Tabla de Contenido 1. CAJAS 2 2. CREACIÓN Y MANEJO CAJAS 2 3. OTROS MOTIVOS OTROS EGRESOS MEDIOS DE PAGO 6

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1 Tabla de Contenido 1. CAJAS 2 2. CREACIÓN Y MANEJO CAJAS 2 3. OTROS MOTIVOS OTROS EGRESOS MEDIOS DE PAGO 6 5. RECIBO DE CAJA CLIENTE CREACIÓN RECIBO DE CAJA RECIBO DE CAJA OTROS INGRESOS CHEQUE POSFECHADO RECIBO OFICIAL CONSIGNACIONES - EGRESOS DE CAJA CONSIGNACIONES OTROS EGRESOS RECLASIFICACION CONSIGNACIONES - EGRESOS DE CAJA 25

2 1. CAJAS Se definen aquí los códigos que identificaran las cajas físicas existentes en la compañía. Se entiende por caja el punto de control donde se depositan los dineros y/o medios de pago resultantes de las transacciones. Un ejemplo de aplicación de esto se da en las dependencias de Tesorería, donde se manejan dineros, cheques, consignaciones, vouchers, etc. Igualmente se presume que sobre las cajas se efectuaran procesos de arqueo o auditoria para constatar que los medios de pago allí acumulados correspondan a los saldos consignados en el sistema. Será necesaria la creación de dos cajas por cada punto de recaudo físico de dinero o cada planta, una como Caja General y la otra como Caja POS a fin de poder confrontar o auditar el estado del mismo en cualquier momento. 2. CREACIÓN Y MANEJO CAJAS Siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero asociados Cajas. : Cuentas x cobrar Maestros Allí se despliega un menú para ingresar la información correspondiente a cada caja que se va a crear. C.O: Se ingresa el centro de operación Caja: Consecutivo controlado por cada caja creada Descripción: Detalle en texto breve de la ubicación de la caja Las cajas creadas para ITALCOL S.A. son los siguientes. Page 2 of 26

3 En la parte inferior aparece la información básica a diligenciar. Moneda: El tipo de moneda en que ingresará el dinero Descripción: Nombre o detalle de la moneda Auxiliar: Cuenta de caja donde se registrarán las transacciones Descripción Auxiliar: Nombre o detalle de la cuenta de caja U.N: 99 General Concepto F.E: Código de flujo de efectivo asociado con la caja Descripción concepto F.E: Detalle del código del flujo de efectivo Se guarda el maestro de caja creado Salvar (F7) 3. OTROS MOTIVOS Los otros motivos son tablas especialmente diseñadas para identificar y clasificar cada una de las diferentes causales por las que un documento se anulará, justificando el error por el cual se canceló. Siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero asociados Otros motivos. : Cuentas x cobrar Maestros Dando click en el botón Adicionar ubicado en la parte inferior de la ventana Page 3 of 26

4 Código: Consecutivo de cada motivo Descripción: Detalle del motivo creado Tipo Motivo: Anulación C.O Filtro: Se puede aplicar el motivo para una planta específica Notas: Texto que explique el motivo de anulación Se crea el motivo de anulación dando click sobre el botón Adicionar Actualmente se tienen creados los siguientes motivos de anulación. 3.1 OTROS EGRESOS Se genera un documento tipo RCC, siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero x cobrar Egresos de caja Otros egresos. : Cuentas C.O: Centro de operación donde se realizó el recaudo Tipo docto: EGC EGRESOS CAJA Fecha: Fecha de realización del documento Page 4 of 26

5 Caja: El punto de control donde se realizó la transacción Tercero: Cliente de quien se recibe el recaudo Moneda: Moneda equivalente al recaudo Cpto FE: Concepto de flujo de efectivo que se desea afectar con el recibo de caja Notas: Texto breve que describa el documento En la pestaña Medio de pago aparecen las partidas de ese tercero pendientes por cruzar, allí se selecciona la partida deseada y luego se da click sobre el botón Contra Cuenta Se despliega una nueva ventana llamada Documentos contables Otros egresos en la que exige la cuenta auxiliar donde se llevará el dinero por concepto de otros egresos. Dando click sobre el botón Auxiliar visualizan las cuentas a utilizar. ubicado en la parte intermedia de la pantalla se Luego de seleccionar la cuenta auxiliar, se completan los datos dentro del TAB Asientos donde se ingresa la información: Naturaleza: La naturaleza de la cuenta si es débito o crédito COP: El valor en pesos del egreso Cpto F.E: Concepto de flujo de efectivo que se desea afectar con el recibo de caja Doc banco: Documento del banco de acuerdo a ese movimiento Notas: Concepto del flujo de efectivo Page 5 of 26

6 Seguido del botón Aceptar Para finalizar el documento, se da click en el botón Aprobar de la ventana. Contabilización: ubicado en la parte superior 4. MEDIOS DE PAGO Los medios de pago están conformados por los diferentes elementos que se utilizan para cancelar o pagar los documentos generados por ITALCOL S.A., en los cuales está implícito el concepto de recaudo del valor del documento. De acuerdo a lo anterior, se definen en este maestro los códigos para todos y cada uno de los diferentes y posibles medios de pago de los documentos. Siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero asociados Medios de pago. : Cuentas x Cobrar Maestros Se completan los campos en la cabecera del maestro. Indicando el medio de pago junto con su descripción. Page 6 of 26

7 En la pestaña Generales se selecciona el tipo de este medio de pago, éstas son las opciones a elegir. Seguido del botón Salvar (F7) ubicado en la parte superior. Éstos son los medios de pago creados actualmente para ITALCOL S.A 5. RECIBO DE CAJA CLIENTE El objetivo de esta opción es realizar el procedimiento automático para la realización de recibos de caja correspondientes a la recepción de dineros provenientes de recaudos de cartera. La razón que permite proponer esta alternativa es que si de antemano se conoce el esquema de contabilización de un recaudo de este tipo, en el que se debita una caja y se acreditan las cuentas por cobrar además de las cuentas de retención en la fuente. Se pueden predefinir estas variables de tal manera que el usuario simplemente se limita a entrar información netamente comercial de la caja, el cliente de quien se está recibiendo el recaudo, la forma en que recibe el dinero y los documentos que paga. La elaboración de los recibos de caja en ITALCOL, no involucran ningún tipo de pre-codificación; simplemente se ubica el cliente, se informa el valor total del recibo y se seleccionan en forma Page 7 of 26

8 interactiva los documentos o facturas a cruzar; en todo momento se puede conocer el detalle de una factura en especial. 5.1 CREACIÓN RECIBO DE CAJA Se genera un documento tipo RCC, siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero x cobrar Recibos de caja Clientes. : Cuentas Se completan los campos dentro de la cabecera del documento con la información: C.O: Centro de operación donde se realizó el recaudo Tipo docto: RCC RECIBO DE CAJA CLIENTE Fecha: Fecha de realización del documento Fecha recaudo: Fecha de entrega de dinero por parte del cliente Caja: El punto de control donde se realizó la transacción Tercero: Cliente de quien se recibe el recaudo Controlar valor en medios de pago: En caso que el pago no se desee controlar con los medios de pago se desactiva éste check, éste deshabilitará el ingreso del valor a aplicar En la pestaña Generales se ingresa la información: Moneda recaudo: Corresponde a la moneda en la que se efectuó el pago Valor: Valor del documento Moneda aplicación: En caso que la cartera se tenga en una moneda diferente a pesos Cobrador: Usuario que realizó el trámite de cobro U.N: 99 GENERAL Concepto F.E: Concepto de flujo de efectivo que se desea afectar con el recibo de caja Notas: Texto breve que describa el documento Page 8 of 26

9 Dentro de la pestaña Medios de pago se discrimina la manera en que se recibió el dinero correspondiente a ese recibo de caja. Para pago en CONSIGANCIÓN Y/O TRANSFERENCIA Medio de pago: CGN CONSIGNACIÓN Valor: Valor recibido por parte del cliente Cta bancaria: Número de cuenta a la que se realizó la consignación Fecha Consignación: Fecha del documento Referencia: Puede colocarse el número de la consignación o transacción Doc. Banco: CG para consignación, NC para nota crédito Seguido del botón Aplicar ubicado en la parte inferior de la ventana. Para pago en CHEQUE. En la pestaña Información de Cheque se registran los datos: Medio de pago: CHE CHEQUE Valor: Valor recibido por parte del cliente Banco: Código del banco donde se consignó el cheque Nro. Cheque: Número del cheque consignado Nro. Cuenta: Número de cuenta del cheque Autorización: Autorización si la hay Page 9 of 26

10 En la pestaña Consignación se registran los datos Cta bancaria: Número de cuenta al que se consignó el cheque F. consignación: La fecha en que se consignó le cheque Seguido del botón Aplicar ubicado en la parte inferior de la ventana. Para pago en EFECTIVO. Medio de pago: EFE EFECTIVO Valor: Valor recibido por parte del cliente Notas: Texto breve que describa la transacción Seguido del botón Aplicar ubicado en la parte inferior de la ventana En la parte superior de la pantalla dentro de la pestaña Medios de pago se pueden visualizar los pagos y el valor cargado hasta el momento dentro del recibo de caja. Aparece el total de los pagos que se tienen pendientes por aplicar, dando click en el botón aplicar saldo, quedará el saldo en cero dejando el pendiente listo para asignarle las facturas. Dentro de la pestaña Aplicación aparecen las partidas o facturas pendientes por cruzar por parte de este cliente, las cuales se seleccionarán dando click en el Check izquierdo para cruzar el pago realizado. Así están los documentos pendientes cruce antes de la aplicación del pago. Page 10 of 26

11 Después de aplicar los pagos dando click sobre el check de la parte izquierda de cada documento, quedan las partidas de la siguiente manera. Evidenciando que en la columna Nuevo saldo queda el valor pendiente de cruzar en caso que el pago no cubra el saldo total. Para finalizar el documento, se da click en el botón Aprobar de la ventana. ubicado en la parte superior Contabilización: Recuerda que el campo de notas es obligatorio y el no colocarlo podría generar inconvenientes a la hora de aprobar el documento. 6. RECIBO DE CAJA OTROS INGRESOS En esta opción de "Recibo de caja otros ingresos" se trabaja con un esquema de total libertad para elegir las cuentas contables que se debitan y acreditan. Se abre de esta manera el camino para la captura de los recaudos que no están directamente relacionados con la actividad económica de la empresa. Se genera un documento tipo RCI, siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero x cobrar Recibos de caja Otros Ingresos. : Cuentas Page 11 of 26

12 Se completan los campos en el encabezado del documento con la información: C.O: Centro de operación donde se realiza el recaudo. Tipo docto: RCI RECIBO DE CAJA OTROS CONCEPTOS Fecha: Fecha de realización del documento. Fecha recaudo: Fecha de entrega de dinero por parte del tercero. Caja: El punto de control donde se realizó la transacción Tercero: Cliente de quien se recibe el recaudo Controlar valor en medios de pago: En caso que el pago no se desee controlar con los medios de pago se desactiva este check, del valor a aplicar. En la pestaña Generales diligencia los datos: este deshabilitara el ingreso Moneda recaudo: Corresponde a la moneda en la que se efectuó el pago Moneda aplicación: En caso que la cartera se tenga en una moneda diferente a pesos Cobrador: Usuario que realizó el trámite de cobro U.N: 99 GENERAL Diligencie aquí la unidad de negocio a la que pertenece el recaudo. Concepto F.E: Concepto de flujo de efectivo que se desea afectar con el recibo de caja Notas: Texto breve que describa el concepto por el cual recibe el dinero. En la pestaña Medios de pago se discrimina la manera en que se recibió el dinero correspondiente a ese recibo de caja. Page 12 of 26

13 Para ingreso por CONSIGNACIÓN Y/O TRANSFERENCIA Medio de pago: CGN CONSIGNACIÓN Valor: Valor recibido por parte del cliente Cta bancaria: Número de cuenta a la que se realizó la consignación Referencia: Diligencie una referencia para este documento, puede ser un consecutivo o la fecha del documento que esta elaborando. Doc. Banco: CG para consignación, NC para nota crédito Seguido del botón Aplicar ubicado en la parte inferior de la ventana. Para ingreso por EFECTIVO Medio de pago: EFE EFECTIVO Valor: Valor recibido por parte del cliente Notas: Texto breve que describa la transacción Seguido del botón Aplicar Se da click sobre el botón Contracuenta de la pantalla. ubicado en la parte inferior de la ventana. ubicado en la parte superior derecha Page 13 of 26

14 En la pestaña Movimientos se verifican los ingresos realizados. Dando click sobre el botón Auxiliar se visualiza la ventana llamada Asientos donde se selecciona la cuenta a afectar. C.O: Centro de operación referente al pago. Naturaleza: Depende del registro que desee realizar en la cuenta auxiliar Débito o Crédito. COP: Valor del pago para el Recibo de caja por otros ingresos. Notas: Texto breve que describa el motivo de la transacción en el documento. Se da click en Siguiente se abre la ventana Saldos abiertos en la cual registra la siguiente información. Aplicar PCGA: Valor a cruzar con los otros ingresos Cpto F.E: Cuando auxiliar es de efectivo se debe indicar el concepto de flujo Notas: Texto breve que describa el documento. Page 14 of 26

15 Se da click en Aplicar botón Aceptar para que se agregue como documento de cruce, seguido del Contablemente se creó una partida doble como se desea. Para finalizar el documento seleccione aprobar Aprobar (Ctrl + A) termina de registrar el documento.. De esta manera se 7. CHEQUE POSFECHADO Por esta opción se elaboran los recibos de caja, tomando como concepto de ingreso el cheque posfechado. RECIBO PROVISIONAL Se realiza un recibo de caja provisional que maneja cuentas de orden, se genera un documento tipo CHP, siguiendo la ruta en el módulo Financiero caja Cheque posfechado Recibo provisional : Cuentas x cobrar Recibos de Diligenciar los campos del encabezado del documento con la información: C.O: Centro de operación donde se realiza el documento Tipo docto: CHP RECIBOS DE CAJA CHEQUES POSFECHADOS Fecha: Fecha de realización del documento Fecha recaudo: Fecha entrega de cheque posfechado Caja: El punto de control donde se realizó la transacción, sólo cajas generales Tercero: Cliente de quien se recibe el recaudo Page 15 of 26

16 En la pestaña Generales se registra la siguiente información. Moneda recaudo: Corresponde a la moneda en la que se efectuó el pago Moneda aplicación: En caso que la cartera se tenga en una moneda diferente a pesos diligencia la moneda en la cual desea aplicar esta información. Cobrador: Usuario que realizó el trámite de cobro. U.N: 99 GENERAL Concepto F.E: Concepto de flujo de efectivo que se desea afectar con el recibo de caja Notas: Texto breve que describa el documento Dentro de la pestaña Medios de pago se discrimina la manera en que se recibió el dinero correspondiente a ese recibo de caja. TAB Información de cheque posfechado Medio de pago: CHP CHEQUES POSFECHADOS Valor: Valor recibido por parte del cliente Banco: Selecciona el banco al que corresponde el cheque Cta bancaria: Número de cuenta del cheque que se esta recibiendo Doc. Banco: CG para consignación, NC para nota crédito TAB Consignación F. consignación: Fecha de consignación esperada del cheque posfechado Cta bancaría: Número de cuenta a la que se realizará la consignación del cheque posfechado. Page 16 of 26

17 Seguido del botón Aplicar ubicado en la parte inferior de la ventana. En la pestaña Aplicación aparecen las partidas o facturas pendientes por cruzar para este cliente, las cuales se seleccionarán dando click en el cuadro izquierdo para cruzar el pago realizado. Así están los documentos pendientes cruce antes de la aplicación del pago. Después de aplicar los pagos dando click sobre el check de la parte izquierda de cada documento, quedan las partidas de la siguiente manera. Evidenciando que en la columna Nuevo saldo queda el valor pendiente de cruzar en caso que el pago no cubra el saldo total. Para finalizar el documento, se da click en el botón Aprobar de la ventana. ubicado en la parte superior Contabilización: Page 17 of 26

18 7.1 RECIBO OFICIAL Por esta opción se realiza la legalización del cheque posfechado generando un documento CHP siguiendo la ruta en el módulo Financiero posfechado Recibo oficial. : Cuentas x cobrar Recibos de caja Cheque Se completan los campos en el encabezado del documento con la información: C.O: Centro de operación donde se realiza el documento Tipo docto: CHP RECIBOS DE CAJA CHEQUES POSFECHADOS Fecha: Fecha de realización del documento Fecha recaudo: Fecha entrega de cheque posfechado Caja: El punto de control donde se realizó la transacción, sólo cajas generales Tercero: Cliente de quien se recibe el recaudo En la pestaña Generales se ingresa la información: Moneda recaudo: Corresponde a la moneda en la que se efectuó el pago Moneda aplicación: En caso que la cartera se tenga en una moneda diferente a pesos U.N: 99 GENERAL Concepto F.E: Concepto de flujo de efectivo que se desea afectar con el recibo de caja Notas: Texto breve que describa el motivo de la transacción (Ejemplo: Cheque abono cartera Fac ) Page 18 of 26

19 Dentro de la pestaña Medios de pago se genera la consulta para conocer los cheques posfechados pendientes por legalización. Dando click sobre el botón Consultar Luego de generada la consulta se desplaza automáticamente a la pestaña Aplicación donde muestra el listado con los cheques posfechados sin legalizar. Dando click sobre el check ubicado en la parte izquierda de la consulta, se selecciona la partida a legalizar: El campo Medio destino se completa con CGN CONSIGNACION indicando que el cheque se consignó, allí se abre una ventana con información para diligenciar. Se guarda el documento Salvar (F7) y para finalizar el documento, se da click en el botón Aprobar ubicado en la parte superior de la ventana. Puede revisar la Contabilización del mismo después de aprobar el documento: Page 19 of 26

20 8. CONSIGNACIONES - EGRESOS DE CAJA Dentro del ciclo que sigue el dinero en la empresa, el objetivo de la "consignación" es registrar su depósito en las entidades bancarias creadas para ITALCOL S.A. De acuerdo a las normas de control interno debe realizarse de tal manera que los dineros se consignen por lo menos a diario y garantizar que el dinero ingreso a la entidad bancaria, de tal manera que se refleje en el extracto bancario. Para brindar la mayor funcionalidad posible en la gestión de las consignaciones el sistema interactúa con la información capturada en todos los recibos de caja y a medida que se van consignando, se va llevando un indicador que evidencia si el dinero todavía está en caja o ya pasó a bancos. Adicionalmente, se tienen múltiples alternativas de ir seleccionando los documentos: por caja, cuenta auxiliar, medio de pago o por la combinación de alguno de ellos. Como resultado de todo este proceso se generan los listados de validación y los correspondientes asientos contables del caso. 8.1 CONSIGNACIONES Se genera un documento de CGN, siguiendo la ruta en del módulo Financiero cobrar Egresos de caja Consignaciones. : Cuentas x Se completan los campos en el encabezado del documento con la siguiente información: C.O: El centro de operación al cual corresponde el documento. Tipo docto: CGN CONSIGNACIONES Cta bancaria: Cuenta bancaria a afectar con la consignación. Cpto F.E: Concepto de flujo de efectivo que se desea afectar con la consignación. Notas: Texto breve que describa de la transacción del documento. Page 20 of 26

21 En la parte inferior del documento, se activa el check a la posición que se desea dar por consignada, fijándose que en la columna Valor se asigna el valor a consignar. Para finalizar el documento, selecciona el botón Aprobar la ventana. ubicado en la parte superior de Puede observar las cuentas afectadas en la contabilización del documento por el módulo de contabilidad. Contabilización: 8.2 OTROS EGRESOS Se genera un documento tipo RCC, siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero x cobrar Egresos de caja Otros egresos. : Cuentas C.O: Centro de operación donde se realizó el recaudo Tipo docto: EGC EGRESOS CAJA Fecha: Fecha de realización del documento Caja: El punto de control donde se realizó la transacción Tercero: Cliente de quien se recibe el recaudo Moneda: Moneda equivalente al recaudo Page 21 of 26

22 Cpto FE: Concepto de flujo de efectivo que se desea afectar con el recibo de caja Notas: Texto breve que describa el documento En la pestaña Medio de pago aparecen las partidas de ese tercero pendientes por cruzar, allí se selecciona la partida deseada y luego se da click sobre el botón Contra Cuenta Se despliega una nueva ventana llamada Documentos contables Otros egresos en la que exige la cuenta auxiliar donde se llevará el dinero por concepto de otros egresos. Dando click sobre el botón Auxiliar visualizan las cuentas a utilizar. ubicado en la parte intermedia de la pantalla se Luego de seleccionar la cuenta auxiliar, se completan los datos dentro del TAB Asientos donde se ingresa la información: Naturaleza: La naturaleza de la cuenta si es débito o crédito COP: El valor en pesos del egreso Cpto F.E: Concepto de flujo de efectivo que se desea afectar con el recibo de caja Doc banco: Documento del banco de acuerdo a ese movimiento Notas: Concepto del flujo de efectivo Page 22 of 26

23 Seguido del botón Aceptar Para finalizar el documento, se da click en el botón Aprobar de la ventana. Contabilización: ubicado en la parte superior 9. RECLASIFICACION Para la generación de reclasificación se genera un documento tipo NCC, siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero cobrar. : Cuentas x cobrar Notas Reclasificación de cuentas por Se completan los datos en la cabecera del documento. C.O: Centro de operación donde se realizó el recaudo Tipo docto: NCC NOTAS DE CARTERA CLIENTES Fecha: Fecha de realización del documento Cliente: Cliente al que se va a generar la reclasificación Moneda: Moneda equivalente al recaudo Nota: Texto breve explicando el documento Dentro de la pestaña Generales en la vertical Filtro CxC se completa la información: Page 23 of 26

24 Moneda: Moneda equivalente al recaudo Auxiliar: Cuenta a reclasificar Sucursal: sucursal del cliente C.O: Centro de operación donde se realizó el recaudo U.N: 99 GENERAL Seguido a esto, se da click sobre el botón Consultar allí se despliega la consulta con todas las Cuentas por cobrar pendientes de cruce a ese proveedor En la ventana inferior se completan los campos Moneda: Moneda equivalente al recaudo Cliente: Cliente al que se va a generar la reclasificación C.O: Centro de operación donde se realizó el recaudo U.N: 99 GENERAL Dejando la visualización del documento de la siguiente manera Page 24 of 26

25 En el campo Valor se selecciona la partida a reclasificar, dando click en el botón < > para cruzar los valores. Elige el valor en la pestaña generales. Para finalizar el documento, se da click en el botón Aprobar de la ventana. ubicado en la parte superior 10. CONSIGNACIONES - EGRESOS DE CAJA Este documento se utiliza cuando se quiere cargar la cartera ya generada de un tercero a otro realizando un traslado, este genera un documento tipo NCC, siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero : Cuentas x cobrar Notas Traslado de cuentas por cobrar. Se completan los filtros necesarios para encontrar la cuenta por cobrar a trasladar. Seguido del botón Consultar En el listado que se generó, se da el check de la izquierda para seleccionar la partida pendiente. Page 25 of 26

26 Se da click en el botón Generar ubicado en la parte superior de la ventana. C.O: Centro de operación donde se genera el documento de transferencia Tipo docto: NCC NOTAS DE CARTERA CLIENTES Auxiliar: Clientes Nacionales U.N: 99 GENERAL Cliente: Cliente al que se le cargará la cuenta por cobrar Sucursal: Sucursal del cliente que obtuvo la cuenta por cobrar En la ventana que se despliega se da Aceptar Contabilización: Page 26 of 26