MANUAL DE COMPRAS POR CONVENIO MARCO SOLUCIONES INTEGRALES, COMPUTADORES, NOTEBOOKS Y LICENCIAMIENTO

Transcripción

1 MANUAL DE COMPRAS POR CONVENIO MARCO SOLUCIONES INTEGRALES, COMPUTADORES, NOTEBOOKS Y LICENCIAMIENTO CONVENIO MARCO DE COMPUTADORES, PRODUCTOS Y SERVICIOS ASOCIADOS Feria Chilecompra, 16 de mayo de 2013

2 Agenda: Tienda Electrónica Convenio Marco de Computadores Proceso de Comprar Computadores Caso Práctico. Recomendaciones Finales

3 Tienda Electrónica 1. Definición requerimiento plataforma virtual transaccional, entrega una mayor eficiencia a las compras realizadas por las Instituciones Públicas, el uso de la tienda ChileCompra Express, genera una disminución de procesos asociados a cada contratación, y horas hombres dirigidas a estas funciones. Convenio Marco Tiempo Máximo 3 días AHORRO DE ETAPAS 2. Selección Mecanismo Compra 6. Recepción de Bienes Licitación Pública: Tiempo promedio 15 días 3. Llamado y recepción de ofertas 4. Evaluación de ofertas 5. Adjudicación oferta 7. Seguimiento y Monitoreo Compra FIN

4 Agenda: Tienda Electrónica Convenio Marco de Computadores Proceso de Comprar Computadores Caso Práctico. Recomendaciones Finales

5 CONVENIO MARCO DE COMPUTADORES SOFTWARE, LICENCIAMIENTO CORPORATIVO Y SOLUCIONES INTEGRALES Tipos de Productos : Carro tecnológico educacional Computadores., Laboratorio móvil computacional, Lector de libros digitales, Servicios de configuración, Servidor, Software, Soluciones integrales (hardware + software instalado, no considera implementación, costumización, capacitación ni consultoría). Entre otros Condiciones Comerciales: 24 meses de garantía para hardware Hasta 40% de Descuento en la orden de compra. Entrega de los productos en 48 horas. Establecer acuerdos complementarios entre el comprador y el proveedor para regular los aspectos particulares de la adquisición de acuerdo a lo estipulado en la normativa aplicable.

6 Agenda: Tienda Electrónica Convenio Marco de Computadores Proceso de Compra Caso Práctico. Recomendaciones Finales

7 CÓMO COMPRAR: cuál es el perfil del usuario que utilizará el equipo? en qué tareas será utilizado?, por cuánto tiempo? 1.- Identificar Necesidades de la adquisición 2.-Definición del o los Productos a adquirir Tipo de Producto Procesador Memoria RAM Capacidad de Almacenamiento Tarjetas de video Periféricos, Licenciamiento Siempre debe comparar productos de iguales características. 3.-Cotizacion de los Productos (dentro y Fuera de CM) 4.-Envío de OC por CM Adquisiciones menores a UTM Adquisiciones mayores a UTM Registrar la fecha de recepción de los bienes Verificar que las cantidades y los productos correspondan a lo solicitado en la Orden de Compra 5.-Recepción Conforme del Producto

8 Agenda: Tienda Electrónica Convenio Marco de Computadores Proceso de Compra Caso Práctico. Recomendaciones Finales

9 Caso Practico: Paso 1 Identificar las Necesidades de la Adquisición. Para quien es el equipo Para qué utilizará el equipo Por cuánto tiempo utilizará el equipo Secretaria Analista de Datos Jefatura de División Técnico Informático. Diseñador Correo y agenda Creación de documentos Conectarse a la red Internet Correo y agenda Creación de documentos Conectarse a la red Internet Software de análisis de datos SQL Correo y agenda Creación de documentos Conectarse a la red Internet Software de gestión. Correo y agenda Creación de documentos Conectarse a la red Internet Bases de datos Software de desarrollo. Software de gestión de proyectos Correo y agenda Creación de documentos Conectarse a la red Internet Software de Diseño 4 años 3 años 3 años 3 años 3 años

10 Caso Practico: Paso 2 Definición de Productos Especificaciones Técnicas Especificación Técnica Perfil Secretaria Perfil Perfil Perfil Jefaturas Perfil Técnicos Perfil Diseñador Directivo Desarrollador Video Estándar Estándar Estándar Estándar Alta Resolución Estándar Disco Duro 320 GB 500 GB 500 GB 500 GB 500 GB 500 GB Sistema operativo MAC IOS+ Windows PRO (32 o Windows Pro (32 o 64 Windows Pro (32 Windows Pro (32 Windows Pro Windows Pro (32 o 64 Bits) Bits) o 64 Bits) o 64 Bits) (32 o 64 Bits) 64 Bits) Memoria RAM 4 GB 4 GB ( Depende de la cantidad de Trabajo puede ser mayor 4 GB ( Depende de la cantidad de Trabajo puede ser mayor 8 GB 8 GB o superior 8GB o Superior Teclado Incluido Incluido Incluido Incluido Incluido Incluido Mouse Incluido Incluido Incluido Incluido Incluido Incluido Procesador Intel I5 o similar I5 o Superior o similar I5 o Superior o I5 o Superior o I7 o Superior o I7 o Superior o similar similar similar similar Monitor Requiere Portabilidad NO SI SI NO SI NO Procesa Alto Volumen de Datos GARANTÍA NO NO NO SI NO SI Debe ser mayor o igual a 24 Meses Debe ser mayor o igual a 24 Meses Debe ser mayor o igual a 24 Meses Debe ser mayor o igual a 24 Meses Debe ser mayor o igual a 24 Meses Debe ser mayor o igual a 24 Meses

11 Caso Practico: Paso 2 Definición de Productos Casos de Negocios para la Definición del Licenciamiento de los Equipos Licencias OPEN Modalidad de venta abierta a cualquier tipo de persona puede adquirir en forma unitaria los software para uno o más productos Enterprise Agreement contrato de licenciamiento mínimo 250 equipos licenciados por un periodo de 3 años, esta modalidad de venta es sólo para empresas Compra Software sin Mantención Compra Software con Mantención Compra Software con Mantención Office 365

12 Otros Precios que deben considerarse Atributos Caso Practico: Paso 3 Cotización de Productos Fuente Producto en tienda Prov. Fuera de CM 1 Prov. Fuera de CM 2 DISCO DURO 500 GB 500 GB 500 GB TARJETA DE VIDEO Intel HD Graphics Intel HD Graphics Intel HD Graphics SISTEMA OPERATIVO Win 7 Pro 64 Win 7 Pro 64 Win 7 Pro 64 RAM 8 GB 8 GB 4 GB TECLADO Incluido Incluido No incluye MOUSE Incluido Incluido No incluye PROCESADOR I I I Monitor 17 Sin monitor Sin monitor Garantía 24 meses 24 meses 6 meses Precio IVA Incluido $ $ Garantía** $ Monitor** $ $ Memoria Ram* $ TECLADO y Mouse* $ Despacho Si Cobra No Cobra despacho Si Cobra Precio Final Comparable $ $ $

13 Caso Practico: Paso 4 Envío de La Orden de Compra Para adquisiciones menores a UTM 1.000: El encargado de Abastecimiento puede enviar directamente la Orden de Compra al proveedor, seleccionando la ficha e indicando claramente cantidad y lugar de entrega. Para adquisiciones mayores a UTM 1.000: El encargado de Abastecimiento debe realizar un proceso de Gran Compra, de acuerdo a lo que establece el artículo 14 bis del Reglamento de Compras y la directiva N 15. Una vez seleccionada la oferta ganadora se envía automáticamente la Orden de Compra al proveedor seleccionado.

14 Caso Practico: Paso 5 Recepción Conforme Al momento de recepcionar los productos, el encargado debe: Registrar la fecha de recepción de los bienes Verificar que las cantidades y los productos correspondan a lo solicitado en la Orden de Compra. Devolver los productos al proveedor en caso de que se encuentren inconsistencias con lo solicitado. El proveedor tiene la obligación de entregar exactamente lo que se solita por tanto debe volver a realizar el envío de forma correcta y completa. La institución está facultada a proceder a la aplicación de multa y/o solicitar a esta Dirección, en caso de incumplimiento por parte del proveedor.

15 Agenda: Tienda Electrónica Convenio Marco de Computadores Proceso de Compra Caso Práctico. Recomendaciones Finales

16 Recomendaciones Finales Una buena Identificación de la necesidad le permite al requirente generar ahorros importantes para la institución Al definir el producto debe identificar claramente el tipo de Producto, sus especificaciones técnicas y las condiciones comerciales, del bien que desea adquirir. Para realizar una comparación eficiente, el encargado de abastecimiento siempre debe comparar productos de iguales características que cumplan con la necesidad de la Institución. Si la compra es menor a UTM los encargados de Abastecimientos pueden contactarse con los proveedores y solicitar ofertas especiales y mejoras en las condiciones comerciales de la oferta y enviar directamente la OC. Si la compra es mayor a UTM los encargados de Abastecimientos deben realizar un proceso de grandes compras de acuerdo a lo que establece el artículo 14 bis del Reglamento de Compras y directiva N 15

17 Recomendaciones Finales El encargado de abastecimiento se debe contactar con el proveedor para corroborar la recepción y solicitar la aceptación de la orden de compra. Con el fin de determinar si el producto fue entregado dentro los plazos de entrega ofertados o acordados, se entenderá notificada y aceptada la OC 24 horas posterior a la fecha y hora de envío. Recuerde que, en caso de incumplimiento del proveedor, su institución está facultada a cobrar multa y/o solicitar a esta Dirección que aplique las sanciones correspondientes de acuerdo a lo estipulado en las bases de licitación. El encargado de abastecimiento siempre debe informar a la Dirección de Compra respecto de las condiciones más ventajosas obtenidas fuera de la tienda electrónica ChileCompra Express indicando claramente el código ID de producto comparado y el cuadro de comparaciones realizado.

18 Gracias Paula Moreno Departamento Estrategia y Desarrollo Comercial División Convenio Marco paula.moreno@chilecompra.cl