MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso 335_TBBP_FPF_Activos Fijos

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso 335_TBBP_FPF_Activos Fijos Manual paso a paso para realizar proceso de creación, solicitud, adquisición, depreciación, venta y cancelación de activos fijos en Microsoft Dynamics AX THE BIG BANG PROJECT 2014

2 HISTORIAL DE VERSIONES Y APROBACIÓN CONTROL DE VERSIONES Fecha Versión Observación Autor 08/11/ Manual de usuario final Miller Sneider Ramirez 25/05/ /12/ Afinación del manual de acuerdo al proceso de Altipal S.A. Calculo del Reteica para adquisición de activos. Viviana Varilla Pérez Viviana Varilla Pérez 25/04/ Permisos de solicitud de compra. Viviana Varilla Pérez 02/11/ Actualización Manual. Viviana Varilla Pérez APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Elaboró Revisó y Aprobó The Big Bang Project Revisó y Aprobó Compañía Viviana Varilla Key User Área Financiera - Contabilidad Nancy Mira Gerente de proyecto Altipal S.A. Alba Yaneth Rodríguez Gerente Financiero Altipal S.A. Página 2 de 58

3 TABLA DE CONTENIDO Contenido 1. INTRODUCCIÓN Introducción Propósito Alcance Personal Involucrado en el Proceso ASPECTOS RELEVANTES Roles Involucrados en el Proceso Restricciones Dependencias FLUJO DEL PROCESO Flujo del Proceso PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA Paso a paso del proceso en la plataforma Creación de Activos Fijos Adquisición de Activos Fijos Adquisición de Activos Fijos Pedido de Compra Adquisición desde un diario de facturas Ajuste a la adquisición Depreciación de Activos Fijos Cancelación de activos fijos (Dados de Baja) Cancelación de activos fijos (Venta) Transferencia de activos fijos Préstamo de activos fijos Permisos de solicitud de compra Saldo de Activos fijos GUIA RAPIDA PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA Guía Rápida Paso a paso del proceso creación producto en la plataforma Creación de Activos Fijos Adquisición de Activos Fijos Página 3 de 58

4 Adquisición de Activos Fijos Pedido de Compra Adquisición de Activos Fijos Diario de Facturas Ajuste a la adquisición Depreciación de Activos Fijos Cancelación de Activos Fijos (Dados de Baja) Cancelación de Activos Fijos (Venta) Transferencia y/o traslado de activos fijos GLOSARIO DE TERMINOS Glosario de Términos Página 4 de 58

5 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Introducción Este manual contiene el proceso para llevar a cabo en la plataforma AX2012 la creación de Activos fijos y los diferentes procesos por los que pasa el Activo Fijo los cuales generan transacciones en la plataforma AX 2012 para Altipal S.A. 1.2 Propósito El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma correcta de desarrollar en la plataforma AX 2012 dentro del módulo de Activos Fijos los procesos de creación, solicitud, adquisición, depreciación, venta, cancelación y traslados de activos fijos con el fin de complementar procesos de los cuales estos son insumo y facilitar las funciones desarrolladas por el Coordinador de Activos Fijos y el área contable 1.3 Alcance El manual contiene la información para realizar los procesos de creación, solicitud, adquisición, depreciación, venta, cancelación y traslado de activos fijos que se implementaron en AX 2012 durante la primera etapa del proyecto BIG BANG la cual se llevó a cabo entre junio de 2013 y enero de Los detalles de los procesos y requerimientos definidos por Altipal S.A. se encuentran disponibles en la documentación del proyecto en los documentos de análisis de requerimientos y diseño que puede consultar a través de la plataforma Documentar en la carpeta THE BIG BANG PROJECT 1.4 Personal Involucrado en el Proceso Nombres-Correos Electrónicos Roles Responsabilidades 1. Viviana Varilla Pérez - viviana.varilla@altipal.com.co 2. Angela Jimenez - angela.jimenez@altipal.com.co 3. Heissy Delgado - Heissy.delgado@altipal.com.co 1. Usuario experto equipo BIG BANG área financiera- Contabilidad 2. Director Contabilidad 3. Coordinador Activos Fijos Implementación proceso de contabilidad e impuestos, y otros procesos conexos en AX2012 Página 5 de 58

6 2. ASPECTOS RELEVANTES 2.1 Roles Involucrados en el Proceso Rol Coordinador de Activos Fijos Auxiliar de Contabilidad Coordinador de Impuestos Coordinador Contable Coordinador de Compras Director de Contabilidad Director Administrativo Jefe Inmediato Rol Director Administrativo Director de Contabilidad Director de Contabilidad Director de Contabilidad Gerente Administrativa y Financiera Gerente Administrativa y Financiera Gerente Administrativa y Financiera 2.2 Restricciones Ítem R001 R002 R002 Descripción Para la solicitud de Activos Fijos, se utilizaran artículos fuera del catálogo en AX2012 Para los Leasing se crearan los Activos Fijos y se adquieren desde un Diario de Facturas Para la venta de Activos Fijos, se debe generar factura de servicios 2.3 Dependencias Ítem D001 Descripción Para solicitar un Activo Fijo se debe contar con la aprobación del jefe inmediato Página 6 de 58

7 3. FLUJO DEL PROCESO 3.1 Flujo del Proceso FLUJO DE PROCESO PROPUESTO ACTIVOS FIJOS P1 (Subproceso de Financiera) 03 DE DICIEMBRE DE 2013 INICIO Solicitar activo fijo previa aprobación del responsable del área (Administración, Logística, Tecnología) REEMPLAZO DE CARGO Realizar transferencia de responsable del Activo Fijo y actualizar dimensiones financieras Diligenciar o actualizar Tarjeta, enviar y Entregar Activo Fijo 1 Jefe de área Cespal SOLICITUD NUEVA O CAMBIO Coordinador Activos Fijos AX2012 Coordinador Activos Fijos Formato Realizar transferencia de responsable del Activo Fijo y actualizar dimensiones financieras SI Hay Existencias? Verificar disponibilidad en Inventarios (Modulo de Activos Fijos) FIN Coordinador Activos Fijos AX2012 NO Coordinador Activos Fijos AX Realizar la solicitud de compras en la plataforma AX2012 Compras De Suministros Y Servicios Recibir los artículos solicitados Recepción Y Radicación De Facturas Causación Coordinador Activos Fijos AX2012 Jefe Adtivo / Coord Activo / Coord Logisitico Artículos Diligenciar Dimensiones financieras del Activo Fijo Ingresar ubicación, responsable y placa del Activo Fijo Ingresar información técnica del Activo Fijo Ubicar nuevo activo en modulo de Activos Fijos e ingresar el nombre, tipo, tipo principal del Activo Seleccionar número de placa al Activo Fijo Coordinador Activos Fijos AX 2012 Coordinador Activos Fijos AX2012 Coordinador Activos Fijos AX2012 Coordinador Activos Fijos AX2012 Coordinador Activos Fijos Sticker Colocar placa al Activo Fijo Diligenciar o actualizar Tarjeta, enviar y Entregar Activo Fijo El valor del activo es superior a 1 SMLMV? A Jefe Adtivo / Coord Activos/ Coord. Logístico Sticker Jefe Adtivo / Coord Activos Formato Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A FLUJO DE PROCESO PROPUESTO ACTIVOS FIJOS P2 (Subproceso de Financiera) 03 DE DICIEMBRE DE 2013 THEBIGBANGPROJECT-FPF- THEBIGBANGPROJECT-FPF- A SI Informar compra a Director administrativo para que reporte a la aseguradora Reporte a aseguradora Actualizar información del seguro en el modulo de Activos Fijos 1 NO Coordinador Activos Fijos Formato Coordinador Activos Fijos AX2012 Existe venta o baja durante el mes? SI Que actividad es? BAJA Realizar Acta para dar de Baja el Activo y notificar al Jefe Administrativo Informar al área Contable el Activo Fijo a dar de Baja Registrar contablemente la Baja de Activo NO VENTA Coordinador Activos Fijos Formato Coordinador Activos Fijos Analista Contable AX Generar depreciación automática Emitir factura de Venta Hubo perdida en la venta? SI Realizar reclasificación de cuenta contable 1 Analista Contable AX 2009 Coordinador Activos Fijos AX2012 Coordinador Activos Fijos AX2012 NO Cierre de mes contable Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A Página 7 de 58

8 4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA 4.1 Paso a paso del proceso en la plataforma Creación de Activos Fijos La creación de un Activo Fijo solo se da para aquellos activos que no son solicitados al área de compras de suministros. Paso 1. Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/común/activos fijos/activos fijos Paso 2. Crear Nuevo Código de Activo Fijo. En la lista que se muestra de clic en Nuevo Activo Fijo. Posterior de despliega formulario para creación de un activo fijo. Página 8 de 58

9 Paso 3. Pestaña General En esta pestaña se debe diligenciar los siguientes datos: Grupo de Activos Fijos: Seleccione el grupo al que pertenece el nuevo activo Fijo. El grupo de activos fijos proporcionara la información de modelo de valor, numeración y condiciones de depreciación al nuevo activo. Numero: el sistema le asignara de forma automática la secuencia numérica que tendrá el activo fijo dentro de la plataforma. Nombre: Diligencie el nombre del Activo Fijo. El nombre debe ser lo suficientemente claro para identificar adecuadamente el activo. Se debe nombrar con Mayúscula inicial para cada palabra. Nombre de Búsqueda: Diligencie el nombre corto del Activo Fijo. Tipo: Define el tipo de activo, para Activos usar Tangible para Leasing usar Financiero, para Otros activos usar Otros, para Diferidos usar Intangibles Tipo Principal: Corresponde a una agrupación mayor que se le va a dar a los activos fijos. Se debe seleccionar el que corresponda de acuerdo al Grupo de Activos Fijos. Tipo de Propiedad: Corresponde a una agrupación que se utiliza para informes. Se deja predeterminado Activo Fijo Cantidad: Corresponde al inventario en unidades que contiene el activo, para el caso de Altipal S.A. siempre será 1 porque cada activo tiene un código y una placa asignada. Unidad de Medida: Es la unidad de medición del activo, para el caso de Altipal S.A. es Unidad. Página 9 de 58

10 Paso 4. Pestaña Información Técnica En esta pestaña se debe diligenciar los siguientes datos: Proveedor: Nombre del proveedor que suministra el activo fijo. Se debe escribir en Mayúscula sostenida Modelo: Corresponde a la Marca del Activo Fijo. Digite si se conoce el dato Año del Modelo: Año de Fabricación del Articulo. Digite si se conoce el dato Número de Serie: Número de identificación propio del activo. Digite si se conoce el dato Fecha de Garantía: Fecha en que vence la garantía, si es otorgada por el proveedor. Información Técnica: Información adicional a los datos del activo. Condición de activo: Seleccione el estado en que se encuentra el activo fijo. Puede ser 001 Averiado, 002 Buen Estado, 003 Obsoleto Los siguientes campos son de seguimiento después que el activo ha sido creado. Se pueden diligenciar si los requiere el usuario o o o Ultimo mantenimiento Siguiente mantenimiento Información Página 10 de 58

11 Paso 5. Pestaña Seguro En esta pestaña se debe diligenciar los siguientes datos para los activos asegurados: Proveedor de seguro: Seleccione el tercero que cubre la póliza de seguros, para Altipal actualmente aplica Suramericana de Seguros. Agente: Corresponde al asesor que atiende las pólizas. Número de Póliza: La póliza que cubre el activo fijo. Fecha de Caducidad de la póliza: Seleccione la fecha en que vence la póliza. Importe de la Póliza: Valor por el que está asegurado el activo. Valor Asegurado: Valor por el que está asegurado el activo. Fecha del Seguro 1: Seleccione la fecha en la que se comienza a aplicar la póliza. Paso 6. Pestaña Ubicación En esta pestaña se debe diligenciar los siguientes datos: Página 11 de 58

12 Ubicación: Seleccione a la ubicación geográfica donde se encuentra el activo. Para el caso de Altipal son los sitios donde se realiza una actividad de operación. Departamento: Seleccione el área al que pertenece el responsable del activo. Responsable: Seleccione el empleado a quien se le va a asignar el activo. Código de Barra: Diligencie en número de la placa del activo. Nota de Concesión: En el caso de ser necesario, se diligenciara con la información de la empresa que tiene en custodia los activos fijos. Inventario físico: Es la fecha de la última actualización del inventario físico Contacto: Si requiere seleccione el empleado a quien pueda contactar para averiguar por el activo fijo. Paso 7. Pestaña Estructura Indica la relación entre el activo y otros activos, ya sea como activo principal con componentes subyacentes o como componente asignado a otro activo. Página 12 de 58

13 Paso 8. Modelo de Valor. De clic en el botón modelos de valor Se despliega un formulario donde se visualiza la información de modelo de valor para la capa Actual (NIIF) y la capa de Operaciones (Tributario). En este formulario se puede visualizar el tiempo de vida útil. Si usted considera necesario puede cambiar este valor de acuerdo a las políticas fijadas por la compañía: El estado es No adquirido todavía. Paso 9. Dimensiones financieras Desplegar la ficha Dimensiones financieras, se deben diligenciar las 7 dimensiones que apliquen para el activo fijo para cada modelo de Valor: Página 13 de 58

14 Nota: La dimensión Tercero corresponde al proveedor a quien se compra el Activo fijo Una vez seleccione las dimensiones financieras de clic en el botón Cerrar y nuevamente Clic en el botón Cerrar del activo fijo creado Adquisición de Activos Fijos En Altipal S.A. la adquisición de activos se realizará de dos formas, por el proceso de compras de suministros que parte de una solicitud, o desde un diario de facturas. En el caso de la adquisición del activo fijo en diarios de facturas, la creación previa del activo fijo es obligatoria, de manera que pueda seleccionarse del listado el activo fijo al cual se le asignará el valor de adquisición Adquisición de Activos Fijos Pedido de Compra El proceso de solicitud de compras para activos fijo se realizará con la opción de artículos fuera de catálogo, lo que le permitirá al solicitante seleccionar la categoría del producto e indicar toda la información necesaria para la adquisición del activo y posterior autorización. Por cada activo fijo que se requiera comprar se debe realizar una línea en la solicitud de compra. Paso 1. Solicitud de compra para activos fijos. Paso 1. Ingrese a la siguiente ruta: Adquisición y abastecimiento/común/ Solicitudes de compra: Página 14 de 58

15 Paso 2. Seleccione la opción Todas las solicitudes de compra, se despliega un formulario de datos. De clic en el icono Solicitud de compra Nuevo: Se despliega la siguiente ventana, diligencie los siguientes datos: Nombre: Escriba una breve descripción de la solicitud de compra o servicio que se está solicitando. Este campo es de carácter obligatorio, de no diligenciarse no deja seguir al paso siguiente. Fecha solicitada: Indique la fecha de la solicitud, por regla de negocio debe ser la del día en que se realiza la solicitud. Haga clic en el botón Aceptar. Se abre la siguiente ventana, donde se indica el número de la solicitud creada, el nombre del preparador, y se muestra el estado de la solicitud de compras, inicialmente es borrador. Página 15 de 58

16 Seleccione el Motivo que corresponda a Equipos y Tecnología y en el campo Detalles describa la actividad a solicitar. (Esto es informativo). Paso 3. Despliegue la ficha Líneas de solicitud de compra. De clic en el botón Agregar artículos Paso 4. En la ventana que se abre ubíquese en la pestaña Artículos fuera del catálogo, seleccione el solicitante y Diligencie los siguientes datos: Nombre del producto: Diligencie una breve descripción del Activo a solicitar Categoría: Despliegue y seleccione el catálogo SUMINISTROS ACTIVOS FIJOS, posteriormente seleccione la categoría que corresponda a la solicitud que desea realizar Unidad: Seleccione Unidad Página 16 de 58

17 Finalmente de clic en el Botón Seleccionar Si en la misma solicitud hay otros colaboradores que requieren artículos, se cambia el solicitante, se diligencia los datos anteriormente mencionados y de clic en el botón Seleccionar. Paso 5. Si usted desea sugerir un proveedor para los Artículos fuera del catálogo de clic en el botón Sugerir proveedores, se puede seleccionar uno o varios proveedores del listado de proveedores de la empresa. Si este no se encuentra en el listado, en la ventana Nuevos proveedores propuestos usted puede agregar el nombre del proveedor y la información para contactarlo. Hacer clic en Aceptar Página 17 de 58

18 Paso 6. En la parte inferior se agregan los artículos que se desean solicitar. Paso 7. Ubíquese en la primera línea y de clic en la pestaña Detalles, seleccione el Sitio para el cual se realiza la solicitud. Página 18 de 58

19 Repita estos pasos para cada línea de Activos solicitados. Una vez finalice el proceso, de clic en el botón Aceptar De forma automática, los artículos se ubican en la parte inferior de la solicitud de compras. Paso 7. Ubíquese en la primera línea y de clic en el botón Detalles. En el formulario que se abre, despliegue la pestaña Dimensiones financieras. Podrá visualizar las dimensiones de cada solicitante, valide si son correctas, si no lo es, proceda a cambiarlas. Una vez termine la validación de las mismas, de clic en el botón Cerrar detalles de línea. Página 19 de 58

20 Repita este paso para cada línea de Activo solicitado. Paso 8. Una vez termine de clic en el botón Enviar Se abre una ventana. Digite un comentario y de clic en enviar Página 20 de 58

21 Una vez enviada la solicitud de compras, el Estado del pedido pasa a estar En revisión, en la franja resaltada se muestra la fecha, hora y Usuario Preparador de dicha solicitud. Paso 9. Una vez finalizado el proceso, cierre el formulario. Paso 10. Creación del Activo Fijo desde el Pedido de Compra Una vez realizado todo el proceso de Compras y suministros, en el pedido de compra, el Coordinador de Compras se ubica en la línea del activo fijo y despliega la pestaña Detalles de línea y da clic en la ficha Activos Fijos Página 21 de 58

22 Marque los siguientes datos: Nuevo activo fijo?: Se debe marcar este campo Grupo de activos fijos: Seleccione el grupo al que pertenece el nuevo activo fijo Una vez se reciban los activos fijos solicitados, en el pedido de compra se debe registrar la factura por parte del departamento de contabilidad de acuerdo al Manual de Usuario 341_TBBP_FPF_Causación numeral Causación desde un pedido de compras en AX Esta acción crea automáticamente un consecutivo en el maestro de activos fijos con el nombre, y especificación del activo fijo comprado. Paso 11. Complementar datos de Activo Fijo. El Coordinador de activos fijos debe ingresar al maestro de activos fijos, y complementar la información creada automáticamente en el punto Creación de Activos Fijos de este manual. Página 22 de 58

23 Adquisición desde un diario de facturas Paso 1. Creación de Diario de Facturas Previo a la creación del diario de facturas es necesario que se haya creado el activo fijo en el maestro de activos fijos, según lo especificado en el apartado de este manual Creación de Activo Fijos Ingrese a la ruta Proveedores/Diarios/Facturas/Diario de facturas En el formulario que se muestra, de clic en el botón Nuevo, seleccione el diario 033 Causación Gastos y de clic en el botón Líneas Paso 2. Líneas del diario de facturas. En la ventana que se muestra, diligencie los siguientes campos Visión general Página 23 de 58

24 Fecha: Seleccione la fecha del soporte físico. Tipo de cuenta: Por defecto el sistema le muestra Proveedor, deje esta. Cuenta principal: Digite el número del documento de identificación del soporte físico. Factura: Digite el número de la factura que aparece en el soporte físico. Descripción: Escriba una descripción para la transacción que está registrando, ejemplo Compra estanterías para Funza. Crédito: Coloque el valor del gasto o servicio por pagar antes de impuesto. Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto el sistema le muestra Contabilidad, cámbiela seleccionando Activos fijos. Cuenta de contrapartida: Seleccione el Id del activo creado en el apartado de este manual Creación de Activo Fijo Perfil de contabilización: Seleccione el perfil que aplica de acuerdo a la cuenta por pagar. Parte Inferior Condiciones de pago: Seleccione el código de acuerdo a los días de plazo que le da el proveedor. Divisa: Seleccione la divisa en la que se desea registrar la transacción. (Por defecto esta viene desde que se selecciona el proveedor) Página 24 de 58

25 Grupo de Impuestos: El sistema le mostrara uno predeterminado de acuerdo a la cuenta del proveedor. Grupo de Impuesto de artículos: Seleccione el código 173 o 193 de acuerdo a la calidad de contribuyente del proveedor que le suministre el activo fijo ReteICA: Seleccione el código de impuestos que aplique de acuerdo al municipio de Gasto o servicio Documento: Escriba el nombre del municipio al que corresponde el gasto o servicio Fecha del documento: Seleccione la fecha del soporte físico. En la pestaña Dimensiones financieras, seleccione la opción cuenta y seleccione las dimensiones que aplica para la factura. Para las otras cuentas por pagar (Diferente a compra de mercancía), seleccione la dimensión Sitio y Tercero y de clic en el botón Aceptar De clic en el botón Nuevo por cada transacción (factura) que desee digitar en el diario y siga los mismos puntos anteriormente descritos. Paso 3. Impuestos calculados Usted podrá visualizar en cada línea que digito información, el valor de los impuestos calculados. Para tener un detalle de los impuestos ubíquese en la línea del gasto y de clic en el botón Impuestos Página 25 de 58

26 Cierre la ventana. Paso 4. Imprimir diario Imprima el diario para revisar las cuentas contables que se registraran en la transacción. De clic en la opción Imprimir Diario Asegúrese de marcar las opciones especificaciones y totales. De clic en el botón Aceptar y podrá visualizar la impresión. Página 26 de 58

27 Cierre el informe. Paso 5. Valide y Registre De clic en el botón Validar-Validar, corrija si se presentan errores y posteriormente de clic en el botón Registrar. Cierre el diario. Paso 6. Impresión de Documento equivalente Si en el diario se realizaron transacciones con proveedores pertenecientes al Régimen Simplificado proceda con la impresión de los documentos equivales y adjúntelos a los soportes físicos Para ello de clic en el botón Líneas para ingresar al diario. Ubíquese en la línea que contiene el proveedor que pertenece al régimen simplificado y seleccione la opción Imprimir Factura régimen simplificado Página 27 de 58

28 Imprima el formato que se genera. Cierre el formato y repita este proceso por cada línea que contenga un proveedor que pertenece al régimen simplificado Cierre el diario Ajuste a la adquisición En algunas ocasiones Altipal S.A. requiere actualizar el valor de un activo fijo, ya sea por una mejora o adecuación o por alguna variación en su valor de mercado. El ajuste a la adquisición se puede dar antes o después de correr la primera depreciación del Activo fijo. Nota: Sólo se ajusta un Activo cuyo estado es Abierto. Para este proceso siga los pasos descritos en el apartado de este manual Adquisición desde un diario de facturas y adicional se debe hacer lo siguiente: Pestaña Activos Fijos En el tipo de transacción se debe seleccionar Ajuste de adquisición Página 28 de 58

29 Si es desde el Pedido de compra, se ubica en la línea del activo fijo y despliega la pestaña Detalles de línea y da clic en la ficha Activos Fijos Marque los siguientes datos: Número de activo fijo: Seleccione el activo al cual desea adicionar el valor Tipo de transacción: Seleccione la opción ajuste de adquisición Continúe el proceso normal de registro Depreciación de Activos Fijos. Paso 1. Crear diario de depreciación de Activos Fijos Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/diarios/activos fijos Página 29 de 58

30 En la lista que se muestra, de clic en el botón Nuevo, seleccione el diario 008 Depreciación Activos Fijos y posteriormente de clic en el botón Líneas: Paso 2. Propuesta de Depreciación De clic en la Pestaña Propuestas, seleccione la opción Propuesta de depreciación: En la pantalla resultante diligencie los siguientes campos: Página 30 de 58

31 Hasta fecha: Seleccione el último día del mes en que se va a correr el proceso de Amortización Seleccionar: En esta opción se debe filtrar por el campo Número de activo fijo la palabra NUAF*, esto con el objetivo de llamar solo los activos que corresponde al grupo de Activos y Leasing. Cuando aplique el filtro de clic en el botón Aceptar Aceptar: De clic en este botón para crear la propuesta de Depreciación en el diario Campo Seleccionar Página 31 de 58

32 Al dar Clic en el botón Aceptar, en el diario se agregan las líneas con todos los activos diferidos a amortizar en la fecha seleccionada: De clic en el botón Validar Validar, si existen errores de dimensiones financieras corrija. Finalmente de clic en el botón Registrar. Al finalizar el proceso cierre el diario Cancelación de activos fijos (Dados de Baja). En Altipal S.A., se dará de baja un activo ya sea por mal funcionamiento, porque el activo no se puede reparar o porque el activo no se va a volver a utilizar. Paso 1. Crear diario de Ajustes Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/diarios/activos fijos En la lista que se muestra, de clic en el botón Nuevo, seleccione el diario 007 Ajuste Activos Fijos y posteriormente de clic en el botón Líneas: Página 32 de 58

33 Paso 2. Líneas del diario Diligencie los siguientes datos: Pestaña Visión general Fecha: Seleccione la fecha en la cual se dará de baja el activo fijo. Tipo de Transacción: Seleccione la opción Cancelación Cuenta principal: Seleccione el activo fijo al cual se le dará de baja. Modelo de valor: Por defecto aparece el modelo asignado al activo fijo y para el cual se le dará de baja. Descripción: Diligencie el texto que corresponda e incluya el número del Acta. Ejemplo Dado de baja de acuerdo al Acta 001 Debito/Crédito: No coloque valores, el sistema devuelve el saldo del activo fijo al momento de dar de baja. Tipo de cuenta contrapartida: Por defecto sale contabilidad, deje esta Cuenta de contrapartida: No debe ser diligenciada. Página 33 de 58

34 Pestaña General En esta pestaña se debe seleccionar el motivo por el cual se está dando de baja al Activo Fijo. Paso 3. Validar De clic en el Botón Validar y seleccione la opción Validar Paso 4. Registrar De clic en el Botón Registrar y seleccione la opción Registrar Cierre la ventana. Página 34 de 58

35 Nota: Si un activo solo se encuentra en la capa de Operaciones (Libro Tributario), se debe dar de baja por el diario 501 Fiscal Ajustes Activos Fijos y seguir los pasos anteriormente descritos Cancelación de activos fijos (Venta). La cancelación de un activo fijo en Altipal S.A. se realizará por medio de una factura de servicios. En esta factura de servicios se colocarán los datos del cliente, el activo fijo y el valor al que será vendido el activo fijo. El texto del campo Descripción es el que se verá impreso en la factura, por lo que aquí deben colocarse los detalles relevantes del activo a vender. Se debe tener en cuenta que el consecutivo de la factura corresponderá al de la facturación Preventa por computador. Paso 1. Ingrese a la ruta Clientes/Común/Facturas de servicios/todas las facturas de servicios. Paso 2. En el formulario que se muestra, de clic en el botón Nuevo Factura de servicios Página 35 de 58

36 Paso 3. En la ventana diligencie los siguientes datos en el encabezado de la factura de servicios Cuenta de cliente: Seleccione el cliente a quien se le debe efectuar la venta Billing classification: Seleccione 001 Fecha: Deje la que le muestra el sistema, por defecto es la fecha del día, no se debe cambiar por la resolución de facturación. Divisa: En este espacio puede seleccionar la moneda en la que se va a realizar la factura. Por defecto el sistema trae COP Sitio: seleccione el sitio donde desea emitir la factura (De esto depende el consecutivo de la resolución de Factura. Conjunto: Seleccione el conjunto 001 (Preventa) Grupo de secuencia Numérica: El sistema automáticamente completa este valor según el sitio y el conjunto seleccionado anteriormente. En las líneas de factura diligencie lo siguientes datos: Página 36 de 58

37 Descripción: De una breve descripción, clara y precisa sobre venta que va a facturar. Ejemplo Venta de Activo Fijo Cuenta principal: Es heredada al seleccionar el Activo Fijo que se desea vender Grupo de impuestos: Se hereda de acuerdo a la condición tributaria del cliente Grupo de impuesto de artículos: Seleccione el código 390 Venta Activos Fijos Cantidad: Coloque la cantidad a facturar, por lo general es 1 Precio unitario: Digite el valor por el cual se va a vender el activo Despliegue la pestaña Detalles de línea, en la ficha General seleccione el Activo que se desea Vender Nota: Si el activo solo se encuentra en la capa de operaciones, en el campo modelo de valor debe digitar 002 para que se active la cuenta y dimensiones financieras. Página 37 de 58

38 En el campo Ciudad del ICA seleccione los datos del municipio donde se va a generar el ingreso para Industria y comercio, se debe consultar con el área de impuestos. Paso 4. De clic en el botón Vista de encabezado. Despliegue la ficha dimensiones financieras, y seleccione las correspondientes a la factura (Cuenta por cobrar). Para la zona de ventas es la (Corresponde a ventas de oficina) Paso 5. De clic en el botón Registrar Página 38 de 58

39 Asegúrese de marcar el check en la opción Imprimir factura. De clic en el botón Aceptar Le saldrá un mensaje indicando que se ha registrado la factura #### Cierre el mensaje En los parámetros de impresión de clic en el botón Aceptar Página 39 de 58

40 Podrá visualizar la factura de servicios Imprima y cierre el formato Transferencia de activos fijos La trasferencia de Activos fijos en AX2012 corresponde a cambiar los valores de la dimensión financiera solo para activos con estado Abierto. Esta transferencia no implica los siguientes cambios: Página 40 de 58

41 Grupo de activo fijo Ubicación Departamento Responsable Modelo valor Si se requiere cambiar los campos anteriormente descritos, se debe realizar la actualización de dicha información directamente sobre el maestro del activo fijo. La transferencia se puede realizar para uno o varios activos al tiempo. Paso 1. Ingresar a ruta Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/común/activos fijos/activos fijos Paso 2. Selección Activo Fijo En el formulario que se muestra, seleccione el activo fijo que se desea transferir De clic en el botón Transferir activos fijos. Página 41 de 58

42 Paso 3. Transferir Activo Fijo En el formulario que se muestra diligencie la siguiente información: Seleccione el modelo de valor para el cual se va a realizar la transferencia. En el formulario Transferencia a dimensiones financieras seleccione las nuevas dimensiones financieras, teniendo en cuenta de que la dimensión Tercero debe ser la misma del formulario Transferencia desde dimensiones financieras En el campo comentarios de transferencia puede escribir si lo requiere una descripción por el cambio realizado. Seleccione la fecha de transferencia Finalmente de clic en el botón Actualizar. Aparece una confirmación de la transferencia donde se pueden validar los valores iniciales y como quedaran las dimensiones. Página 42 de 58

43 Si está seguro de la información de clic en el botón Transferir. formulario. Cierre el Paso 4. Historial de transferencias. Una vez realizada la transferencia, se puede validar el Historial de transferencias que ha tenido el activo fijo. Para ello ubíquese en el activo fijo trasferido y de clic en el botón Revisar historial de transferencias En el formulario que se muestra, puede visualizar las diferentes transferencias realizadas. Cierre el formulario. Página 43 de 58

44 4.1.8 Préstamo de activos fijos En ocasiones se requiere entregar Activos fijos de forma temporal a empleados, para ello se explica a continuación como llevar el control en la plataforma Paso 1. Ingresar a ruta Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/común/activos fijos/activos fijos Paso 2. Selección Activo Fijo En el formulario que se muestra, seleccione el activo fijo que se va a otorgar en calidad de préstamo De clic en el Botón Prestar Paso 3. Préstamo de Activo Fijo En el formulario que se muestra diligencie la siguiente información: Página 44 de 58

45 Pestaña Visión general Fecha de transferencia: Fecha en que se transfiere el Activo Responsable: Nuevo responsable del Activo Pestaña General Ubicación: Seleccione la ubicación del nuevo responsable Fecha de devolución prevista: Seleccione la fecha que se espera devuelvan el activo fijo Cierre el formulario. Paso 3. Informe Préstamo de Activo Fijo Se puede generar un informe que indica que activos están en calidad de préstamo. Para ello ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/informes/prestamos/préstamos de activos fijos Página 45 de 58

46 Se genera el siguiente informe Paso 4. Devolución Activo Fijo Una vez el empleado devuelva el activo fijo, se debe indicar la fecha real de devolución, para ello seleccione el activo Fijo, de clic en el botón Prestar En el formulario que se muestra, en la pestaña General, seleccione la fecha real de devolución Página 46 de 58

47 Cierre el formulario Paso 5. Informe Historial de Préstamo de Activo Fijo Se puede generar un informe que indica el historial de los activos que han sido prestados. Para ello ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/informes/prestamos/historial de préstamos de activos fijos Se genera el siguiente informe Página 47 de 58

48 4.1.9 Permisos de solicitud de compra Un preparador es aquel realiza la solicitud de compras en la plataforma. El preparador puede realizar solicitudes a diferentes usuarios los cuales se denominan Solicitante. Para configurar los solicitantes siga los siguientes pasos: Paso 1. Ingrese a Adquisición y abastecimiento/configurar/directivas/permisos de solicitud de compras Paso 2. En el formulario que se muestra seleccione el usuario Preparador Paso 3. Al frente de clic en el botón Agregar para agregar los solicitantes a quien el preparador puede realizar solicitudes de Compra Página 48 de 58

49 Seleccione el empleado y de clic en Seleccionar. Repita este paso por cada empleado a agregar como Solicitante. Cierre el formulario. Nota: Si desea retirar a un Solicitante del preparador. Seleccione al colaborador Presione las teclas Alt + F9. Le saldrá un mensaje indicando Esta seguro que desea eliminar todos los registros marcados. Presione Sí Saldo de Activos fijos Se tienen una consulta en la cual se puede verificar el saldo de Activos fijos a un periodo de corte determinado. Esta se encuentra en la ruta ALT/Activos fijos/consultas/saldo de activos fijos Página 49 de 58

50 La consulta se puede generar para un modelo de valor específico: El resultado de la misma indica el número de Activos que presenta de acuerdo al filtro seleccionado: Página 50 de 58

51 Se puede exportar a Excel dando Ctrl + T. Página 51 de 58

52 5. GUIA RAPIDA PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA 5.1 Guía Rápida Paso a paso del proceso creación producto en la plataforma Creación de Activos Fijos 1. Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/común/activos fijos/activos fijos 2. De clic en Nuevo 3. Seleccione el grupo al que pertenece el nuevo activo Fijo 4. Diligencie el nombre del Activo Fijo. 5. Diligencie el nombre corto del Activo Fijo en el campo Nombre de búsqueda 6. Seleccione el Tipo de activo fijo, para Activos usar Tangible para Leasing usar Financiero, para Otros activos usar Otros, para Diferidos usar Intangibles 7. En el campo cantidad diligencie En el campo Unidad de medida, seleccione Unidad 9. Despliegue la pestaña Información Técnica 10.Proveedor: Nombre del proveedor que suministra el activo fijo. Se debe escribir en Mayúscula sostenida 11.Modelo: Corresponde a la Marca del Activo Fijo. Digite si se conoce el dato 12.Año del Modelo: Año de Fabricación del Articulo. Digite si se conoce el dato 13.Número de Serie: Número de identificación propio del activo. Digite si se conoce el dato 14.Fecha de Garantía: Fecha en que vence la garantía, si es otorgada por el proveedor. 15.Información Técnica: Información adicional a los datos del activo. 16.Condición de activo: Seleccione el estado en que se encuentra el activo fijo. Puede ser 001 Averiado, 002 Buen Estado, 003 Obsoleto 17.Despliegue la pestaña Seguro 18.Proveedor de seguro: Seleccione el tercero que cubre la póliza de seguros, para Altipal actualmente aplica Suramericana de Seguros. 19.Agente: Corresponde al asesor que atiende las pólizas. 20.Número de Póliza: La póliza que cubre el activo fijo. 21.Fecha de Caducidad de la póliza: Seleccione la fecha en que vence la póliza. 22.Importe de la Póliza: Valor por el que está asegurado el activo. 23.Valor Asegurado: Valor por el que está asegurado el activo. 24.Fecha del Seguro 1: Seleccione la fecha en la que se comienza a aplicar la póliza. 25.Despliegue la pestaña Ubicación Página 52 de 58

53 26.Ubicación: Seleccione a la ubicación geográfica donde se encuentra el activo. Para el caso de Altipal son los sitios donde se realiza una actividad de operación. 27.Departamento: Seleccione el área al que pertenece el responsable del activo. 28.Responsable: Seleccione el empleado a quien se le va a asignar el activo. 29.Código de Barra: Diligencie en número de la placa del activo. 30.Nota de Concesión: En el caso de ser necesario, se diligenciara con la información de la empresa que tiene en custodia los activos fijos. 31.Inventario físico: Es la fecha de la última actualización del inventario físico 32.Contacto: Si requiere seleccione el empleado a quien pueda contactar para averiguar por el activo fijo. 33.De clic en el botón modelos de valor 34.Verifique la vida útil, si es necesario cámbiela 35.De clic en la ficha Dimensiones financieras 36.Diligencie las 7 dimensiones 37.De clic en Cerrar 38.Cierre el formulario Adquisición de Activos Fijos Adquisición de Activos Fijos Pedido de Compra 1. Seleccione el pedido de Compras que contiene el Activo Fijo 2. Ubíquese en la línea que contiene el Activo Fijo 3. Despliegue la pestaña Detalles de línea 4. De clic en la ficha Activos Fijos 5. Marque Nuevo activo fijo? 6. Seleccione el Grupo de activos fijos 7. El departamento de contabilidad debe Registrar el pedido de compras 8. El Coordinador de activos fijos debe ingresar al maestro de activos fijos, y complementar la información creada automáticamente desde el pedido de compra. Según la información solicitada en la creación del activo Adquisición de Activos Fijos Diario de Facturas 1. Crear activo fijo según el proceso de creación de activos fijos 2. Ingrese a la ruta Proveedores/Diarios/Facturas/Diario de facturas 3. De clic en el botón Nuevo 4. Seleccione el diario 033 Causación Gastos Página 53 de 58

54 5. De clic en el botón Líneas 6. Fecha: Seleccione la fecha del soporte físico. 7. Tipo de cuenta: Por defecto el sistema le muestra Proveedor, deje esta. 8. Cuenta principal: Digite el número del documento de identificación del soporte físico. 9. Factura: Digite el número de la factura que aparece en el soporte físico. 10.Descripción: Escriba una descripción para la transacción que está registrando, ejemplo Compra estanterías para Funza. 11.Crédito: Coloque el valor del gasto o servicio por pagar antes de impuesto. 12.Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto el sistema le muestra Contabilidad, cámbiela seleccionando Activos fijos. 13.Cuenta de contrapartida: Seleccione el Id del activo creado 14.Seleccione el perfil que aplica de acuerdo a la cuenta por pagar 15.Condiciones de pago: Seleccione el código de acuerdo a los días de plazo que le da el proveedor. 16.Divisa: Seleccione la divisa en la que se desea registrar la transacción. 17.Grupo de Impuestos: El sistema le mostrara uno predeterminado de acuerdo a la cuenta del proveedor. 18.Grupo de Impuesto de artículos: Seleccione el código 173 o 193 de acuerdo a la calidad de contribuyente del proveedor que le suministre el activo fijo 19.ReteICA: Seleccione el código de impuestos que aplique de acuerdo al municipio de Gasto o servicio 20.Documento: Escriba el nombre del municipio al que corresponde el gasto o servicio 21.Fecha del documento: Seleccione la fecha del soporte físico. 22.De clic en la Pestaña Dimensiones Financieras 23.Seleccione la dimensión sitio. El tercero se llena automáticamente. 24.De clic en Aceptar 25.De clic en el botón Impuestos 26.Valide los impuestos calculados 27.Cierre el formulario 28.De clic en el botón Imprimir / Diarios 29.Verifique las cuentas contables 30.Cierre el informe 31.Valide el diario 32.Registre el diario 33.Cierre el diario Ajuste a la adquisición 1. Siga los pasos de Adquisición de Activos Fijos Diario de Facturas hasta el paso De clic en la pestaña Activos fijos 3. Seleccione el Tipo de transacción Ajuste de adquisición Página 54 de 58

55 4. Siga los pasos del 27 a Depreciación de Activos Fijos 1. Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/diarios/activos fijos 2. De clic en el botón Nuevo 3. Seleccione el diario 008 Depreciación Activos Fijos 4. De clic en el botón Líneas 5. De clic en la Pestaña Propuestas 6. Seleccione la opción Propuesta de depreciación 7. Hasta fecha: Seleccione el último día del mes en que se va a correr el proceso de Amortización 8. Seleccionar: En esta opción se debe filtrar por el campo Número de activo fijo la palabra NUAF*, esto con el objetivo de llamar solo los activos que corresponde al grupo de Activos y Leasing. Cuando aplique el filtro de clic en el botón Aceptar 9. Aceptar: De clic en este botón para crear la propuesta de Depreciación en el diario 10.Imprimir diario para revisión de cuentas contables. 11.Valide el diario 12.Registre el diario Cancelación de Activos Fijos (Dados de Baja) 1. Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/diarios/activos fijos 2. De clic en el botón Nuevo 3. Seleccione el diario 007 Ajuste Activos Fijos 4. Posteriormente de clic en el botón Líneas 5. Fecha: Seleccione la fecha en la cual se dará de baja el activo fijo. 6. Tipo de Transacción: Seleccione la opción Cancelación 7. Cuenta principal: Seleccione el activo fijo al cual se le dará de baja. 8. Modelo de valor: Por defecto aparece el modelo asignado al activo fijo y para el cual se le dará de baja. 9. Descripción: Diligencie el texto que corresponda e incluya el número del Acta. Ejemplo Dado de baja de acuerdo al Acta Debito/Crédito: No coloque valores, el sistema devuelve el saldo del activo fijo al momento de dar de baja. 11.Tipo de cuenta contrapartida: Por defecto sale contabilidad, deje esta 12.Cuenta de contrapartida: No debe ser diligenciada. 13.De clic en la pestaña General 14.Seleccione el motivo donde por el cual se da de baja el activo Página 55 de 58

56 15.Valide el diario 16.Registre el diario 17.Cierre el diario Cancelación de Activos Fijos (Venta) 18.Ingrese a la ruta Clientes/Común/Facturas de servicios/todas las facturas de servicios 19.De clic en el botón Nuevo Factura de servicios 20.Cuenta de cliente: Seleccione el cliente a quien se le debe efectuar la venta 21.Billing classification: Seleccione Fecha: Deje la que le muestra el sistema, por defecto es la fecha del día, no se debe cambiar por la resolución de facturación. 23.Divisa: En este espacio puede seleccionar la moneda en la que se va a realizar la factura. Por defecto el sistema trae COP 24.Descripción: Escriba Venta de Activo Fijo. 25.Cuenta principal: Es heredada al seleccionar el Activo Fijo que se desea vender 26.Grupo de impuestos: Se hereda de acuerdo a la condición tributaria del cliente 27.Grupo de impuesto de artículos: Seleccione el código 390 Venta Activos Fijos 28.Cantidad: Coloque la cantidad a facturar 29.Precio unitario: Digite el valor por el cual se va a vender el activo 30.Despliegue la pestaña Detalles de línea 31.Seleccione la ficha general 32.Seleccione el activo que desea Vender 33.Seleccione el municipio de Bogotá en el campo Ciudad de ICA 34.De clic en el botón Vista de encabezado 35.Despliegue la ficha dimensiones financieras 36.Seleccione las correspondientes 37.De clic en el botón Registrar 38.Marque el check en la opción Imprimir factura. 39.De clic en el botón Aceptar 40.Cierre el mensaje 41.En los parámetros de impresión de clic en el botón Aceptar 42.Imprima la factura y cierre el formato Transferencia y/o traslado de activos fijos 1. Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/común/activos fijos/activos fijos Página 56 de 58

57 2. Seleccione el activo fijo que se desea transferir 3. De clic en el botón Transferir activos fijos. 4. Seleccione el modelo de valor para el cual se va a realizar la transferencia. 5. En el formulario Transferencia a dimensiones financieras seleccione las nuevas dimensiones financieras, teniendo en cuenta de que la dimensión Tercero debe ser la misma del formulario Transferencia desde dimensiones financieras 6. En el campo comentarios de transferencia puede escribir si lo requiere una descripción por el cambio realizado. 7. Seleccione la fecha de transferencia 8. De clic en el botón Actualizar 9. De clic en el botón Transferir 10.Actualice los siguientes campos si se requiere 11.Grupo de activo fijo 12.Ubicación 13.Departamento 14.Responsable 15.Modelo valor 16.Cierre el formulario Página 57 de 58

58 6. GLOSARIO DE TERMINOS 6.1 Glosario de Términos Activos fijos Capa Registro Dación Pago Diario de en Depreciación Dimensiones Financieras Grupo de Activo Fijo Modelos de Valor Placa Transferencia Ubicación Vida Útil Son recursos a favor de la empresa, representados por todos aquellos bienes y derechos adquiridos con el propósito de utilizarlos y no como objeto de comercialización, estos activos tienen cierta permanencia en la empresa y solo se enajenan cuando dejan de ser útiles. Capas sobre las cuales se pueden realizar diferentes transacciones de activo fijo, de acuerdo a los periodos de depreciación que tenga el mismo. Método utilizado para cancelar una deuda por parte del cliente por un medio diferente al dinero Formulario donde se pueden realizar las diferentes transacciones Ddisminución del valor de un activo por su uso o desgaste Las dimensiones financieras son una herramienta que permite agrupar información relacionada con transacciones contables, pudiendo ser objeto de evaluación en términos económicos que sean de interés para la empresa Es la clasificación que se da a una agrupación que reúne activos fijos con características similares Rastrean el valor financiero de un activo fijo con el tiempo para varios fines, como la depreciación contable, la depreciación fiscal, la revalorización y la cancelación. Cada modelo de valor representa un ciclo de vida financiera independiente, y cada activo fijo puede contar con varios modelos de valor asignados. Numeración interna para controlar los activos fijos Hecho donde se realiza el cambio de responsable, ubicación y dimensiones financieras de un activo fijo Espacio físico donde se encuentra el Activo Fijo La vida útil de un activo fijo es definida como la extensión del servicio que la empresa espera obtener del activo. La vida útil puede ser expresada en años, unidades de producción, kilómetros, horas, o cualquier otra medida. Página 58 de 58