MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso 336_TBBP_FPF_Diferidos

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1 MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso 336_TBBP_FPF_Diferidos Manual paso a paso para realizar proceso de creación y amortización de diferidos en Microsoft Dynamics AX THE BIG BANG PROJECT 2014

2 HISTORIAL DE VERSIONES Y APROBACIÓN CONTROL DE VERSIONES Fecha Versión Observación Autor 10/11/ Manual de usuario final Miller Sneider Ramirez 19/05/ Afinación del manual de acuerdo al proceso de Altipal S.A. Viviana Varilla Pérez 10/12/ Se indica cómo se aplica ReteICA Viviana Varilla Pérez 25/04/ Permisos de solicitud de compra Viviana Varilla Pérez APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Elaboró Revisó y Aprobó The Big Bang Project Revisó y Aprobó Compañía Viviana Varilla Key User Área Financiera - Contabilidad Nancy Mira Gerente de proyecto Altipal S.A. Alba Yaneth Rodríguez Gerente Financiero Altipal S.A. Página 2 de 32

3 TABLA DE CONTENIDO Contenido 1.1 Introducción Propósito Alcance Personal Involucrado en el Proceso ASPECTOS RELEVANTES Roles Involucrados en el Proceso Restricciones Dependencias FLUJO DEL PROCESO Flujo del Proceso PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA Paso a paso del proceso en la plataforma Creación de Activo Diferido Adquisición de un activo diferido Adquisición desde un Pedido de compra Adquisición desde un diario de facturas Amortización de Activos Diferidos Permisos de solicitud de compra GUIA RAPIDA PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA Guía Rápida Paso a paso del proceso creación producto en la plataforma Creación de Activos Diferidos Adquisición de un activo diferido Por Pedido de Compra Por Diario de Facturas Amortización de Activos Diferidos GLOSARIO DE TERMINOS Glosario de Términos Página 3 de 32

4 INTRODUCCIÓN 1.1 Introducción Este manual contiene el proceso para llevar a cabo en la plataforma la creación y amortización de Diferidos de Altipal SA, en la plataforma AX 2012, contemplando todos los movimientos transaccionales relacionados con un diferido. 1.2 Propósito El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma correcta de desarrollar en la plataforma AX 2012 dentro del módulo de Activos Fijos los procesos de creación y amortización de diferidos con el fin de complementar las funciones del Coordinador de Activos fijos y el área contable. 1.3 Alcance El manual contiene la información para realizar los procesos de creación y amortización de diferidos que se implementaron en AX 2012 durante la primera etapa del proyecto BIG BANG la cual se llevó a cabo entre junio de 2013 y enero de Los detalles de los procesos y requerimientos definidos por Altipal S.A. se encuentran disponibles en la documentación del proyecto en los documentos de análisis de requerimientos y diseño que puede consultar a través de la plataforma Documentar en la carpeta THE BIG BANG PROJECT 1.4 Personal Involucrado en el Proceso Nombres-Correos Electrónicos Roles Responsabilidades 1. Viviana Varilla Pérez - viviana.variila@altipal.com.co 2. Angela Jimenez - angela.jimenez@altipal.com.co 1. Usuario experto equipo BIG BANG área financiera- Contabilidad 2. Director Contabilidad Implementación proceso de contabilidad e impuestos, y otros procesos conexos en AX2012 Página 4 de 32

5 2. ASPECTOS RELEVANTES Roles Involucrados en el Proceso Rol Auxiliar de Contabilidad Coordinador de Contabilidad Coordinador de Impuestos Coordinador de Activos Fijos Coordinador de Compras Director de Contabilidad Jefe Inmediato Rol Director de Contabilidad Director de Contabilidad Director de Contabilidad Director de Almacenamiento Gerente Administrativa y Financiera Gerente Administrativa y Financiera 2.2 Restricciones Ítem R001 Descripción El solicitante debe comunicar que el gasto pagado por anticipado se debe diferir en varios periodos a futuro. 2.3 Dependencias Ítem D001 Descripción El gasto pagado por anticipado debe estar autorizado por el Coordinador de Compras Página 5 de 32

6 3. FLUJO DEL PROCESO 3.1 Flujo del Proceso FLUJO DE PROCESO PROPUESTO DIFERIDOS (Subproceso de Financiera) 03 DE DICIEMBRE DE 2013 THEBIGBANGPROJECT-FPF- Compras De Suministros Y Servicios Recibir los artículos solicitados Recepción Y Radicación De Facturas Causación Ubicar nuevo diferido en modulo de Activos Fijos e ingresar el nombre, tipo, tipo principal del Diferido Jefe Adtivo / Coord Activo / Coord Logisitico Artículos Analista Contable AX2012 Cierre de mes contable Generar amortización automática Analista Contable AX 2012 Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A Página 6 de 32

7 4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA 4.1 Paso a paso del proceso en la plataforma Creación de Activo Diferido. La creación de un Activo Diferido solo se da para aquellos diferidos que no son solicitados al área de compras de suministros. Paso 1. Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/común/activos fijos/activos fijos Paso 2. Crear Nuevo Código de Activo Diferido. En la lista que se muestra de clic en Nuevo Activo Fijo. Posterior de despliega formulario para creación de un activo fijo. Página 7 de 32

8 Paso 3. Pestaña General Se deben completar los siguientes campos de la pestaña General Grupo de Activos Fijos: Seleccione el grupo al que pertenece el nuevo activo diferido. El grupo de activos fijos proporcionara la información de modelo de valor, numeración y condiciones de depreciación al nuevo activo. Numero: el sistema le asignara de forma automática la secuencia numérica que tendrá el activo diferido dentro de la plataforma. Nombre: Describe el nombre del Activo Diferido. El nombre debe ser lo suficientemente claro para identificar adecuadamente el activo diferido. Se debe nombrar con Mayúscula inicial para cada palabra. Nombre de Búsqueda: Nombre corto del Activo Diferido. Tipo: Define el tipo de activo, para diferidos usar: Intangible Tipo Principal: Corresponde a una agrupación mayor que se le va a dar a los activos fijos. Se debe seleccionar el que corresponda de acuerdo al Grupo de Activos Fijos. Tipo de Propiedad: Corresponde a una agrupación que se utiliza para informes. Se deja predeterminado Activo Fijo Cantidad: Corresponde al inventario en unidades que contiene el activo, para el caso de Altipal S.A. siempre será 1. Unidad de Medida: Es la unidad de medición del activo, para el caso de Altipal S.A. es Unidad. Página 8 de 32

9 Paso 4. Pestaña Información Técnica En esta pestaña se debe completar el siguiente campo: Proveedor: Nombre del proveedor que suministra el activo diferido. Paso 5. Modelos de valor De clic en el botón modelos de valor Se despliega un formulario donde se visualiza la información de modelo de valor para la capa Actual (Colombia) y la capa de Operaciones (NIIF). En este formulario se puede visualizar el tiempo de vida útil. Si usted considera necesario puede cambiar este valor de acuerdo a las políticas fijadas por la compañía: Página 9 de 32

10 El estado es No adquirido todavía. Paso 6. Dimensiones financieras Desplegar la ficha Dimensiones financieras, se deben diligenciar las 7 dimensiones que apliquen para el activo diferido. Una vez seleccione las dimensiones financieras de clic en el botón Cerrar y nuevamente Clic en el botón Cerrar del activo diferido creado Adquisición de un activo diferido La adquisición de un Diferido se puede dar por dos opciones. A continuación se relacionan los pasos: Página 10 de 32

11 Adquisición desde un Pedido de compra Si la compra del diferido corresponde a Papelería o dotación, se realizara el mismo proceso de adquisición de activos fijos. Teniendo en cuenta que la solicitud de compra seria a cargo del responsable de cada área. Por cada activo fijo que se requiera comprar se debe realizar una línea en la solicitud de compra. Paso 1. Solicitud de compra para activos fijos. Paso 1. Ingrese a la siguiente ruta: Adquisición y abastecimiento/común/ Solicitudes de compra: Paso 2. Seleccione la opción Todas las solicitudes de compra, se despliega un formulario de datos. De clic en el icono Solicitud de compra Nuevo: Se despliega la siguiente ventana, diligencie los siguientes datos: Página 11 de 32

12 Nombre: Escriba una breve descripción de la solicitud de compra o servicio que se está solicitando. Este campo es de carácter obligatorio, de no diligenciarse no deja seguir al paso siguiente. Fecha solicitada: Indique la fecha de la solicitud, por regla de negocio debe ser la del día en que se realiza la solicitud. Haga clic en el botón Aceptar. Se abre la siguiente ventana, donde se indica el número de la solicitud creada, el nombre del preparador, y se muestra el estado de la solicitud de compras, inicialmente es borrador. Seleccione el Motivo que corresponda a Equipos y Tecnología y en el campo Detalles describa la actividad a solicitar. (Esto es informativo). Página 12 de 32

13 Paso 3. Despliegue la ficha Líneas de solicitud de compra. De clic en el botón Agregar artículos Paso 4. En la ventana que se abre ubíquese en la pestaña Artículos fuera del catálogo, seleccione el solicitante y Diligencie los siguientes datos: Nombre del producto: Diligencie una breve descripción del Activo a solicitar Categoría: Despliegue y seleccione el catálogo SUMINISTROS ACTIVOS FIJOS, posteriormente seleccione la categoría que corresponda a la solicitud que desea realizar Unidad: Seleccione Unidad Finalmente de clic en el Botón Seleccionar Página 13 de 32

14 Si en la misma solicitud hay otros colaboradores que requieren artículos, se cambia el solicitante, se diligencia los datos anteriormente mencionados y de clic en el botón Seleccionar. Paso 5. Si usted desea sugerir un proveedor para los Artículos fuera del catálogo de clic en el botón Sugerir proveedores, se puede seleccionar uno o varios proveedores del listado de proveedores de la empresa. Si este no se encuentra en el listado, en la ventana Nuevos proveedores propuestos usted puede agregar el nombre del proveedor y la información para contactarlo. Hacer clic en Aceptar Paso 6. En la parte inferior se agregan los artículos que se desean solicitar. Página 14 de 32

15 Paso 7. Ubíquese en la primera línea y de clic en la pestaña Detalles, seleccione el Sitio para el cual se realiza la solicitud. Repita estos pasos para cada línea de Activos solicitados. Una vez finalice el proceso, de clic en el botón Aceptar De forma automática, los artículos se ubican en la parte inferior de la solicitud de compras. Paso 7. Ubíquese en la primera línea y de clic en el botón Detalles. En el formulario que se abre, despliegue la pestaña Dimensiones financieras. Podrá visualizar las dimensiones de cada solicitante, valide si son correctas, si no lo es, proceda a cambiarlas. Una vez termine la validación de las mismas, de clic en el botón Cerrar detalles de línea. Página 15 de 32

16 Repita este paso para cada línea de Activo solicitado. Paso 8. Una vez termine de clic en el botón Enviar Se abre una ventana. Digite un comentario y de clic en enviar Página 16 de 32

17 Una vez enviada la solicitud de compras, el Estado del pedido pasa a estar En revisión, en la franja resaltada se muestra la fecha, hora y Usuario Preparador de dicha solicitud. Paso 9. Una vez finalizado el proceso, cierre el formulario. Paso 10. Creación del Activo Fijo desde el Pedido de Compra Una vez realizado todo el proceso de Compras y suministros, en el pedido de compra, el Coordinador de Compras se ubica en la línea del activo fijo y despliega la pestaña Detalles de línea y da clic en la ficha Activos Fijos Página 17 de 32

18 Marque los siguientes datos: Nuevo activo fijo?: Se debe marcar este campo Grupo de activos fijos: Seleccione el grupo al que pertenece el nuevo activo fijo Esta acción crea automáticamente un consecutivo en el maestro de activos fijos Una vez se reciban los activos diferidos solicitados, en el pedido de compra se debe registrar la factura por parte del departamento de contabilidad de acuerdo al Manual de Usuario 341_TBBP_FPF_Causación numeral Causación desde un pedido de compras en AX Esta acción crea automáticamente un consecutivo en el maestro de activos fijos con el nombre, y especificación del activo diferido comprado. Paso 11. Complementar datos de Activo Diferido. El Coordinador de Activos fijos debe ingresar al maestro de Activos fijos y complementar la información creada automáticamente en el punto anterior de acuerdo con el apartado de este manual Creación de Activo Diferido Adquisición desde un diario de facturas Paso 1. Creación de Diario de Facturas Página 18 de 32

19 Previo a la creación del diario de facturas es necesario que se haya creado el activo diferido en el maestro de activos fijos, según lo especificado en el apartado de este manual Creación de Activo Diferido Ingrese a la ruta Proveedores/Diarios/Facturas/Diario de facturas En el formulario que se muestra, de clic en el botón Nuevo, seleccione el diario 033 Causación Gastos y de clic en el botón Líneas Paso 2. Líneas del diario de facturas. En la ventana que se muestra, diligencie los siguientes campos Visión general Página 19 de 32

20 Fecha: Seleccione la fecha del soporte físico. Tipo de cuenta: Por defecto el sistema le muestra Proveedor, deje esta. Cuenta principal: Digite el número del documento de identificación del soporte físico. Factura: Digite el número de la factura que aparece en el soporte físico. Descripción: Escriba una descripción para la transacción que está registrando, ejemplo Impuesto al patrimonio año Crédito: Coloque el valor del gasto o servicio por pagar antes de impuesto. Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto el sistema le muestra Contabilidad, cámbiela seleccionando Activos fijos. Cuenta de contrapartida: Seleccione el Id del activo creado en el apartado de este manual Creación de Activo Diferido Perfil de contabilización: Seleccione el perfil que aplica de acuerdo a la cuenta por pagar. Parte Inferior Condiciones de pago: Seleccione el código de acuerdo a los días de plazo que le da el proveedor. Divisa: Seleccione la divisa en la que se desea registrar la transacción. (Por defecto esta viene desde que se selecciona el proveedor) Página 20 de 32

21 Grupo de Impuestos: El sistema le mostrara uno predeterminado de acuerdo a la cuenta del proveedor. Puede cambiarlo si considera que no aplica a un impuesto calculado de Retención de ICA. Grupo de Impuesto de artículos: Seleccione el código de acuerdo al concepto del gasto o servicio que se está registrando. ReteICA: Seleccione el código de impuestos que aplique de acuerdo al municipio de Gasto o servicio Documento: Escriba el nombre del municipio al que corresponde el gasto o servicio Fecha del documento: Seleccione la fecha del soporte físico. En la pestaña Dimensiones financieras, seleccione la opción cuenta y seleccione las dimensiones que aplica para la factura. Para las otras cuentas por pagar (Diferente a compra de mercancía), seleccione la dimensión Sitio y Tercero y de clic en el botón Aceptar De clic en el botón Nuevo por cada transacción (factura) que desee digitar en el diario y siga los mismos puntos anteriormente descritos. Ficha Factura En esta dicha seleccione el perfil de contabilización que aplica para la cuenta por pagar: Página 21 de 32

22 Paso 3. Impuestos calculados Usted podrá visualizar en cada línea que digito información, el valor de los impuestos calculados. Para tener un detalle de los impuestos ubíquese en la línea del gasto y de clic en el botón Impuestos Cierre la ventana. Paso 4. Imprimir diario Imprima el diario para revisar las cuentas contables que se registraran en la transacción. De clic en la opción Imprimir Diario Página 22 de 32

23 Asegúrese de marcar las opciones especificaciones y totales. De clic en el botón Aceptar y podrá visualizar la impresión. Cierre el informe. Paso 5. Valide y Registre De clic en el botón Validar-Validar, corrija si se presentan errores y posteriormente de clic en el botón Registrar. Cierre el diario. Página 23 de 32

24 Paso 6. Impresión de Documento equivalente Si en el diario se realizaron transacciones con proveedores pertenecientes al Régimen Simplificado proceda con la impresión de los documentos equivales y adjúntelos a los soportes físicos Para ello de clic en el botón Líneas para ingresar al diario. Ubíquese en la línea que contiene el proveedor que pertenece al régimen simplificado y seleccione la opción Imprimir Factura régimen simplificado Imprima el formato que se genera. Cierre el formato y repita este proceso por cada línea que contenga un proveedor que pertenece al régimen simplificado Cierre el diario Amortización de Activos Diferidos. Página 24 de 32

25 Paso 1. Crear diario de depreciación de Activos Fijos Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/diarios/activos fijos En la lista que se muestra, de clic en el botón Nuevo, seleccione el diario 009 Amortización Diferidos y posteriormente de clic en el botón Líneas: Paso 2. Propuesta de Depreciación De clic en la Pestaña Propuestas, seleccione la opción Propuesta de depreciación: En la pantalla resultante diligencie los siguientes campos: Página 25 de 32

26 Hasta fecha: Seleccione el último día del mes en que se va a correr el proceso de Amortización Seleccionar: En esta opción se debe filtrar por el campo Número de activo fijo la palabra NUDF*, esto con el objetivo de llamar solo los activos que corresponde al grupo de Diferidos. Cuando aplique el filtro de clic en el botón Aceptar Aceptar: De clic en este botón para crear la propuesta de Amortización en el diario Campo Seleccionar Al dar Clic en el botón Aceptar, en el diario se agregan las líneas con todos los activos diferidos a amortizar en la fecha seleccionada: Página 26 de 32

27 De clic en el botón Validar Validar, si existen errores de dimensiones financieras corrija. Finalmente de clic en el botón Registrar. Al finalizar el proceso cierre el diario Permisos de solicitud de compra Un preparador es aquel realiza la solicitud de compras en la plataforma. El preparador puede realizar solicitudes a diferentes usuarios los cuales se denominan Solicitante. Para configurar los solicitantes siga los siguientes pasos: Paso 1. Ingrese a Adquisición y abastecimiento/configurar/directivas/permisos de solicitud de compras Paso 2. En el formulario que se muestra seleccione el usuario Preparador Página 27 de 32

28 Paso 3. Al frente de clic en el botón Agregar para agregar los solicitantes a quien el preparador puede realizar solicitudes de Compra Seleccione el empleado y de clic en Seleccionar. Repita este paso por cada empleado a agregar como Solicitante. Cierre el formulario. Nota: Si desea retirar a un Solicitante del preparador. Seleccione al colaborador Presione las teclas Alt + F9. Le saldrá un mensaje indicando Esta seguro que desea eliminar todos los registros marcados. Presione Sí. Página 28 de 32

29 5. GUIA RAPIDA PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA 5.1 Guía Rápida Paso a paso del proceso creación producto en la plataforma Creación de Activos Diferidos 1. Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/común/activos fijos/activos fijos 2. De clic en Nuevo 3. Seleccione el grupo al que pertenece el nuevo activo Fijo 4. Diligencie el nombre del Activo Fijo. 5. Diligencie el nombre corto del Activo Fijo en el campo Nombre de búsqueda 6. Seleccione el Tipo de activo fijo, para Activos usar Tangible para Leasing usar Financiero, para Otros activos usar Otros, para Diferidos usar Intangibles 7. En el campo cantidad diligencie En el campo Unidad de medida, seleccione Unidad 9. Despliegue la pestaña Información Técnica 10.Proveedor: Nombre del proveedor que suministra el activo fijo. Se debe escribir en Mayúscula sostenida 11.De clic en el botón modelos de valor 12.Verifique la vida útil, si es necesario cámbiela 13.De clic en la ficha Dimensiones financieras 14.Diligencie las 7 dimensiones 15.De clic en Cerrar 16.Cierre el formulario Adquisición de un activo diferido Por Pedido de Compra 1. Seleccione el pedido de Compras que contiene el Activo Fijo 2. Ubíquese en la línea que contiene el Activo Fijo 3. Despliegue la pestaña Detalles de línea 4. De clic en la ficha Activos Fijos 5. Marque Nuevo activo fijo? Página 29 de 32

30 6. Seleccione el Grupo de activos fijos 7. El departamento de contabilidad debe Registrar el pedido de compras 8. El Coordinador de activos fijos debe ingresar al maestro de activos fijos, y complementar la información creada automáticamente desde el pedido de compra. Según la información solicitada en la creación del activo Por Diario de Facturas 1. Crear activo fijo según el proceso de creación de activos fijos 2. Ingrese a la ruta Proveedores/Diarios/Facturas/Diario de facturas 3. De clic en el botón Nuevo 4. Seleccione el diario 033 Causación Gastos 5. De clic en el botón Líneas 6. Fecha: Seleccione la fecha del soporte físico. 7. Tipo de cuenta: Por defecto el sistema le muestra Proveedor, deje esta. 8. Cuenta principal: Digite el número del documento de identificación del soporte físico. 9. Factura: Digite el número de la factura que aparece en el soporte físico. 10.Descripción: Escriba una descripción para la transacción que está registrando, ejemplo Compra estanterías para Funza. 11.Crédito: Coloque el valor del gasto o servicio por pagar antes de impuesto. 12.Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto el sistema le muestra Contabilidad, cámbiela seleccionando Activos fijos. 13.Cuenta de contrapartida: Seleccione el Id del activo creado 14.Seleccione el perfil que aplica de acuerdo a la cuenta por pagar 15.Condiciones de pago: Seleccione el código de acuerdo a los días de plazo que le da el proveedor. 16.Divisa: Seleccione la divisa en la que se desea registrar la transacción. 17.Grupo de Impuestos: El sistema le mostrara uno predeterminado de acuerdo a la cuenta del proveedor. 18.Grupo de Impuesto de artículos: Seleccione el código 173 o 193 de acuerdo a la calidad de contribuyente del proveedor que le suministre el activo fijo 19.ReteICA: Seleccione el código de impuestos que aplique de acuerdo al municipio de Gasto o servicio 20.Documento: Escriba el nombre del municipio al que corresponde el gasto o servicio 21.Fecha del documento: Seleccione la fecha del soporte físico. 22.De clic en la Pestaña Dimensiones Financieras 23.Seleccione la dimensión sitio. El tercero se llena automáticamente. 24.De clic en Aceptar 25.De clic en el botón Impuestos 26.Valide los impuestos calculados 27.Cierre el formulario 28.De clic en el botón Imprimir / Diarios Página 30 de 32

31 29.Verifique las cuentas contables 30.Cierre el informe 31.Valide el diario 32.Registre el diario 33.Cierre el diario 5.1.3Amortización de Activos Diferidos 1. Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/diarios/activos fijos 2. De clic en el botón Nuevo 3. Seleccione el diario 008 Depreciación Activos Fijos 4. De clic en el botón Líneas 5. De clic en la Pestaña Propuestas 6. Seleccione la opción Propuesta de depreciación 7. Hasta fecha: Seleccione el último día del mes en que se va a correr el proceso de Amortización 8. Seleccionar: En esta opción se debe filtrar por el campo Número de activo fijo la palabra NUDF*, esto con el objetivo de llamar solo los activos que corresponde al grupo de Activos y Leasing. Cuando aplique el filtro de clic en el botón Aceptar 9. Aceptar: De clic en este botón para crear la propuesta de Depreciación en el diario 10.Imprimir diario para revisión de cuentas contables. 11.Valide el diario 12.Registre el diario Página 31 de 32

32 6. GLOSARIO DE TERMINOS 6.1 Glosario de Términos Amortización Diario Diferido Dimensiones Financieras Grupo de Activo Fijo Reconocimiento del gasto en el periodo establecido del diferido Formulario donde se pueden realizar las diferentes transacciones Gasto pagado de forma anticipada, el cual espera consumirse en un periodo de tiempo determinado Las dimensiones financieras son una herramienta que permite agrupar información relacionada con transacciones contables, pudiendo ser objeto de evaluación en términos económicos que sean de interés para la empresa Es la clasificación que se da a una agrupación que reúne activos fijos con características similares Página 32 de 32