PROCEDIMIENTO GENERAL COMPRAS

Transcripción

1 Página 1 de 23 Elaboró Revisó Aprobó Nombre cargo Wilma Bustos Bustos Jefa de Adquisiciones Francisco Aldea M. Jefe Mejora Continua Carolina Cornejo C. Gerente de Control de Gestión Corporativo David Ramírez Fuentes Gerente General Maestra Firma Fecha Julio 2011 Julio 2011 Julio 2011

2 Página 2 de 23 ÍNDICE 1. OBJETIVO 3 2. ALCANCE 3 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3 4. DEFINICIONES 3 5. DIAGRAMAS DE FLUJO CONSTRUCTORAS AREA MARKETING GRUPO MAESTRA OTROS INSUMOS PARA EL GRUPO DE EMPRESAS MAESTRA RECEPCION Y VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS Recepción de los recursos en obra (Constructoras) RECEPCION DE RECURSOS EN AREA MARKETING RECEPCION DE OTROS RECURSOS PARA EMPRESAS DEL GRUPO MAESTRA LISTADO DE PROVEEDORES ARRIENDO DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS PROCESO DE ARRIENDO CONTROL DE MAQUINARIAS, EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS TRANSPORTE EVALUACIONES PROVEEDORES REGISTROS ANEXO CONTROL DE CAMBIOS 22

3 Página 3 de OBJETIVO Establecer los lineamientos para adquirir recursos que cumplan con las especificaciones técnicas, calidad, plazos y costos establecidos para el producto Maestra, los cuales deben estar aprobados por los canales regulares correspondientes. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación al abastecimiento de: Los recursos críticos definidos por las obras de las empresas Constructoras del Grupo Maestra. Los recursos críticos de las empresas Inmobiliaria, Área Ventas, Marketing del Grupo Maestra Los recursos críticos para demás áreas del Grupo Maestra, como; Oficina Central, empresas Salas de Venta Los arriendos de maquinarias, equipos y/o herramientas para todas las obras que las utilicen. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión ISO 9000:2005. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión Manual de Calidad de Maestra, MC punto 7.4. PG-06 Subcontratos. 4. DEFINICIONES Las aplicables de la ISO 9000:2005 y las que se desarrollan en este documento. Recurso crítico: 1. Aquel recurso crítico de alta incidencia en el presupuesto de la obra, por ejemplo hormigón, fierro, moldaje. Estos tienen un proceso especial de compra, negociación, precio versus condiciones de pago.

4 Página 4 de Aquel recurso que pudiese tener problemas de suministro en el transcurso de la obra por ejemplo, puertas, sanitarios, ascensores, pues no se puede pedir de 1 día para otro, el tiempo de anticipación pudiesen ser 60 días como mínimo en algunos casos. 3. Aquel recurso que se pide a medida y por ende considera planos, especificaciones entre otros. 4. Es aquel que está involucrado en alguna partida de la ruta critica 5. Aquel recurso que tiene un proveedor critico único 6. Aquel recurso que se importa. Stock crítico: Es la cantidad mínima de recursos necesarios en existencia en las obras para no entorpecer su normal funcionamiento. Condicionalidad: La condicionalidad es el estado en el que se encuentra un proveedor nuevo en la empresa, el cual se monitorea periódicamente para evaluar su gestión y respuesta a los requerimientos de recursos por parte de la empresa. Proveedor crítico: Si el volumen de compras es alto y la importancia para el negocio es elevada, se trata de un proveedor crítico. En este caso lo más importante será alcanzar acuerdos de suministros a largo plazo con escasas variaciones en el precio y donde el aprovisionamiento esté garantizado. Además de estos criterios se pueden revisar otros como los económicos (precio, forma de pago, descuentos) la calidad del producto ofrecido y que se refieren a la disponibilidad, plazos de entrega, servicio postventa, etc. Ruta Crítica: Es la serie de partidas que no admiten márgenes de demora porque su modificación en fechas repercutiría a la fecha final del proyecto.

5 Página 5 de DIAGRAMAS DE FLUJO OBRAS Profesional de Terreno Administrador de Obra Subgerente de Construcción Gerente Área Jefe de Bodega Jefe de Adquisiciones Comprador Nota de Pedido de Materiales (PG05R017) Aprobación Ingreso a Sistema de Compras Aprobación Asigna proceso de compras a comprador Solicitud de cotización a Proveedores Análisis de precio unitario Aprobación Aprobación No < $ Sí Generar OC

6 Página 6 de CONSTRUCTORAS Las compras de las constructoras corresponden a aquellas compras de recursos para las obras de la empresa. Los recursos son clasificados en recursos críticos y no críticos, según afecten éstos la calidad del producto final y por lo tanto precisan un tratamiento especial en cuanto a su almacenamiento, colocación y/o control de inventario. Cualquier consideración especial deberá quedar señalada en los respectivos Planes de Calidad de cada obra. Para los materiales críticos se genera un listado de materiales que afectan a las partidas de la ruta crítica Compras de Recursos Críticos Ingreso de solicitudes Para la compra de recursos críticos los cuales fueron definidos anteriormente, se genera un requerimiento de materiales en obra, requerimiento generado por las jefaturas de terreno en la obra, utilizando para ello PG 05 R017 Nota de Pedido de Materiales. Esta solicitud es ingresada por el Jefe de Bodega al Sistemas de Compras. Para ello antes debe contar con la autorización del Profesional de Terreno, el Profesional Administrador de Obra y/o Subgerente de Construcción. Esta autorización se hace previa revisión del presupuesto, programas de avance, y las especificaciones técnicas, dicho requerimiento de compra es cursado utilizando el Sistema de Compra de la empresa. El Jefe de Bodega debe señalar en el requerimiento de compra, la descripción detallada, cantidad de material requerido, fecha en que se necesita en la obra, adjuntar el programa de despachos de ser necesario y cualquier otra observación adicional que permita asegurar la llegada del recurso requerido. Las notas de pedido quedan archivadas en dos copias: una copia en la Bodega y otra en la oficina del Profesional Administrador de Obra. Una vez que la solicitud de materiales es ingresada al sistema, el Profesional Administrador de Obra revisa para aprobar o rechazar el material ingresado, si la solicitud es aprobada el sistema la envía para que él o el Subgerente de Construcción proceda a revisar y de acuerdo al presupuesto de la obra, programación de compras y especificaciones técnicas del producto autoriza o rechaza este requerimiento. Esta revisión debe realizarse en un plazo tal que no afecte el avance de las partidas en las cuales se utilizará dicho recurso. El Sistemas de Compras permite incorporar nuevos recursos que no estaban considerados en la partida original, generando un histórico de estos para poder obtener información real de lo comprado y utilizarlo para futuros estudios de presupuestos.

7 Página 7 de 23 Si al momento de ingresar las solicitudes de recursos, estos no existen en la base de datos del Sistema de Compras, el Jefe de Bodega o quien él designe debe solicitar su creación a través de un dirigido al Jefe de Adquisiciones, quien creará el nuevo material en el sistema según la siguiente descripción. Ingreso de recursos al sistema Inicialmente se valida si el recurso solicitado existe en la base de datos. Si no existiese se ingresa considerando las siguientes observaciones: El nombre del recurso es genérico (sin marcas, ni nombres de fantasía) y debe mantener las características exactas del recurso solicitado. Ingresar unidad de medida que corresponda, y en caso de existir ingresar unidad de medida secundaria revisando que el factor de conversión sea el correcto Proceso de compra Una vez que la solicitud de materiales ha sido aprobada por el Profesional Administrador de Obra y/o Subgerente de Construcción el sistema los libera para que se inicie el proceso de compra. Esto se realiza una vez a la semana. Proceso de Compra Los procesos de compra se generan marcando y agrupando los recursos según los siguientes parámetros: características similares, misma partida, proveedor especifico, otros. El jefe de adquisiciones asigna por sistema los procesos de compra a quien gestionará la compra. La compra puede ser gestionada tanto por el jefe o los asistentes de adquisiciones, en este procedimiento llamaremos comprador a quien gestione la compra. Una vez que le son asignados los procesos el comprador genera las solicitudes de cotización para los recursos del proceso y las envía a los proveedores históricos con los que la empresa trabaja. En caso de requerir la compra a un nuevo proveedor, el Jefe de Adquisiciones puede ingresarlo al sistema, de acuerdo a lo descrito en el punto de este procedimiento. Una vez que se han ingresado las cotizaciones y están establecidos los precios, las formas de pago y otras condiciones especiales, se realiza el Análisis de precios unitarios, en el cual el comprador marca los productos que cumplan con las especificaciones solicitadas, el valor sea el más conveniente y la forma de pago sea óptima.

8 Página 8 de 23 Con el análisis realizado, se puede determinar que para un requerimiento de compra exista más de un proveedor, una vez realizada esta selección se envía a revisión del Jefe de Adquisiciones quien determina si el proceso es enviado a revisión de la gerencia respectiva o es aprobado directamente por el mismo para generar la o las órdenes de compra. El límite de aprobación del Jefe de Adquisiciones es $ neto. Para la revisión del análisis por parte del Jefe de Adquisiciones y de la gerencia respectiva se genera el Examinador de compras por partida en el que se visualizan las compras ya realizadas para la partida a la fecha de la revisión. Este cuadro de análisis permite comparar los valores y cantidades estimadas del presupuesto de los recursos a comprar, versus los valores y cantidades reales de éstos Una vez que el análisis es aprobado ya sea por la gerencia o por el Jefe de Adquisiciones cada comprador es responsable de generar y emitir las órdenes de compra y de enviarlas por correo o por fax al Proveedor, Jefe de Bodega y Profesional Administrador de Obra adjuntando a la orden de compra la programación del despacho, en caso de ser necesaria la entrega parcializada de los recursos. Un factor importante a considerar al momento de realizar el análisis de precios, es la forma de pago acordada con el proveedor pues afecta el plazo para el despacho o el retiro de los recursos. Compras con pago documentado, en este caso se envía a Finanzas una solicitud de cheques. Para ello se utiliza el PG 09 R002 Solicitud de cheque por concepto de anticipo a proveedores. Las solicitudes de cheques se gestionan de acuerdo a lo que indica el punto 6.4 del procedimiento PG 09 Procedimiento General Soporte Financiero Contable. Una vez que Adquisiciones recibe los documentos (cheques), estos se envían al proveedor junto a la Orden de compra y Programa de despacho, para que la Obra, a través de su Jefe de Bodega coordine los despachos o retiros de materiales. Compras con crédito abierto, en este caso la Orden de compra es enviada al Proveedor, Jefe de Bodega y Profesional Administrador de Obra o Profesional de Terreno quienes con el Programa de entrega de materiales coordinan los despachos o el retiro de los recursos. En condiciones excepcionales se podrá permitir la transferencia de elementos entre obras, bajo la autorización expresa del Gerente Construcción respectivo y con la formalidad de la emisión de la Guía de despacho respectiva Compras de Materiales no Críticos Para la compra de recursos no críticos se procede de igual modo a las compras de materiales críticos, punto Para este tipo de recursos no es necesario desarrollar instructivos para su almacenamiento ni para su colocación.

9 Página 9 de AREA MARKETING GRUPO MAESTRA Las compras de estas áreas corresponden a la adquisición de recursos que afectan la imagen de la compañía relacionadas con el proceso publicidad y marketing y aquellas relacionadas con el proceso de venta. La Encargada de Marketing es responsable de generar los requerimientos de compra del área inmobiliaria, de acuerdo al Plan Comercial aprobado por la Gerencia Comercial. Para la compra de materiales críticos la Encargada de Marketing prepara un esquema, prototipo, muestra, impresión, borrador, maqueta u otro ejemplo, de las gráficas enviadas por la agencia de publicidad para ser presentado al Gerente General, el cual debe aprobar o rechazar el producto expuesto. La aprobación del producto debe quedar registrada en acta o vía , y en el caso que el producto sea rechazado, en reunión de comité deberá definirse el producto final. Una vez aprobado el producto o gráfica publicitaria, la Agencia de Publicidad realizará los originales correspondientes, los que serán cargados en CD, y posteriormente retirados por los Proveedores que realicen el trabajo. La Encargada de Marketing cotiza a las empresas los productos aprobados, presentando las cotizaciones e informando al Gerente Comercial la mejor opción considerando el respaldo, calidad, servicio y forma de pago. Éste debe aprobar o rechazar la cotización. Con la aprobación de la Gerencia Comercial, la Encargada de Marketing, solicita a la unidad de Adquisiciones la generación de una orden de compra, que posteriormente, envía por al proveedor seleccionado, y quien retirará desde la Agencia el original del producto o gráfica y al momento de despachar será al lugar que la Encargada de Marketing le indique. La facturación se realizará contra entrega del producto y se hará llegar a la Oficina Central, para gestionar el pago Implementación de Salas de Venta y Pilotos Los artículos necesarios para la implementación de Salas de Venta y de los Pilotos se compran al proveedor definido por la Encargada de Marketing para ello. La Encargada de Marketing deberá cotizar los productos necesarios, vía , al vendedor. Una vez recibida la cotización y negociado el precio, deberá realizar una solicitud de orden de compra a la unidad de Adquisiciones y realizar solicitud de Cheque, detallando la compra y el motivo de ésta, la cual debe ser aprobada o rechazada por el Gerente General. Aprobada la solicitud de cheque, se entrega a la unidad de Finanzas para gestionar el pago y poder coordinar el despacho de éstos al lugar que la Encargada de Marketing indique.

10 Página 10 de 23 Toda solicitud de cheque relacionada con esta materia, debe ser aprobada por el Gerente de Negocios y entregada a la unidad de Finanzas para gestionar el pago. La habilitación de Salas de Ventas, se encuentra detallada en el Procedimiento Específico Venta del Inmueble PE-04, en su punto OTROS INSUMOS PARA EL GRUPO DE EMPRESAS MAESTRA Las compras asociadas a otras áreas de la empresa corresponden a la adquisición de materiales que afectan el funcionamiento de los procesos Directivos, Administrativos, de Soporte y otras empresas del Grupo Maestra Compras de otros Recursos Los recursos críticos para estas áreas del Grupo Maestra, son definidos por la Gerencia de Administración y Finanzas y se gestiona su compra a través de la unidad de Adquisiciones, de acuerdo con las órdenes de compra aprobadas por la misma Gerencia. Los requerimientos se realizan utilizando el formato PG 05 R002 Pedido de Insumos el cual se envía por correo electrónico, al Jefe de Adquisiciones o a quien este designe. Con esta información se elabora el Cuadro resumen solicitud de insumos para cada área que maneja el Jefe Adquisiciones, cuadro que incluye el tipo de material solicitado, las cantidades requeridas, el precio unitario cotizado y un comparativo entre la compra del período anterior y el actual. Este cuadro es presentado al Gerente de Administración y Finanzas para su revisión, observaciones y aprobación. Con el requerimiento aprobado, el Jefe de Adquisiciones o quien este designe, genera las órdenes de compra respectivas y las envía al proveedor y al responsable de cada área. Los responsables de realizar cada solicitud dependen del área en la que se necesite el insumo. Área Responsable Formato utilizado Compras para Salas de venta de proyectos. Compras unidades oficina central Compras unidades Oficinas comerciales Supervisor de ventas Jefatura de cada Unidad Jefatura de cada Unidad PG 05 R002 Pedido de Insumos Compras de Activos Tecnológicos En el caso de compras de activos tecnológicos, los requerimientos son enviados al Encargado de Soporte por escrito, vía correo electrónico por parte de las jefaturas de las áreas, comercial, administración, construcción,

11 Página 11 de 23 y de las gerencias. La necesidad de compra también puede surgir de la proyección semestral / anual de la empresa. Con los requerimientos del producto definidos, el Encargado de Soporte procede a realizar las cotizaciones respectivas con los proveedores establecidos para empresa. Recibidas las cotizaciones, el Gerente de Control de Gestión Corporativo evalúa entre ellas la mejor opción, considerando las especificaciones, precios, formas de pago, entregas, entre los principales aspectos. Una vez definido el producto y el proveedor, se solicita a la unidad de Adquisiciones mediante un correo electrónico la generación de una orden de compra, la cual es enviada al proveedor para confirmar la compra, y se solicitan los documentos (cheques) a la Unidad de Finanzas por medio de una PG 09 R002 Solicitud de Cheque para cancelar la compra en caso que la forma de pago no sea crédito. Adquisiciones envía las órdenes generadas por correo al Encargado de Soporte. 7. RECEPCION Y VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS 7.1 Recepción de los recursos en obra (Constructoras) La recepción de los materiales en obra, debe ser realizada por el Jefe de Bodega quien coteja que el material en recepción corresponda a lo solicitado en cantidad y especificaciones. Esta revisión se realiza contrastando la orden de compra con la guía de despacho o factura del material. Además se debe realizar un chequeo de recepción de material considerando las indicaciones contenidas en el Plan de Calidad respectivo. Si no hay coincidencia entre la orden de compra y guía de despacho o factura, el Jefe de Bodega en conjunto con el Profesional Administrador de Obra decide si se acepta o rechaza el material. En caso de aceptarlo lo registra en la guía de despacho o factura mediante un timbre de recepción o su nombre, firma, fecha de recepción y observaciones, si es que amerita. En caso de que el material recibido requiera ser devuelto por cambios de especificación u otro es necesario comunicarlo de inmediato a la unidad de Adquisiciones vía correo para que esta unidad gestione con el proveedor los requisitos a cumplir, cambios de precios, notas de crédito, anulación de órdenes entre otros, toda devolución de materiales debe ser ingresada al Sistemas de Compras para tener un control de las mismas. En el caso específico del hormigón, este producto se recepciona en obra de acuerdo a la programación semanal realizada por el Jefe de Obra. La guía de despacho es recibida por Supervisor de Hormigones, quien verifica el tipo de hormigón que está ingresando, la cantidad, calidad y hora de salida del camión desde la planta.

12 Página 12 de 23 El Jefe de Obra autoriza el ingreso y se traslada a la zona a hormigonar. Una vez vaciado el camión, el Jefe de Obra o el Supervisor de Hormigones procede a autorizar la Guía de despacho, colocando los datos que permitan evidenciar la ubicación del hormigón colocado y los tiempos de descarga. Una vez recibidos los materiales en conformidad, el digitador de la obra ingresa al Sistemas de Compras los datos de los materiales recibidos los cuales vienen registrados en los documentos que acompañan a éstos (Guía, Factura, Boleta). El documento de ingreso a bodega permite respaldar el proceso de pago a proveedores según PG 09 Procedimiento General Soporte Contable. Durante la recepción de recursos o posterior a esta según sea el caso el Jefe de Bodega de cada obra solicita la entrega por parte del proveedor de los certificados de calidad y también de las garantías de los recursos, según el siguiente detalle Garantía y Certificados de Calidad de recursos a) Certificados Estos son recibidos y archivados en obra por el Profesional de Terreno, quien será el responsable de mantener al día dicho archivo y entregarlos cuando se le soliciten al final. A continuación se detallan los certificados que se mantienen en obra y más los especificados en cada Plan de Calidad de la obra. Certificados provisión de Fierro (por colada) Certificados ensayos de Hormigón Certificados de Elementos de Protección personal Certificados de Materiales eléctricos Certificación Materiales instalación Sanitaria (Cobre y PVC) Griferías Otros b) Garantías Estas son recibidas junto con los recursos y deben ser archivadas para su posterior entrega a la Inmobiliaria, cuando esta se haga cargo del proyecto. Las garantías que se deben mantener y entregar son:

13 Página 13 de 23 Calefón Termos Equipamiento cocina cuando corresponda Grifería Quincallería Equipamiento edificio, piscina, lavandería etc Consumos Una vez que los recursos recibidos en obra son ingresados al sistema, se ingresan los consumos de este recurso asociados a la orden de compra, los vales de consumo son el respaldo del consumo de recursos en obras, estos vales son emitidos por el Profesional Administrador de Obra, Profesional de Terreno, Jefe de Obra o Supervisores de Especialidad correspondiente, con estos vales se retiran los recursos de la bodega para ser utilizados en las diferentes partidas en la obra. El ingreso de datos de la recepción de materiales a obra y su posterior consumo permite llevar un control de Inventarios y es fundamental para el control presupuestario. Las salidas de recursos de una bodega se clasifican en consumo (X Partida), traspasos entre Obras, devolución a proveedor. Todas las salidas cuentan con registros ya sean vales de consumo, guías de despacho internas o guías de despacho externas., todos estos registros se ingresan al modulo de compras. En el caso de ingreso y salidas de recursos de una obra se lleva un control adicional al realizado en bodega Control Portería El control en portería del ingreso o salida de recursos de la obra se realiza según el Instructivo de trabajo PG 08 IT 10 del Procedimiento General de Recursos Humanos, en el cual se indica que el portero es responsable de revisar la entrada y salida de vehículos y personas que trasladan recursos a la obra, los datos de este control son llevados en el PG 08 R 016 Informe diario de portería. 7.2 RECEPCION DE RECURSOS EN AREA MARKETING Una vez recibido el producto, la Encargada de Marketing revisa la orden de compra o solicitud y contrasta con la guía de despacho del material. Posteriormente recepciona el material, verificando los requerimientos

14 Página 14 de 23 establecidos en la orden de compra, dando conformidad con su firma, nombre y fecha, en la guía de despacho. Si no hay coincidencia entre la orden de compra y guía de despacho, la Encargada de Marketing decide si se acepta o rechaza el material. En caso de aceptarlo lo registra en la guía de despacho. 7.3 RECEPCION DE OTROS RECURSOS PARA EMPRESAS DEL GRUPO MAESTRA Una vez recibido el producto, las jefaturas de cada unidad o quien este designe revisa la orden de compra o solicitud y contrasta con la guía de despacho del material. El material es recepcionado, verificando los requerimientos establecidos en la orden de compra, dando conformidad con su firma, nombre y fecha, en la guía de despacho. Si no hay coincidencia entre la orden de compra y guía de despacho, las jefaturas de cada unidad decide si se acepta o rechaza el material. En caso de aceptarlo lo registra en la guía de despacho. 7.4 LISTADO DE PROVEEDORES Para gestionar la compra se solicitan cotizaciones a los proveedores de materiales incluidos en la base de datos del Sistema de Compras. En esta base de datos se encuentran los proveedores de materiales con los cuales el Grupo de empresa de Maestra trabaja donde se identifica, entre otros datos, razón social, Rut, productos que abastece, contacto, número telefónico. Excepcionalmente se puede comprar a proveedores no incluidos en la lista, por solicitudes de urgencia, recomendación y/o solicitud del cliente o por exigencias del mercado. La selección de nuevos proveedores de materiales se basa en la evaluación de su capacidad para suministrar el producto a través de su stock, oferta de precios competitivos, capacidad de otorgar crédito y eventualmente antecedentes comerciales. El Jefe de Adquisiciones puede ingresar o bloquear proveedores de la lista mediante la opción Registro de Proveedores del Sistema de Compras Para los proveedores del área Técnica y del área Comercial se llevan los listados de proveedores en el Formato PG-05 R007 Listado de Proveedores, los cuales deben estar archivados en cada unidad.

15 Página 15 de Ingreso de proveedores de materiales El Sistemas de Compras permite el ingreso de nuevos proveedores mediante la consulta de RUT, Razón Social Dirección, Formas de pago, entre otros como lo muestra el detalle adjunto. La evaluación de un proveedor de materiales se realiza cada 6 meses. Dependiendo del resultado de la evaluación, el Jefe de Adquisiciones en conjunto con los responsables de la evaluación, determinan si el proveedor es removido de su condicionalidad, las acciones o recomendaciones para el trabajo con dicho proveedor, o si pasan al estado de bloqueado como proveedor Bloqueo del proveedor de materiales La herramienta de Bloqueo para un proveedor de materiales es a través de la evaluación de proveedores Un proveedor bloqueado puede volver a formar parte de los proveedores del Grupo de empresas Maestra, siempre y cuando demuestre la corrección de las debilidades que llevaron a su bloqueo, pasando nuevamente por el proceso de selección Mantenimiento de la Lista de Proveedores La lista de proveedores es revisada por el Jefe de Adquisiciones, cada vez que se producen modificaciones, con objeto de incluir en ellas las altas y bajas de proveedores que se produzcan.

16 Página 16 de ARRIENDO DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS 8.1 PROCESO DE ARRIENDO Todos los arriendos de maquinarias, equipos y/o herramientas para el proceso de construcción se gestionan directamente en las obras y siguen el procedimiento que se detalla a continuación. Si para la ejecución de un determinado trabajo se necesita maquinaria, equipos y/o herramientas, el Profesional Administrador de Obra o quién éste designe, debe entregara al Jefe de Bodega la planificación para que gestione el arriendo de éstos. Él solicitará tres cotizaciones como mínimo, vía telefónica, fax y/o correo electrónico a proveedores incluidos en el Listado de proveedores, el cual es generado a partir del Sistemas de Compras para sus usuarios. Una vez que estas cotizaciones son recibidas en obra, el Jefe de Bodega elabora un cuadro comparativo, en el que se registra las características de los equipos, valores unitarios, disponibilidad y forma de pago. Posteriormente, este cuadro se presenta al Profesional Administrador de Obra, quién decidirá el arriendo en base a la calidad del servicio, tiempo de respuesta del proveedor, precio y forma de pago. Una vez que se ha determinado el proveedor, el Jefe de Bodega genera una Solicitud de Arriendo en el Sistema de Compras, el cual debe contar con la autorización del Profesional Administrador de Obra, Sub Gerente y/o Gerente de Construcción, previa revisión del presupuesto de obra, y características del equipo quien autoriza o rechaza esta solicitud. Una vez autorizada la solicitud el Jefe de Adquisiciones procede a gestionar la orden de compra de acuerdo a lo indicado en el Punto de este procedimiento. 8.2 CONTROL DE MAQUINARIAS, EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS La recepción de las maquinarias, equipos y/o herramientas arrendadas será efectuada por el Jefe de Bodega de la obra, o en quien éste delegue (Ayudante de Bodega o Pañolero). En primer lugar deberá requerir el documento legal tributario, Guía de Despacho, e indicar la orden de compra asociada al despacho. La revisión de los documentos continuará con comparar la Guía de despacho del proveedor con la orden de compra. La primera no podrá contener maquinaria o herramientas no consignadas en la orden de compra asociada. En caso que el proveedor incluya un Contrato de arriendo, se deberá revisar que las condiciones de éste limiten la responsabilidad de Maestra al valor comercial de la maquinaria o herramienta arrendada. La recepción estará dirigida por el Jefe de Bodega, quién podrá hacerse apoyar por un especialista (Profesional de instalaciones o jefaturas de terreno), y consistirá en revisar que la calidad y cantidad de las maquinarias, equipos

17 Página 17 de 23 y/o herramientas corresponda a lo detallado en la Guía de despacho. También se deberá indicar el lugar de trabajo donde quedará el equipo arrendado y el personal a cargo de ellos. Cualquier diferencia detectada en la recepción deberá quedar explícita en todas las copias de la Guía de despacho, cuya constancia servirá para dilucidar controversias con el proveedor. Dichas diferencias podrían deberse a cantidades no despachadas o rechazos parciales o totales de los equipos recibidos. Una vez recibidos los elementos arrendados y destinados al lugar indicado por el Jefe de obra, el Jefe de Bodega ingresará cada maquinaria, equipo o grupo de herramientas al Sistema online de logística. Por otra parte, de cada maquinaria, equipo y/o herramienta ingresada a obra se debe llevar un registro de las mantenciones realizadas, para ello se utiliza el registro PE 03 R002 Bitácora de Mantenimiento en la cual se llevará el historial del elemento. Este registro estará bajo la responsabilidad del Jefe de Bodega, en el se lleva el siguiente control: Identificación maquinaria, equipo y/o herramienta. Nº de identificación, código, serie, etc. Responsable de la mantención. Fechas y observaciones arrojadas. Si existe un contrato de arriendo, en éste el arrendatario deberá estipular condiciones de mantenimiento preventivo de la maquinaria, equipo o herramientas arrendadas, en cuyo caso el Jefe de Bodega deberá disponer de los medios para ello, y el Profesional de Terreno controlará que se ejecuten conforme a lo establecido en el contrato. Si el contrato de arriendo considera los mecanismos y tiempos de reposición que aseguren la continuidad operativa de las faenas, se podrán considerar las cláusulas pertinentes como sustitutos del plan de mantenimiento preventivo. Si por cualquier razón de carácter técnico es necesario efectuar un reemplazo de maquinaria o herramienta, el Jefe de Bodega deberá dar aviso de inmediato al proveedor/ arrendador, para que en el más breve plazo materialice el reemplazo; la documentación de este hecho se anexará al contrato, o bien a la bitácora asociada al equipo Una vez terminadas las tareas que dieron origen al arriendo, el Jefe de Bodega avisará al proveedor/ arrendador del término de éste mediante un correo y procederá a la devolución del equipo pertinente, solicitando al proveedor el respectivo documento de recepción, el que se archivará junto a toda la documentación de ese equipo particular, procediendo a darlo de baja. El único documento para dar termino al arriendo de un equipo o maquinaria arrendada es el documento de Recepción del proveedor.

18 Página 18 de TRANSPORTE Los materiales comprados por Adquisiciones se cotizan y compran puestos en obra. En caso que el proveedor no entregue los materiales en obra por no tener disponibilidad de fletes o porque los materiales se necesitan en forma urgente Adquisiciones dispone de vehículos que permiten realizar estos traslados, además se realizan traslado de materiales entre obras, devolución de materiales, devolución de equipos y herramientas, fletes a salas de venta (traslado de muebles y equipos) entre otros. Los fletes se programan semanalmente según las solicitudes de las áreas que lo requieren. Cada Jefe de Bodega debe planificar sus fletes que requiera para la semana siguiente y enviarlos por correo los viernes de cada semana, en Adquisiciones se coordinan las fechas solicitadas y se genera un programa semanal el cual es enviado por correo al Jefe de Bodega y Profesional Administrador de Obra, este programa puede ser modificado durante la semana dependiendo de las necesidades o urgencias que se generen. El control diario de cada chofer se lleva en el registro llamado PG 05 R016 Hoja de Ruta en el cual se registran datos como Fecha, Nombre Chofer, Patente vehículo, Kilometraje inicial y final, horas de llegada y salida, detalle de la carga entre otros. A cada hoja de ruta se debe adjuntar una copia o fotocopia de las guías de despacho de los materiales trasladados. Estos datos permiten obtener información del tonelaje transportado, distancias recorridas, costos entre otros. Los registros se archivan en la unidad de Adquisiciones. En caso que los vehículos de Adquisiciones no estén disponibles o la capacidad de carga no sea suficiente para el traslado que se requiere realizar. Se solicitan fletes externos, los cuales deben estar autorizados por el Profesional Administrador de Obra, Sub Gerente de Construcción y/o Gerente de Construcción. La regularización de estos se debe subir al Sistemas de Compras como una Solicitud de Arriendo indicando en las observaciones el nombre del proveedor de fletes, el valor del mismo y un detalle general de lo trasladado. 10. EVALUACIONES PROVEEDORES Cada 6 meses se evalúa a los proveedores de materiales, insumos, servicios críticos, maquinarias, equipos o herramientas, servicios con los que se haya trabajado en el semestre calendario, incluyendo aquellos con los que se tenga procesos de compra sin terminar o cuyo proceso de compra se haya iniciado en el semestre anterior. Los proveedores se evalúan mediante nota del 1 al 7 anotándose en cada concepto de acuerdo al registro de PG 05 R001 Evaluación de Proveedor o en la aplicación de Logística. Los conceptos evaluados tienen asociado un

19 Página 19 de 23 porcentaje que indica su ponderación en la nota final. De los datos vaciados se obtiene un resultado final ponderado. La calificación obtenida es ingresada al listado de proveedores, el cual también contiene un histórico de las evaluaciones anteriores para asegurar un seguimiento en la evolución del servicio entregado. El resultado final es analizado de acuerdo a la siguiente tabla de calificación, en donde se establece la categoría que obtiene (Categoría A, B y C): Categorías Nota Final Características A 5,1 a 7 Alto compromiso con la empresa. B 3,1 a 5 Mediano compromiso con la empresa, se deben establecer acciones correctivas para la mejora continua. C 1 a 3 Bajo compromiso con la empresa. La calificación obtenida es ingresada al listado de proveedores, el cual también contiene un histórico de las evaluaciones anteriores. Las empresas de Maestra aceptan la categoría A y B para la continuidad de los servicios y los criterios para el bloqueo de un proveedor son la obtención de dos evaluaciones consecutivas con nota inferior a 3. Para todos los casos en que se evalúa a los proveedores, se debe informar a este y a los responsables de las Unidades afectadas al interior de la organización, vía o correo postal, los resultados obtenidos en la evaluación y comentar los alcances de ella recae en las jefatura del proveedor del área. Cuando el proveedor obtiene una calificación C, la Jefatura afectada coordina una reunión con el afectado para transmitir y analizar los pormenores de los resultados, definiendo las medidas a tomar que subsanen esta situación. En esta reunión el debe coordinara la Gerencia del área afectada, el Gerente General Maestra Servicios S.A, Jefe de la unidad afectada y el Profesional Administrador de Obra en el caso de las obras que haya dado la más baja calificación al proveedor. Deben registrarse sus acuerdos en un PG 06 R005 Acta Reunión de Proveedores que formará parte del registro de evaluación del proveedor. Las evaluaciones es responsabilidad de cada jefatura llevarla a cabo en los plazos establecidos en este procedimiento.

20 Página 20 de Evaluación de Proveedores Obra y Adquisiciones La evaluación debe ser realizada por el Profesional Administrador de Obra en conjunto con el Jefe de Bodega, y en forma complementaria con el Jefe Unidad de Adquisiciones, este último debe validar la evaluación con el Gerente de Construcción Evaluación de Proveedores Desarrollo de Proyectos y Área Comercial Cada 6 meses se evalúa a todos los proveedores de materiales y servicios críticos con los que se haya trabajado en el semestre calendario, de acuerdo al listado de proveedores existente el formato PG 05 R007 Listado de Proveedores La evaluación debe ser realizada por el Jefe de la unidad, los proveedores se evalúan mediante nota del 1 al 7 anotándose en cada concepto de acuerdo al registro de PG 05 R008 Evaluación de Proveedores Desarrollo de Proyectos y PG 05 R006 Evaluación de Proveedores Área Comercial (Operaciones, Marketing) o, en ambos casos, a través de la aplicación de Logística. Los conceptos evaluados tienen asociado un porcentaje que indica su ponderación en la nota final. 11. REGISTROS PG 05 R001 Evaluación de Proveedor PG 05 R002 Pedido de Insumos PG 05 R006 Evaluación de Proveedores Área Comercial (Operaciones, Marketing) PG 05 R007 Listado de Proveedores PG 05 R008 Evaluación de Proveedores Desarrollo de Proyectos Listado de partidas críticas, detalle en Anexo página 28 PG 05 R016 Hoja de Ruta PG 05 R017 Nota de pedido de Materiales PG 05 R018 Planilla Control Guías de despacho Órdenes de compra (sistema on line) PG 09 R002 Solicitud de cheque

21 Página 21 de 23 Guías de despacho / Facturas (formato foliado e impresos PE 03 R002 Bitácora de Mantenimiento PG 06 R005 Acta Reunión Proveedores PG 05 R010 Eliminación de Materiales, Equipos o Herramienta PG 05 R011 Entrega Vales de Bodega Evaluación de Proveedores en aplicación Logística 12. ANEXO

22 Página 22 de 23 Nº PARTIDA CRITICAS 1 Enfierradura 2 Moldajes 3 Hormigones 4 Tabiques 5 Cerámicas 6 Cornisas 7 Marcos de puertas 8 Puertas 9 Guardapolvos 10 Ventanas 11 Muebles 12 Pinturas 13 Instalaciones Sanitarias y Gas 14 Instalaciones Eléctricas 13. CONTROL DE CAMBIOS Rev. Punto Modificación 0 Versión inicial Se incorpora categoría de materiales críticos 5.2 Se eliminan compras de Postventa 3 4 Se reduce referencia a norma NCh 9000 Todo el proced 4 Todo el proced. Se actualizan registros de acuerdo a recodificación según nueva estructura de los documentos. Se reemplaza la materiales por recursos 2 Se agrega la palabra Abastecimiento 3 Se actualiza versión ISO 9001 y párrafo Se actualiza versión ISO 9000 y párrafo Se cambia Software por sistema

23 Página 23 de 23 5 Todo el documento Se agrega frase Esto se realiza una vez a la semana, final de párrafo 1 Párrafo 9, se agregan cargos Jefe de Bodega y Profesional Administrador de Obra. Último párrafo se agregan cargos Profesional Administrador de Obra y Profesional de Terreno 5.2 Se cambia cargo Gerente de Negocios por Gerente General 5.3 Se modifica párrafo Se cambia Maestra Servicios S.A. por Administración y Finanzas Se agrega Jefe de Adquisiciones Se modifica redacción del párrafo Se agrega resguardo de las garantías 6.4 Se agrega stock Se cambia Desarrollo de Proyectos por Área Técnica Se modifica párrafo Se eliminan imágenes de aplicación Logística. 1 Se cambio objetivo del proceso por objetivo del documento 3 Se elimina PE-03 de documentos de referencia 4 Se complementa definición de Recurso Crítico con definición de punto Se agrega punto Diagrama de Flujo Se elimina definición de Recurso Crítico Se actualiza referencia a punto de este procedimiento, por cambio de numeración Se traslada párrafo que permite transferencia de elementos entre obras Se actualiza cargo Gerente de Administración y Finanzas Se actualiza cargo de Administrador de Sistemas a Encargado de Soporte Se actualiza cargo de Subgerente de Control de Gestión a Gerente de Control de Gestión Corporativo 7.1 Se elimina cargo Supervisor de Hormigones Se elimina resumen de lo indicado en PG-09, para no producir redundancia entre documentos. 8.2 Se agrega párrafo que permite aceptar condiciones contractuales que aseguren continuidad operativa en reemplazo de plan de mantención preventiva. 10 Se agrega opción de evaluación a través de aplicación de Logística 11 Se agrega registro de evaluación de proveedores en aplicación Logística 12 Se agrega punto con tabla de control de cambios