MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARÍA TÉCNICA

Transcripción

1 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas SECRETARÍA TÉCNICA TOLUCA DE LERDO, MÉXICO 31 MARZO 2006.

2 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas SECRETARÍA TÉCNICA

3 PÁGINA 2 DE 21 CONTENIDO

4 PÁGINA 3 DE 21 CONTENIDO I. Introducción... 4 II. Base Jurídica... 6 III. Procedimientos... 8 PÁGINA Procedimiento: Atender los asuntos turnados por el Secretario de Administración y Finanzas Procedimiento: Seguimiento de las acciones desarrolladas por los comités IV. Bitácora de actualización V. Hoja de validación VI. Anexos... 21

5 PÁGINA 4 DE 21 INTRODUCCIÓN

6 PÁGINA 5 DE 21 INTRODUCCIÓN Entre los elementos más eficaces en la toma de decisiones de carácter administrativo en el sector público, destacan los manuales de organización y procedimientos, instrumentos técnicos que facilita el aprendizaje del personal, proporcionando la orientación que se requiere en las unidades administrativas, con el propósito de mejorar, orientar y conducir los esfuerzos del personal, para lograr la realización de las tareas que se les han asignado, auxiliándoles también en el cumplimiento de funciones y procesos de una manera clara y sencilla. Por lo tanto para el caso particular del Poder Legislativo y de acuerdo a lo establecido en el artículo 160, fracciones XIX y XX de su Reglamento; se elaboran, integran y difunden los manuales administrativos, para facilitan el cumplimiento de los objetivos institucionales. Por lo anterior la Secretaría de Administración y Finanzas a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, pone a disposición de los Servidores Públicos del Poder Legislativo el presente Manual de Procedimientos de la Secretaría Técnica.

7 PÁGINA 6 DE 21 BASE JURÍDICA

8 PÁGINA 7 DE 21 BASE JURÍDICA Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de México Reglamento del Poder Legislativo del Estado de México Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México de la Obra Pública Reglamento del Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México de la Obra Pública Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios Reglamento Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios. Y demás disposiciones vigentes aplicables

9 PÁGINA 8 DE 21 PROCEDIMIENTOS

10 PÁGINA 9 DE 21 PROCEDIMIENTO: ATENDER LOS ASUNTOS TURNADOS POR EL SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

11 PÁGINA 10 DE 21 ÁREA RESPONSABLE SECRETARÍA TÉCNICA PROCEDIMIENTO ATENDER LOS ASUNTOS TURNADOS POR EL SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS P1-06 OBJETIVO Ejecutar en forma eficiente y oportuna los requerimientos de la Secretaría de Administración y Finanzas. POLÍTICAS En tiempo y forma se deben atender los asuntos de su competencia y las instrucciones del Secretario de Administración y Finanzas. - Puntual asistencia a las reuniones de trabajo que le sean comisionadas por el Secretario de Administración y Finanzas, tomando nota de los acuerdos que se lleven a cabo para su debido cumplimiento. - Elaborar y presentar oportunamente el informe detallado de los avances y resultados de los asuntos encomendados por el Secretario, y las acciones implementadas para su atención con apego a la normatividad vigente. - Colaborar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto y programa anual de metas de la Secretaría de Administración y Finanzas. Dar seguimiento e informar al Secretario de Administración los avances de las metas programadas de la Secretaría de Administración y Finanzas.

12 PÁGINA 11 DE 21 PROCEDIMIENTO ATENDER LOS ASUNTOS TURNADOS POR EL SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS P1-06 ÁREA RESPONSABLE A C T I V I D A D Nº DESCRIPCIÓN Secretaría Técnica Recibe instrucción del Secretario de Administración y Finanzas para su atención. Recopila información relacionada al asunto turnado. Analiza información y elabora reporte o informe del asunto atendido. Remite reporte o informe al Secretario de Administración y Finanzas con la documentación anexa del asunto turnado. Fin.

13 PÁGINA 12 DE 21 PROCEDIMIENTO ATENDER LOS ASUNTOS TURNADOS POR EL SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS P1-06 SECRETARÍA TÉCNICA Inicio Recibe instrucción del Secretario de Administración y Finanzas para su atención. Recopila información relacionada al asunto turnado. Analiza información y elabora reporte o informe del asunto atendido. Remite reporte o informe al Secretario de Administración y Finanzas con la documentación anexa del asunto turnado. Fin

14 PÁGINA 13 DE 21 PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES DESARROLLADAS POR LOS COMITÉS

15 PÁGINA 14 DE 21 ÁREA RESPONSABLE SECRETARÍA TÉCNICA PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES DESARROLLADAS POR LOS COMITÉS P2-06 OBJETIVO Preparación de los requerimientos para los procesos adquisitivos de bienes muebles e inmuebles y servicios; así como la contratación para la ejecución de obra pública y los servicios relacionados con la misma. POLÍTICAS - En las sesiones de comités de obra pública; central; de adquisiciones y servicios; y de arrendamientos, adquisiciones de inmuebles y enajenaciones del Poder Legislativo; participan los miembros y también podrán asistir servidores públicos y asesores para la aclaración de aspectos técnicos o administrativos relacionados con los puntos a tratar. - Los comités celebrarán las sesiones que sean necesarias para el mejor funcionamiento de las dependencias del Poder Legislativo, y serán convocadas por el Presidente con apoyo del Secretario Técnico. - Convocar a los miembros de los comités hasta con veinticuatro y/o cuarenta y ocho horas de anticipación según sea el caso, para atender los asuntos relacionados con la adquisición de bienes muebles e inmuebles, contratación de servicios, arrendamientos, enajenaciones, o contratación para la ejecución de obra pública y los servicios relacionados con la misma. - Previo a la sesión de comités, se debe contar con el orden del día, que contiene los asuntos a tratar y la documentación necesaria para llevar a cabo la sesión; al termino se elaborará el acta y se entregará copia a los miembros. - A través de documento se debe llevar constancia del registro de asistencia de los miembros del comité a las sesiones, así como el seguimiento de los acuerdos emitidos. - Al concluir la sesión del comité que se celebre, se debe preparar la documentación de fallo de adjudicación de los procedimientos adquisitivos y/o servicios para su aprobación de los miembros. - La Secretaría Técnica, debe llevar el control y resguardo de la documentación comprobatoria de los procedimientos adquisitivos o de contratación de servicios, dependiendo el concurso que celebren los comités.

16 PÁGINA 15 DE 21 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES DESARROLLADAS POR LOS COMITÉS P2-06 ÁREA RESPONSABLE Secretaría Técnica 1 A C T I V I D A D Nº DESCRIPCIÓN Recibe instrucción del Presidente del comité para convocar a sesión Recaba información de los asuntos a tratar en comité, convoca y elabora el orden del día para la sesión. Asiste el día y hora señalada a la sesión; verifica que exista quórum y se desahogan los puntos a tratar. Toma nota de los acuerdos a que se llegan durante el desarrollo de la sesión y otros asuntos que le encomienden los miembros del comité. Al término de la sesión elabora acta, recaba firmas y entrega copias a los miembros del comité. Lleva el registro y seguimiento de los acuerdos emitidos en la sesión del comité. Elabora informe de los avances y resultados de las sesiones del comité, o en su caso, da seguimiento a los procedimientos que se hayan determinado, preparando la información suficiente para la siguiente reunión. Fin

17 PÁGINA 16 DE 22 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES DESARROLLADAS POR LOS COMITÉS P2-06 SECRETARÍA TÉCNICA Inicio Recibe instrucción del Presidente del comité para convocar a sesión. Recaba información de los asuntos a tratar en comité, convoca y elabora el orden del día para la sesión. Asiste el día y hora señalada a la sesión; verifica que exista quórum y se desahogan los puntos a tratar. Toma nota de los acuerdos a que se llegan durante el desarrollo de la sesión y otros asuntos que le encomienden los miembros del comité. Al término de la sesión elabora acta, recaba firmas y entrega copias a los miembros del comité. Lleva el registro y seguimiento de los acuerdos emitidos en la sesión del comité. Elabora informe de los avances y resultados de las sesiones del comité, o en su caso, da seguimiento a los procedimientos que se hayan determinado, preparando la información suficiente para la siguiente reunión. Fin

18 PÁGINA 17 DE 21 BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

19 PÁGINA 18 DE 21 BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN 20/Agosto/ /Marzo/2006 REFERENCIA M1 Sin referencia de oficio A2 Sin referencia de oficio OBSERVACIONES Actualización derivada de las modificaciones y cambios en la estructura orgánica de las dependencias del Poder Legislativo, establecidos en el decreto No. 171, publicado en la Gaceta de Gobierno el 19 de agosto de Así como de las modificaciones necesarias, por razones de la actualización del Sistema de Control del Activo Fijo del Poder Legislativo (Sistema de Inventario y el Sistema Contable). Actualización en los siguientes aspectos: Se replantearon el objetivo y las funciones del procedimiento 1. Atender los asuntos turnados por la Secretaría de Administración y Finanzas Se elaboró el procedimiento 2 Seguimiento de las acciones desarrollada por los comités

20 PÁGINA 19 DE 21 HOJA DE VALIDACIÓN

21 PÁGINA 20 DE 21 HOJA DE VALIDACIÓN ELABORÓ VALIDÓ COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO SECRETARÍA TÉCNICA

22 PÁGINA 21 DE 21 ANEXOS