MANUAL DE USUARIO FINAL

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso 325_TBBP_FPF_Traslado Entre Bancos Manual paso a paso para realizar proceso de traslado de recursos entre entidades bancarias en la plataforma AX THE BIG BANG PROJECT 2014 HISTORIAL DE VERSIONES Y APROBACIÓN

2 CONTROL DE VERSIONES Fecha Versión Observación Autor 24/10/ Manual de usuario final Bibiana Mendoza 02/06/ Afinación del manual de acuerdo al proceso de Altipal S.A. Viviana Varilla APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Elaboró Revisó y Aprobó The Big Bang Project Revisó y Aprobó Compañía Bibiana Mendoza Key User Financiero de Altipal Nancy Mira Líder de proyecto Altipal S.A Alba Yaneth Rodríguez Gerente Financiero Altipal S.A. Página 2 de 22

3 TABLA DE CONTENIDO Contenido 1. INTRODUCCIÓN Introducción Propósito Alcance Personal Involucrado en el Diseño del Proceso ASPECTOS RELEVANTES Roles Involucrados en el Proceso Restricciones Dependencias FLUJO DEL PROCESO Flujo del Proceso PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA Paso a paso del proceso en la plataforma Creación y registro de un traslado bancario Registro de obligaciones financieras GUIA RAPIDA DE USUARIO Guía Rápida de Usuario Proceso (325_TBBP_FPF_Traslado entre Bancos) Creación y registro de un traslado bancario Registro de obligaciones financieras GLOSARIO DE TERMINOS Página 3 de 22

4 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Introducción Este manual contiene el proceso para llevar los traslados bancarios requeridos por la compañía desde la plataforma AX Propósito El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma de crear un traslado bancario desde la plataforma AX Alcance El manual contiene la información para realizar el proceso de creación y registro de un traslado bancario desde la plataforma AX Personal Involucrado en el Diseño del Proceso Nombres-Correos Electrónicos Roles Responsabilidades 1. Alba Yaneth Rodríguez (yaneth.rodriguez@altipal.com.co) 2. Consuelo Torres (consuelo.torres@altipal.com.co) 3. Dallana Sanabria (Dallana.sanabria@altipal.com.co) 4. Bibiana Mendoza (Bibiana.mendoza@altipal.com.co) 1. Gerente Financiero 2. Director Tesorería 3. Auxiliar Financiero 4. Usuario experto área financiera equipo The Big Bang Project Implementación proceso Traslado Bancario en la plataforma AX 2012 Página 4 de 22

5 2. ASPECTOS RELEVANTES 2.1 Roles Involucrados en el Proceso Rol Director Tesorería Auxiliar Financiero Jefe Inmediato Rol Gerente Financiero Director Tesorería 2.2 Restricciones Ítem R001 Descripción Debe revisarse los saldos en el portal de las entidades bancarias antes del registro en el sistema 2.3 Dependencias Ítem D001 Descripción Se debe realizar la aprobación del Gerente Financiero y Director de Tesorería para realizar el traslado Página 5 de 22

6 3. FLUJO DEL PROCESO 3.1 Flujo del Proceso FLUJO DE PROCESO PROPUESTO 325_TRASLADO ENTRE BANCOS (Subproceso de Financiera) 06 DE DICIEMBRE DE 2013 THEBIGBANGPROJECT-FPF _CUADRE DE CAJA Ingresar y verificar los saldos en los portales bancarios Registrar y seleccionar según los saldos disponibles los bancos de donde se va hacer el traslado a los fondos de inversion. Realizar carta de autorización para dar tramite de traslado del dinero a los fondo de inversión Entregar cartas en recepción para su radicación en el banco 324_FINANCIACIÓ N Auxiliar Financiero Portal Bancario Auxiliar Financiero Excel Auxiliar Financiero Word Auxiliar Financiero Cartas de traslados Gestionar el traslado del dinero al banco indicado. Fondo inversión Autorizar al fondo de inversión el retiro del dinero por el valor estipulado y a la entidad bancaria indicada. Auxiliar Financiero Correo Electrónico Crear diario contable y Registrar los traslados realizados Auxiliar Financiero Excel Informar al fondo de inversión los traslados de dinero autorizados por cada entidad bancaria. Auxiliar Financiero/ Mensajero Correo Electrónico 350_PAGO A PROVEEDORES 327_CONCILIACIÓ N BANCARIA Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A Página 6 de 22

7 4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA 4.1. Paso a paso del proceso en la plataforma Creación y registro de un traslado bancario A continuación se relaciona el paso a paso crear y registrar un traslado bancario desde la plataforma AX2012. Todos los menús, pestañas, fichas, botones y campos que no se describen en este documento para los procesos que contempla el manual son funciones que posee AX 2012 en su versión estándar pero no serán utilizados en la versión final de AX 2012 para Altipal S.A.. Paso 1. Ingresar módulo de Contabilidad Ingresar en AX 2012 al módulo de Contabilidad General. Ruta ALT > Contabilidad General/Diarios/Diario General Paso 2. Seleccionar el diario De clic en el botón Nuevo, seleccione el diario 040 Nota Bancaria Traslado entre Bancos Página 7 de 22

8 De clic en el botón Líneas Paso 3. Líneas de Diario Diligencie los siguientes datos: Pestaña Visión general Fecha: Corresponde al día en que se está realizando el traslado bancario Tipo de cuenta: Por defecto le aparece Contabilidad, cámbiela seleccionando Banco Cuenta principal: Seleccione la cuenta bancaria de donde se va a sacar el dinero. Descripción: Escriba una descripción Traslado Bancario Crédito: Coloque el valor del traslado bancario Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto le aparece Contabilidad, cámbiela seleccionando Banco Cuenta de contrapartida: Seleccione la cuenta bancaria a donde va a ingresar el dinero. Página 8 de 22

9 Pestaña Pago Seleccione el Tipo de transacción Bancaria 026 Traslados entre cuentas, y en el campo Referencia del pago digite el Nit del Altipal Paso 4. Validar Diario De clic en el botón Validar Validar Página 9 de 22

10 De clic en Cerrar. Paso 5. Enviar Diario para ser Aprobado Cierre el diario y de clic en el botón Enviar ubicado en la franja amarilla Aparece una ventana para escribir un comentario. Indique a que corresponde el traslado y de clic en el botón Enviar Paso 6. Notificación del traslado Al Director de Tesorería o Gerente Financiero le llegará una notificación para aprobar el diario de traslado bancario. Dar clic sobre este mensaje. Si no logra visualizar el mensaje, en la parte inferior puede dar clic en la campana de notificaciones. Página 10 de 22

11 Una vez da clic en cualquiera de las dos opciones antes mencionadas, en el formulario seleccione la tarea y de clic en el botón Ir a Origen. Paso 7. Aprobar Diario El Director de Tesorería o Gerente Financiero puede ingresar a las líneas del diario para validar las cuentas bancarias y valores. Una vez valide la información debe cerrar el diario y en la franja amarilla en el botón Acciones puede seleccionar una de las siguientes opciones: Aprobar, Rechazar, Solicitar cambio, Delegar, Recuperar o Ver Historial Si se selecciona Aprobar aparece el siguiente cuadro de diálogo, donde se puede digitar un comentario y se da clic en Aprobar. Página 11 de 22

12 Si se selecciona Rechazar aparece el siguiente cuadro de diálogo, escriba un comentario del porque se rechaza, de clic en Rechazar. Si se selecciona Solicitar Cambio aparece el siguiente cuadro de diálogo donde debe seleccionar el usuario y se debe digitar el cambio que se solicita. De clic en Solicitar cambio Si se seleccionar Delegar, aparece el siguiente cuadro de diálogo donde debe seleccionar el usuario a quien se va delegar y se puede digitar comentario. De clic en Delegar Página 12 de 22

13 La opción Recuperar, solo la puede visualizar el originador del diario y se utiliza para detener el flujo de aprobación. Paso 8. Registrar el diario. Para cualquiera de las opciones seleccionadas anteriormente por el Director de Tesorería o Gerente Financiero, al originador del diario le llega una notificación con la opción seleccionada. De clic sobre este. Si no logra ver el mensaje, puede dar clic en el botón de notificaciones ubicado en la parte inferior, ubicarse en la tarea y dar clic en el botón ir a origen Página 13 de 22

14 El sistema lo lleva al diario, de clic en el botón Registrar y seleccione la opción Registrar Aparece un mensaje donde se indica el número de asientos registrado. De clic en el botón Cerrar. Cierre el diario. Página 14 de 22

15 4.2.2 Registro de obligaciones financieras A continuación se presenta el paso a paso para registrar los créditos de tesorería otorgados por las entidades financieras. Paso 1. Ingresar módulo de Contabilidad Ingresar en AX 2012 al módulo de Contabilidad General. Ruta ALT > Contabilidad General/Diarios/Diario General Paso 2. Seleccionar el diario De clic en el botón Nuevo, seleccione el diario 041 Nota Bancaria Consignación De clic en el botón Líneas Página 15 de 22

16 Paso 3. Líneas de Diario Diligencie los siguientes datos: Pestaña Visión general Fecha: Corresponde al día en que se está realizando la obligación bancaria Tipo de cuenta: Por defecto le aparece Contabilidad, cámbiela seleccionando Proveedor Cuenta principal: Seleccione el nit del Banco que está desembolsando el crédito. Descripción: Escriba la descripción Crédito de Tesorería Nro. XXX Banco XXX. Ejemplo Crédito de Tesorería Bancolombia. Crédito: Coloque el valor del crédito otorgado por el Banco. Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto le aparece Contabilidad, cámbiela seleccionando Banco Cuenta de contrapartida: Seleccione la cuenta bancaria a donde va a ingresar el dinero. De clic en el botón dimensión financiera seleccione la opción Cuenta y seleccione el Sitio S012. Página 16 de 22

17 Posteriormente de clic en el botón Dimensiones financieras y en la opción Cuenta de contrapartida seleccione el Sitio S012 Bogotá y la Zona de Ventas Z0002 Pestaña Factura Seleccione el Perfil de contabilización 062 Pagares Por Pagar Pestaña Pago Seleccione el Tipo de transacción Bancaria 035 Abono desembolso de Crédito, y en el campo Referencia del pago digite el número de la obligación generada Página 17 de 22

18 Paso 4. Validar Diario De clic en el botón Validar Validar De clic en Cerrar. Paso 5. Registrar Diario Página 18 de 22

19 De clic en el botón Registrar Registrar. De clic en Cerrar Posteriormente cierre el Diario. Página 19 de 22

20 5. GUIA RAPIDA DE USUARIO 5.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (325_TBBP_FPF_Traslado entre Bancos) Creación y registro de un traslado bancario 1. Ingrese a la ruta Contabilidad General/Diarios/Diario General 2. De clic en el botón Nuevo 3. Seleccione el diario 040 Nota Bancaria Traslado entre Bancos 4. De clic en el botón Líneas 5. Fecha: Corresponde al día en que se está realizando el traslado bancario 6. Tipo de cuenta: Por defecto le aparece Contabilidad, cámbiela seleccionando Banco 7. Cuenta principal: Seleccione la cuenta bancaria de donde se va a sacar el dinero. 8. Descripción: Escriba una descripción Traslado Bancario 9. Crédito: Coloque el valor del traslado bancario 10.Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto le aparece Contabilidad, cámbiela seleccionando Banco 11.Cuenta de contrapartida: Seleccione la cuenta bancaria a donde va a ingresar el dinero. 12.De clic en la pestaña Pago 13.Seleccione el Tipo de transacción Bancaria 026 Traslados entre cuentas bancarios 14.En el campo Referencia del pago digite el Nit de Altipal De clic en el botón Validar y seleccione la opción Validar 16.Cierre el mensaje 17.Cierre el diario 18.De clic en el botón Enviar 19.Digite mensaje y de clic en el botón Enviar 20.Dar clic en el botón de Notificaciones (Director de Tesorería) 21.Ubicarse en la tarea 22.Dar clic al botón ir a origen 23.Dar Clic en el Botón Acciones 24.Seleccionar la opción Aprobar 25.Escribir Mensaje y dar Clic en Aprobar 26.Dar clic en el botón de Notificaciones (Auxiliar Financiero) 27.Dar Clic en el Botón Registrar y seleccionar la opción registrar. 28.Cierre el Mensaje. 29.Cierre el diario Página 20 de 22

21 5.2.2 Registro de obligaciones financieras 1. Ingrese a la ruta Contabilidad General/Diarios/Diario General 2. De clic en el botón Nuevo 3. Seleccione el diario 041 Nota Bancaria Consignación 4. De clic en el botón Líneas 5. Fecha: Corresponde al día en que se está realizando la obligación bancaria 6. Tipo de cuenta: Por defecto le aparece Contabilidad, cámbiela seleccionando Proveedor 7. Cuenta principal: Seleccione el proveedor del Banco que está desembolsando el crédito. 8. Descripción: Escriba la descripción Crédito de Tesorería Nro. XXX Banco XXX. Ejemplo Crédito de Tesorería Bancolombia. 9. Crédito: Coloque el valor del crédito otorgado por el Banco. 10.De clic en el botón dimensión financiera Cuenta y seleccione el Sitio S Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto le aparece Contabilidad, cámbiela seleccionando Banco 12.Cuenta de contrapartida: Seleccione la cuenta bancaria a donde va a ingresar el dinero. 13.De clic en la pestaña Factura 14.Seleccione el Perfil de contabilización 062 Pagares Por Pagar 15.De clic en la pestaña Pago 16.Seleccione el Tipo de transacción Bancaria 035 Abono desembolso de Crédito 17.En el campo Referencia del pago digite el número de la obligación generada 18.De clic en el botón Validar y seleccione la opción Validar 19.Cierre el mensaje 20.De Clic en el Botón Registrar y seleccionar la opción registrar. 21.Cierre el Mensaje. 22.Cierre el Diario Página 21 de 22

22 6. GLOSARIO DE TERMINOS 6.1 Glosario de Términos Término Traslado bancario Concepto Corresponde al traslado de recursos que se realiza de una entidad bancaria a otra. Página 22 de 22