.- La Notificación deberá estar respaldada por la siguiente documentación : * Carta de Compromiso, especificando Proveedor, Medicamento

Transcripción

1 INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL SUB-GERENCIA DE ORGANIZACIÓN Y METODOS PROCEDIMIENTOS Y NORMAS DE TRABAJO PROCEDIMIENTO PARA NORMATIZAR LA REPOSICION DE MEDICAMENTOS ADQUIRIDOS CON CARTA DE COMPROMISO OBJETIVO: NORMATIZAR EL PROCESO DE SOLICITUD DE REPOSICION DE MEDICAMENTOS ADQUIRIDOS CON CARTA DE COMPROMISO Aprobado por la Gerencia de Planificación Estratégica mediante memorando No. 270-GPE-08 DEL 18 de Septiembre RESPONSABLE No. ACTIVIDADES REGLA O NORMA ALMACEN CENTRAL 1 VERIFICA EXISTENCIAS DE MEDICA-.-De acuerdo a los registros establecidos, tres (3) me - MENTOS EN BODEGA CON CARTA DE ses antes de la fecha de caducidad, verifica existen- COMPROMISO cias tanto en la Bodega Central, Bodegas Regionales y Unidades Asistenciales,para lo cual elabora el formato respectivo.- Una vez recopilada toda la información, prepara comunicado a la Subgerencia de Compras y Suministros, en tiempo y forma para poder hacer los reclamos respectivos..- La notificación se envía a la Subgerencia de Compras, con copia a Control de Bienes, Gerencia Administrativa y Financiera y Dirección Medica y Desarrollo de Servicios de Salud ( Coordinador de Farmacia)..- La Notificación deberá estar respaldada por la siguiente documentación : * Carta de Compromiso, especificando Proveedor, Medicamento y Número de Lote.

2 RESPONSABLE No. ACTIVIDADES REGLA O NORMA * Cantidad de producto, con especificación de número de lote y hoja de existencia del sistema de almacén, respaldando dicha información * Tipo de ingreso del producto, respaldado por el sistema -2- SUB GERENCIA DE COM- 2 PRESENTA RECLAMO AL PROVEEDOR.- Recibe la documentación de Notificación de parte del PRAS Y SUMINISTROS Almacen Central..- Verifica información proporcionada, conforme a la documentación presentada..- Traslada reclamo al Proveedor PROVEEDOR 3 RECIBE NOTIFICACION DE REPOSICION.-Conforme a la documentación remitida por parte de la Subgerencia de Compras y Suministros y a las investigaciones realizadas, presenta propuesta de reposi - ción. SUBGERENCIA DE COMPRAS 4 ANALIZA PROPUESTA DEL.- La propuesta recibida de parte del proveedor se tras- Y SUMINISTROS PROVEEDOR lada a la Dirección Médica y Desarrollo de Servicios DIRECCION MEDICA Y DESA- de Salud, a fin de que realice, juntamente con la Coor- RROLLO DE SERVICIOS DE dinadora de Farmacia y la Subgerencia de Compras SALUD los análisis técnico-administrativos que sean necesa-

3 RESPONSABLE No. ACTIVIDADES REGLA O NORMA rios y producir el comunicado oficial Con el informe oficial, basado en la documentación de compra, presenta el informe oficial para proceder a tramitar la reposición solicitada. PROVEEDOR 5 ACEPTA HACER LA REPOSICIION.- Con la documentación recibida el Proveedor confirma su aceptación a la reposición de medicamentos, a la Subgerencia de Compras y Suministros. SUBGERENCIA DE COMPRAS 6 INFORME A ALMACEN SOBRE LA.- Una vez recibida la notificación de parte del Proveedor Y SUMINISTROS REPOSICION DE MEDICAMENTOS informe vía fax, teléfono o por memorando sobre la reposición, a fin de que se mantenga pendiente del proceso. PROVEEDOR 7 SOLICITA CITA AL ALMACEN CENTRAL.- Mediante nota, el Proveedor solicita ciita a las autoridades del Almacén Central, para efectuar la reposición del productos. ALMACEN CENTRAL 8 OTORGA CITA AL PROVEEDOR.- El Almacen Central envía nota al Proveedor, a fin de que haga la reposición del producto, el día y la hora que se menciona en la nota correspondiente.

4 -4- RESPONSABLE No. ACTIVIDADES REGLA O NORMA.- El día y hora señalado el Proveedor se presenta al Al macén Central con el producto a reponer 9 VERIFICA ESTADO DE LOS.- Al momento de la reposicion, los encargados de recepcio- PRODUCTOS REPUESTOS nar los productos, deberán estar atentos y verificar el estado de los productos repuestos. 10 ENTREGA PRODUCTO VENCIDO O.- Inmediatamente que el producto sea repuesto, el almacén PROXIMO A VENCER está en la obligación de entregar al Proveedor el producto vencido o próximo a vencer. 11 EFECTUA EGRESO DE PRODUCTOS De igual forma, deberá efectuar en el Sistema el egreso EN EL SISTEMA respectivo. 12 INGRESA NUEVA INFORMACIÓN AL.- De inmediato deberá efectuar el ingreso de la reposición, SISTEMA al Sistema,.- El formato de reposición deberá estar respaldado con documentación completa. 13 FIRMA DE DOCUMENTO DE.- El documento deberá ser firmado por un representante REPOSICION de Almacén Central y por el Proveedor, responsable de

5 RESPONSABLE No. ACTIVIDADES REGLA O NORMA la reposición COMUNICA REPOSICION DE.- La Jefatura del Almacén Central notifica, mediante no- PRODUCTOS ta sobre la reposición de productos, acompañado de la respectiva documentación.- La comunicación la canaliza a la Sub-Gerencia de Materiales y Compras, con copia al Area de Compras, Ge rencia Administirativa y Financiera, Subgerencia de - Abastecimiento y Control de Bienes, Dirección Médica y Desarrollo de Servicios de Salud y Coordinadora de Farmacia. SUBGERENCIA DE MATERIA- 15 MANTIENE EXPEDIENTE DE.- Cada una de las areas nominadas deberán llevar un LES Y COMPRAS. AREA DE COMUNICADOS DEL ALMACEN expediente único para las comunicaciones que envíe COMPRAS, GERENCIA ADMI- el Almacen Central, a fin de darle el siguimiento co- NISTRATIVA Y FINANCIERA, rrespondiente. SUBGERENCIA DE ABASTECI MIENTO Y CONTROL DE BIE NES, DIRECCION MEDICA Y DESARROLLO DE SERVICIOS DE SALUD ( COORDINADORA DE FARMACIA)

6 -6- RESPONSABLE No. ACTIVIDADES REGLA O NORMA DIRECCION MEDICA Y DESA- 16 MANTIENE REGISTRO DE.- A fin de evitar la existencia de productos vencidos o RROLLO DE SERVICIOS DE REPOSICIONES por vencer, deberá mantenerse un registro de la soli- SALUD citud de reposiciones, a las cuales debe darsele el seguimiento respectivo. ALMACEN CENTRAL 17 ENVIA AVISO SOBRE PRODUCTOS QUE.- Notifica a las Unidades Farmaceuticas sobre los pro- HAN SIDO REPUESTOS ductos que fueron repuestos, a fin de que soliciten las cantidades que sean necesarias para suplir a los derechohabientes que lo requieran. DIRECCION MEDICA Y DESA- 18 VIGILA EL CUMPLIMIENTO DE REPOSI-.- Posterior al ingreso al Almacén Central de los produc- RROLLO DE SERVICIOS DE CION DE MEDICAMENTOS tos ingresados por reposición, deberá dar seguimien- SALUD to a las acciones correspondientes para reponer los productos que fueron retirados de las Unidades Farmaceuticas 19 FIN DEL PROCEDIMIENTO lc/emma