MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso 362_TBBP_FPP_Seguimiento y Control a Presupuesto de Gastos

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso 362_TBBP_FPP_Seguimiento y Control a Presupuesto de Gastos Manual paso a paso para realizar proceso seguimiento y control a presupuesto de gastos en la plataforma AX THE BIG BANG PROJECT 2014

2 HISTORIAL DE VERSIONES Y APROBACIÓN CONTROL DE VERSIONES Fecha Versión Observación Autor 24/10/ Manual de usuario final Bibiana Mendoza APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Elaboró Revisó y Aprobó Revisó y Aprobó Bibiana Mendoza Key User Financiero de Altipal Nancy Mira Lider de proyecto Altipal Alba Yaneth Rodríguez Gerente Financiero Página 2 de 20

3 TABLA DE CONTENIDO Contenido 1. INTRODUCCIÓN Introducción Propósito Alcance Personal Involucrado en el Diseño del Proceso ASPECTOS RELEVANTES Roles Involucrados en el Proceso Restricciones Dependencias FLUJO DEL PROCESO Flujo del Proceso PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA Paso a paso para el control y seguimiento del presupuesto de ingresos y gastos en la plataforma AX GUIA RAPIDA DE USUARIO Guía Rápida para el control y seguimiento del presupuesto de ingresos y gastos GLOSARIO DE TERMINOS Glosario de Términos Página 3 de 20

4 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Introducción Este manual contiene el proceso para importar realizar el seguimiento y control a presupuesto de ingresos y gastos en la plataforma AX Propósito El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma de hacer seguimiento y control a presupuesto de ingresos y gastos en la plataforma AX Alcance El manual contiene la información para realizar el proceso de seguimiento y control a presupuesto de ingreso y gastos en la plataforma AX Personal Involucrado en el Diseño del Proceso Nombres-Correos Electrónicos Roles 1. Alba Yaneth Rodríguez (yaneth.rodriguez@altipal.com.co) 2. Miguel Zamora (miguel.zamora@altipal.com.co) 3. Bibiana Mendoza (Bibiana.mendoza@altipal.com.co) 1. Gerente Financiero 2. Jefe Planeación Financiera 3. Usuario experto área financiera equipo The Big Bang Project Página 4 de 20

5 Responsabilidades Implementación proceso Gestión Presupuestaria en la plataforma AX ASPECTOS RELEVANTES 2.1 Roles Involucrados en el Proceso Rol Jefe Planeación Financiera Analista Financiero Jefe Inmediato Rol Gerente Financiero Jefe Planeación Financiera 2.2 Restricciones Ítem R001 Descripción El presupuesto de ingresos y gastos debe estar registrado en la plataforma Ax Dependencias Ítem D001 Descripción Causación de gastos y registro de ingresos Página 5 de 20

6 3. FLUJO DEL PROCESO 3.1 Flujo del Proceso FLUJO DE PROCESO PROPUESTO 362_SEGUIMIENTO Y CONTROL A PRESUPUESTO (Subproceso de Financiera) 13 DE FEBRERO DE 2014 THEBIGBANGPROJECT-FPP _CIERRE DE MES 361_CONSTRUCCIÓN DE PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS Generar consulta Análisis de Presupuesto AX 2012 Analizar desviaciones a presupuesto por cuenta contable Analista Financiero- Presupuesto Analista Financiero- Presupuesto AX 2012 Generar Análisis de Presupuesto por Centro de Costo Responsable Centro de Costo AX _CAUSACIÓN Revisar impacto a los resultados esperados SI Se solicita ajuste a presupuesto? Analizar desviaciones y presentar informe a Jefe de Planeación Financiera Justificar desviaciones del presupuesto con la ejecución del mes NO Se presentan dudas en los registros? Analista Financiero- Presupuesto Analista Financiero- Presupuesto Excel Excel Responsable Centro de Costo AX 2012 SI Definir si se realiza aprobación del ajuste al presupuesto de gastos NO Ir al origen de la transacción presupuestada o real Comité de Presupuesto Excel Responsable Centro de Costo AX 2012 Se aprueba el ajuste? Realizar ajuste a presupuesto y enviar plantilla al responsable del gasto Analista Financiero- Presupuesto Analista Financiero- Presupuesto SI AX 2012 NO Realizar y organizar presentación de análisis de resultados a la ejecucion presupuestal a Gerente Adtvo y Fro Power Point Realizar reunión con los responsables del gasto que obtuvieron mayor desviación en el presupuesto Comité de Presupuesto Excel Definir planes de acción para minimizar desviaciones y hacer seguimiento Comité de Presupuesto / Resp del Gasto FIN Excel COMITÉ DE PRESUPUESTO Gerente Administrativo y Financiero. Jefe de Planeación Financiero. Analista Financiero de presupuesto. Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A Página 6 de 20

7 4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA 4.1 Paso a paso para el control y seguimiento del presupuesto de ingresos y gastos en la plataforma AX2012 A continuación se relaciona el paso a paso para controlar y hacer seguimiento al presupuesto de ingresos y gastos desde la plataforma AX2012. Todos los menús, pestañas, fichas, botones y campos que no se describen en este documento para los procesos que contempla el manual son funciones que posee AX 2012 en su versión estándar pero no serán utilizados en la versión final de AX 2012 para Altipal S.A.. Paso 1. Ingresar al Módulo de Contabilidad General Ingresar al módulo de Contabilidad General con el fin de asignar a la dimensión Centro de Costo, el responsable de la ejecución del presupuesto. Esta actividad se realiza sólo una vez, cuando el responsable del centro de costo cambie o se cree un nuevo centro de costo Ruta ALT > Contabilidad General Página 7 de 20

8 Paso 2. Ingresar a Configurar<Dimensiones Financieras Paso 3. Seleccionar la dimensión financiera Centro de Costo y hacer click a Valor de dimensión financiera Página 8 de 20

9 Paso 4. Por cada Centro de Costo asignar Propietario Se asignar por cada Centro de Costo el empleado propietario del centro de costo a quien se va a realizar el control de presupuesto. Adicionalmente este propietario puede registrar las justificaciones a las desviaciones presentadas. Se da click a Cerrar. Paso 5. Ingresar al módulo de Gestión Presupuestaria Página 9 de 20

10 Paso 6. Ingresar a Consultas<Análisis de Presupuesto Paso 7. Actualizar Presupuesto - Seleccionar Conjunto de Dimensiones Financieras : Corresponde al Conjunto de dimensiones definido para presupuesto: Código 001 Centro de Costo-Responsable-Cuenta Contable. - Seleccionar el período para la generación del informe de presupuesto: Página 10 de 20

11 Intervalo de Fecha: Corresponde al periodo en que se quiere analizar la información. Mes, Trimestre, Bimestre, Semestre Desde fecha: Colocar la Fecha Inicial Hasta fecha: Colocar la Fecha final - Modelo Presupuestario: Se debe seleccionar el modelo presupuestario que esté registrado en el sistema. Si se han registrado los tres modelos (Normal, Optimista, Extraordinario), se debe seleccionar el modelo que se quiere realizar el análisis, de lo contrario sólo debe seleccionarse el que esté registrado en el sistema. - Se da click a actualizar Presupuesto Paso 8. Seleccionar el Centro de Costo El propietario del Centro de Costo debe seleccionar su centro de costo. Allí puede visualizar a nivel de Dimensión Responsable y de Centro de Costo: - El valor total del presupuesto asignado - El valor total del gasto real registrado en el período definido en la consulta Página 11 de 20

12 - El valor total del presupuesto restante - Porcentaje usado Paso 9. Dar doble click al Centro de Costo y seleccionar la Dimensión Responsable Una vez seleccionada la dimensión Responsable, aparece por cuenta contable la información del presupuesto y los gastos o ingresos reales registrados. En la parte inferior se encuentra acumulado por Responsable la información de presupuesto, los registros reales, desviación y porcentaje de utilización. Paso 10. Ubicarse en el valor del Gasto Real y dar click al campo Real Si se requiere tener una trazabilidad al gasto registrado, se ubica en el valor del gasto real y se da click al campo Real Página 12 de 20

13 Aparece la trazabilidad del valor mostrado en el Análisis de Presupuesto. Una vez se tiene este formulario y si se desea más detalle se debe dar click a Transacciones de asiento a cada una de las transacciones del detalle y donde puede visualizarse el diario donde fue registrado: Al dar click al campo Origen de Transacción, se visualiza detalle del asiento, mostrando el módulo, el número del asiento, la fecha, la descripción (texto), la cuenta contable y el valor. Página 13 de 20

14 Una vez revisado el asiento se da click en Cerrar. Paso 11. Ingresar Justificación El propietario del Centro de Costo es el único autorizado a registrar la justificación de la desviación. Para tal fin debe dirigirse al formulario en la columna Justificación y registrarla. Una vez digitadas las justificaciones por cuenta contable se deben dar click a Guardar Justificaciones. Página 14 de 20

15 Paso 12. Ejecutar Consulta Justificaciones Una vez guardada la justificación por parte del Propietario del Centro de Costo, el Analista Financiero del Presupuesto ejecuta la consulta de justificaciones para realizar el análisis correspondiente. Para ingresar a la consulta se debe: Alt<Gestión Presupuestaria<Consultas<Justificación de desviaciones El informe puede ser filtrado por los campos que contiene y puede ser exportado a Excel (Ctrl + t). Paso 13. Registrar Entradas al Presupuesto Para ajustar presupuesto se de click a: Entradas de Registro a Presupuesto < Todas las entradas de registro presupuestario, en la pestaña Común. Página 15 de 20

16 Paso 14. Registrar Encabezado de Entrada de Presupuesto Para registrar la entrada de presupuesto se debe: - Dar click a Entrada de registro de presupuesto. - Seleccionar el modelo presupuestario: Se debe seleccionar el modelo presupuestario que se va a afectar. Optimista, Normal o Extraordinario. - Seleccionar código presupuestario: Se debe seleccionar la operación que se va a realizar: Ajuste Presupuestario: Cuando se requiere aumentar o disminuir a un Centro de Costo y cuenta específica el presupuesto. Presupuesto: Cuando va a agregarse una nueva cuenta con las dimensiones de presupuesto que aplique que no se haya ingresado en la carga inicial de presupuesto. Transferir: Se utiliza cuando es necesario mover el presupuesto de una cuenta a otra de un mismo centro de costo o de un centro de costo diferente. Comentario de Motivo: Se debe digitar el motivo del ajuste, presupuesto o transferencia. Paso 15. Agregar Asientos contables de presupuesto - Se debe dar click a Agregar línea. - Seleccionar Estructura Contable: Se debe seleccionar la estructura contable PYG:Todas las dimensiones. - Valores de Dimensión: Página 16 de 20

17 Cuenta Contable: Se debe seleccionar la cuenta contable nivel 8 al cual se va a realizar el ajuste. Dimensión Responsable: Se debe seleccionar la dimensión Responsable del ajuste a realizar Dimensión Centro de Costo: Se debe seleccionar la dimensión Centro de Costo del ajuste a realizar. Importe: Se digita el valor a ajustar. Si es positivo realiza una adición al presupuesto, si se digita negativo descuenta el valor al presupuesto. Si el código presupuestario es Transferencia se deben agregar dos líneas, la primera se registra el valor positivo en el importe a los valores de dimensión que aplica y una segunda línea con el importe negativo con los valores de dimensión de donde va a salir el presupuesto. Si el ajuste a presupuesto debe ser controlado en el Flujo de Efectivo, debe seleccionarse la opción de Previsión de Flujo de Efectivo, en Cantidad se debe poner 1 y en Precio el mismo valor registrado en el importe. Paso 16. Actualizar saldos presupuestarios Una vez registrado los asientos contables de presupuesto se debe dar click en la barra de herramientas al campo Actualizar saldos presupuestarios. Aparece un formulario con la confirmación, se debe dar click en Aceptar. Página 17 de 20

18 La confirmación del registro aparece en el siguiente cuadro de diálogo al cual debe darse click en Cerrar. Página 18 de 20

19 5. GUIA RAPIDA DE USUARIO 5.1 Guía Rápida para el control y seguimiento del presupuesto de ingresos y gastos - Ingresar al Módulo de Contabilidad General, Ruta ALT <Contabilidad General - Ingresar a Configurar<Dimensiones Financieras - Seleccionar la dimensión financiera Centro de Costo y hacer click a Valor de dimensión financiera - Por cada Centro de Costo asignar Propietario - Ingresar al módulo de Gestión Presupuestaria, Ruta Alt<Gestión Presupuestaria - Ingresar a Consultas<Análisis de Presupuesto - Seleccionar Conjunto de Dimensiones Financieras : Código 001 Centro de Costo-Responsable-Cuenta Contable. - Seleccionar el período para la generación del informe de presupuesto: Desde Fecha, Hasta Fecha - Seleccionar modelo Presupuestario: - Dar click en actualizar Presupuesto - Seleccionar el Centro de Costo - Dar doble click al Centro de Costo y seleccionar la Dimensión Responsable - Dar click en Real para revisar registro - dar click a Transacciones de asiento - dar click al campo Origen de Transacción y Cerrar. - Ingresar justificación en el campo Justificación - Guardar Justificación - Ingresar a Alt<Gestión Presupuestaria<Consultas<Justificación de desviaciones - Digitar Ctrl+t para exportar a Excel - Ingresar a Entradas de Registro a Presupuesto < Todas las entradas de registro presupuestario, en la pestaña Común. Página 19 de 20

20 - Dar click a Entrada de registro de presupuesto. - Seleccionar el modelo presupuestario - Seleccionar código presupuestario - Registrar Comentario de Motivo - Agregar Asientos contables de presupuesto - dar click a Agregar línea - Seleccionar Estructura Contable: PYG:Todas las dimensiones - Seleccionar Cuenta Contable - Seleccionar Dimensión Responsable - Seleccionar Dimensión Centro de Costo - Digitar Importe - Si el ajuste a presupuesto debe ser controlado en el Flujo de Efectivo, debe seleccionarse la opción de Previsión de Flujo de Efectivo, en Cantidad se digita 1 y en Precio se debe digitar el mismo valor registrado en el campo Importe - Dar click a Actualizar saldos presupuestarios y Cerrar 6. GLOSARIO DE TERMINOS 6.1 Glosario de Términos Término Presupuesto Concepto Es un plan operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios. Página 20 de 20