CONTABILIDAD Y TESORERIA

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1 CONTABILIDAD Y TESORERIA I. AUTORIZACIONES. Área(s) y Puesto(s): Nombre(s) y Firma(s): Elaborado por: Jefe del Depto. de Contabilidad Analista de calidad CP. Mauricio D. Vilchez Ruiz Ing. Natalia D. Ramírez Velázquez Revisado por: Subdirector de Administración Lic. Alan Arturo Guerrero Salazar Director Adjunto y Jurídico Lic. Enrique Lozano Botello Aprobado por: Director Lic. Arturo Guerrero Gutiérrez Fecha Última Revisión: Julio Fecha Emisión Julio 2013 Página 1 de 11

2 ÍNDICE I. AUTORIZACIONES II. OBJETIVO III. ALCANCE... 2 IV. HISTORIAL DE CAMBIOS V. POLITICAS Y REGLAS... 3 VI. RESPONSABILIDADES VII. DESARROLLO DE ACTIVIDADES VIII. FLUJOGRAMA... 6 IX. ABREVIACIONES Y DEFINICIONES X. REFERENCIAS XI. REGISTROS DE CALIDAD XII. ANEXOS : II. OBJETIVO. Solicitar, recibir, registrar y controlar operaciones contablemente a fin de realizar en forma oportuna el cálculo y pago de impuestos, así como lo relacionado con los ingresos obtenidos por la empresa. Reembolso de caja chica III. ALCANCE. A toda las partes de la organización que realizan operaciones financieras y que deban de registrarse contablemente. IV. HISTORIAL DE CAMBIOS. Versión Descripción de Cambios Autor Fecha Cambio 1 Versión inicial. ELB Julio Se integra apartado 3, 4 y 5 ELB Abril 2014 Se integran las actividades del Aux Junio Contable Se anexa REG AYF 010 MVR Sistema de contabilidad de Integral 5 Se elimino de el capitulo X NDRV Julio 2017 Página 2 de 11

3 ADMON FOR 003 Facturas pagadas a proveedores ADMON FOR 004 Facturas pendientes de pago ADMON FOR 006 Saldo bancario ADMON FOR 007 Cédula de gastos Se elimina de el. capitulo VII reembolso de cajá chica V. POLITICAS Y REGLAS 1. Los comprobantes de gastos deben reunir requisitos fiscales y de pólizas de cheques. 2. Cada relación de egresos que realice la empresa debe de estar respalda por uno o más comprobantes. 3. Cada operación de ingresos que reciba la empresa debe estar respaldada por los cobros a clientes, derechos, préstamos y anticipos. 4. Realizar el registro de la facturación cada mes. 5. Ningún egreso se paga si no lleva la firma de autorización y revisión por el personal autorizado 6. Cada registro en los dichos sistemas, debe de estar respaldado por documentos impresos que amparen la operación (facturas, comprobantes y gastos. 7. Cada registro en dichos sistemas debe estar respaldado pólizas de cheques de ingresos o de diario 8. Las facturas deberán contener Razón Social de la empresa, R.F.C. Domicilio Fiscal, Fecha de vigencia, Cedula Fiscal, Actualización ante el SAT, N de folio de la factura. 9. Recibir copia del cheque o transferencia con su respaldo correspondiente 10. Identificar la procedencia de cada ingreso 11. Recibir y verificar la facturación llevando un control del consecutivo 12. Revisar las conciliaciones bancarias de cada banco 13. Verificar y validar las incidencias de cada departamento 14. Cotejar la información de Ingresos y Egresos para su determinación 15. Verificar y analizar la información obtenida en los estados financieros Página 3 de 11

4 16. Verificar y analizar la información obtenida 17. Se procurara no recibir información extemporánea, ni fuera del ejercicio que corresponda. 18. La información que nos proporcione las diferentes áreas deberá ser en forma clara y ordenada. 19. Las operaciones deben ser analizadas cada una detalladamente. 20. De ser necesario se pedirá información adicional para que quede respaldada la operación contable. Para efectos contables, cualquier operación que se lleva a cabo en la empresa y que repercuta en los ingresos o egresos de la empresa, se registra en los sistemas de Contabilidad existentes. Estos registros se hacen de acuerdo al catálogo de cuentas indicado en los propios sistemas. VI. RESPONSABILIDADES. RESPONSABLE Subdirector de Administración Jefe de Depto. Contabilidad Auxiliar de Tesorería Asistente Administrativo Auxiliar Contable ACTIVIDAD Supervisar las actividades del área contable. Autorizar los documentos y registros del área. Sistematizar, registrar, evaluar, controlar e informar sobre las transacciones financieras realizadas por la empresa Elaborar las facturas y coadyuvar a controlar los egresos de la organización. Proporcionar apoyo en la elaboración de registros contables de la empresa. Capturar y archivar los documentos contables de la Empresa. VII. DESARROLLO DE ACTIVIDADES. No. Descripción Responsable (s) 1 Facturación por prestación de servicios. (Ingresos) 1.1 Emite factura al cliente para su pago conforme a las políticas de cobro acordadas en cada caso, y registra en el sistema de contabilidad la provisión correspondiente Da seguimiento, gestiona interna y externamente y verifica el abono a la cuenta de cheques de la empresa del importe de la factura emitida 1.3 Una vez efectuado captura en el sistema de contabilidad el ingreso. Auxiliar Contable/Asistente Admon/ Analista de tesorería Analista de Tesorería Auxiliar Contable y Asistente Admon Página 4 de 11

5 No. Descripción Responsable (s) 2 Pago a Proveedores (Gastos). 2.1 Solicita el pago del bien o servicio solicitados por las áreas, Proveedor mediante la presentación de la factura correspondiente al Depto. de Recursos Materiales. 2.2 En caso de ser procedente el pago conforme a lo indicado en el procedimiento de compras (PRO SER 001), remite orden de Jefe de Depto. de Recursos Materiales compra autorizada (FOR SER 002) y factura al auxiliar de tesorería para que se efectúe el pago. 2.3 Elabora cheque e incluye el pago dentro del reporte de cuentas por pagar (ADMON FOR 002). Auxiliar de Tesorería 2.4 Con una periodicidad de diez días, presenta el reporte de Auxiliar de Tesorería y R. Materiales cuentas por pagar cheques y demás documentación soporte al Director, para autorización de los pagos y firma de los cheques. 2.5 Firma cheques o realiza transferencia electrónica, previa Director verificación de la documentación soporte y procedencia del pago. En caso de dudas sobre la procedencia del pago, instruye al analista de tesorería se posponga la autorización a efecto de realizar una investigación, debiéndose incluir el pago cuestionado en el reporte siguiente. 2.6 Se envían los cheques para depósito o se notifica al proveedor Auxiliar de Tesorería para que acuda por el cheque, informando de los pagos efectuados así como de los que fueron cuestionados o pospuestos al Depto. de Compras. 2.7 Se realiza la captura del egreso en el sistema de contabilidad. Auxiliar Contable 3 Manejo y control de la chequeras y transferencias. 3.1 Se lleva a cabo la consulta de saldos de las cuentas bancarias los días miércoles de cada semana Envía el reporte a la Dirección 4 Declaraciones fiscales 4.1 Las áreas de Recursos Humanos, Sistemas, cobranza, recursos materiales preparan la documentación soporte que ampare los registros capturados previamente en el sistema de contabilidad.,. 4.2 Dentro del periodo comprendido del 1 al 10 de cada mes, se efectúa entrega al Departamento de Contabilidad de la documentación soporte de los registros contables ingresados al sistema, mediante el uso de la lista de verificación (ADMON FOR 008) cerciorándose que se encuentre completa y correcta. 4.3 Se lleva a cabo el cierre fiscal y se determinan los impuestos (IVA, ISR personas morales, IETU, retención ISR, Arrendamiento, retención Honorarios, retención IVA). Subdirector Admon Recursos Humanos, Sistemas, Cobranza, Recursos Materiales Asistente Admon. Jefe del Depto. Contabilidad 4.4 Se turnan los impuestos a la Dirección para su autorización y Jefe del Depto. Contabilidad pago. 4.5 Realiza el pago mediante transferencia electrónica. Director Página 5 de 11

6 VIII. FLUJOGRAMA INICIO RECEPCIÓN VERIFICAR Y RECIBIR GASTOS RECEPCION DE FACTURACIÓN RECEPCIÓN DE INGRESOS IDENTIFICADOS DEBERÁ CUMPLIR CON LOS REQUISITOS: RAZON SOCIAL RFC DOMICILIO FISCAL FECHA VIGENTE ORDENA POR FECHAS O INTERCALA NOSTAS DE CRÉDITO ORDENA POR FECHAS Y ELABORA PAPEL DE TRABAJO NO CUMPLE CON LOS REQUISITOS? SI CAPTURA EN EL COI REGRESA LKA INFORMACIÓN CONCILIACIÓN BANCARIA GENERAR BALANZA DE COMPROBACIÓN CALCULO DE IMPUESTOS LLENADO DE LA PLATAFORMA DEL SAT FIN REVISAR LO CAPTURADO ENVIO DE DIOT PAGO DE IMPUESTO ENVIO PARA GENERAR LINEA DE CAPTURA Página 6 de 11

7 IX. ABREVIACIONES Y DEFINICIONES. IVA ISR IETU N/A IMPUESTO AL VALOR AGREGADO IMPUESTO SOBRE LA RENTA IMPUESTO EMPRESARIAL A TASA ÚNICA No aplica Abreviaciones Definiciones Manejo y Control de cuentas.- Esta cuenta maneja en forma primaria los ingresos y sirve para proveer los gastos de forma cotidiana que se llevan a cabo en la organización. X. REFERENCIAS. MAN CAL 001 S/C ADMON FOR 002 ADMON FOR 005 ADMON FOR 008 FOR SER 002 PRO SER 001 Manual de Gestión de la Calidad Código Fiscal de la Federación Cuentas por pagar Validaciones Mensuales Entrega Contabilidad Mensual Orden de compra Compras, mantenimiento e inventarios XI. REGISTROS DE CALIDAD. REG AYF 001 REG AYF 005 REG AYF 007 REG AYF 010 Pólizas de diário, egresos e ingresos.. Impuestos Estados de cuenta bancários Sistema de contabilidad de Integral XII. ANEXOS. N/A Página 7 de 11