PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE HOMOLOGACIONES DE MATRÍCULA DE ESTUDIANTES DE PREGRADO PRESENCIAL Y A DISTANCIA

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1 PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO TESORERIA Revisó: Jefe División Financiera Jefe Sección de Tesorería Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 10 Fecha de aprobación: Septiembre 08 de 2010 Resolución No OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades que deben seguirse para dar trámite al proceso de en la Universidad Industrial de Santander Aplica a todos los estudiantes de pregrado presencial que realicen solicitud de. NORMATIVIDAD Calendario Académico aprobado por el Consejo Académico. Decreto 2150 de 1995 Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Ley 962 de 2005 por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Homologación: Ver tipos y/o casos de en consideraciones (Pág. 2) CA: Consejo Académico SIF (Sistema de Información Financiero): Sistema que soporta la actividad financiera de la Universidad. CONSIDERACIONES Para iniciar el procedimiento se deben cumplir las siguientes condiciones: Fechas limite según calendario académico. Tiempo para realizar el trámite en la secretaria de tesorería a partir del momento en que se realice la solicitud con documentación por parte del estudiante.

2 PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO TESORERÍA Página 2 de 10 CONSIDERACIONES El presente procedimiento contempla 4 casos de homologaciones que se pueden solicitar mediante el Formato solicitud de PFI.31, dichos casos son: 1. Matrícula académica de un semestre a otro: El estudiante cancela la matricula financiera y no efectúa la matricula académica 2. Matrícula académica a derechos de grado o viceversa: El estudiante cancela matricula financiera, no realiza matricula académica y solicita grado ó cuando el estudiante paga derechos de grado y no cumple los requisitos para que este se realice, por lo cual debe realizar matricula financiera y académica. 3.Homologación de la : El estudiante solicita de la matricula la cual ya tenia una aplicada un semestre académico anterior. 4.Cruce de cuentas: El estudiante tienen un saldo a favor y el Consejo Académico autoriza que este sea aplicado a deudas anteriores ó a deudas que el estudiante tiene con la Universidad o con Entidades Financieras

3 Página 3 de 10 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Realiza solicitud de la 1. Realiza la solicitud de del pago de la liquidación en la ventanilla Atención a Estudiantes de la Sección de Tesorería Estudiante Se realizó dentro de las fechas establecidas? No 1 pág 7 Solicitud de dentro de las fechas establecidas en el Calendario Académico Si Entrega solicitud 2. Entrega solicitud en la ventanilla Atención a Estudiantes de la Sección de Tesorería con los siguientes documentos: Estudiante Documentos soporte Formato FFI. 12 Formato de solicitud de FFI.12, especificando el tipo de Certificación de admisiones de no matrícula o no grado, según corresponda Recibo de pago original (En caso de pérdida se debe anexar denuncia por extravío del documento y certificación de pago) Nota: En caso de por cruce de cuentas aprobada por el Consejo Académico se debe anexar carta de solicitud de devolución y fotocopia de la cédula de ciudadania Formato solicitud de FFI. 12 Revisión de documentación 3. Revisa la documentación y verifica que la información esté completa 1

4 Página 4 de 10 1 La es de un semestre a otro? No 2 pág 5 Caso: Matrícula académica de un semestre a otro 5 Si Registra información del estudiante 4. Registra en el SIF mediante la opción Devolución de matrícula, el código del estudiante, el programa académico, el semestre y el valor de la matricula financiera. Homologa el saldo a favor del estudiante 5. Se homóloga el saldo a favor del estudiante registrándolo en el SIF Envía documentos soporte a Liquidaciones 6. Se envía el formato de solicitud de la y los documentos presentados por el estudiante a Liquidaciones Documentos soporte Formato FFI. 12 Formato de solicitud de FFI.12 Certificación de admisiones de no matrícula Recibo de pago original (En caso de pérdida se debe anexar denuncia por extravío del documento y certificación de pago) Formato solicitud de FFI Genera la nueva liquidación 7. Se genera un nuevo recibo de liquidación de matrícula Nota: Una vez se entrega el nuevo recibo de liquidación al estudiante, éste debe realizar el pago del excedente (en caso de existir). Liquidador 2

5 Página 5 de 10 2 Ingreso por Bancos 8. Se registra el ingreso del pago del nuevo recibo de liquidación (si existe excedente) reportado por la entidad bancaria en donde se efectuó el pago, dicho registro se realiza el día hábil siguiente a la fecha en que se efectuó el pago; el estudiante queda activo en el sistema para continuar con el proceso de matrícula académica. Procedimiento Ingreso por bancos PF1. 11 FIN Los estudiantes que no deben cancelar excedente y por lo tanto, su nuevo recibo de liquidación es de valor 0 deben acercase a la sección de Tesorería con copia del recibo, para ser activados en el sistema por el Ingeniero de soporte de la División de Servicios de Información DSI, y pueden continuar con el proceso de matrícula académica. 2 Homologación de Matrícula académica a derechos de grado o viceversa? No 3 pág 6 Caso: Matrícula académica a derechos de grado o viceversa Si Envía documentos soporte a Liquidaciones 9. Se envía comunicación a Liquidaciones junto con los documentos correspondientes, para que el valor sea aplicado como anticipo. Documentos soporte Formato FFI Formato de solicitud de FFI.12 Certificación de admisiones de no matrícula o no grado, según corresponda Recibo de pago original (En caso de pérdida se debe anexar denuncia por extravío del documento y certificación de pago) Formato solicitud de FFI. 12

6 Página 6 de 10 3 Registra información del estudiante 4 pág Registra en el SIF mediante la opción Descuentos Ocasionales, el código del estudiante y el valor del anticipo teniendo en cuenta el año y el periodo de la ceremonia de grado. Liquidador 3 Caso: Homologación de la Homologación Nota: En este caso la se realiza en dos actividades. Registra información del estudiante 11. Registra en el SIF mediante la opción Devolución de Matrícula, el código del estudiante, el programa académico, el semestre y el valor de la matricula financiera. Homologa el saldo a favor del estudiante 12. Se homóloga el saldo a favor del estudiante registrándolo en el SIF Envía documentos soporte a Liquidaciones 13. Se envía comunicación a Liquidaciones junto con los documentos correspondientes, para que el valor sea aplicado como anticipo. Documentos soporte Formato FFI Formato de solicitud de FFI.12 Certificación de admisiones de no matrícula o no grado, según corresponda Recibo de pago original (En caso de pérdida se debe anexar denuncia por extravío del documento y certificación de pago) Formato solicitud de FFI. 12

7 Página 7 de 10 4 Registra información del estudiante 14. Registra en el SIF mediante la opción Descuentos Ocasionales, el código del estudiante y el valor del anticipo teniendo en cuenta el año y el periodo de la ceremonia de grado. Liquidador 4 pág 4 1 Solicitud de al Consejo Académico Entrega solicitud de 15. Cuando la solicitud se realiza fuera de las fechas establecidas en el Calendario Académico para realizar homologaciones, se debe entregar en Secretaría General una carta solicitando la, la cual será analizada por el Consejo Académico. Estudiante Publicación de resultados sobre solicitudes de 16. Se publican en cartelera los resultados del Consejo Académico sobre solicitudes de. Secretaria General Aprobada? No FIN Si Envía copia del acta de aprobación 17. Envía copia del acta Consejo Académico a la Sección de Tesorería y a la Dirección de Admisiones y Registro Académico con las solicitudes de aprobadas por el Consejo Académico. Secretaria General 5

8 Página 8 de 10 5 La es de un semestre a otro? No 6 Caso: Matrícula académica de un semestre a otro Si 5 pág 4 6 Caso: Homologación con cruce de cuentas Homologa saldo a favor del estudiante 18. Registra en el SIF mediante la opción de Orden de Pago el código del estudiante, el programa académico, el semestre y el porcentaje aprobado por el Consejo Académico. Nota: En caso que el estudiante tenga crédito con Coopfuturo se debe realizar la anulación del crédito mediante carta firmada por el Jefe de la Sección de Tesorería y enviada a la entidad. Auxiliar Tesoreía Imprime la orden de pago 19. Imprime la orden de pago para la firma por parte del Jefe de la Sección de Tesorería y el Jefe de la División Financiera según corresponda. Auxiliar Tesoreía 6

9 Página 9 de 10 6 Genera cheque 20. Genera cheque a nombre del estudiante y se procede al levantamiento de sellos. Auxiliar Tesoreía Se hace efectivo el cheque 21. Hace efectivo el cheque Mensajero Consigna cheque 22. Consigna el efectivo por el valor del saldo a favor del estudiante, en caso que la deuda del Estudiante sea con la Universidad la consignación se realiza en la caja de la Universidad. Nota: El estudiante debe asumir el valor de los intereses de financiación. Mensajero FIN

10 Página 10 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Septiembre 08 de 2010 Creación del Documento 2 Noviembre 10 de 2011 Cambio en el nombre del documento Cambios en las actividades. Cambios en la secuencia de las actividades. Especificación de los responsables de las actividades. Se indican los documentos soporte para la realizar la solicitud de.