MÓDULO V: GESTIONAR ARCHIVOS Y CARPETAS DE DOCUMENTOS

Transcripción

1 MÓDULO V: GESTIONAR ARCHIVOS Y CARPETAS DE DOCUMENTOS 5.1. Gestión de archivos y carpetas En apartado anteriores hemos visto la manera de guardar un documento nuevo utilizando el comando Guardar como. Este comando podemos utilizarlo también para cambiar el nombre del documento, para guardarlo en una carpeta distinta e, incluso, para guardarlo con un formato de archivo diferente. Cambiar Nombre, Ubicación, Formato Si quieres cambiar el nombre de un documento, guardar una copia con otro nombre o guardarlo para usarlo con otro procesador de texto, debes utilizar el comando Guardar como. 1. Con el documento abierto, hacemos clic en el comando Guardar como del menú Archivo. Se abre el cuadro de diálogo Guardar como. 2. Para guardarlo en otro lugar, hacemos clic en el botón de lista del cuadro Guardar en y, a continuación, seleccionamos como destino una nueva unidad o carpeta. 3. Para cambiar el nombre del archivo, escribimos un nuevo nombre en el cuadro de texto Nombre de archivo. 4. Para guardarlo con un nuevo formato, hacemos clic en el botón de lista del cuadro Guardar como tipo y, después, seleccionamos el nuevo formato deseado. 5. Para finalizar, hacemos clic en el botón Guardar. 5.1

2 Crear carpetas al guardar Si al ir a guardar un documento quieres almacenarlo en una carpeta que no está creada, Word te permite hacerlo desde el mismo cuadro de diálogo Guardar como. 1. Con el documento abierto, hacemos clic en el comando Guardar como del menú Archivo. Se abre el cuadro de diálogo Guardar como. 2. Hacemos clic en el botón de lista el cuadro Guardar en y, a continuación, seleccionamos la unidad o carpeta donde queremos crear la nueva carpeta o subcarpeta. 3. Para crear una nueva carpeta, hacemos clic en el botón Crear nueva carpeta de la barra de herramientas del cuadro de diálogo Guardar como. 5.2

3 4. A continuación, en el cuadro de texto Nombre del cuadro de diálogo Nueva carpeta escribimos el nombre adecuado para la nueva carpeta. Al finalizar, hacemos clic en el botón Aceptar. 5. Si es necesario escribimos un nuevo nombre para el archivo o seleccionamos un nuevo formato, tal como has estudiado en el apartado anterior. Para finalizar, hacemos clic en el botón Guardar Crear documentos con plantillas Utilizar Plantillas o ejemplos de documentos te ahorrará tiempo en la creación de documentos estándar (cartas, faxes, facturas, currículo...). Una plantilla te proporciona un punto de partida para los documentos, a los que puedes agregar texto o modificarlos, por ejemplo, agregar el logotipo de la compañía o eliminar un párrafo que no es apropiado. También puedes crear un documento respondiendo a las preguntas de un Asistente que construye el documento a partir de las respuestas que le hayas dado. 5.3

4 Usar plantillas para crear un documento nuevo 1. En primer lugar, hacemos clic en el comando Nuevo del menú Archivo. Se muestra el panel de tareas Nuevo documento. 2. En el área Nuevo a partir de una plantilla, hacemos clic en el enlace a Plantillas generales. Se abre el cuadro de diálogo Plantillas. 3. Hacemos clic en las pestañas de las fichas de las categorías de plantillas para ver los modelos que contienen. 4. Para abrir un nuevo documento basado en uno de los modelos de plantilla, hacemos clic en ellas y, a continuación, en el botón Aceptar. 5.4

5 5. Completamos el documento siguiendo las instrucciones de cómo utilizar o personalizar la plantilla. Al finalizar, hacemos clic en el botón Guardar. Para obtener más plantillas y asistentes utilizando la Web de Microsoft: 1. Hacemos clic en el comando Panel de tareas del menú Ver. 2. En el área Nuevo a partir de una plantilla, hacemos clic en el enlace Plantillas de Microsoft.com. 5.5