PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN (POR DONACIÓN) DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO.

Transcripción

1 Código :PBI.04 Revisó: Director y Profesional - Selección y Adquisiciones Aprobó: Rector Página de 7 Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007 Resolución N 842 OBJETIVO ALCANCE Indicar las actividades necesarias para el procesamiento del material recibido por donación en la UIS. Este procedimiento aplica a todo el material bibliográfico que ingrese a la UIS como material donado; Esto incluye folletos, producción intelectual, publicaciones seriadas y libros. NORMATIVIDAD Acuerdo N 0 de 2004 Consejo Académico, Política de desarrollo de colecciones de la UIS. LIBRUIS: Sistema Integrado de Información utilizado en la UIS. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Secure File Transfer Client: Programa que proporciona transferencia de archivos de forma segura. Producción Intelectual: Material bibliográfico que ha sido escrito por estudiantes, personal administrativo y/o docente vinculados a la Universidad Industrial de Santander. Material para Descarte: Material que no se incluye en las colecciones dadas las condiciones de contenido, actualidad, y/o condiciones físicas. Auxiliar : Auxiliar Sede Regional. : Sede Regional.

2 Código :PBI.04 Página 2 de 7 CONSIDERACIONES El material que ingresa por donación que se recibe en la UIS, aplica a folletos, libros, material seriado, y producción intelectual. En el caso de los folletos cuando estos llegan, se les coloca el sello de UIS, se separan por áreas, y se envían a los pisos correspondientes. En el caso de material seriado se remite a: PBI.05 procedimiento para el procesamiento de publicaciones seriadas. El material cuando llega a los estantes de donación ha sido previamente seleccionado y escogido por el Profesional - Selección y Adquisición teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el Acuerdo N 0 de 2004, Política de Desarrollo de Colecciones. Cuando el material esta deteriorado o esta desactualizado, se descarta y no pasa a: PBI.03 procedimiento para la adquisición (por canje) de material bibliográfico. La entrega del material bibliográfico en la de la Facultad de Salud la realiza el y Adquisición. El material por donación que no ingrese a la colección se mantiene en el estante para donación. Cuando los folletos llegan se les coloca el sello de UIS e ingresan al sistema con número consecutivo para ser consultados. Ingresa un listado impreso del material bibliográfico y éste es catalogado y clasificado por el Auxiliar de. El material por donación que no ingrese a la colección se mantiene en estante para donación. Cuando los folletos llegan se les coloca el sello de UIS e ingresan al sistema con número consecutivo para ser consultados. Ingresa un listado impreso del material bibliográfico y éste es catalogado por el auxiliar de biblioteca.

3 Código : PBI.04 Página 3 de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Inicio DOCUMENTOS DE REFERENCIA Si Recibe material Revisa el material Validación del material El material entra a la colección?. Recibe el material 2. Verifica si el material recibido por donación ya pertenece a la colección, es decir, esta registrado en el Sistema Integrado de Información LIBRUIS (Ver Anexo ). 3. La validación del material es realizada por el Profesional - Referencia del área al cual pertenece el libro o el Sede Regional, quien al revisar el material y analizar su pertinencia decide si esté pasa a la colección de la UIS, Canje o donación. Prof Selección y y/o o Auxiliar Prof Selección y y/o Auxiliar Prof Referencia y/o o Auxiliar Acuerdo N 0 de 2004, Politica de desarrollo de colecciones de la UIS. No PBI.03 P. Adquisición (por canje) de material bibliográfico. Fin 4. Si el material bibliográfico no entra a la colección, dicho material se remite al PBI.03 procedimiento para la adquisición (por canje) de material bibliográfico. En la Sede Regional este material se dispone para donación a otras instituciones. y Auxiliar Hace acuse de recibo 5. Envía cartas, formatos, y/o correos electrónicos agradeciendo y certificando lo recibido por canje y/o donación y

4 Código : PBI.04 Página 4 de 7 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Identifica físicamente el material 6. La identificación física del material contempla la asignación del número de inventario, fecha, banda magnética, sello de UIS, y precio, código de barras. (Para la asignación del precio ver Anexo ). Auxiliar Tabla de asignación de precios. Si Registra el material Genera listado Es material de salud? No Entrega y verificación del material El listado y el material concuerdan? No Si Pág Registra el material en el Sistema Integrado de Información LIBRUIS (Ver Anexo 2). 8. Genera el listado de material donado a catalogar. Nota: Para la sede regional pasar a la actividad 2 del presente procedimiento. 9. Diferencia el material destinado a la facultad de salud. 0. El listado de material donado a catalogar y el material se entrega al Auxiliar - Catalogación y Clasificación para que sean confrontados. Auxiliar y Adquisiciones y Auxiliar - Catalogación Corrige inconsistencia. Si el listado y el material no concuerdan, corregir la inconsistencia. 2

5 DIAGRAMA DE FLUJO BIBLIOTECA/ PROCESAMIENTO TÉCNICO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Código : PBI.04 Página 5 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 PBI.07 P. Catalogación de Material Bibliográfico Fin 2. Si el listado y el material sí concuerdan, el material se remite a: PBI.07 procedimiento para la catalogación de material bibliográfico. y Auxiliar o Imprime listado Prepara y envía material PBI07 P. Catalogación de Material Bibliográfico. En caso de ser material de salud, es necesario empacar el material, adjuntando la copia del listado de material donado a catalogar generado y los códigos de barras, para llevarlos a la de la Facultad de salud de la UIS. 2. Solicita transporte, siguiendo los lineamientos del procedimiento servicio de transporte, perteneciente al proceso planta física. y Secretaria Fin

6 Código : PBI.04 Página 6 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 0 Noviembre 29 de 2007 Creación del Documento 02 Octubre 05 de 2009 Modificación del documento: Se adecuaron actividades con respecto a lo realizado en las Sedes Regionales

7 Código : PBI.04 Página 7 de 7 ANEXOS Anexo. Asignación de precios: El precio se asigna teniendo en cuenta el área a la cual pertenece el material, así como su edición, tal y como se muestra en la siguiente tabla: Anexo 2. Ingreso del libro al sistema: Área a la cual pertenece el material Precio Ciencias sociales y humanas Entre $4000 y $8000 Ingeniería y Ciencias Básicas Entre $7000 y $5000 Medicina Entre $0000 y $30000 N Actividad Ingresar al menú principal del sistema integrado de información LIBRUIS. 2 Seleccionar B (Sistema bibliográfico). 3 Seleccionar la opción Consulta. Seleccionar Palabras claves, e ingresar el material por autor y/o titulo. Si corresponde a un titulo que ya existe, comparar 4 que el nuevo material tenga la misma editorial, el mismo autor, paginación, año de publicación; si todo esto coincide registrar el material con el número de inventario que tenga el primer libro del registro. 5 Regresar al menú principal. 6 Seleccionar la opción Adquisiciones. 7 Luego seleccionar la opción libros. 8 Seleccionar la opción de adicionar. En código de materialcolocar el número de inventario ya existente y que corresponde al primer ejemplar del registro. Si 9 no existe, ningun ejemplar del libro se coloca el número asignado al libro. Oprimir tecla Enter 0 Colocar el el cursor en la casilla de N de libro a ingresar y colocar el número de inventario asignado al libro Luego colocar C que corresponde a compra ( oprimiendo F2 se hace consulta) 2 Ingresar el precio de adquisición del libro. 3 Ingresar código de la moneda (oprimiendo F2). 4 Ingresar la fecha de adquisición del libro (que corresponde a la fecha en la que llega el libro a la UIS) 5 Ingresar el N del proyecto 6 Colocar el Nit del proveedor (oprimiendo F2 escoge entre las opciones) 7 Ingresar la sucursal del proveedor (oprimiendo F2 escoge entre las opciones) 8 Ingresar el centro de costo ( oprimiendo F2 escoge entre las opciones) 9 Ingresar el fondo (oprimiendo F2 escoge entre las opciones) 20 Especificar el organismo solicitante (oprimiendo F2 escoge entre las opciones), 2 Ingresar el código de la editorial (oprimiendo F2 escoge entre las opciones) Ingresar el tipo de colección, información que previamente ha sido suministrada por el coordinador de 22 (oprimiendo F2 escoge entre las opciones) Si se quiere adicionar otro ejemplar, oprimir S, y el sistema ubica el cursor en la casilla correspondiente para adicionar 23 otro ejemplar Si no se quiere adicionar otro ejemplar, oprimir N,e inmediatamente sale el mensaje Material bibliográfico adicionado 24 y el sistema automaticamente regrasa al menú principal.