Procedimiento Registro Manual de Transacciones

Transcripción

1 Procedimiento Registro Manual de Transacciones Vicerrectoría Económica Dirección General EL PRESENTE DOCUMENTO HA SIDO DESARROLLADO PARA USO EXCLUSIVO DE EMPLEADOS DE LA UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO QUIENES DEBERÁN MANTENER ESTRICTA RESERVA FRENTE A TERCEROS RESPECTO DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, EN CONSECUENCIA, UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO NO ASUME RESPONSABILIDADES RESPECTO DE SU USO INADECUADO y/o POR PERSONAS NO AUTORIZADAS. 1

2 ÍNDICE O CONTENIDO 1. INTRODUCCION OBJETIVO DEL PROCESO AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO GLOSARIO ROLES / RESPONSABLES POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DE PROCESOS INGRESO MANUAL DE TRANSACCIONES Diagrama de Proceso Ingreso Manual de Transacciones Tabla Resumen Actividades Subproceso Ingreso Manual de Transacciones Descripción Actividades Proceso Ingreso Manual de Transacciones Crear Manual Crear Manual Solicitar Contabilización de Registro a SSC Validar / Corregir Solicitud Registro Manual de Transacción Aprobar / Rechazar Solicitud Registro Manual de Transacción Corregir y Reenviar Registro Solicitar Autorización de Ajuste Extraordinario Solicitar Contabilización de Registro a SSC Recibir Manual de Transacción en SSC Aprobar / Rechazar Solicitud Registro Manual de Transacción Enviar Notificación de Ingreso Corregir y Reenviar Registro (Tesorería, Op. Financieras y Recursos Humanos) REGISTROS PROTOCOLIZACIÓN ANEXOS

3 ANEXO 1: Principales Solicitudes de Registro Manual INTRODUCCION Registro Manual es el ingreso de transacciones a través de la digitación o carga de un asiento modelo al sistema contable (General Ledger), en este caso, PeopleSoft. Para mayor claridad, un Registro Manual es cualquier asiento contable que, antes de su ingreso al módulo General Ledger de PeopleSoft, sea factible de modificar manualmente. Aquellos comprobantes, cuyo origen, sea otro sistema o módulo de PeopleSoft u otro sistema satélite y que sea registrado en la contabilidad (General Ledger) sin posibilidad de modificación manual, se les denominarán Registros Automáticos. 2. OBJETIVO DEL PROCESO El objetivo de este documento es formalizar las actividades a realizar por los respectivos roles responsables en la institución, durante el proceso de Registro de Transacciones Manuales solicitadas a la Unidad de Contabilidad de Shared Service Center (SSC). 3. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO Las áreas implicadas en el proceso son las siguientes: Dirección General Contabilidad. Dirección General de Finanzas. Dirección General de Recursos Humanos Los stemas informáticos que soportan el proceso son: Banner PeopleSoft, Módulo Contabilidad (GL) Planillas Excel Payroll Los Procesos Manuales involucrados en el proceso son: Procesos Automáticos con salida manual (Ejemplos): Centralización de Remuneraciones. Pago de Profesores. Procesos Semiautomáticos con salida manual (Ejemplos): Reconocimiento de Ingresos Diferidos. Estimación de Deudas Incobrables. 3

4 Archivos de Entrada Generados en Procesos Externos (Ejemplos): Archivos de Recaudación Empresas de Cobranza Externa. Archivos de Recaudación Empresas Recaudadoras Externas. Solicitudes de Registro Manual (Ejemplos): Regularizaciones contables. El proceso se inicia realizando una solicitud de registro de un Asiento Contable Manual. El proceso continúa con el envío de la solicitud de Registro a la Dirección de UNAB para su revisión y aprobación. Una vez validada la información de la solicitud de Registro, la Dirección solicitará su ingreso al sistema contable de Psoft, a través de una solicitud de ticket de servicio en la Mesa de Servicios de SSC y/u otro canal previamente acordado con la Dirección de SCC. Finalmente, la Unidad responsable de ingreso del voucher al sistema contable (Contabilidad SSC), notificará los resultados del ingreso a la Institución solicitante. En el caso de las imputaciones contables relacionadas con el registro de los depósitos bancarios, giro de fondos para pago de proveedores, devoluciones a alumnos u otros pagos, éstas serán solicitadas en forma directa por las Unidades de Operaciones Financieras y Tesorería a Contabilidad SSC. Igual excepción tendrán las centralizaciones de rol general y privado que efectué el área de Recursos Humanos, ya sea por las remuneraciones mensuales, anticipos, provisiones de bonos, provisiones de vacaciones y cualquier materia de índole rutinaria de dicha área. En ningún caso, dicha excepción dará lugar a dichas áreas a enviar a contabilización directa al SSC transacciones no habituales o que impliquen un ajuste contable a periodos ya reportados. Las imputaciones contables que pueden ser ingresadas a PSoft por ésta vía en la Unidad de SSC, corresponderán a la siguiente clasificación: Tipos de Imputación: o Imputaciones Normales Originadas en procesos de rutina que no obedecen a corrección de errores de imputación u otra naturaleza. o Regularizaciones Contables Voucher ingresados para corrección de errores de imputación, ya sea, por error de clasificación contable, de distribución u otro concepto. Tipos de Registro: o Manual Ingreso vía digitación directa de usuario (Registro de Diario Online). o Planilla Excel Ingreso semiautomático, debe ser cargado al sistema por un usuario. o Automáticos Ingreso generado a partir de la automatización de procesos y/o rutinas en PSoft. 4

5 Tipos de Ingreso de Voucher: o Registro de Diario Online (Voucher Normal) Para ingreso de voucher vía digitación directa de usuario en PSoft. o Reversos de Diario Modalidad que permite reversar automáticamente y, en una fecha determinada, uno o más registros. Debe ser predefinido al momento del ingreso del voucher original. o Copias de Diarios Modalidad que permite copiar un registro existente y modificar (actualizar) según las necesidades del nuevo ingreso (registro). o Registro Estándar de Diarios Permite crear libros de diarios que son de naturaleza repetitiva y se crean para períodos futuros, vale decir, se imputarán automáticamente en el sistema para cada una de las fechas predeterminadas en el momento de su creación. o Importación de Libros desde Hoja de Cálculo Permite cargar a PSoft un registro de diario, cuyo contenido, se encuentra reflejado en una hoja de cálculo excel. 4. GLOSARIO Término SSC PSoft Institución Usuario Emisor Shared Service Center PeopleSoft Definición Institución solicitante de un registro manual de transacciones. Unidad de negocio de la institución que requiere de un registro manual de transacción. 5. ROLES / RESPONSABLES Unidad Solicitante de Registro Manual de Transacción Enviar solicitud de ingreso manual a Dirección UNAB. Recibir notificación de inconsistencia desde Dirección UNAB. Corregir solicitud y re-enviar a Dirección UNAB. Dirección General UNAB Recibir solicitud de ingreso manual de transacción desde Unidad solicitante. Revisar y validar consistencia de solicitud. Notificar a Supervisor de Unidad Solicitante sobre solicitud inconsistente. Recibir de Supervisor de Unidad solicitante solicitud corregida para ingreso manual. Solicitar autorización para ajustes extraordinarios Efectuar solicitud de ingreso manual de transacción a SSC. 5

6 Recibir notificación de éxito o rechazo. Contabilidad SSC Recibir desde Dirección UNAB o de las Áreas de Tesorería, Operaciones y Recursos Humanos, solicitud de ingreso manual a PSoft. Notificar a Institución sobre ingreso válido. Tesorería / Operaciones Financieras / Recursos Humanos Enviar solicitud de ingreso manual a SSC. Recibir notificación de éxito o rechazo desde SSC. Corregir voucher rechazado por SSC. Enviar solicitud corregida para ingreso a SSC 6. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN NO APLICA Documento NO APLICA Descripción 6

7 Contabilidad SSC Tesorería / Operaciones Financieras / Recursos Humanos Dirección General de Contabilidad UNAB Unidad Solicitante Unidad 7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS INGRESO MANUAL DE TRANSACCIONES 7.1 Diagrama de Proceso Ingreso Manual de Transacciones PROCESO Registro Manual de Transacciones - SSC Crear Solicitud de Registro Manual Corregir y Reenviar Registro Correo Electrónico: Manual NO Notificación de Inconsistencia Validar / Corregir Solicitud Registro Manual de Transacción Aprobar / Rechazar Solicitud Registro Manual de Transacción Aprueba Solicitud de Registro? SI Corresponde a Ajuste Extraordinario? SI Solicitar Autorización de Ajuste Extraordinario Manual Manual Ticket Mesa de Servicio SSC - Manual NO Solicitar Contabilización de Registro a SSC Solicitud Autorización Ajuste Extraordinario Crear Solicitud de Registro Manual Solicitar Contabilización de Registro a SSC Manual Corregir y Reenviar Registro Ticket Mesa de Servicio SSC - Manual Recibir Solicitud de Registro Manual de Transacción Aprobar / Rechazar Solicitud Registro Manual de Transacción Aprobar Solicitud de Registro? SI Enviar Notificación de Ingreso Manual Notificación de Ingreso NO Enviar a Unidades Solicitantes Notificación de Ingreso NO Enviar a DG Contabilidad 7.2 Tabla Resumen Actividades Subproceso Ingreso Manual de Transacciones N Actividad Responsable Importancia Impacto / Detalle Periodicidad Control 1 Crear Solicitud de Registro Manual Unidad Solicitante - UNAB 2 Crear Solicitud de Registro Manual Tesorería / Operaciones Financieras / Recursos 7

8 Humanos 3 Solicitar Contabilización de Registro a SSC Tesorería / Operaciones Financieras / Recursos Humanos 4 Validar / Corregir Solicitud Registro Manual de Transacción Dirección General Contabilidad UNAB Alta Alto Riesgo de Errores en vouchers a registrar 5 Aprobar / Rechazar Solicitud Registro Manual de Transacción Dirección General Contabilidad UNAB 6 Corregir y Reenviar Registro Unidad Solicitante - UNAB Alta Alto Riesgo de Errores en vouchers a registrar 7 Solicitar Autorización de Ajuste Extraordinario Dirección General Contabilidad UNAB 8 Solicitar Contabilización de Registro a SSC Dirección General Contabilidad UNAB 9 Recibir Solicitud de Registro Manual de Transacción en SSC Contabilidad SSC Alta Alto No reconocer hechos relevantes No 10 Aprobar / Rechazar Manual de Transacción Contabilidad SSC 11 Enviar Notificación de Ingreso Contabilidad SSC No 12 Corregir y Reenviar Registro Tesorería / Operaciones Financieras / Recursos Humanos Alta Alto Riesgo de Errores en vouchers a registrar 8

9 7.3 Descripción Actividades Proceso Ingreso Manual de Transacciones Crear Manual Para realizar una solicitud de registro manual de transacciones en el módulo de GL de sistema PSoft, la Unidad solicitante (Excepto Tesorería, Operaciones Financieras y Recursos Humanos) deberá realizar las siguientes actividades: Enviar mail con solicitud de ingreso manual y la correspondiente documentación de respaldo al Director General de UNAB. Para lo cual, deberá adjuntar archivo que se requiere sea ingresado en SSC. La solicitud de ingreso manual deberá contener la siguiente información (Información mínima obligatoria): Concepto Descripción Valor Business Unit Unidad de negocio. Journal Date Fecha de ingreso de la transacción. Log Descripción Glosa de la transacción. Transaction Code Indicar si es una transacción normal o Empresa Receptora entre empresas relacionadas. Transaction Currency Moneda en que se debe cursar la transacción. Reversal Indicar si transacción debe ser reversada - No automáticamente. Reversal Beginning Oportunidad en que se debe efectuar el Inicio Próximo Período reverso de la transacción. Final del Próximo Período Día guiente Período de Ajuste Fecha Especifica DeptID Centro de Costo Charge Account Cuenta Cargo Credit Account Cuenta Abono Base Amount Monto la solicitud de registro contable considera pocas líneas de transacción, podrá usarse un formato ad-hoc para efectuar la solicitud mencionada, la que deberá contener como mínimo la información descrita anteriormente. la solicitud de registro considera una distribución de varias líneas o centros de costo y/o más de una cuenta de cargo o abono, el archivo deberá confeccionarse en formato EXCEL, mediante el uso de plantillas que será proporcionado por la Unidad de SSC. Finalmente, junto a la solicitud contable se debe incluir toda la información de respaldo de la transacción. 9

10 7.3.2 Crear Manual Para el caso de Tesorería, Operaciones Financieras y Recursos Humanos, estas Unidades deberán generar Solicitud de ingreso manual y la correspondiente documentación de respaldo. La Solicitud deberá contener la información detallada en el punto anterior y adjuntar archivo que se requiere sea ingresado en SSC Solicitar Contabilización de Registro a SSC Para el caso de Tesorería, Operaciones Financieras y Recursos Humanos, deberán generar un Ticket a la Mesa de Servicio de SSC, solicitando la Contabilización de Registros. El correo electrónico deberá contener la Solicitud de Contabilización y los respaldos correspondientes Validar / Corregir Solicitud Registro Manual de Transacción Director General o Jefe Reportes Contables de UNAB recibirán la solicitud de ingreso y procede a realizar las siguientes actividades: Valida que la solicitud recibida y documentación de respaldo provenga o se encuentre aprobado por el nivel adecuado del área que genera la solicitud. De encontrar inconsistencias y/o faltantes de datos necesarios para solicitar el ingreso al módulo de GL de PeopleSoft, notifica a la Unidad Solicitante, indicando claramente el tipo de error detectado Aprobar / Rechazar Solicitud Registro Manual de Transacción solicitud recibida no presenta inconsistencias, Director General o Jefe Reportes Contables UNAB procederá a autorizar el registro para posteriormente evaluar si corresponde a un Ajuste Extraordinario. En cambio, si la solicitud de registro de transacción fuere rechazada por Director General o Jefe Reportes Contables UNAB, la Unidad solicitante recibirá la notificación de inconsistencia, en la cual, se le solicitará el envío de un nueva solicitud debidamente corregida Corregir y Reenviar Registro Supervisor de Unidad solicitante recibe notificación de inconsistencia de solicitud de parte de Director General o Jefe Reportes Contables UNAB y procede a revisar el problema. Una vez detectado el problema de inconsistencia, procede a corregir el proceso y lo re-envía a Director General o Jefe Reportes Contables UNAB. Director General o Jefe Reportes Contables UNAB recibe solicitud corregida y procede a su envío a la Unidad de SSC acorde a lo indicado en el punto anterior para casos sin problemas. 10

11 7.3.7 Solicitar Autorización de Ajuste Extraordinario Se define como Ajuste Extraordinario, a cualquier ajuste no rutinario a las operaciones de la Universidad, que impliquen efectos significativos en el Balance o Resultados de la Universidad. Director General deberá solicitar Autorización de Ajuste Extraordinario de acuerdo al Tipo de Ajuste. - Sólo entre cuentas de Balance (BS) o sólo entre cuentas de Resultados (PL) Estos ajustes deben ser aprobados por el Director General hasta el monto de US$ Sobre US$ deben ser aprobados por el CFO, el Controller ARO y el Controller Corporativo. - Entre cuentas de BS y cuentas de PL Estos ajustes deben ser aprobados por el Director General hasta el monto de US$ Cualquier ajuste sobre este monto debe ser aprobado por el CFO, el Controller ARO y el Controller Corporativo. - Con efecto en PL de ejercicios ya cerrados y reportados Estos ajustes deben ser aprobados por el Controller Corporativo, independiente de su monto. Todos estos ajustes deberán contar con un detallado respaldo que evidencie la corrección del ajuste y permita su trazabilidad y auditabilidad Solicitar Contabilización de Registro a SSC Para Solicitudes Aprobadas, Director General o Jefe Reportes Contables UNAB solicitará la contabilización a Contabilidad de SSC, a través de un ticket a la Mesa de Servicios de SSC Recibir Manual de Transacción en SSC Unidad de SSC recibe desde Mesa de Servicios de SSC, requerimiento con solicitud de ingreso manual de transacción y sus respectivos documentos de respaldo y procede a asignar la actividad a Analista Contable de SSC correspondiente Aprobar / Rechazar Solicitud Registro Manual de Transacción Para los rechazos de archivos con problemas de inconsistencia, las comunicaciones y notificaciones de problemas serán notificadas vía mail por la Unidad de SSC a: - Director General o Jefe Reportes Contables UNAB si se trata de Solicitudes realizadas a través del Director General. - A Supervisor de Unidad Solicitante, para el caso de Tesorería, Operaciones Financieras y Recursos Humanos. 11

12 El proceso de Ingreso a Psoft, Validación de ingreso a Psoft y Aprobación de ingreso manual, será realizado en la Unidad de SSC, acorde a los procedimientos de dicha institución Enviar Notificación de Ingreso Una vez realizado el ingreso de archivo / registro manual solicitado por UNAB, Unidad de SSC realizará el cierre del ticket de servicio, con lo cual, se generará una notificación vía mail del ingreso exitoso a la Unidad Solicitante y a Director General o Jefe Reportes Contables de UNAB Corregir y Reenviar Registro (Tesorería, Operaciones Financieras y Recursos Humanos) Supervisor de Unidad solicitante (Tesorería, Operaciones Financieras y Recursos Humanos) recibe notificación de inconsistencia de solicitud de parte SSC. Una vez detectado el problema de inconsistencia, procede a corregir el proceso y lo re-envía a Contabilidad SSC a través de Ticket a Mesa de Servicios SSC. 8. REGISTROS Documento / Registro Descripción Solicitud de Ingreso (Ticket) Formulario con detalles de una transacción confeccionado por Usuario Emisor para solicitar su ingreso manual al módulo de GL de PSoft. Reportes de Ingreso Impresiones de vouchers ingresados en sistema PSoft representativos de las transacciones ingresadas en SSC. Archivo / Solicitud Copia del archivo y/o solicitud generado por Unidad Solicitante. 12

13 9. PROTOCOLIZACIÓN 13

14 10. ANEXOS ANEXO 1: Principales Solicitudes de Registro Manual Unidad Tipo Periodicidad Contabilidad Cálculo de Reserva Excel Mensual Contabilidad Reconocimiento Ingresos Excel Mensual Diferidos Docencia Provisión Profesores Part Time Excel Mensual RRHH Provisiones Centralización Remuneraciones Centralización Pago Profesores Ajustes Varios Excel Excel Excel Excel - Otro Mensual Mensual Mensual Por Evento Unidades UNAB Intercompañía Otros Por Evento Marketing y Provisiones de Publicidad Excel Mensual Comunicaciones Administración Provisiones de Mantenimiento Contratos de Servicios Excel Excel Mensual Mensual 14