PROCEDIMIENTO MANEJO DE PRODUCTOS PRÓXIMOS A VENCER. Bogotá, D.C. Febrero de 2013

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1 PROCEDIMIENTO MANEJO DE PRODUCTOS PRÓXIMOS A VENCER Bogotá, D.C. Febrero de 2013

2 Proceso: Abastecimiento Código: PR-AB04 Página 1 de 8 Control del Documento e Historia de Cambios Versión Fecha (DD/MM/AAAA) Descripción de Cambios Elaborado por (nombre y cargo) Aprobación: (nombre y cargo) V01 NA Eliminación del concepto de Sanitas plus Angélica Agudelo Coordinadora Farmacéutica Gilma Díaz Directora Farmacéutica V02 15/02/2013 Cambio de formato Inclusión de Marco Legal (Normas y leyes) Se eliminó norma con respecto a los medicamentos de franja roja Actualización de Políticas, con respecto al retiro de los productos próximos a de la estantería Inclusión de normas relacionadas con el empaque y embalaje de productos próximos a Lorena Correa Farmacéutico Aseguramiento de calidad Yanneth Hernández Asistente Farmacéutico Senior

3 Proceso: Abastecimiento Código: PR-AB04 Página 2 de 8 Objetivo y Alcance: Objetivo: Alcance: Responsable del proceso: Identificar en el inventario de las droguerías y servicios farmacéuticos los productos próximos a, para determinar las acciones a seguir que permitan evitar perdidas a la compañía por concepto del vencimiento de productos. Este procedimiento inicia con la detección de los productos próximos a que se encuentran en las Droguerías y servicios farmacéuticos y finaliza con el traslado de los mismos a otros puntos o al Centro de Distribución (CEDI). Este procedimiento es de aplicación de las droguerías y servicios farmacéuticos de Farmasanitas en el territorio nacional, con el soporte de la Aprovisionamiento. Abastecimiento - Resolución 1403 de 2007 por la cual se determina el modelo de gestión de servicios farmacéuticos, se adopta el manual de condiciones esenciales y procedimientos y se dictan otras disposiciones. Normas / leyes: - Decreto 2200 de 2005 por el cual se reglamenta el Servicio Farmacéutico y se dictan otras disposiciones. - Resolución 1478 de 2006 por la cual se reglamenta el manejo de Medicamentos de Control Especial. - Decreto 1011 de 2006, por medio del cual se establece el Sistema Obligatorio de garantía de calidad de la Atención en Salud del sistema General de Seguridad Social en salud.

4 Proceso: Abastecimiento Código: PR-AB04 Página 3 de 8 Políticas: No. Tema Política Responsable 1 Revisión de fechas de vencimiento de los productos Todos los funcionarios que laboran en las droguerías y servicios farmacéuticos deben revisar antes del día quince (15) de cada mes, las fechas de vencimiento de los productos que pertenecen a su inventario. Cualquier novedad debe ser informada dentro del día quince (15) y el día veinte (20) del mes a la Dirección de Aprovisionamiento y a la Dirección de Droguerías. en droguerías y servicios farmacéuticos. 2 Productos próximos a Se consideran productos próximos a aquellos cuya fecha de vencimiento se cumple en un periodo de tiempo igual o inferior a cinco (5) meses para productos de alto costo y dos (2) meses para los otros productos, con respecto a la fecha en que se auditan. en droguerías y servicios farmacéuticos Disposición de los productos próximos a Almacenamiento de los productos próximos a Disposición de los productos próximos a Los Puntos de atención deben retirar de los mostradores los productos con 2 meses de anticipación a la fecha de su vencimiento, para ser enviados a la sucursal destinada para tal fin. A excepción de los productos de Alto Costo que se deben retirar con 5 meses de anticipación. Los productos próximos a deben ser almacenados de tal forma que sean los primeros en ser suministrados a los usuarios cuando sean requeridos esto con el fin de facilitar su rotación, hasta tanto la Coordinación de suministros informe las acciones a seguir con éste. La droguería o farmacia a la que se trasladó un producto próximo a debe propiciar su rotación dentro de los dos (2) meses anteriores a su vencimiento. Si esto no ocurre, debe reportar la novedad oportunamente a la Coordinación de suministros. en droguerías en droguerías y servicios farmacéuticos. en droguerías y Farmacias 6 Embalaje de productos próximos a a) La cantidad de productos en cada caja empacada debe coincidir con la cantidad de productos registrados en un único documento. Los medicamentos refrigerados por ir en un empaque diferente deben ser registrados en una transacción diferente y por ende un documento adicional. b) Los productos deben ser empacados adecuadamente y teniendo en cuenta las siguientes normas: Cada una de las cajas debe llevar un aviso exterior visible que contenga los siguientes datos: Organización origen, Organización Destino, Numero de líneas, Numero de pedido despacho. Empacar los medicamentos refrigerados cerca de la hora en que van a ser recogidos los productos por la transportadora. No se recibirán por parte de la sucursal de destino, productos averiados, vencidos o fuera de las políticas, productos fraccionados de ningún tipo. No se recibirán extra-pedidos o solicitudes especiales de productos ya vencidos. en droguerías y servicios farmacéuticos.

5 Proceso: Abastecimiento Código: PR-AB04 Página 4 de 8 No. Tema Política Responsable 7 8 Medicamentos de control especial próximos a Disposición de los productos próximos a Los Medicamentos de Control Especial próximos a deben ser conservados en la droguería o farmacia en el mueble bajo llave y plenamente identificados, hasta tanto la Dirección Farmacéutica informe las acciones a seguir y su traslado debe ser registrado en el LIBRO MEDICAMENTOS DE CONTROL. Los productos farmacéuticos próximos a, que hayan sido distribuidos a los Clinisanitas, pueden ser cambiados siempre y cuando tengan máximo 4 meses para se y sean unidades de operación completas. Se debe realizar una devolución al cliente, para ello es necesario contar con factura del producto y emitir una nota crédito a la misma. La reposición del producto se realiza con una nueva solicitud y se factura de inmediato. No se debe realizar cambio mano a mano. Administrador / Regente de Farmacia / Jefe de servicios Farmacéuticos Regente de Farmacia / Jefe de servicios Farmacéuticos

6 Proceso: Abastecimiento Código: PR-AB04 Página 5 de 8 Diagrama de flujo INVENTARIO ANÁLISIS DE LOS LISTADOS DE PRODUCTOS PRÓXIMOS CONSULTA DE LOS PRODUCTOS PRÓXIMOS A VENCER REVISION DE NIVELES DE ROTACIÓN DE PRODUCTOS GENERACION DEL LISTADO DE PRODUCTOS PRÓXIMOS A VENCER COMUNICAR A DROGUERIAS Y FARMACIAS ACCIONES A SEGUIR REVISION DE LOS PRODUCTOS PRÓXIMOS A VENCER ALMACENADOS TRASLADO DE PRODUCTOS ENVIO DEL LISTADO DE PRODUCTOS PRÓXIMOS A VENCER A LA COORDINACIÓN DE SUMINISTROS GESTIÓN DE DEVOLUCIONES PUNTO DE VENTA o CEDI

7 Proceso: Abastecimiento Código: PR-AB04 Página 6 de 8 Procedimiento: Administrador/ Jefe de servicio farmacéuticos/ Químico Farmacéutico 1. Consulte en el sistema de administración de inventarios los productos próximos a que se encuentran en la droguería o farmacia Si no tiene sistema en línea, solicite al auxiliar de droguería o farmacia que revise la fecha de vencimiento de todos los productos que se encuentran en el inventario, y que registre la información de los productos próximos a encontrados en el formato REPORTE DE PRODUCTOS PRÓXIMOS A VENCER BAJA ROTACIÓN. 2. Genere en el sistema de administración de inventarios el listado de productos próximos a, imprima una copia y entréguela al Auxiliar de farmacia. Auxiliar de farmacia 3. Verifique que los productos próximos a se encuentren almacenados de acuerdo a como se indica en las políticas. 4. Entregue el listado de productos próximos a o el formato REPORTE DE PRODUCTOS PRÓXIMOS A VENCER BAJA ROTACIÓN al Administrador, o al Jefe de servicios farmacéuticos o Químico Farmacéutico. Administrador/ Jefe de Servicio farmacéutico / Químico Farmacéutico 5. Si los productos próximos a son vendidos o suministrados antes de ser reportados, realice los ajustes correspondientes en el listado o en el formato elaborado. 6. Envíe al Área de Aprovisionamiento el listado de productos próximos a o el formato REPORTE DE PRODUCTOS PRÓXIMOS A VENCER BAJA ROTACIÓN mediante correo electrónico, vía fax o correo interno.

8 Proceso: Abastecimiento Código: PR-AB04 Página 7 de 8 Analista de Aprovisionamiento 7. Revise el listado de productos próximos a o el formato REPORTE DE PRODUCTOS PRÓXIMOS A VENCER BAJA ROTACIÓN. Si detecta medicamentos de control informe de esto a la Dirección Farmacéutica para que ésta determine las acciones a seguir sobre estos productos. 8. Determine qué productos tienen rotación y pueden ser trasladados a otros puntos de venta, y que productos deben ser trasladados al CEDI. Informe las acciones a seguir al Administrador, o al Jefe del servicio farmacéutico o al Químico Farmacéutico Administrador/ Jefe de Servicio farmacéutico / Químico Farmacéutico 9. Informe las acciones a seguir al Auxiliar de farmacia, o al Despachador de farmacia, y entréguele el listado de productos próximos a o el formato REPORTE DE PRODUCTOS PRÓXIMOS A VENCER BAJA ROTACIÓN para que retire de los estantes de almacenamiento los productos. Auxiliar de farmacia 10. Separe los productos a trasladar a otros puntos de venta, clasificándolos por punto de venta, y los productos a trasladar al CEDI. 11. Entregue el listado de los productos próximos a o el formato REPORTE DE PRODUCTOS PRÓXIMOS A VENCER BAJA ROTACIÓN, junto con los productos al Administrador, o al Jefe del servicio farmacéutico o al Químico Farmacéutico Administrador/ Jefe de Servicio farmacéutico / Químico Farmacéutico 12. Verifique que los productos sean los relacionados en el listado o en el formato. Si se presentan inconsistencias en la revisión realizada, solicite la corrección de las mismas, de lo contrario firme los documentos en señal de aprobación. Informe al Auxiliar de farmacia que empaque los productos.

9 Proceso: Abastecimiento Código: PR-AB04 Página 8 de 8 Auxiliar de farmacia 13. Elabore un Rótulo de Empaque registrando el mensaje MERCANCÍA PARA TRASLADO A PUNTO DE VENTA, y el nombre del punto al cual van a ser entregados, o MERCANCÍA PARA TRASLADO AL CEDI, según corresponda. Marque la caja en la cual fueron empacados los productos. Administrador/ Jefe de Servicio farmacéutico / Químico Farmacéutico 14. Realice en el sistema el traslado de los productos al punto de venta a donde van a ser enviados o al CEDI según corresponda. 15. Imprima dos (2) copias del documento de traslado y entréguelas al Auxiliar de farmacia para que las adjunte a los productos empacados. 16. Informe al Área de aprovisionamiento el número de cajas en las que están empacados los productos, sus condiciones técnicas (sí aplica) y el costo de los mismos. Coordine con él la fecha en que los productos van a ser recogidos. Director de Aprovisionamiento 17. Si los productos van a ser trasladados a otro punto de venta, envíe una comunicación de traslado de productos al área de distribución del CEDI para que recojan los productos y los trasladen a su destino. 18. Si los productos van a ser trasladados al CEDI envíe una comunicación de devolución al área de inventarios para su trámite respectivo. Ver procedimiento GESTION DE DEVOLUCIONES del CEDI. Administrador/ Jefe de Servicio farmacéutico / Químico Farmacéutico/Auxiliar de Farmacia 19. Entregue los productos a trasladar junto con el correspondiente documento de traslado. Solicite a la persona que recibe los productos que registre en la copia del documento, su nombre, firma y la fecha y hora en que recibe los productos, y el sello de la empresa. 20. Si traslado medicamentos de control, regístrelos en el LIBRO MEDICAMENTOS DE CONTROL. 21. Archive la copia del documento de traslado junto con el listado de los productos próximos a o con el formato copias del formato REPORTE DE PRODUCTOS PRÓXIMOS A VENCER BAJA ROTACIÓN en la carpeta TRASLADOS PRÓXIMOS A VENCER.