DESTRUCCION DE MEDICAMENTOS NO CONFORMES

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1 QUIROFANO AC PDM DESTRUCCION DE MEDICAMENTOS NO CONFORMES

2 QUIROFANO AC PDM INTRODUCCION El presente documento, es una guía práctica para el personal que labora al interior del servicio farmacéutico de QUIROFANO ; como es el caso de un Técnico de Servicio Farmacéutico, un Regente de Farmacia y/o una Química Farmacéutica; que para nuestro caso de acuerdo a nuestro nivel de atención II, ambulatorio y complejidad baja del servicio, aplica solo para una Regente de Farmacia, con la supervisión de la Química Farmacéutica de EVEDISA. Lo anterior, le permite al personal del Servicio farmacéutico tener claridad sobre la correcta manipulación, criterios de destrucción, proceso de información para dar de baja contablemente del medicamento vencido o deteriorado, almacenamiento temporal del medicamento vencido o deteriorado y protocolo de destrucción de dicho medicamento con la empresa recolectora de residuos de la Institución.

3 QUIROFANO AC PDM DEFINICIONES Producto no Conforme: Producto que presenta las siguientes características: Fecha de vencimiento no vigente. Son productos vencidos. Ausencia de datos en las etiquetas. Productos sin identificación de registro INVIMA, datos del lote, fechas de vencimiento, etc. Producto deteriorado o con Averías. Ejemplo: Producto húmedo, empaques en mal estado, ablandamiento de tabletas, cambio en la consistencia del producto, empaques con abolladuras, etc. Ineficacia del producto. No genera el efecto esperado. Reacción no esperada. Reacciones o eventos adversos. Medicamentos alterados o fraudulentos: Que no contiene el o los principios activos; que es presentado por producto de un determinado establecimiento cuando no lo es; importado, fabricado o comercializado bajo un nombre dado, cuando en realidad se trata de otro medicamento; que en la etiqueta figura el nombre de fabricante o productor que es ficticio o no existe.

4 QUIROFANO AC PDM OBJETIVOS 3.1. OBJETIVO GENERAL Minimizar el riesgo de uso de medicamentos no conformes en usuarios de QUIROFANO., que generen eventos adversos en los pacientes, que puedan atentar contra su integridad física, su salud y/o su vida OBJETIVOS ESPECIFICOS Fomentar en el personal del Servicio farmacéutico, la cultura de calidad en la aplicación de la normatividad vigente en relación con el tema de medicamentos, insumos y dispositivos médicos. Describir el proceso para dar de baja y autorizar la destrucción de inventarios que constituyan producto no conforme. Cumplir con los estándares de habilitación de servicios asistenciales, de acuerdo con los parámetros del Decreto 1011 de 2006 y la Resolución 2003 de Documentar de manera correcta los procesos inherentes al servicio farmacéutico de QUIROFANO.

5 QUIROFANO AC PDM ALCANCE Aplica a las áreas de compras, inventarios, contabilidad y Servicio farmacéutico. Aplica a la persona que hace parte del proceso de recepción, administración de inventario de QUIROFANO. almacenamiento y Se aclara que este protocolo aplica única y exclusivamente para el Servicio farmacéutico de QUIROFANO, la cual es un servicio de apoyo que facilita la prestación del servicio asistencial de cirugía ambulatoria, Nivel II, complejidad media, programada y para la correcta dispensación de los diferentes productos desde este servicio hacia los diferentes servicios asistenciales de la institución.

6 QUIROFANO AC PDM POLITICAS DE OPERACIÓN Toda destrucción de producto no conforme deberá constar mediante acta debidamente firmada por las áreas que intervengan en el proceso. Con el acta siempre debe estar anexa la relación de los productos que se envían a destrucción Una vez se genere la relación de los productos para destrucción, la Gerencia de QUIROFANO.; hará la respectiva verificación. La salida de productos del sistema contable e inventarios debe ser exactamente igual en cantidad y referencia a los productos recogidos por la empresa de recolección de residuos especiales. No se puede autorizar mercancía para destrucción sin antes tener el aval del proveedor en caso de no conformidad por deterioro de empaque. Todos los productos no conformes por vencimiento deberán ser enviados a la Bodega principal de EVEDISA con previa marcación (Rayado con marcador indeleble) de la caja del medicamento. En caso que el producto sea de propiedad de QUIROFANO., este debe ser almacenado temporalmente en el depósito central de residuos y ser entregado debidamente relacionado en formato especial de la empresa recolectora RH-SERVICIO INTEGRAL DE ASEO.

7 QUIROFANO AC PDM CARACTERIZACION DEL PROCESO DE DESTRUCCION DE MEDICAMENTOS NO CONFORMES Ítem Actividad Descripción Responsable Elaborar una relación de productos no conforme especificando: Regente de Farmacia Documentos y/o Registros 1. Relación de productos no conformes Código Descripción Código de barras Lote y fecha de vencimiento Clasificación de producto no conforme Costo del producto Proveedor Tipo de residuo Relación de producto no conforme para destrucción Comunicaci ón al área de compras para iniciar gestión de reposición Gestión de reposición de producto no conforme Se envía a EVEDISA, en caso que el producto este en consignación. En caso que el producto sea de propiedad de QUIROFANO, esta se entrega a la gerencia. Se notifica vía correo electrónico al Gerente de línea que existe producto no conforme por valor de $ XXXX El Regente de la Farmacia de QUIROFANO. Contacta al funcionario encargado de EVEDISA, para contactar al proveedor y negociar la reposición del producto no Regente de Farmacia Regente de Farmacia Correo electrónico Correo electrónico

8 QUIROFANO AC PDM tem Actividad Descripción Responsable conforme. En caso que el producto sea de propiedad de QUIROFANO, la Regente gestiona directamente con el proveedor su devolución y cambio de la mercancía. Documentos y/o Registros 4 Confirmación de la decisión del proveedor a la regente de farmacia de EVEDISA o a la gerencia de QUIROFAN O CASALUD SAS Pueden presentarse las siguientes situaciones: A) El proveedor autoriza generar la nota crédito B) El proveedor repone la mercancía C) El proveedor no autoriza la generación de la nota cerdito, ni repone la mercancía EVEDISA repondrá el producto no conforme a la farmacia de QUIROFANO ; después de efectuar trámite interno con sus proveedores. En caso que el producto sea de propiedad de QUIROFANO CASALUD SAS. El Gerente de acuerdo a la decisión del proveedor informa: A) la aplicación de la nota crédito autorizada al área contable. B) La entrada de productos gestionados al inventario. Regente de Farmacia C) La salida de productos del inventario que el proveedor no autorizó reposición, ni generación de la nota crédito. Autorizándose dar de baja al producto. Funcionario encargado EVEDISA Funcionario de EVEDISA. Regente de Farmacia Gerente QUIROFANO CASALUD Nota Crédito Formato de Inventario

9 QUIROFANO AC PDM Ítem Actividad Descripción Responsable Notificación de destrucción del medicamen to Gestión de recolección de producto no conforme Inspección física de la mercancía a destruir EVEDISA, toma la decisión de destrucción del medicamento, de acuerdo a sus procesos internos. Para esto debe enviar a recoger los productos a QUIROFANO CASALUD SAS, al área de farmacia. En caso que los medicamentos sean de propiedad de QUIROFANO CASALUD SAS. Se elabora relación de medicamentos para destrucción, se almacenan temporalmente en depósito central y son reportados a la Gerencia, quien elabora formato RH SAS, SOLICITUD DE RECOLECCION DE RESIDUOS PARA DESTRUCCION. El área de gestión técnica informa vía correo electrónico a la empresa recolectora de residuos especiales anexando la relación de productos para destrucción con la respectiva clasificación del residuo y determina con esta empresa la fecha de recolección El funcionario encargado en EVEDISA deberá inspeccionar la mercancía proveniente de QUIROFANO CASALUD SAS., previamente antes de ser entregada a la empresa recolectora de residuos especiales para su destrucción. Jefe de logística Regente de Farmacia Gerencia QUIROFANO CASALUD SAS. Funcionario EVEDISA, en caso que sean sus productos Funcionario de Oficios Generales CASALUD Funcionario encargado EVEDISA Documentos y/o Registros Acta de entrega de medicamentos para destrucción Formato RH SAS Soporte de entrega de medicamentos para destrucción

10 QUIROFANO AC PDM Ítem Actividad Descripción Responsable Entrega de producto a empresa recolectora de residuos especiales Evidencia documental del proceso Generación del acta de Destrucción Se procede a entregar los productos no conformes autorizados para la destrucción a la empresa recolectora de residuos especiales empacados en bolsas rojas selladas, pesadas, debidamente rotuladas y selladas. La empresa recolectora de residuos especiales, emite un documento donde especifica el total de kilos de residuos recogidos y lo entrega al personal de EVEDISA o de QUIROFANO CASALUD SAS, según el caso. El cual es entregado al área administrativa, para su archivo. La Gerencia de QUIROFANO CASALUD SAS, genera acta de salida por las unidades y referencias especificadas en el formato de relación de producto no conforme para destrucción y la notifica a contabilidad para salida del sistema y a inventarios. Para el caso de EVEDISA, funcionario encargado. Para QUIROFANO CASALUD, Personal de Oficios Generales Para el caso de EVEDISA, funcionario designado. Gerencia CASALUD Gerencia CASALUD Documentos y/o Registros Formato RH SAS debidamente firmado por Funcionario de la Empresa recolectora Formato RH SAS debidamente firmado por Funcionario de la Empresa recolectora Acta de destrucción de medicamentos no conformes

11 QUIROFANO AC PDM FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE DESTRUCCION DE MEDICAMENTOS NO CONFORMES Personal responsable:, FUNCIONARIOS EVEDISA Y GERENCIA QUIROFANO CASALUD REVISION PERIODICA DE LOS PRODUCTOS PARA DETECTAR FALLAS DEL MISMO RELACIÓN DE PRODUCTOS NO CONFORMES SE NOTIFICA A GERENCIA DE QUIROFANO CASALUD Y CIA LTDA PRODUCTO EN CONSIGNACION SE NOTIFICA A EVEDISA COMUNICACIÓN AL ÁREA DE COMPRAS PARA INICIAR GESTIÓN DE REPOSICIÓN EN EVEDISA GESTIÓN DE REPOSICIÓN DE PRODUCTO NO CONFORME CASO EVEDISA Y CASALUD EL PROVEEDOR EL PROVEEDOR EL PROVEEDOR NO AUTORIZA GENERAR REPONE LA AUTORIZA LA LA NOTA CRÉDITO MERCANCÍA GENERACIÓN DE LA NOTA CERDITO, NI REPONE LA MERCANCÍA

12 QUIROFANO AC PDM LA SALIDA DE PRODUCTOS DEL LA APLICACIÓN LA ENTRADA DE INVENTARIO QUE EL DE LA NOTA CRÉDITO PRODUCTOS PROVEEDOR NO AUTORIZADA AL GESTIONADOS AUTORIZÓ REPOSICIÓN, ÁREA CONTABLE AL INVENTARIO. NI GENERACIÓN DE LA NOTA CRÉDITO. AUTORIZÁNDOSE DAR DE BAJA AL PRODUCTO. EFECTUAR NUEVA APLICAR RECEPCION SOLICITUD DE PRO- TECNICA DE MEDICA- DUCTO AL PROVEE- MENTOS DE DOR FORMATO RH SOLICITUD DE RECOLECCION DE RESIDIOS A RH SERVICIO FIN INTEGRAL DE ASEO APLICAR RECEPCION QUIROFANO CASALUD TECNICA DE MEDICA- MENTOS FIN SI LOS MEDICAMEN- TOS SON DE EVEDISA DEBEN SER RECO- GIDOS PARA SU DES- TRUCCION SE ALMACENAN LOS MEDICAMENTOS NO CONFORMES EN EL DEPÓSITO CENTRAL TEMPORALMENTE SE SOLICITA A LA EM- PROCESO DE DES- PRESA RH, LA RECO- TRUCCION INTERNA LECCION DE LOS ME- OPERACION DE EVEDISA DICAMENTOS NO CON- FORMES DEMORA REGISTRO INSPECCION SE ENTREGAN LOS MEDICAMENTOS NO CONFORMES EMPACA- DOS EN BOLSA ROJA, ROTULADOS Y SELLADOS TRANSPORTE FIN PREPARACION FIN

13 QUIROFANO AC PDM ANEXO No. 1 FORMATO RH SAS SOLICITUD DE RECOLECCION DE RESIDUOS

14 QUIROFANO AC PDM TABLA DE CONTENIDO Pag. 1. INTRODUCCION DEFINICIONES OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS ALCANCE POLITICAS DE OPERACIÓN CARACTERIZACION DEL PROCESO DE DESTRUCCION DE MEDICAMENTOS NO CONFORMES FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE DESTRUCCION DE MEDICAMENTOS NO CONFORMES ANEXO No. 1 FORMATO RH SAS SOLICITUD DE RECOLECCION DE RESIDUOS... 13

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