -. Reproducen las copias necesarias de los asuntos relacionados con las direcciones (DRF; DRM; DRH), y se las entrega. Reciben copia, concilian con controles y observan. Reciben copia de los asuntos de su competencia detallados en el acta de entrega y concilia cada dirección con sus controles: DRF: - Estados financieros de la oficina que se trate. - Chequera. - Copia del oficio por cancelación de firmas en su caso. - Estado que guardan los asuntos de su competencia, ( Chequeras, estado de la comprobación, observaciones de comprobación). - Adeudos contables. Acuerdo y acta de entrega (Anexo No. 1) Acuerdo y acta de entrega (Anexo No. 1) DRM: - Relación del inventario de activo fijo a cargo del servidor público (Adeudos). PR-UIP-GC-03 7 de 11 Versión 01

10 RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD - Entrega de teléfono celular. DRH: - Plantilla de. - Conciliación del capítulo 1000 (Únicamente para el asistente administrativo). Copia del oficio con que entrega a la Embajada o Consulado los siguientes documentos: - Pasaporte diplomático o visa en su caso. - Placas diplomáticas. - Tarjeta de exención de impuestos pago de impuestos. Al efectuar la revisión correspondiente, observan: DOCUMENTO DE TRABAJO. Asuntos o adeudos pendientes? En los casos en que No exista diferencias con los controles continuará con el paso 11. En los casos en que Si exista diferencias con los controles continuará con el paso 8. Direcciones de Financieros, Materiales y. (DRF; DRM; DRH) Elaboran el requerimiento correspondiente, firma y envía. Derivado de la revisión efectuada por cada dirección y habiendo encontrado asuntos pendientes o adeudos registrados en sus controles, elabora el requerimiento dirigido al servidor público que causa baja y firma. Requerimiento 8.2 Lo envía al servidor público en el exterior que corresponda. Personal de las Direcciones del CPTM en el Exterior (PDE) Recibe, analiza, integra y envía lo correspondiente. Recibe y revisa el requerimiento, integra lo necesario para atender el requerimiento. Lo envía con oficio a la Dirección de la SGA solicitante. Requerimiento Oficio con información. PR-UIP-GC-03 8 de 11 Versión 01

11 RESPONSABLE PASO Directores de Financieros, Materiales y. (DRF; DRM; DRH) ACTIVIDAD Recibe, revisa y determina. Revisa que la información o documentación descrita esté completa y cumpla con lo solicitado. Verifica contra registro y determina: Cumple con el requerimiento? Revisa la información y No cumple con lo solicitado, continúa con el paso 8. La información Si cumple con lo solicitado, continúa con el paso 11 DOCUMENTO DE TRABAJO Oficio con información Direcciones de Financieros, Materiales y (DRF; DRM; DRH) Elaboran la constancia de y entregan. La dirección que corresponda, elabora la constancia de en original y 1 copia y la firma. Una vez firmada la constancia de, la entregan a la Dirección de y archiva su acuse de recibo. (Anexo No. 4) Dirección de (DRH) Recibe, realiza trámites correspondientes, entrega y archiva en expediente. Recibe original de la constancia de y toda vez que obtenga el visto bueno de las tres direcciones (DRF; DRM; DRH), asigna número y entrega de la siguiente forma: (Anexo No. 4) - Original al servidor público motivo de la baja. - Copia a la Subdirección General de Operación Promocional. - Copia para la Dirección de (Acuse de recibo) para que realice los trámites administrativos que correspondan Concluida la entrega de la constancia de y los trámites administrativos, archiva en su consecutivo y en expediente de. PR-UIP-GC-03 9 de 11 Versión 01

12 RESPONSABLE PASO Personal de las Direcciones del CPTM en el Exterior (PDE) Subdirección General de Operación Promocional (SGOP) ACTIVIDAD Recibe original de constancia de Recibe el original de la constancia de para cualquier aclaración. Recibe copia de constancia de y archiva. Recibe copia de carta de liberación de y archiva en expediente. DOCUMENTO DE TRABAJO Notificación oficial (Anexo No. 4) 8. REGISTROS. No. de Control DRH-03 * S/N S/N Nombre Solicitud de baja de Notificación oficial (Formato libre) Requerimiento (Formato libre) Responsable de Conservarlo Dirección de Dirección de Dirección de Tiempo de Conservación Disposición Permanente en expediente del Permanente en expediente del Permanente en expediente del S/N S/N Acta entrega -. Dirección de Dirección de Permanente en expediente del Permanente en expediente del PR-UIP-GC de 11 Versión 01

13 9. ANEXOS. Anexo No. Nombre No. de Control 1 2 Acuerdo de la Secretaría de la Función Pública Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 13 de octubre de 2005 Decreto de la Secretaría de la Función Pública Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 14 de septiembre de 2005 S/N S/N 3 Solicitud de baja de DRH-03 * 4 S/N * Formato de la Guía Electrónica de Servicios Administrativos PR-UIP-GC de 11 Versión 01