MANUAL DE COMPRAS DE COMPUTADORES Y NOTEBOOKS CONVENIO MARCO DE COMPUTADORES, PRODUCTOS Y SERVICIOS ASOCIADOS

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1 MANUAL DE COMPRAS DE COMPUTADORES Y NOTEBOOKS CONVENIO MARCO DE COMPUTADORES, PRODUCTOS Y SERVICIOS ASOCIADOS División Convenios Marco.

2 INDICE 1.- INTRODUCCIÓN OBJETIVO Y ALCANCE DESCRIPCIÓN DEL CONVENIO MARCO DE COMPUTADORES SOFTWARE, LICENCIAMIENTO CORPORATIVO Y SOLUCIONES INTEGRALES CÓMO COMPRAR COMPUTADORES, NOTEBOOKS Y LICENCIAMIENTO: IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE LA ADQUISICIÓN DEFINICIÓN DE PRODUCTOS: COTIZACIÓN DE PRODUCTOS: ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA A TRAVÉS DE LA TIENDA CHILECOMPRA EXPRESS: RECEPCIÓN CONFORME: RECOMENDACIONES PARA EL COMPRADOR:... 10

3 1.- INTRODUCCIÓN El uso del catálogo electrónico ChileCompra Express, genera una mayor eficiencia a las compras realizadas por las Instituciones Públicas gracias a una disminución de procesos asociados a cada contratación y horas hombres dirigidas a estas funciones. El requirente busca el producto requerido en el catálogo electrónico, verifica las mejores condiciones (plazos de entrega, precio y descuentos) y emite la orden de compra respectiva OBJETIVO Y ALCANCE El presente documento tiene como objetivo entregar a los encargados de abastecimiento de las instituciones públicas, una guía para realizar compras de Computadores, Notebooks y licenciamiento, para así generar mayores ahorros en la adquisición de estos productos DESCRIPCIÓN DEL CONVENIO MARCO DE COMPUTADORES SOFTWARE, LICENCIAMIENTO CORPORATIVO Y SOLUCIONES INTEGRALES El Convenio Marco de Computadores se distribuye en 109 proveedores provenientes de la Región Metropolitana y 20 proveedores regionales, de los cuales un 56% abastece el territorio nacional completo. La buena cobertura del convenio, así como el importante número de proveedores adjudicados, permite ofrecer variadas alternativas de precios, descuentos por orden de compra, plazo de entrega, ofertas especiales para un mismo producto. Este Convenio Marco ofrece los siguientes tipos de productos y/o categorías: carro tecnológico educacional, chasis de blade, computador, estación de autoservicio, laboratorio móvil computacional, lector de libros digitales, licencia educativa, licencia gobierno, PDA, servicio de configuración, servidor, software, solución integral (Hardware + software instalado, no considera implementación, costumización, capacitación ni consultoría), storage y tablet. Las características de este convenio buscan entregar mejores servicios y alternativas de contratación para los usuarios de la tienda electrónica, entre éstos se destacan: 24 meses de garantía para hardware Hasta 40% de Descuento en la orden de compra. Entrega de los productos en 48 horas. Establecer acuerdos complementarios entre el comprador y el proveedor para regular los aspectos particulares de la adquisición de acuerdo a lo estipulado en la normativa aplicable.

4 2.- CÓMO COMPRAR COMPUTADORES, NOTEBOOKS Y LICENCIAMIENTO: A continuación se describe el flujo que contiene las etapas mínimas de un proceso de compra de computadores que debe realizar el requirente para comprar equipos, de maneraa más eficiente y que se ajusten a las necesidades de los usuarios finales Identificar Necesidades de la adquisición 2.2. Definiciónn del o los Productos a adquirir 2.3. Cotizacion de los Productos (dentro y Fuera de CM) 2.4. Envío de OC por CM 2.5. Recepción Conforme del Productoo IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE LA ADQUISICIÓN En esta etapa el encargado de abastecimiento debe identificar claramente la utilización que le dará a los nuevos equipos que desean adquirir, es decir el encargado debe responderse las siguientes preguntas: cuál es el perfil del usuario que utilizará el equipo?, en qué tareas será utilizado?, por cuánto tiempo? Es importante tener respuesta a estas interrogantes antes de realizar la compra, ya que en base a éstas se realiza la definición del o los productos que se desean adquirir. Por ejemplo: Para quién es el equipo Secretaria Analista de Datos Jefatura de División Técnico Informático. Diseñador Para qué utilizará el equipo Correo y agenda Creación de documentos Conectarse a la red Internet Correo y agenda Creación de documentos Conectarse a la red Internet Software de análisis de datos SQL Correo y agenda Creación de documentos Conectarse a la red Internet Software de gestión. Correo y agenda Creación de documentos Conectarse a la red Internet Bases de datos Software de desarrollo. Software de gestión de proyectos Correo y agenda Creación de documentos Por cuánto tiempo utilizará el equipo 4 años 3 años 3 años 3 años 3 años

5 Conectarse a la red Internet Software de Diseño Una buena definición de la necesidad le permite al requirente optimizar los recursos, ya que una mejor selección de las especificaciones técnicas y el licenciamiento de los equipos reduce los costos asociados a la selección de equipos cuya finalidad ha sido mal dimensionada DEFINICIÓN DE PRODUCTOS: Para que el encargado de abastecimiento pueda realizar una buena compra de computadores, lo más importante es la definición de los requerimientos técnicos del producto. Para ello se recomienda que el comprador se asesore técnicamente en la definición de los productos que responden a las necesidades definidas en el paso anterior (se sugiere que esta asesoría sea dada por el departamento de informática u otra área que realice las tareas de soporte informático) Una buena definición del producto debe indicar claramente el tipo de Producto (Computador de escritorio o portátil), procesador, memoria RAM, Capacidad de Almacenamiento, tarjetas de video, periféricos, tipo de licencias, entre otros, como se muestra en el siguiente ejemplo: Definición de Especificaciones técnicas Especificación Técnica Secretaria Directivo Jefaturas Técnicos Diseñador Desarrollador Video Estándar Estándar Estándar Estándar Alta Resolución Estándar Disco Duro 320 GB 500 GB 500 GB 500 GB 500 GB 500 GB Sistema operativo Windows PRO (32 o 64 Bits) Windows Pro (32 o 64 Bits) Windows Pro (32 o 64 Bits) Windows Pro (32 o 64 Bits) MAC IOS+ Windows Pro (32 o 64 Bits) Windows Pro (32 o 64 Bits) Memoria RAM 4 GB 4 GB ( Depende de la cantidad de Trabajo puede ser mayor 4 GB ( Depende de la cantidad de Trabajo puede ser mayor 8 GB 8 GB o superior 8GB o Superior Teclado Incluido Incluido Incluido Incluido Incluido Incluido Mouse Incluido Incluido Incluido Incluido Incluido Incluido Procesador Intel I5 o similar I5 o Superior o similar I5 o Superior o similar I5 o Superior o similar I7 o Superior o similar I7 o Superior o similar Monitor Requiere Portabilidad Procesa Alto Volumen de Datos NO SI SI NO SI NO NO NO NO SI NO SI

6 GARANTÍA mayor o igual a 24 Meses mayor o igual a 24 Meses mayor o igual a 24 Meses mayor o igual a 24 Meses mayor o igual a 24 Meses mayor o igual a 24 Meses Casos de negocios para la compra de licenciamiento: Microsoft tiene dos modalidades de venta de licenciamiento: Licencias OPEN: esta modalidad de venta es abierta a cualquier tipo de persona ya sea persona natural o empresa, en la cual puede adquirir en forma unitaria los software de esta empresa para uno o más productos. Licencias Enterprise Agreement: contrato de licenciamiento con un mínimo de 250 equipos licenciados y que incluye actualizaciones de versión por un periodo de 3 años, esta modalidad de venta es sólo para empresas. Caso 1: Compra Software sin Mantención en Convenio Marco licencias OPEN Desea comprar una licencia de software sin acceder a nuevas versiones del producto, para esto no debe comprar licenciamiento Software Assurance (contrato de pago anual por el cual se puede acceder a las nuevas versiones del software). Esta implica la compra de un producto de software en una versión específica, que no puede ser actualizada a una nueva versión en el futuro, por lo que debe volver a comprarse si quiere pasar a una nueva versión. No obstante el comprar software sin mantenimiento le permitirá obtener accesos a las mantenciones de los productos tales como: Services Pack, HotFix, Updates, a través de los servicios del proveedor, como por ejemplo, Windows Update. Este tipo de licenciamiento es recomendado para las instituciones que no realizan actualizaciones de productos en forma periódica de los softwares adquiridos. Caso 2: Software con Mantención en Convenio Marco licencias OPEN Desea Comprar la licencia del software y también la mantención, que consiste en poder acceder a nuevas versiones del software y los servicios de Actualización (Windows Update). Por ejemplo se encuentra operativa la licencia de Windows 7 y se desea migrar a Windows 8. Para poder acceder a nuevas versiones del Sistema Operativo se requiere adquirir el licenciamiento que corresponde a Software Assurance (contrato de pago anual por el cual se puede acceder a las nuevas versiones del software), para lo cual Microsoft indica que puede adquirir estas licencias de manera independiente, sólo si el computador tiene menos de 90 días. En caso contrario es necesario adquirir el upgrade de versión + la licencia de software assurance. Para este caso es importante tener en cuenta que: El software assurance en modo de Licenciamiento Open tiene una vigencia de 2 años. Usted puede comprar a través de la tienda electrónica todos los softwares de Microsoft con la modalidad Software Assurance. Asegúrese en caso que su computador requiera acceder a cualquier servidor (Ejemplo Exchange), debe tener correctamente licenciado las CAL (Client Access Licence o Licencia

7 de Acceso a Cliente). Las CAL son licencias que dan derecho a utilizar los servicios que presta el servidor. Caso 3: Software Con Mantención en Convenio Marco licencias Enterprise Agreement El contrato Enterprise Agreement requiere de una base instalada mínima de 250 equipos y abarca la totalidad de los computadores que mantiene operativos la institución que requiera Software Assurance, dado que el Software Assurance se agrega por defecto a las licencias del Enterprise Agreement. Los beneficios del Enterprise Agreement son: Compra Directa a Microsoft (Ahorro de IVA). Pago Anualizado del Contrato Es Importante tener en cuenta que: Para poder acceder a nuevas versiones del sistema operativo se requiere adquirir el licenciamiento que corresponde a upgrade (actualización) de versión + Software Assurance. El software assurance en Enterprise Agreement tiene una vigencia de 3 años. Y se puede adquirir dentro del convenio marco bajo el modo de licenciamiento Enterprise Agreement. Para licenciar el acceso del computador a diferentes servidores se requiere adquirir la correspondiente CAL (Client Access License). En Enterprise Agreement se requiere la Core CAL que integra las siguientes CALs: Windows CAL Std, Exchange Std CAL, Sharepoint Std CAL, Lync Std CAL, System Center Conf Client y Forefront Endpoint Protection (antivirus). Caso 4: Software Office 365 en Convenio Marco Licencias Enterprise Agreement Dentro de las licencias Enterprise Agreement del convenio marco, existe el código de servicio en la nube Office 365, el cual se puede contratar mediante un pago mensual por usuario en tres modalidades Plan E1, plan E2 y plan E3. Este tipo de licenciamiento permite al usuario acceder vía web a las últimas versiones de los siguientes softwares: Office Pro. Exchange. Lync. Sharepoint. Esta modalidad es ideal cuando la organización no posee infraestructura propia o quiere extender servicios hacia la nube. Para Mayor Información visite la siguiente página: FX aspx COTIZACIÓN DE PRODUCTOS: Una vez que se encuentran plenamente definidos los productos que se desean adquirir el encargado de abastecimiento debe seleccionar en la tienda electrónica los equipos que cumplen con las especificaciones definidas y realizar un cuadro comparativo de los distintos productos, considerando precios y condiciones comerciales, tales como Garantías de los productos, plazos de entrega y recargos por despacho.

8 Para complementar este comparativo de precios el encargado de abastecimiento debe revisar los precios de mercado considerando las mismas especificaciones técnicas y condiciones comerciales como se muestra en la siguiente tabla: Tabla N 1: Ejemplo de Comparación de Precios: Para realizar una comparación eficiente, que le permita tomar la mejor decisión, el encargado de abastecimiento siempre debe comparar productos de iguales características. En el ejemplo que se muestra a continuación, se han tomado las siguientes consideraciones: 1. Estandarización de los atributos y características que identifican la configuración del producto. 2. Garantía 24 meses, cuando el equipo cotizado consideraba esta cualidad, se agregó el valor de la garantía correspondiente a valor de mercado. 3. Cuando el equipo cotizado no consideraba algún componente periférico, su valor fue agregado al precio del equipo. 4. El análisis fue realizado la última semana de abril del presente año. Atributos Otros Precios que deben considerarse Fuente Producto en catálogo de convenios marco Precio en portal Omnitec Precio en portal Onak. DISCO DURO 500 GB 500 GB 500 GB TARJETA DE VIDEO Intel HD Intel HD Intel HD Graphics Graphics Graphics SISTEMA OPERATIVO Win 7 Pro 64 Win 7 Pro 64 Win 7 Pro 64 RAM 8 GB 8 GB 4 GB TECLADO Incluido Incluido No incluye MOUSE Incluido Incluido No incluye PROCESADOR I I I Monitor 17 Sin monitor Sin monitor Garantía 24 meses 24 meses 6 meses Precio IVA Incluido $ $ Garantía** $ Monitor** $ $ Memoria Ram* $ TECLADO y Mouse* $ Despacho Sí Cobra No Cobra Si Cobra despacho Precio Final Comparable $ $ $ *Precios de PC Factory ** Precio Monitor Lenovo 17 ***valor garantía en Falabella Para establecer una correcta comparación, se recomienda que iguale las especificaciones técnicas y condiciones comerciales cuando no encuentra un precio para el producto fuera de Mercado público que cuente con las mismas características técnicas y condiciones comerciales. Para esto ello debe adicionar al valor el precio de referencia encontrado para el equipo los costos de igualar el producto, como se muestra en el ejemplo en donde al precio de consideraron como referencia, los valores de PC Factory y Falabella para obtener los precios de los componentes que se deben adicionar al valor del equipo para comparar productos iguales

9 2.4.- ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA A TRAVÉS DE LA TIENDA DE CONVENIOS MARCO: Una vez que se realizaron los pasos anteriores, es decir el encargado de abastecimiento ha identificado la necesidad, ha definido el producto y realizado la comparación de precios, el encargado de abastecimiento debe enviar la OC. Para ello debe tener en consideración lo siguiente: Para adquisiciones menores a UTM 1.000: El encargado de Abastecimiento puede enviar directamente la Orden de Compra al proveedor, seleccionando la ficha e indicando claramente cantidad y lugar de entrega. Para adquisiciones mayores a UTM 1.000: El encargado de Abastecimiento debe realizar un proceso de Gran Compra a través del módulo Grandes Compras disponible en el escritorio del Comprador. Para ello se debe adjuntar el documento denominado Intención de Compra, el cual debe contener como mínimo las especificaciones de los productos o servicios que se desean contratar, la cantidad de ellos, las condiciones de entrega y los criterios de evaluación con los cuales se seleccionará la mejor oferta, de acuerdo a lo que establece el artículo 14 bis del Reglamento de Compras y la directiva N 15. Una vez seleccionada la oferta ganadora se envía automáticamente la Orden de Compra al proveedor seleccionado RECEPCIÓN CONFORME: Al momento de recepcionar los productos, la persona encargada de esta acción debe registrar la fecha de recepción de los bienes y verificar que las cantidades y los productos correspondan a lo solicitado en la Orden de Compra. En caso que durante la recepción de los bienes el encargado detecte que no concuerdan las cantidades o los productos no se deben recibir estos bienes y deben ser devueltos inmediatamente al proveedor. El proveedor tiene la obligación de entregar exactamente lo que se solicitó por tanto debe volver a realizar el envío de forma correcta y completa. Si el proveedor no cumple con los plazos de entrega, rechaza la OC por algún motivo que no esté considerado en las bases o incumple alguna de las cláusulas definida en las bases, la institución está facultada a proceder a la aplicación de multa y/o solicitar a esta Dirección, que aplique las sanciones correspondientes de acuerdo a lo establecido en las bases de licitación LP10.

10 3.- RECOMENDACIONES PARA EL COMPRADOR: 1. El proceso de compra consta de 5 etapas: Identificar Necesidades de la adquisición, definición del o los Productos a adquirir, cotización de los productos (dentro y fuera de CM); envío de la orden de compra por Convenio Marco; recepción conforme del producto. 2. Una buena definición de la necesidad le permite al requirente generar ahorros importantes para la institución. 3. Al definir el producto debe identificar claramente el tipo de Producto, sus especificaciones técnicas y las condiciones comerciales del bien que desea adquirir. 4. Para realizar una comparación eficiente, el encargado de abastecimiento siempre debe comparar productos de iguales características que cumplan con la necesidad de la Institución. 5. El proceso de envío de orden de compra depende del monto total de la adquisición. 6. Si la compra es menor a UTM, los encargados de Abastecimiento pueden contactarse con los proveedores y solicitar ofertas especiales y mejoras en las condiciones comerciales de la oferta y enviar directamente la OC. 7. Si la compra es mayor a UTM los encargados de Abastecimiento deben realizar un proceso de grandes compras de acuerdo a lo que establece el artículo 14 bis del Reglamento de Compras y directiva N El encargado de abastecimiento se debe contactar con el proveedor para corroborar la recepción y solicitar la aceptación de la orden de compra. 9. Con el fin de determinar si el producto fue entregado dentro los plazos de entrega ofertados o acordados, se entenderá notificada y aceptada la OC 24 horas posterior a la fecha y hora de envío. 10. Recuerde que, en caso de incumplimiento del proveedor, su institución está facultada a cobrar multa y/o solicitar a esta Dirección que aplique las sanciones correspondientes de acuerdo a lo estipulado en las bases de licitación. 11. El encargado de abastecimiento siempre debe informar a la Dirección ChileCompra respecto de las condiciones más ventajosas obtenidas fuera de la tienda electrónica ChileCompra Express indicando claramente el código ID de producto comparado y el cuadro de comparaciones realizado.