PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE BIENES EN EL ALMACEN GENERAL

Transcripción

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2 Página 2 de 10 Unidad Solicitante: Es la unidad responsable de solicitar y buscar la debida autorización para adquirir Bienes y/o Servicios dentro de la institución con el objetivo de realizar sus tareas cotidianas correspondientes a sus funciones dentro de la estructura. Custodio: Es la figura responsable de cuidar y velar por los bienes y/o servicios en su destino final y responde directamente por las condiciones en las que se encuentren los mismos durante el proceso de ejecución y uso después de haber sido despachados por la unidad de almacenes.

3 Página 3 de 10 I. CONTROLES El documento Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén es el documento que se utiliza para integrar tres (3) operaciones que afectan directamente al registro de los bienes que se encuentran bajo custodia y almacenamiento en el Almacén General del Sistema Estatal de Radio y Televisión. Estas operaciones son: Pedido de Bienes al Almacén General: es responsabilidad de la unidad solicitante llenar éste campo, describiendo con detalle y con la ayuda del catálogo de artículos del almacén, aquellos insumos que va a solicitar, la cantidad específica y el código correspondiente. Debe incluir la fecha en el extremo superior izquierdo del documento, el detalle de la unidad que solicita (Ej. Unidad de Escenografía). Comprobante de Despacho de Almacén: lo realiza el almacenista y en ésta sección documenta el proceso de entrega colocando la cantidad despachada, el número de orden de compra correspondiente y el valor unitario y total de cada artículo solicitado. Afectación Contable: lo realiza el Departamento de Contabilidad cuando le es remitido el documento con el informe final de todos los despachos realizados en la unidad del Almacén General.

4 Página 4 de 10 Este documento debe ir respaldado por las siguientes firmas: Aprobación y Fecha Entregado por Recibido Conforme Debe Firmar el Director de área o el Jefe inmediato. Debe Firmar el. Debe Firmar la Unidad Solicitante o el Custodio Final. Las Direcciones deben contar con un mínimo disponible del documento Pre-Impreso Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén, de manera tal, que cada secretaria de Dirección sea quien lo custodie y lo pueda distribuir entre las unidades que solicitarán los bienes al Almacén General. El documento Pre-Impreso Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén contará con una numeración secuencial que permitirá saber la ubicación del formulario, y se llevará un registro en el Almacén cada vez que las secretarias de las Direcciones retiren el stock de éstos documentos para su área. Esta actividad de retirar los Pads para cada Dirección se puede realizar mensualmente o cuando se llegue al stock de seguridad de éste documento y tengan que hacer un re-pedido para abastecerse. Se establece un horario de despacho con el detalle de los días de entrega de bienes dentro de la institución, siendo éstos los días Lunes, Miércoles y Viernes de 8:00 a.m. a 2:00 p.m. de manera que se pueda desarrollar una planificación de las solicitudes internas por parte de las unidades solicitantes.

5 Página 5 de 10 En los casos en que se presente una URGENCIA EVIDENTE será potestad de la Jefa de Compras y Almacén, el Director de Administración y Finanzas o el Director General dar autorización para la entrega fuera de horario siempre y cuando este requerimiento esté bien sustentado y no que sea producto de la mala planificación de las unidades administrativas u operativas de la institución. Se elabora para Contabilidad, posterior a la jornada diaria de despacho de bienes, un informe con el detalle de los movimientos de salidas realizados en el Almacén General, debidamente respaldados con los documentos de Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén de cada una de las transacciones realizadas. En el caso de que al momento de solicitar un bien en el Almacén General, no se disponga del inventario, el documento Pre-impreso Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén deberá anularse por medio de firma y sello de anulado, y la copia original se quedará en los archivos del Almacén, llevándose la unidad solicitante la copia de éste documento. Esto nos permitirá llevar una historia de las solicitudes que presenten insuficiencias en el inventario y poder medir el impacto de la planificación de las compras.

6 Página 6 de 10 METODOLOGIA Y RESPONSABILIDADES Flujo del Macro-proceso (Despacho de Bienes en el Almacén General):

7 Página 7 de 10 DESPACHO SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISION PANAMA CUSTODIO DIRECTOR O JEFE DE UNIDAD GESTORA ALMACENISTA 1 Confirma que las cantidades y condiciones del bien son optimas y corresponden a lo solicitado. El bien es un activo Fijo? SI Se registra el No. de Serie, la Marca y el Modelo. NO Firma de recibido conforme y recibe copia el documento Pedido- Comprobante de Despacho de Almacén Elabora Informe de Despachos Diarios con respaldo adjunto de copia de los Pedidos- Comprobantes de Despacho de Almacén Retira el bien del Almacén. Envía a Contabilidad Informe de los Despachos diarios con el respaldo correspondiente. 1 Archiva Doc. Pedido- Comprobante de Despacho de Almacén FIN

8 Página 8 de 10 Narrativa del Proceso de Despacho de Bienes en el Almacén General: Paso DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Llena el Documento "Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén" Custodio/Unidad Solicitante 2 Revisa y autoriza con su firma, el Documento "Pedido-Comprobante de Director / Jefe de Despacho de Almacén" Unidad Solicitante 3 Recibe el Documento "Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén" 4 Verifica la disponibilidad que existe en el Almacén para comprobar que cantidades podrán ser despachadas en el proceso a la unidad solicitante. 5 Si en el momento de verificar dentro del almacén, confirma que no existe inventario para proceder a despachar el artículo solicitado, se elimina del documento y se firma y coloca el sello de No Existencia. 6 Se le entrega copia del documento "Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén a la unidad solicitante como parte del proceso, dejando establecido que no se realizó el despacho por falta de inventario. 7 Se debe guardar copia del documento "Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén" con el sello de anulado como parte del registro que lleva el almacén de los artículos en los cuales hay insuficiencia. 8 Si al verificar el documento "Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén" se observa que existe inventario para despachar, pero no el suficiente para cumplir con el total de lo solicitado se coloca en la columna en la sección que llena el Almacén, la cantidad real que se va a despachar con el Vo.Bo de la unidad solicitante y/o custodio.

9 Página 9 de 10 Paso DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 9 10 Se revisa con el documento "Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén" las cantidades físicas que se están entregando a la unidad solicitante y/o custodio para garantizar el cumplimiento de la solicitud. Se revisan las condiciones físicas del artículo solicitado, de manera tal que se garantice la buena condición antes de la salida del almacén. /Unidad Solicitante/Custodio Si el bien que se esta recibiendo en el Almacén corresponde a un Activo 11 Fijo se debe registrar en la documentación el No. de Serie, la Marca y el Modelo. 12 Firma para garantizar que ha recibido las cantidades correctas de los bienes solicitados en condiciones óptimas y de manera conforme. 13 Recibe copia del documento "Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén". 14 Retira el Bien solicitado del Almacén General. Registra en el Sistema los despachos realizados y elabora informe de 15 Despachos diarios en el Almacén General, adjuntándole al paquete final copia de todos los documentos "Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén", que fueron utilizados para cada una de las solicitudes. 16 Envía al departamento de contabilidad el informe de los despachos diarios con sus respectivos respaldos. 17 Archiva copia del Documento "Pedido--Comprobante de Despacho de Almacén" Unidad Solicitante/Custodio Unidad Solicitante/Custodio Unidad Solicitante/Custodio

10 Página 10 de 10 ANEXOS Formulario Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén