MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso TBBP_FPP_Pedido_Venta

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso TBBP_FPP_Pedido_Venta Manual paso a paso para realizar un Pedido de Venta directamente en la plataforma Microsoft Dynamics AX2012. THE BIG BANG PROJECT 2014

2 HISTORIAL DE VERSIONES Y APROBACIÓN CONTROL DE VERSIONES Fecha Versión Observación Autor 08/04/ Manual de usuario final Hernando Escobar 02/20/ Copiar un pedido ya existente Lorenza Orozco Madrid APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Elaboró Revisó y Aprobó Revisó y Aprobó Hernando Escobar Lorenza Orozco Madrid Key User Área Comercial Nancy Mira Gerente de proyecto Altipal Jimmy Rojas Gerente Comercial Página 2 de 19

3 TABLA DE CONTENIDO Contenido 1. INTRODUCCIÓN Introducción Propósito Alcance Personal Involucrado en el Proceso ASPECTOS RELEVANTES Roles Involucrados en el Proceso Restricciones Dependencias PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA GUIA RAPIDA DE USUARIO Guía Rápida de Usuario (TBBP_FPP_ Pedido de venta) GLOSARIO DE TERMINOS Glosario de Términos Página 3 de 19

4 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Introducción Este manual contiene el proceso para llevar a cabo un pedido de ventas directamente en la plataforma Dynamics AX Propósito El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma correcta de trabajar en la plataforma AX 2012 dentro del módulo de Ventas y marketing. 1.3 Alcance El manual contiene la información para realizar un pedido de ventas con el estándar en AX Personal Involucrado en el Proceso Nombres-Correos Electrónicos Roles 1. Hernando Escobar Hernando.Escobar@altipal.com.co 2. Lorenza Orozco Madrid Lorenza.Orozco@altipal.com.co 1. Usuarios expertos equipo BIG BANG Área Comercial Responsabilidades Generación Pedido de venta en AX 2012 Página 4 de 19

5 2. ASPECTOS RELEVANTES 2.1 Roles Involucrados en el Proceso Rol Asesores comerciales Jefe Inmediato Rol Supervisores de Venta 2.2 Restricciones Ítem Descripción 2.3 Dependencias Ítem D001 D002 Descripción Para realizar el pedido de venta deben estar creado el cliente. Para realizar el pedido de venta los artículos deben estar creados. Página 5 de 19

6 3. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA Paso 1. Crear Pedido de venta Ingresar al menú Ventas y marketing/común/pedidos de ventas/ Todos los pedidos de venta El sistema nos muestra la página de lista donde se encuentran todos los pedidos de venta que se hayan generado. Página 6 de 19

7 Para crear un pedido de ventas se debe dar clic en el botón Pedido de ventas Cuenta de cliente: Seleccionar el código del cliente. Pestaña General Sitio: Se debe seleccionar el sitio de donde se va a despachar la mercancía. Almacén: Se debe seleccionar el almacén de donde se va a despachar la mercancía. Dar clic en Aceptar Luego se debe dar clic en el botón Vista de encabezado Página 7 de 19

8 En la pestaña configurar diligenciar los siguientes campos: Grupo de Ventas: Se debe seleccionar el grupo de ventas al cual pertenece el asesor comercial que está realizando el pedido de venta. Responsable de ventas: Se debe seleccionar el nombre del asesor comercial. Zona de ventas: Se debe seleccionar el código de la zona de venta que tiene asociado el asesor comercial. Documento autoventa: Se debe digitar el número de la factura física de autoventa Zona Logística: Se debe seleccionar la zona logística. Conjunto: Se debe seleccionar el tipo de venta (Preventa, autoventa, directa o consignación). En la ficha Dimensiones financieras diligenciar Centro_Costos: Seleccionar el centro de costos al que pertenece el asesor comercial. Página 8 de 19

9 Grupo_Ventas: Se debe seleccionar el grupo de ventas al cual pertenece el asesor comercial como dimensión financiera. Zona_Ventas: Se debe seleccionar el código de la zona de venta que tiene asociado el asesor comercial como dimensión financiera. Después de haber diligenciado los campos anteriores se debe dar clic en el botón Vista de línea Para agregar una línea a un pedido de ventas, siga estos pasos: Haga clic en Agregar línea en la ficha Líneas del pedido de ventas. Seleccione el Código de artículo. Seleccione el Número de variante, el sistema ingresará las dimensiones del producto (Tipo, Característica 1 y Característica 2). Especifique la cantidad que se venderá en el campo Cantidad. Seleccione la unidad de medida en el campo Unidad. En caso necesario, especifique el Precio unitario para el artículo, ya que deben estar creados los acuerdos comerciales que aplican al cliente que se le realizó la venta. Página 9 de 19

10 Si el artículo en el acuerdo comercial tiene descuento de línea se puede observar en el campo Porcentaje de descuento, si el artículo no tiene descuento en el acuerdo comercial y se requiere se puede ingresar en este campo. Si el artículo en el acuerdo comercial tiene descuento multilínea para que se vea reflejado en el pedido de venta se debe ir a la pestaña Vender y dar clic en la opción Descuento multilínea. si el artículo no tiene descuento en el acuerdo comercial y se requiere se puede ingresar en este campo. Para ver el descuento se debe dar clic en la ficha Detalle de línea en la pestaña Precio y descuento en el campo Porcentaje de descuento multilínea. Página 10 de 19

11 Si requiere otro artículo debe realizar los pasos anteriores. Copiar un pedido ya existente Si desea copiar un pedido que ya existe debe dar clic en el botón Pedido de ventas Debe seleccionar la Cuenta de cliente al que quiere realizar el pedido y dar clic en Aceptar. Página 11 de 19

12 En la pestaña Pedido de ventas dar clic en el botón De todos El sistema le mostrará una nueva ventana, en está debe buscar el pedido de venta que desea copiar para el cliente que ha seleccionado en el paso inicial, retirar los check de los campos Eliminar las líneas de pedido y Copiar la cabecera de pedido, en el campo Seleccionar todo ingresar el check, el sistema marcará todas las líneas de este pedido, luego debe dar clic en Aceptar Página 12 de 19

13 El sistema ingresará las líneas seleccionadas en el pedido. Luego dar clic en el botón Vista de encabezado Página 13 de 19

14 Si el pedido que copio es de un sitio diferente al que usted necesita debe ir a la pestaña General y diligenciar los campos Sitio y Almacén En la pestaña Configurar diligenciar los siguientes campos: Grupo de Ventas: Se debe seleccionar el grupo de ventas al cual pertenece el asesor comercial que está realizando el pedido de venta. Responsable de ventas: Se debe seleccionar el nombre del asesor comercial. Zona de ventas: Se debe seleccionar el código de la zona de venta que tiene asociado el asesor comercial. Documento autoventa: Se debe digitar el número de la factura física de autoventa, sí el pedido es de este tipo. Zona Logística: Se debe seleccionar la zona logística. Conjunto: Se debe seleccionar el tipo de venta (Preventa, autoventa, directa o consignación). Página 14 de 19

15 En la ficha Dimensiones financieras diligenciar los campos a mencionar, esto debido a que el sistema hereda las dimensiones del pedido que se ha seleccionado para copiar. Centro_Costos: Seleccionar el centro de costos al que pertenece el asesor comercial. Grupo_Ventas: Se debe seleccionar el grupo de ventas al cual pertenece el asesor comercial como dimensión financiera. Tercero: Debe seleccionar el Nit o la cédula del cliente. Zona_Ventas: Se debe seleccionar el código de la zona de venta que tiene asociado el asesor comercial como dimensión financiera. Página 15 de 19

16 Al diligenciar los campos debe dar clic en el botón Vista de línea El sistema mostrará una nueva pantalla, en está debe ingresar un check en los campos: Actualizar Dimensión y Actualizar Sitio y almacén y dar clic en Aceptar, con esto el sistema actualizará los campos ingresados en la Vista de encabezado a las líneas del pedido de venta. Página 16 de 19

17 4. GUIA RAPIDA DE USUARIO 4.1 Guía Rápida de Usuario (TBBP_FPP_ Pedido de venta) Crear pedido de venta Ingresar al menú Ventas y marketing/común/pedidos de ventas/ Todos los pedidos de venta Dar clic en el botón Pedido de venta Ingresar código del cliente Ingresar Sitio y Almacén Clic en Aceptar Dar clic en el botón Vista de encabezado En la pestaña Configurar ingresar los campos: Grupo de venta, Responsable de ventas, zona de ventas, Documento autoventa (solo si la venta corresponde a autoventa), Zona y conjunto. En la pestaña Dimensiones financieras ingresar los campos: Centro_Costos, Grup_Ventas y Zona_Ventas. Dar clic en el botón Vista de línea Hacer clic en Agregar línea en la ficha Líneas del pedido de ventas. Seleccionar el Código de artículo. Seleccionar el Número de variante, el sistema ingresará las dimensiones del producto (Tipo, Característica 1 y Característica 2). Especificar la cantidad que se venderá en el campo Cantidad. Seleccionar la unidad de medida en el campo Unidad. En caso necesario, especificar el Precio unitario para el artículo, ya que deben estar creados los acuerdos comerciales que aplican al cliente que se le realizó la venta. Si el artículo en el acuerdo comercial tiene descuento de línea se puede observar en el campo Porcentaje de descuento, si el artículo no tiene descuento en el acuerdo comercial y se requiere se puede ingresar en este campo. Si el artículo en el acuerdo comercial tiene descuento multilínea para que se vea reflejado en el pedido de venta se debe ir a la pestaña Vender y dar clic en la opción Descuento multilínea. si el artículo no tiene descuento en el acuerdo comercial y se requiere se puede ingresar en este campo. Copiar un pedido ya existente Dar clic en el botón Pedido de ventas Seleccionar la cuenta del cliente y dar clic en Aceptar En la pestaña Pedido de ventas dar clic en el botón De todos Buscar el pedido de venta que desea copiar, retirar los check de los campos Eliminar las líneas de pedido y Copiar la cabecera de pedido, en el campo Seleccionar todo ingresar el check, luego dar clic en Aceptar. Dar clic en el botón Vista de encabezado Página 17 de 19

18 Si el pedido que copio es de un sitio diferente al que usted necesita debe ir a la pestaña General y diligenciar los campos Sitio y Almacén En la pestaña Configurar diligenciar los campos: Grupo de ventas, Responsable de ventas, Zona de ventas, Documentos autoventa, Zona logística, Conjunto. En la ficha Dimensiones financieras diligenciar los campos: Centro_Costos, Grupo_Ventas, Tercero y Zona_Ventas. Al diligenciar los campos debe dar clic en el botón Vista de línea El sistema mostrará una nueva pantalla, en está debe ingresar un check en los campos: Actualizar Dimensión y Actualizar Sitio y almacén y dar clic en Aceptar. Página 18 de 19

19 5. GLOSARIO DE TERMINOS 5.1 Glosario de Términos ERP Término Concepto Los sistemas de planificación de recursos empresariales(erp, por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios. Fuente: presariales Página 19 de 19