CODIGO PR-SA-AF-01 COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

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1 EDICIÓN: 9 OBRA : Página 1 de 7 SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CODIGO PR-SA-AF-01 EDICIONES EDICIÓN FECHA OBSERVACIONES 3 11/01/2007 Se eliminó anexo, se agregó los registros codificados, se incorporó criterio de selección de proveedores. 4 10/02/2009 Se eliminan puntos 3.10 y 11; Punto 7 se modifica flujograma; Punto 9 se reemplaza pedido de materiales por cotizaciones. 5 05/07/2012 Cambios 7.1, se agrega obligación, además se elimina diagrama, se modifica /03/2013 Cambios en punto 7 Actividades; 8 Indicadores de Control; 9 Registros; y 10 Anexos, se incorporan anexos y se reemplaza logo corporativo Cambios en puntos 1, 2, 3, 5, 7 y Punto 5.0 se detallan más algunos insumos estratégicos. 9 26/12/2016 Punto 4 se eliminan documentos aplicables; Punto 5 se incorporan Subcontratos, estados de Pago y se incorpora el concepto de facturación electrónica. AUTORIZACIÓN Nombre AUTORIZADO: Gerente General Sr. Jorge Dublé Baraona Firma Fecha APROBACION Y AUTORIZACION El presente Procedimiento ha sido aprobado por el Gerente General y entrará en vigencia al día siguiente de su autorización.

2 EDICIÓN: 9 OBRA : Página 2 de 7 1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es establecer un orden administrativo y los mecanismos de inspección y control en el proceso de compras y contratación de servicios de Icil Icafal. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todas las adquisiciones de equipos, insumos, materiales, elementos, accesorios, repuestos, instrumentos, servicios, etc. que requiera Icil Icafal para satisfacer las necesidades de los proyectos y áreas de apoyo de la empresa. 3. RESPONSABILIDAD Encargado de Compras: Cotizar y generar las órdenes de compra para las compras directas de obra. Además deberá revisar la mercadería que sea despachada directamente a la obra y enviar los documentos respectivos (factura, guía de despacho y orden de compra) a Oficina Central. Administrativo Contable: Registrar la información de facturación en el sistema contable y en IConstruye. Encargado de Abastecimiento: Emitir órdenes de compra para las compras gestionadas por el Departamento de Abastecimiento. Cotizar pedidos de materiales que emitan las obras. Encargado de Bodega: Revisar la mercadería que llegue directamente a bodega y enviar los documentos respectivos (factura, guía de despacho y orden de compra) al Oficina Central. Dar la recepción de materiales en IConstruye Jefe de Abastecimiento: Aprobar los,, FC, SC y EDP, según tabla de aprobación. Cotizar, generar órdenes de compra en reemplazo del Encargado de Abastecimiento. Gerente de Operaciones (o subgerente de Adm. y Finanzas): Aprobar los,, FC, SC y EDP, según tabla de aprobación. Gerente General: Aprobar los,, FC, SC y EDP, según Tabla N 1: Tabla de aprobación. Profesional de Obra: Aprobar los,, FC, SC y EDP, según tabla de aprobación. 4. DUMENTOS APLICABLES - PR-GO-GP-01 - Evaluación de proveedores y subcontratistas

3 EDICIÓN: 9 OBRA : Página 3 de 7 5. TERMINOLOGÍA - Pedido de Materiales (): Documento que permite solicitar formalmente al responsable de compras, un recurso (producto o servicio), indicando las especificaciones, cantidades y fecha de entrega. - Orden de Compra (): Documento oficial emitido a través de IConstruye donde se definen el precio, tipo y cantidad del insumo a comprar o contratar. - Factura (FC): Documento tributario mediante el cual se genera una obligación de pago hacia un proveedor. - Subcontrato (SC): Contrato de servicios o suministros de insumos a largo plazo. - Estado de Pago (EDP): Avance de Contrato que debe ser cancelado, según la periodicidad acordada. - Insumo: Material o servicio contratado a una empresa o persona. - Se definen 2 tipos de compras: - Compras centralizadas: Las compras de insumos estratégicos serán ejecutadas por el Departamento de Abastecimiento de Icil Icafal. Estas se solicitan mediante un que debe venir previamente aprobado por el profesional de obra. - Compras directas de obra: Son todas aquellas compras de insumos no estratégicos. - Insumos Estratégicos: Son los siguientes insumos: - Maquinarias, Herramientas, Equipos y repuestos especiales - Combustibles, telefonía fija, telefonía celular, Computadores y periféricos - Seguros, pasajes aéreos. - Durmientes, rieles, insumos importados. 6. SEGURIDAD, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS - Equipos y herramientas: Software computacional e internet (correo electrónico e IConstruye). - Seguridad: Para la manipulación de los productos que se reciben se utilizarán los elementos de protección personal adecuados y las herramientas que sean necesarias, en casos especiales se emplearán los equipos de levante y traslado que correspondan. 7. ACTIVIDADES Selección de proveedores

4 EDICIÓN: 9 OBRA : Página 4 de 7 Para dar inicio al proceso de compra se deberá considerar en primera instancia los criterios de selección de proveedores, según el siguiente orden de prioridad: 1) Precio 2) Calidad de los productos o servicios 3) Condiciones de pago 4) Capacidad de despacho a obra 5) Ubicación geográfica del proveedor El criterio elegido para la selección del proveedor debe quedar claramente expresado en el casillero comentarios de IConstruye al momento de generar la orden de compra. Para el caso de los proveedores críticos que pertenezcan a las bases de datos de Icil Icafal y que por lo tanto ya hayan sido evaluados, se debe considerar como criterio de selección la calificación sobre 84 puntos, tal y como queda expresado en el procedimiento evaluación de proveedores y subcontratistas críticos (PR-GO-GP-01) Compras directas de obra Las compras directas de obra podrán tener su origen en un pedido de materiales o directamente a partir de la necesidad que le transmita el profesional de Obra al Encargado de Compras. El Encargado de Compras será el responsable de tomar el o necesidad y cotizar los insumos y generar la orden de compra, la cual deberá ser enviada al flujo de aprobación mediante el sistema IConstruye. Una vez aprobada por los respectivos responsables, la orden de compra deberá ser enviada al proveedor a través de correo electrónico, fax u otro medio Compras centralizadas Las Compras centralizas se solicitan al Departamento de Abastecimiento mediante un o mediante el formulario de requerimientos tecnológicos. El Encargado de Abastecimiento será el responsable cotizar, seleccionar y generar la o hacer la solicitud del insumo, según sea el caso. Cuando haya, ésta será enviada a aprobación mediante IConstruye. Una vez aprobada, el encargado de compras la despachará al proveedor y será responsable de la compra hasta la recepción del insumo en obra. Se deberá solicitar al proveedor incluir en la factura manual o electrónica, la referencia de la Orden de Compra Recepción de insumos y registro de información Una vez autorizada la orden de compra, ésta será enviada al proveedor quien procederá a despachar al lugar convenido (obra bodega central) mediante guía de despacho y/o factura, el insumo adquirido. En la medida de lo posible, se deberá traspasar la responsabilidad sobre los bienes comprados al proveedor durante el traslado.

5 EDICIÓN: 9 OBRA : Página 5 de 7 El Administrativo de Obra o el Encargado de Bodega, procederá a revisar la mercadería que ingresará a la bodega correspondiente si cumple con todos los requisitos solicitados. El Administrativo de Obra o quien sea designado luego de recepcionar conforme la mercadería deberá registrar la recepción de los insumos en el sistema Iconstruye. En caso contrario, se procederá a la devolución al proveedor, quedando como registro la misma guía de despacho o factura entregada por el proveedor, y la recepción deberá ser registrada en forma parcial. En caso de haber recibido los insumos con una factura, deberá enviarla a oficina central adjuntando la. Si los materiales son recibidos en la Bodega Central, una vez revisados por el Encargado de Bodega, serán despachados a la obra correspondiente, en la medida que sean solicitados por ésta. Una vez recibida la factura en Oficina Central junto a su respectiva, será es ingresada al sistema contable y a IConstruye. El Administrativo de Obra será el encargado de asociar la factura a su respectiva recepción y enviarla a aprobación. En caso de ser rechazadas, el Administrativo de Obra, será el responsable de tomar la acción inmediata que lleve a resolver el estado de la factura, esto es, volver a enviarla a aprobación, solicitar nota de crédito, solicitar corrección en la digitación o solicitar la devolución de la facturas (plazo máximo 5 días desde la recepción) 7.2 Cuadro de aprobación de órdenes de compra () Cuadro base de aprobación de Cargo Monto de aprobación Encargado de Compras $ 0 Profesional $ $ Jefe Abastecimiento $ $ Gerente $ Gerente General SIN LÍMITE Nota: Este cuadro es mínimo referencial para obras, podrán incorporarse otros aprobadores. Los flujos quedan configurados en Iconstruye y en la subgerencia de Administración y Finanzas se mantendrá un registro detallado de estos. 7.3 Cuadro de aprobación de facturas (FC) Cuadro base de aprobación de FC Cargo Monto de aprobación Administrativo $ 0 Profesional $ $ Gerente $ Gerente General SIN LÍMITE

6 EDICIÓN: 9 OBRA : Página 6 de 7 Nota: Este cuadro es mínimo referencial para obras, podrán incorporarse otros aprobadores. Los flujos quedan configurados en Iconstruye y en la subgerencia de Administración y Finanzas se mantendrá un registro detallado de estos. 7.4 Flujograma de procesos Flujograma de Procesos Entrada Icil Icafal y filiales Salida Descripción del proceso Generación de Pedido de Materiales () Necesidad de Matarial Digitación Aprobación Digitación : Administrativo Aprobación del : Aprobador Necesidad de Material Digitación Aprobación Envío Generación de Ordenes de Compra () Digitación : Administrativo Aprobación : Administrador Jefe Abastecimiento Gerente Envío : Administrativo Recepción de Insumos Llegada efectiva Materiales Digitación Recepción Digitación Recepción: Bodeguero Aprobación de Facturas (FC) Llegada de Factura Ingreso de FC (Solomon) Cancela factura x error de ingreso Ingreso de FC a (Iconstruye) Asociación de FC + Recepción Aprobación FC Notificación FC Aprobada Ingreso de FC: Adm. Contable Asociación de FC: Administrativo Aprobación: Administrador Jefe Abastecimiento Gerente Escaneado FC 8. INDICADORES DE CONTROL Tiempo promedio de aprobación de orden de compra en un trimestre móvil por obra. Este indicador será controlado por el Jefe de Abastecimiento de la empresa, quien se encargará de calcularlo y además mantener su registro. La meta es mantener este indicador en un valor no superior a 72 horas. 9. REGISTROS - Cotizaciones: Solo quedará registro de aquellas cotizaciones a proveedores que se encuentren registrados en el sistema Iconstruye. En caso contrario, queda a criterio del tramitante el ingreso del documento al sistema.

7 EDICIÓN: 9 OBRA : Página 7 de 7 - Orden de compra: Este documento quedará registrado en el sistema Iconstruye. - Facturas: Documento manual o electrónico, sujeto a almacenamiento y control de registro. Será almacenado en Contabilidad por un mínimo de 6 años. - Flujos de aprobación: Documento digital sujeto a almacenamiento y control de registro. Será almacenado en la subgerencia de Administración y Finanzas mientras esté vigente la plataforma Iconstruye. 10. ANEXOS No Aplica.