Procedimiento. FAS 13 Evaluación y Contabilización de Contratos de Arrendamiento

Transcripción

1 Documento IC / FA-LT-LT 01 Transacciones Arriendos / Leasing Transactions Procedimiento FAS 13 Evaluación y Contabilización de Contratos de Arrendamiento Vicerrectoría de Administración y Finanzas 1

2 Documento IC / FA-LT-LT 01 Transacciones Arriendos / Leasing Transactions ÍNDICE O CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVO DEL PROCESO ÁREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO GLOSARIO ROLES / RESPONSABLES POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS REGISTROS PROTOCOLIZACIÓN ANEXOS

3 Documento IC / FA-LT-LT 01 Transacciones Arriendos / Leasing Transactions 1. INTRODUCCIÓN Nuestras políticas Corporativas de arrendamientos (inmuebles y equipamiento) exigen que los contratos de Arriendo deban ser evaluados por Contabilidad en forma previa a su formalización. 2. OBJETIVO DEL PROCESO Este Procedimiento describe los objetivos y pasos que deben seguirse desde el punto de vista administrativo en la formalización de Contratos de Arrendamientos y en el proceso de evaluación y contabilización, para dar cabal cumplimiento a las políticas UNAB y normas contables aplicables en esta materia. 3. ÁREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO Alcance Este Procedimiento es aplicable a la Universidad Andrés Bello, Servicios Profesionales, IEDE y Center, en adelante la Universidad. Debe ser aplicado a todos los nuevos contratos de arriendo en que la Universidad actué como arrendatario, independiente del plazo, valor u otras condiciones y es aplicable para contratos de bienes muebles e inmuebles Las renovaciones de este tipo de contratos o cualquier modificación al contrato vigente también deben ser sometidas a este procedimiento. 4. GLOSARIO Término N/A Definición N/A 5. ROLES / RESPONSABLES Los roles serán los acá descritos: Unidad: Donde se da origen a la necesidad de arrendar un bien y que habitualmente tendrá un rol activo en la negociación de las condiciones del contrato. Será su responsabilidad monitorear los vencimientos del contrato y el cumplimiento de las condiciones establecidas en ellos. 3

4 Documento IC / FA-LT-LT 01 Transacciones Arriendos / Leasing Transactions Asesoría Legal: El área Legal será responsable de evaluar los aspectos formales de los contratos de arrendamiento y derivarlos a la Dirección de Contabilidad antes de la firma de los mismos o antes de tomar compromisos contractuales y/o vinculantes con el arrendador. Contabilidad UNAB: Dirección encargada de evaluar los contratos desde el punto de vista Contable para determinar las implicancias que tendría sobre los estados financieros de la Universidad. Además es la unidad encargada de la actualización y comunicación de este Procedimiento u otros que pudiesen estar vinculados. Contabilidad SSC: Dirección encargada de la validación técnica de FAS 13, para contratos de arrendamiento. Apoderados: Representantes legales de la Universidad para poder firmar los contratos de arrendamiento. 6. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN Documento Política de Compras Política de Contratos Procedimiento de Administración de Contratos Política de Leasing Laureate (Leases Policy) Descripción Documento que define los lineamientos bajo los cuales se deben ejecutar las Operaciones de Compra de Productos y Servicios en la UNAB, estableciendo una gestión objetiva, transparente y eficiente. Documento que define los lineamientos bajo los cuales se debe ejecutar la Generación de Contratos de Productos y Servicios en la UNAB, garantizando una gestión de contratos segura, accesible y eficiente. Documento que detalla las actividades a realizar para la Creación, Formalización, Firma, Registro y Custodia de Contratos entre Proveedores y UNAB, Convenios Docente-Asistenciales y todo lo que relacione a la Universidad con un Tercero. Documento que define los lineamientos bajo los cuales se deben administrar las operaciones de Leasing para Laureate. 4

5 Documento IC / FA-LT-LT 01 Transacciones Arriendos / Leasing Transactions 7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS Diagrama de Proceso Descripción de Actividades 1. Solicitar Formalización de Contratos El procedimiento comienza cuando surge la necesidad de parte de las Unidades, de formalizar un contrato con un Proveedor. La Unidad deberá solicitar a Asesoría Legal, la formalización del contrato de acuerdo a las definiciones de la propia Unidad, del Proveedor y de la Universidad. La definición de responsabilidades y actividades, están formalizadas en el Procedimiento de Administración de Contratos. 5

6 Documento IC / FA-LT-LT 01 Transacciones Arriendos / Leasing Transactions 2. Revisar Términos de Contrato Las Unidades responsables de los Contratos deberán preparar el Borrador de Contrato, de acuerdo a la información entregada por el Proveedor. Dicho Documento deberá ser revisado por el Asesor Legal y generar el Borrador de Contrato. Asesoría Legal deberá revisar, si corresponde, información específica con la Unidad Responsable del Contrato, u otras Unidades (Dirección de Contabilidad UNAB, De Administración y Adquisiciones, De Operaciones Financieras, entre otras), y proponerlos como revisores y Firmantes, registrados en Carátula de Contrato. Finalmente, Asesoría Legal deberá enviar a Director de Contabilidad UNAB los Contratos de Arriendo, para la revisión de aspectos contables, en particular aquellos técnicos establecidos en el FAS13 y otras que correspondan, previo a su aprobación. 3. Enviar a SSC para Validación Técnica de FAS13 Director(a) de Contabilidad UNAB deberá evaluar la necesidad de validación Técnica de FAS13. Deberá documentar la evaluación en el formulario Plantilla de Clasificación de Arriendos (Anexo 01). El proceso interno que seguirá el Director(a) de Contabilidad UNAB para efectuar esta evaluación se detalla en Anexo 2 Guía Interna de Contabilidad. Si corresponde, Director(a) de Contabilidad UNAB deberá solicitar la Validación Técnica Contable a Director de Contabilidad de SSC (Laureate). 4. Realizar Validación Técnica de FAS13 Director de Contabilidad de SSC deberá revisar la evaluación de FAS 13 y realizar la validación técnica solicitada. 5. Informar Conclusión Prueba FAS13 Director de Contabilidad de SSC informará la Conclusión de Prueba FAS13 a Director de Contabilidad UNAB. 6. Aprobar Contratos Director de Contabilidad UNAB deberá aprobar los Contratos de Arrendamiento, de acuerdo a la Conclusión de Prueba FAS13 realizada por Director de Contabilidad de SSC. Deberá notificar dicha aprobación a Asesoría Legal UNAB. 7. Formalizar Contrato. Obtener Firmas Asesor Legal deberá gestionar la formalización del Contrato y obtener las Firmas correspondientes. Para ello, deberá imprimir Versión Final aprobada por la Unidad y enviarla a Unidad para las Firmas correspondientes. 6

7 Documento IC / FA-LT-LT 01 Transacciones Arriendos / Leasing Transactions Asesor Legal deberá revisar la información del Contrato y las Firmas correspondientes, definidas de acuerdo al Contrato. Unidad Responsable del Contrato deberá gestionar la obtención de las Firmas de la Contraparte (Proveedor del Servicio, por ejemplo), previo a la Firma de parte de la propia Unidad. Representante(s) Legal(es) UNAB y otros Firmantes que el Contrato requiera, deberá(n) revisar y firmar el Contrato correspondiente. Asesor Legal UNAB deberá recibir Contrato Firmado y revisar los Firmantes del Contrato. Finalmente, deberá enviarlo a Archivo. 8. REGISTROS Documento / Registro Contratos de Arrendamiento Descripción Acuerdo entre dos partes que formaliza la entrega de algún elemento mueble o inmueble de parte del Arrendador al Arrendatario, para ser utilizado en su beneficio propio. 9. PROTOCOLIZACIÓN 7

8 Documento IC / FA-LT-LT 01 Transacciones Arriendos / Leasing Transactions 10. ANEXOS Anexo 1 Plantilla de Clasificación de Arriendos 1 Arriendo de Equipo o Arriendo de un Inmueble 2 Descripción de la propiedad 3 Fecha de Inicio 4 Fecha de Termino 5 Total arrendamiento en meses 6 Monto a pagar por mes 7 Otros pagos mensuales 8 El contrato es con una empresa relacionada? (Si/No) si la respuesta es Sí: Nombre de la empresa relacionada 9 Valor residual garantizado del equipo arrendado - el arrendamiento financiero único equipo 10 El contrato de arrendamiento contiene una opción o una disposición que obliga al arrendatario a restituir el inmueble arrendado al arrendador en su estado original? (tomando en cuenta el desgaste normal), Como la separación de mejoras a un costo de arrendamiento del arrendatario? Nuevo Leasing Si existen clausulas, indicar el costo que estima el arrendatario que se necesita para que la propiedad vuelva a su estado original 11 Multa por no renovarse el contrato de arrendamiento? (Sí / No) En caso afirmativo El monto de la es multa es fija? Cómo se determina el monto de la multa? FAS 13 pruebas de arrendamiento de capital 12 Traspaso de la propiedad de arrendamiento al arrendatario al término del plazo del arrendamiento? (Sí / No) Prueba 1 - la transferencia de propiedad: 13 El contrato de arrendamiento contiene una opción de compra? (Sí / No) En caso afirmativo: Prueba 2 - Opción de Compra negociación: 14 Cuál es el valor justo de mercado del activo al inicio del alquiler? 90% of FMV 15 Tasa local al inicio del arrendamiento (%) Cuando es efectivo? Precio fijo? Cómo se determina el precio? Valor actual de los pagos de arrendamiento Prueba 3 - Valor presente de los pagos de arrendamiento son iguales a / superior al 90% del valor justo de mercado de los activos 16 Vida útil económica del activo al inicio del arrendamiento (meses) 75% de la vida económica Prueba 4 - Arrendamiento es igual a / superior al 75% de la vida económica 8

9 Documento IC / FA-LT-LT 01 Transacciones Arriendos / Leasing Transactions ANEXO 2 Guía Interna de Contabilidad Al recibir un contrato para evaluación FAS13, el Director General de Contabilidad, solicita al analista contable que realice y documente el test, el cual consiste en poder determinar finalmente si estamos en presencia de un contrato Operativo o Financiero. Una vez terminada la revisión del contrato por parte del analista contable, este informa sus conclusiones al Director General de Contabilidad e indica si procede contar con el VºBº del Corporativo (Laureate) antes de sus respectivas firmas. Si no corresponde la autorización del Corporativo el contrato es visado por la Dirección y devuelto al área Legal de la UNAB para su respectiva formalización. En cambio si corresponde contar con el VºBº del Corporativo, se les envía copia del contrato, prueba FAS13 y conclusiones resultantes de la evaluación efectuada por el Departamento Contabilidad local. Cuándo corresponde enviar el contrato al equipo de Servicios de Transacciones Contables Corporativos (ATS)? Todo arriendo con un plazo igual o superior a un año se debe enviar la Plantilla de Clasificación de Arriendos. Todo arriendo con un plazo igual o superior a cinco años se enviar la Plantilla de Clasificación de Arriendos, conjuntamente con una copia del contrato arriendo traducido al inglés. Todos los arriendos, sin importar su plazo, cuyos arriendos futuros superen los $ USD debe enviarse la Plantilla de Clasificación de Arriendos, conjuntamente con una copia del contrato arriendo. Todo arriendo asociado a un acuerdo de construcción para habitación (bienes construidos para ser utilizados por el Arrendatario) o con un acuerdo de venta con cláusula de arriendo debe ser revisado por el equipo de Servicios de Transacciones Contables Corporativos en Baltimore antes de suscribir el contrato. Al contar con el VºBº del Corporativo, el contrato es visado por la Dirección local de Contabilidad y devuelto al área Legal de la UNAB para su respectiva formalización. Los siguientes son los aspectos mínimos que debe observar Contabilidad en su evaluación. Entender el fondo económico de la operación Plazo del contrato (Inicio y término efectivo) Costo mensual Algunos términos importantes para diferenciar un contrato operativo de uno financiero. La vida útil del arrendamiento es igual o superior al 75% de la vida útil económica del bien (se deben considerar posibles renovaciones) Se utiliza la vida Útil definida por el SII o por el Corporativo. El contrato de arrendamiento contiene una opción de compra, el monto de esta al final del contrato es sustancialmente inferior al valor de mercado que tendría el bien a esa fecha 9

10 Documento IC / FA-LT-LT 01 Transacciones Arriendos / Leasing Transactions La propiedad se transfiere al arrendatario al término del periodo de arrendamiento. El VAN (valor actual neto) de las cuotas de arrendamiento sea igual o superior al 90% del valor justo de mercado del bien a la fecha del contrato. La tasa de descuento a usar es la tasa de endeudamiento que la UNAB tendría en el mercado financiero para créditos en la misma moneda y duración que el contrato de arrendamiento. La tasa de descuento para arrendamiento de inmuebles será definida Corporativamente y para el caso de equipamiento se utilizará la Tasa de Interés Corriente y Máxima Convencional acorde a la moneda del contrato y duración. Los valores de mercado se obtendrán de fuentes expertas, ya sea el mismo proveedor de los bienes o la Gerencia Corporativa de Infraestructura (ARO) o la Dirección de Infraestructura de UNAB, según sea pertinente. Si algunos de los test anteriores es positivo o verdadero, el contrato debe ser clasificado como Financiero y contabilizado como deuda a su valor par. En caso contrario se considera un arrendamiento Operativo. Todo plazo de renovación que no haya estado originalmente incluido en la evaluación FAS13 será considerado como arriendo nuevo. Como tal, estos arriendos deberán ser evaluados como si fueran nuevos arriendos. 10