Enrollment Report. Centro de Costos CHL VR Administración y Finanzas / Dirección de Gestión y Planificación Financiera.

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1 Enrollment Report

2 ÍNDICE O CONTENIDO 1. INTRODUCCION OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO GLOSARIO ROLES / RESPONSABLES POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS Proceso Enrollment Report... 3 Diagrama de Proceso / Subproceso... 3 Tabla Resumen Actividades Subproceso... 4 Descripción Actividades Subproceso REGISTROS PROTOCOLIZACIÓN INTRODUCCION Los datos del Enrollment Report son críticos para el desarrollo estratégico de la Universidad, permite a Corporate mantener un control sobre las proyecciones de crecimiento y contrastarlas contra el real número de estudiantes de la Universidad, ya que de éstos se obtiene el devengamiento de ingresos, gastos y costes asociados al funcionamiento de la Universidad. 2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Formalizar el proceso de Reporte de Matrícula a través de la plataforma Hyperion a Corporate, informando tareas, plazos, marcos de funcionamiento y responsabilidades de los usuarios involucrados en el proceso, como también las áreas que participan tanto en la creación de la base de datos utilizada como base para el cálculo de matrículas como de depuración de la información reportada. 3. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO El proceso se inicia en el área de Crédito y cobranzas, en Control de Gestión, donde es informado a la Dirección de el número de alumnos activos, la DGPF toma esta información y es procesada para obtener un resultado más depurado, finalmente es enviada a Corporate a través del sistema Hyperion. 1

3 4. GLOSARIO Término Devengo Lineal Devengo Cash Base Actividad Negative Attrition Positive Attrition Prior Intake Hyperion Waterfall Definición Devengo obtenido mediante la aplicación del modelo SQL para Alumnos con actividad. Devengo obtenido mediante la aplicación del modelo SQL para Alumnos sin actividad pero, que presentan pagos y/o abonos de su obligación durante el mes. Planilla excel con algoritmo que permite clasificar la actividad de un Alumno, se denominan: Activos, Inactivos. Alumnos Desertores Alumnos Desertores que vuelven a Matricularse a la Universidad antes de un periodo de dos años desde su retiro. Número final de alumnos del período anterior Aplicación Web de presupuestos y forecasting, se utiliza como repositorio para bases de datos estratégicas. Template con información Real y Proyectada de: Prior Intake New Enrollment Negative Attrition Positive Attrition Graduation Total Enrollment 5. ROLES / RESPONSABLES Control de Gestión, Crédito y Cobranza Ejecutar Proceso de Reconocimientos y Devengo de Ingresos Enviar Datos de Matrículas a DGPF Director Planificación Financiera Análisis sobre la base de datos enviada por Gestión de Control Preparación de Template Waterfall Preparación de Enrollment Report Carga de Enrollment Report en sistema Hyperion Director General Planificación Financiera Revisión de Datos en Enrollment Report Firma e Impresión Enrollment Report Final Envío Mail Autorización de carga en sistema Hyperion 2

4 6. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN Documento Manual Carga Sistema Hyperion Descripción Manual con infromación detallada sobre la carga de datos al Sistema Hyperion 7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS 7.1 Proceso Enrollment Report Diagrama de Proceso / Subproceso 3

5 Tabla Resumen Actividades Subproceso N Actividad Responsable Periodicidad Control 1 Proceso de Devengamiento de Ingresos 2 Recepción Datos Alumnos 3 Análisis de Base de Datos Control de Gestión, Crédito y Cobranza Mensual Si Director de Planificación Financiera DGPF Mensual Si Director de Planificación Financiera DGPF Mensual No 4 Preparación de Waterfall Director de Planificación Financiera DGPF Mensual No 5 Creación Enrollment Report 6 Revisión Enrollment Report 7 Carga en Sisteman Hyperion Director de Planificación Financiera DGPF Mensual No Director General de Planificación Financiera DGPF Mensual Director de Planificación Financiera DGPF Mensual No Si Descripción Actividades Subproceso 1. Proceso de Devengamiento de Ingresos Este proceso será detallado a través del procedimiento Reconocimiento de Ingresos Diferidos 2. Recepción Datos Alumnos El área de cobranzas a través de su departamento de Control de Gestión, envía el archivo con los datos sobre los alumnos activos utilizados para el cálculo del devengamiento de los ingresos Diferidos y de su correspondiente registro. 3. Análisis de Base de Datos Para que un alumno sea considerado Activo, se deben cumplir las siguientes condiciones: Tener Status Académico Activo Tener Matrícula Activa Tener Toma de Ramos Activa La Dirección de recibe la información sobre los estudiantes activos y procesa esta data incluyendo o excluyendo estudiantes según los criterios establecidos por la Dirección en el manual Carga Enrollment Report. Suma Alumnos Devengo Cash Revisión de los programas Impartidos Ingreso de Excepciones Revisión de Alumnos Advance 4

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