PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONCILIACIONES DE INVERSIONES EN VALORES

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1 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONCILIACIONES DE INVERSIONES EN VALORES

2 DATOS DE CONTROL TÍTULO: PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONCILIACIONES DE INVERSIONES EN VALORES Fecha de autorización: 23/03/2007 Fecha inicio de vigencia: 15/12/2008 Última fecha de actualización: 13/12/2008 Número de actualización: 0 Firmas de liberación del procedimiento Elaboró Jefe del Departamento de Contabilidad Revisó Control Interno Viki Ramírez Cabrera Maico Córdova Hernández Gerencia General Presidente del Consejo de Administración J. Sabás Ledesma Jaime Prof. Julián Meza Romero PÁGINA 1 de 11

3 CONTENIDO 1. OBJETIVO 3 2. ALCANCE 3 3. DEFINICIONES 3 4. MARCO LEGAL 4 5. RESPONSABILIDADES Gerente General Jefe del Departamento de Contabilidad Analista Contable 4 6. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4 7. REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5 8. CLIENTES E INDICADORES DE DESEMPEÑO 5 9. DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 5 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Analista Contable Jefe del Departamento de Contabilidad RECONOCIMIENTO DE NO CONFORMIDAD Y DECLARACIÓN DE AUDITORÍA Detección de No Conformidad Declaración de Auditoría CONTROL DE ACTUALIZACIONES LISTA DE DISTRIBUCIÓN 8 ANEXOS ANEXO UNO: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONCILIACIONES DE INVERSIONES EN VALORES 9 ANEXO DOS: FORMATO PARA ELABORAR CONCILIACIONES DE INVERSIONES (FGCPH ) 10 ANEXO TRES: INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO PARA ELABORAR CONCILIACIONES DE INVERSIONES (FGCPH ) 11 PÁGINA 2 de 11

4 1. OBJETIVO Procedimiento para Elaborar Conciliaciones de Inversiones en Valores 1.1 Establecer el Procedimiento para la elaboración de conciliaciones de inversiones en valores oportunas. 2. ALCANCE 2.1 Aplicable a la conciliación de los registros de compra y venta de valores realizados por la Cooperativa, así como a la conciliación de los registros del rendimiento de dichos valores. 3. DEFINICIONES 3.1 CLASIFICACIÓN DE LOS TÍTULOS DE INVERSIÓN: Títulos para negociar, títulos disponibles para la venta, títulos conservados a vencimiento, títulos recibidos en reporto. 3.2 CONCILIACIÓN DE INVERSIONES EN VALORES: Proceso sistemático para comparar el registro en los auxiliares contables contra la disponibilidad de los valores dispuestos en los estados de cuenta de inversión a nombre de la Cooperativa. 3.3 CONTPAQI: Sistema Contable. 3.4 CRITERIOS DE CONTABILIDAD: Anexo F Criterios de Contabilidad para Entidades de Ahorro y Crédito Popular con nivel de operaciones I y con activos superiores a 7,000,000 UDIS, así como para las Entidades de Ahorro y Crédito Popular con nivel del operaciones II, III y IV de las Disposiciones Generales aplicables a las EACP 3.5 LA COOPERATIVA: Caja Popular Las Huastecas SCL SC de AP de RL. 3.6 TÍTULOS BANCARIOS: Certificados de depósito a plazo, pagarés con rendimiento liquidable al vencimiento, bonos bancarios. 3.7 SCOO: Sistema de Cooperativas, en el cual se registran las operaciones que los socios realizan en sus diferentes cuentas establecidas con La Cooperativa. 3.8 TABLA DE INVERSIONES EN VALORES: Base de datos de FileMaker denominada ESTADOS_FINANCIEROS_CPH donde se concentra mensualmente los movimientos de las inversiones bancarias de la Cooperativa. En esta tabla se presenta e identifica: el número de cuenta en valores, clasificación de los títulos, el nombre, cantidad y precio de los títulos comprados y el precio de los títulos al fin del periodo, el monto de la inversión, el estado de la inversión (vigente o vencida), la fecha de inicio de la inversión, plazo y fecha de vencimiento, la tasa de interés, el folio, los días transcurridos y días por vencer de la inversión a la fecha de corte. 3.9 VALOR: Título de crédito que se ha emitido en serie o en masa, es un documento que expresa que el titular es poseedor de un derecho el cual generalmente es una fracción ya sea de capital social de la empresa o de la deuda de una empresa o el gobierno. PÁGINA 3 de 11

5 4. MARCO LEGAL 4.1 Criterios de Contabilidad. 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Gerente General Cerciorarse de la tenencia de los valores en los estados de cuenta de valores, para el cumplimiento de obligaciones y generación de recursos de dicho activo. 5.2 Jefe del Departamento de Contabilidad Negociar y contratar las inversiones en valores de conformidad con los Criterios de Contabilidad y con las especificaciones indicadas por el Jefe de Administración de Riesgos relativas al nivel de riesgo de mercado Revisar y firmar las conciliaciones de inversiones en valores Realizar los registros contables, bajo los lineamientos establecidos en el rubro de Inversiones en Valores de las Normas y Políticas de Contabilidad (NPCNCPH ) Realizar los registros de las inversiones en la Tabla de Inversiones en Valores. 5.3 Analista Contable Elaborar las conciliaciones de Inversiones en Valores Guardar las conciliaciones de Inversiones en Valores en archivo electrónico y resguardarlas en documento físico Realizar los registros contables, bajo los lineamientos establecidos en el rubro de Inversiones en Valores de las Normas y Políticas de Contabilidad (NPCNCPH ). 6. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 El responsable de editar, revisar y difundir adecuadamente este procedimiento es el Jefe del Departamento de Contabilidad, siguiendo el Procedimiento para Control de Documentos (PGCPH-04-02). 6.2 El Jefe del Departamento de Contabilidad deberá llenar el Formato de Solicitud de Cambios a Documentos (FGCPH ), cuando desee realizar alguna modificación al presente manual y solamente el Consejo de Administración podrá autorizar dichos cambios. PÁGINA 4 de 11

6 7. REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Este procedimiento será revisado cuando menos una vez al año, o antes si se cambia o mejora el procedimiento, la Ley o la operación de La Cooperativa. 8. CLIENTES E INDICADORES DE DESEMPEÑO Cliente Interno Tipo Externo Requerimientos Indicador Gerente General Auditores Externos Metodología eficiente para la elaboración oportuna y confiable de Conciliaciones de Inversiones en Valores necesarias para la correcta administración de los saldos en efectivo de las cuentas en valores. Metodología clara y oportuna de elaboración de Conciliaciones de Inversiones en Valores para revisar los movimientos registrados en las cuentas bancarias de bancos y los reflejados en el estado de cuenta. Conciliaciones de inversiones en valores oportunas. Índice de liquidez. Conciliaciones de inversiones en valores oportunas 9. DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS 9.1 ANEXO UNO: Diagrama del PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONCILIACIONES DE INVERSIONES EN VALORES. 9.2 ANEXO Dos: Formato para Elaborar Conciliaciones de Inversiones (FGCPH ). 10. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 10.1 El diagrama correspondiente a este procedimiento se muestra en el ANEXO Uno: Diagrama del Procedimiento para Elaborar Conciliaciones de Inversiones en Valores. PÁGINA 5 de 11

7 11. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 11.1 Analista Contable Registrar diariamente la compra de valores, que Jefe del Departamento de Contabilidad haya negociado y contratado. El registro contable lo realizará previo recibo que el Jefe del Departamento de contabilidad le entregue, indicando en el mismo la cuenta contable que se afectará Registrar diariamente los rendimientos de las inversiones en títulos bancarios contratadas y vencidas durante el periodo, de conformidad con los Criterios de Contabilildad Imprimir el auxiliar contable del ContPAQi y verificar el monto de cargos y abonos en dicho auxiliar contra los montos indicados en el estado de cuenta en valores, y realizar el punteo de verificación (colocando con bicolor azul de lado central izquierdo al monto de los depósitos reflejados en el auxiliar contable y en la copia del estado de cuenta de valores la marca ) de que los cargos (compra de valores y rendimientos ganados y/o devengados ) y los abonos (venta de valores) del auxiliar impreso coinciden con los importes indicados en el estado de cuenta bancario Si surgen depósitos sin puntear en el auxiliar contable, verificar la razón por la cual dicho auxiliar mantiene depósitos no reflejados en el estado de cuenta de inversiones en valores y realizar o corregir los registros correspondientes a inversiones en títulos bancarios Cotejar el saldo de la conciliación con el saldo en el auxiliar contable En caso de diferencias, solicita al Jefe del Departamento de contabilidad las correcciones a las inversiones que hayan arrojado diferencias Llenar el Formato para Elaborar Conciliaciones de Inversiones (FGCPH ), de acuerdo al ANEXO Tres: Instructivo de Llenado del Formato para Elaborar Conciliaciones de Inversiones (FGCPH ) Imprimir el Formato para Elaborar Conciliaciones de Inversiones (FGCPH ), obtener copia del estado de cuenta de inversiones e imprimir el auxiliar contable de inversiones en valores Integrar en un solo expediente los documentos anteriores y presentarlo al Jefe del Departamento de Contabilidad para su revisión Jefe del Departamento de Contabilidad Registrar diariamente en la Tabla de Inversiones en Valores, las condiciones de la compra de valores Registrar diariamente los rendimientos de las inversiones distintas a los títulos bancarios contratadas y vencidas durante el periodo, de conformidad con los Criterios de Contabilidad en Tabla de Inversiones en Valores. PÁGINA 6 de 11

8 Registrar, a más tardar la primera semana siguiente al cierre del periodo, los rendimientos devengados de las inversiones vigentes al cierre del periodo de conformidad con los Criterios de Contabilidad Verificar y corregir los registros contables (compra, venta, o rendimientos ganados y/ devengados) de inversiones en valores distintas a los títulos bancarios, previa solicitud del Analista contable Cotejar antes de cerrar el periodo contable en el ContPAQi los saldos de las cuentas contables de inversiones en valores, los saldos en la tabla de Inversiones en Valores y los saldos en los estados de cuenta en inversiones Firmar el Formato para Elaborar Conciliaciones de Inversiones (FGCPH ) En caso de existir diferencia en los saldos de títulos bancarios contratados y vencidos durante el periodo solicita al Analista contable la identificación y corrección de los registros, de lo contrario él realiza las correcciones correspondientes. 12. RECONOCIMIENTO DE NO CONFORMIDAD Y DECLARACIÓN DE AUDITORÍA 12.1 Detección de No Conformidad En caso de cualquier No Conformidad con origen en este procedimiento, se aplicarán los criterios de los siguientes procedimientos: Procedimiento de Control de Producto No Conforme (PGCPH-08-02), Procedimiento de Acciones Correctivas (PGCPH-08-03) y Procedimiento de Acciones Preventivas (PGCPH-08-04) Declaración de Auditoría El presente procedimiento se audita de acuerdo al Procedimiento de Auditoría Internas (PGCPH-08-01). 13. CONTROL DE ACTUALIZACIONES 13.1 El control de actualizaciones se hace con base en lo establecido en el Procedimiento para Control de Documentos (PGCPH-04-02). Revisión Fecha Descripción del Cambio 0 13/12/2008 Primera versión. PÁGINA 7 de 11

9 14. LISTA DE DISTRIBUCIÓN 14.1 Consejo de Vigilancia Gerencia General Jefe de Administración de Riesgos y Control Interno Jefe del Departamento de Contabilidad Analista Contable PÁGINA 8 de 11

10 ANEXO UNO: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR CONCILIACIONES DE INVERSIONES EN VALORES PÁGINA 9 de 11

11 ANEXO DOS: FORMATO PARA ELABORAR CONCILIACIONES DE INVERSIONES (FGCPH ) CAJA POPULAR LAS HUASTECAS, S.C.L. SC DE AP DE RL Carr Fed SJR - Xilitla Km 167, Ahuacatlán de Guadalupe, Pinal de Amoles, Qro. SUCURSAL U OFICINA CONCILIACION DE INVERSIONES EN VALORES AL DE DEL NOMBRE DEL EMISOR CTA. SALDO SEGÚN ESTADO DE CUENTA EN VALORES: $ - (+) SALDO EN EFECTIVO EN EL ESTADO DE CUENTA DE VALORES : $ - (+) RENDIMIENTOS DEVENGADOS POR NOSOTROS AL FIN DEL PERIODO: $ - SALDO QUE DEBE EXISTIR EN AUXILIAR CONTABLE: $ - SALDO SEGÚN AUXILIAR CONTABLE $ - DIFERENCIA EN CONCILIACIÓN DE INVERSIONES EN VALORES $ - ELABORÓ REVISÓ NOMBRE Y FIRMA ANALISTA CONTABLE NOMBRE Y FIRMA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PÁGINA 10 de 11

12 ANEXO TRES: INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO PARA ELABORAR CONCILIACIONES DE INVERSIONES (FGCPH ) 1. Saldo según estado de cuenta de valores: Escribir el saldo indicado en estado de cuenta de valores de la Tabla de Inversiones en Valores. 2. Saldo en Efectivo en el estado de cuenta de valores: Colocar en este campo el saldo en efectivo indicado en el estado de cuenta de valores de la Tabla de Inversiones en Valores. 3. Rendimientos devengados por nosotros al fin del periodo: Consultar en la Tabla de Inversiones en Valores el interés o premio de las inversiones activas al final del periodo, y colocar en este campo la suma de rendimiento devengado. 4. Saldo que debe existir en auxiliar contable: Al saldo según estado de cuenta en valores se le suma el saldo en efectivo en el estado de cuenta en Valores, así como el rendimiento devengado por nosotros al final del periodo, con lo que se obtiene el Saldo que debe existir en Auxiliar Contable. 5. Saldo según auxiliar contable: En este punto se debe registrar el saldo según el auxiliar de contabilidad al momento en que se realiza la conciliación 6. Diferencia en conciliación de inversiones en valores: Es la resta del Saldo que debe existir en Auxiliar Contable, menos el Saldo según Auxiliar contable. 7. Elaboró: Nombre y firma del Analista Contable que realizó la Conciliación Bancaria. 8. Revisó: Nombre y firma del Jefe del Departamento de Contabilidad una vez que haya revisado la Conciliación de Inversiones. PÁGINA 11 de 11