COMPAÑÍA XYZ BUENAS PRÁCTICAS PARA UNA ADECUADA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

Transcripción

1 Propósito El objeto de este papel de trabajo es validar por parte de la Gerencia que se han establecido los elementos de control que se consideran acordes a la operación, para la preparación y ejecución de la toma física de inventarios. 1. Aplicabilidad Este papel de trabajo deberá ser completado y revisado en su totalidad por el funcionario responsable de liderar la toma física del inventario y por los colaboradores asignados para dicha labor según corresponda. 2. Evidencia de Revisión Como evidencia de revisión, este papel de trabajo debe ser firmado por quien lo elaboró y revisó. Elaboró: Revisó: Revisó: Nombre Fecha (dd/mm/aaaa): Firma 3. Procedimientos Diligenciar el siguiente papel de trabajo identificando la implementación de cada una de las actividades y controles que la compañía ha establecido de acuerdo a la Política y procedimientos de Inventarios, de tal forma que se minimicen las desviaciones en los resultados del inventario y se cuenten con adecuados elementos de seguridad.

2 4. Verificación Previo al inventario Comunique a todas las áreas de la compañía la fecha proyectada para la elaboración de los inventarios, de tal forma que no se afecte la operación de la compañía. Solicite confirmación por escrito de los funcionarios que solicita la Política y el procedimiento deben participar en dicho inventario (Gerente de Producción, Contabilidad, colabores de áreas etc). En caso de no ser posible su participación, se deberá informar oportunamente a la Comisión de Inventarios. Comunicar oficialmente a los clientes con apoyo del área Comercial, las fechas de inventario y por tanto programar la entrega de productos antes del mismo. En caso de no ser posible retirar la mercancía de los clientes que ya fue facturada, deberá aislarla de los productos a inventariar, así como deberá estar plenamente identificada y adjuntar una copia de su factura.

3 De ser necesario programe jornadas de aseo y ordenamiento de la bodega, garantizando que a la fecha del inventario todos los productos se encuentren en su correspondiente localización y están plenamente identificados con el código que les corresponde. Identifique los productos obsoletos y/o dañados, proceda a separarlos de los productos a inventariar, sin olvidar dejarlos plenamente identificados. Verifique que aquellos productos de mayor valor, se encuentran adecuadamente custodiados. Programe la capacitación a los funcionarios tanto administrativos como operativos que participaran en el conteo y asegúrese que todos confirmen su asistencia. En caso que un funcionario no pueda participar en la capacitación o en el inventario, su Jefe Inmediato será quien presente dicha situación de manera formal, explicando las razones de su ausencia. Elabore un instructivo preciso y no muy extenso sobre la forma de realizar el conteo de acuerdo a las características de peso, tamaño y medidas de los productos a inventariar, de tal forma que los participantes se familiaricen con los

4 productos. Igualmente incluya ejemplos sobre el correcto diligenciamiento de las tarjetas de inventario, la instrucción de realizar el conteo de forma ordenada, la función de los líderes de los grupos de conteo y la identificación de las rutas de evacuación, entre otros. En caso que la operación no pueda pararse al 100%, no olvide seguir los procedimientos establecidos para el movimiento de mercancía. Dicho procedimiento deberá informarse en la capacitación a los participantes. Durante la capacitación registre en planilla la asistencia de los participantes Asegúrese de contar con los elementos de seguridad (botas, batas, guantes, arnez etc) suficientes para todos los participantes en el inventario. Si es necesario solicite apoyo al área de seguridad industrial Verifique que las rutas de evacuación estén correctamente señalizadas, así como el funcionamiento de la red anti incendios. Organice los grupos de conteo tanto para el primero como segundo conteo de acuerdo a las localizaciones, verificando que un mismo funcionario no cuente lo mismo dos veces y que cada grupo este conformado por un funcionario

5 administrativo y un operativo. Asigne los líderes de conteo para cada grupo, así como los miembros de la mesa de conteo (estos no pueden ser funcionarios de la operación que esta siendo objeto del inventario). Genere las tarjetas de inventario sin los saldos del sistema e informe a la Comisión de inventario el número de tarjetas a generar, estando cada tarjeta pre numerada. Genere las tarjetas de inventarios utilizadas para la mercancía obsoleta o de lenta rotación. Realice el corte de documentos en el sistema antes de iniciar el inventario y entregue dichos soportes a los organismos de control. Verifique que se cuentan con todos los elementos de trabajo necesarios para el inventario (esferos, calculadoras, etiquetas de conteo, etc) Durante el inventario Verifique la asistencia de todos los participantes convocados. En caso que alguien no asista informe a su Jefe Inmediato, para tomar las medidas disciplinarias que se consideren.

6 Entregue los elementos de seguridad a los participantes en el inventario (guantes, tapabocas, batas, botas aceradas, etc.). Asigne los grupos de conteo a cada líder, según previa programación. Entregue al líder de los grupos de conteo las etiquetas para identificar el primer o segundo conteo según corresponda, así como las tarjetas para el registro del inventario Verifique que los líderes de conteo acompañen a los grupos asignados durante el inventario. Identifique la mercancía que se encuentra en tránsito e informe a la Mesa de Control. Valide que no se acepten planillas con tachaduras o enmendaduras por la mesa de control La investigación de las diferencias generadas luego de cruzados los resultados del inventario con los saldos del sistema, deberán ser realizados por funcionarios dos funcionarios administrativos y un operativo.

7 Finalizado el Inventario Para las diferencias generadas informe la razón de las mismas, anexe documentación soporte y solicite la correspondiente autorización para su ajuste. Establezca acuerdos sobre la entrega de informes finales del inventario a todas las áreas que requieran dichos resultados.