APROBADO POR LA GERENCIA DE PLANIFICACION ESTRATEGICA EN MEMORANDUM NO. 182-GPE-08 DEL 9 DE JULIO RESPONSABLE

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Julia Sánchez Aguilera
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1 INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS Y NORMAS DE TRABAJO PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO SELECTIVO Y SORPRESIVO EN ALMACÉN CENTRAL Y ALMACENES A NIVEL NACIONAL OBJETIVO: ESTABLECER LOS MECANISMOS NECESARIOS PARA NORMATIZAR EL PROCESO EN LA TOMA DE INVENTARIOS SELECTIVOS Y SORPRESIVOS EN ALMACENES A NIVEL NACIONAL. APROBADO POR LA GERENCIA DE PLANIFICACION ESTRATEGICA EN MEMORANDUM NO. 182-GPE-08 DEL 9 DE JULIO RESPONSABLE Nº ACTIVIDADES REGLA O NORMA GERENCIA ADMINISTRATIVA 1 AUTORIZA TOMAR INVENTARIO.- La Gerencia Administrativa y Financiera elabora memo-- Y FINANCIERA SELECTIVO Y SORPRESIVO randos para la Sub-Gerencia de Control de Bienes autori zando tomar inventario selectivo y sorpresivo en el Almacen Central, informando que se llevará a cobo la toma inventario selectivo..- Envia memorando a Almacén Central notificando la actividad a realizarse SUB-GERENCIA DE 2 INTEGRA COMISION.- Revisa memorando de autorizaciòn CONTROL DE BIENES.- Integra la comisiòn de toma de inventarios selectivo con las areas siguientes: * Sub-Gerencia de Abastecimiento y Control de Bienes * Sub-Gerencia de Registros Contables * Control Administrativo * Auditorìa Interna

2 -2- RESPONSABLE Nº ACTIVIDADES REGLA O NORMA 3 ENVIA COMUNICADOS.- Elabora y envìa comunicados a las areas que participaran en la toma del inventario selectivo y sorpresivo. SUB-GERENCIA REGISTROS 4 SELECCIONA EMPLEADOS QUE.- Revisa comunicado CONTABLES,CONTROL CONFORMARAN GRUPO DE ADMINISTRATIVO,AUDITORIA TRABAJO.- Selecciona a los empleados que participaràn en el inven- INTERNA tario..- Confirma asistencia a la Sub-Gerencia de Abastecimiento y Control de Bienes. SUB-GERENCIA DE ABASTE- 5 INSTRUYE A LOS MIEMBROS.- Recibe a los Miembros de la Comisión y los instruye CIMIENTO Y CONTROL DE DE LA COMISION acerca del tipo de inventario a tomar. BIENES.-Entrega memorando al encargado de comisiòn dirigido a la Jefatura del Almacen Central enviado por la Gerencia Administrativa y Financiera. COMISION 6 SE PRESENTA AL ALMACÉN.-Se presentan en las oficinas del Almacen Central en fecha CENTRAL y hora programada..- Entrega memorando enviado por la Gerencia Administrati va yfinanciera a la Jefatura del Almacèn Central.

3 -3- RESPONSABLE Nº ACTIVIDADES REGLA O NORMA JEFE DE ALMACÉN CENTRAL 7 DESIGNA REPRESENTANTE DEL.-El ò la Jefe del Almacèn, revisa memorando e instruye al- ALMACÉN CENTRAL encargado del area a investigar para que designe un auxiliar de Almacen como representante ante la Comisión.- Integra ante la comisiòn la participaciòn obligatoria del Auxiliar de Almacèn. COMISION 8 SOLICITA DETALLE DEL SALDO DE.- La comision solicita al encargado del sistema del kardex LOS PRODUCTOS virtual el detalle del saldo a la fecha, de los productos a inventariar DIGITADOR 9 IMPRIME LISTADO DE PRODUCTOS.- El encargado del sistema de kardex virtual imprime el detale del saldo de los productos a inventariar a la fecha y los entrega a la comisiòn. COMISION 10 SELECCIONA AREA DE TRABAJO.- El representante del almacen se integra a la comisiòn. EFECTUAN CONTEO que tomarà el inventario..- Seleccionan area de productos a inventariar..- Efectùa el conteo fìsico de los productos en forma ràpida y segura.

4 -4- RESPONSABLE Nº ACTIVIDADES REGLA O NORMA 11 VALIDA RESULTADOS Y DETERMINA.- Una vez obtenido èl ò los datos, segùn sistema y fìsico, la DIFERENCIAS. comisiòn, valida los resultados.- Determina diferencias encontradas..- Elabora Acta en borrador y la entrega al digitador para que la trasncribe en el sistema DIGITADOR 12 TRANSCRIBE E IMPRIME ACTA.- Trascribe e imprime acta de resultados obtenidos del Inventario realizado.- Entrega Acta a los Miembros de la Comisión COMISION 13 REVISA, FIRMA ACTA.- Revisan acta..- Todos los miembros de la comisión firman el Acta resultante de la investigación.- Informa a la Jefatura y al Encargado de Area sobre las diferencias encontradas, otorgándole tiempo prudencial, para desvanecer él o las diferencias encontradas 14 DISTRIBUYEN COPIA DE ACTAS.- Se distribuyen copias de las actas, a cada uno de los representantes de las unidades que participaran en la investigación

5 -5- RESPONSABLE Nº ACTIVIDADES REGLA O NORMA.- El acta original y los documentos de las diferencias quedan en poder de la Sub-Gerencia de Control de Bienes SUB-GERENCIA DE CONTROL 15 TRASLADA DOCUMENTOS A LA.-Revisa la documentaciòn y la traslada a la Gerencia Ad- DE BIENES GERENCIA ADMINISTRATIVA Y ministrativa y Financiera, para continuar con el tràmite. FINANCIERA 16 FIN DEL PROCEDIMIENTO kp/emma

9 -11-

10 RESPONSABLE No. ACTIVIDADES REGLA O NORMA

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