MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso 350_TBBP_FPF_Pago A Proveedores

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1 MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso 350_TBBP_FPF_Pago A Proveedores Manual paso a paso para realizar proceso de registro del pago a proveedores de mercancía y gastos en la plataforma AX THE BIG BANG PROJECT 2014

2 HISTORIAL DE VERSIONES Y APROBACIÓN CONTROL DE VERSIONES Fecha Versión Observación Autor 24/10/ Manual de usuario final Bibiana Mendoza 15/05/ Afinación del manual de acuerdo al proceso de Altipal S.A. Viviana Varilla 23/11/ Re-calculo descuento pronto pago Viviana Varilla Nota aclaratoria de Pago Nómina Viviana Varilla APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Elaboró Revisó y Aprobó The Big Bang Project Revisó y Aprobó Compañía Bibiana Mendoza Key User Financiero de Altipal Nancy Mira Lider de proyecto Altipal S.A. Alba Yaneth Rodríguez Gerente Financiero Altipal S.A Página 2 de 30

3 TABLA DE CONTENIDO Contenido 1. INTRODUCCIÓN Introducción Propósito Alcance Personal Involucrado en el Diseño del Proceso ASPECTOS RELEVANTES Roles Involucrados en el Proceso Restricciones Dependencias FLUJO DEL PROCESO Flujo del Proceso PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA Paso a paso del proceso en la plataforma Creación y registro de un traslado bancario Generación del Reporte de Pago a Proveedores Recalcular Descuento por pronto pago GUIA RAPIDA DE USUARIO Guía Rápida de Usuario Proceso (350_TBBP_FPF_Pago a Proveedores ) Creación y registro de un traslado bancario Generación del Reporte de pago a Proveedores Recalcular Descuento por pronto pago GLOSARIO DE TERMINOS Glosario de Términos Página 3 de 30

4 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Introducción Este manual contiene el proceso para llevar la selección y registro de los pagos requeridos por la compañía desde la plataforma AX Propósito El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma de correcta de crear una propuesta de pago y registro en plataforma AX 2012 en el módulo de Proveedores, garantizando su contabilización en el periodo que corresponda el cual involucra las funciones desarrolladas por el área de tesorería. 1.3 Alcance El manual contiene la información para realizar el proceso de creación, registro de propuesta de pago y generación del archivo plano desde la plataforma AX2012. Los detalles de los procesos y requerimientos definidos por Altipal S.A. se encuentran disponibles en la documentación del proyecto en los documentos de diseño que puede consultar a través de la plataforma Documentar en la carpeta THE BIG BANG PROJECT 1.4 Personal Involucrado en el Diseño del Proceso Nombres-Correos Electrónicos Roles Responsabilidades 1. Alba Yaneth Rodríguez (yaneth.rodriguez@altipal.com.co) 2. Consuelo Torres (consuelo.torres@altipal.com.co) 3. Dallana Sanabria (Dallana.sanabria@altipal.com.co) 4. Bibiana Mendoza (Bibiana.mendoza@altipal.com.co) 1. Gerente Financiero 2. Director 3. Auxiliar Financiero 4. Usuario experto área financiera equipo The Big Bang Project Implementación proceso de Pagos y generación de archivo plano en la plataforma AX 2012 Página 4 de 30

5 2. ASPECTOS RELEVANTES 2.1 Roles Involucrados en el Proceso Rol Director Auxiliar Financiero Auxiliar Jefe Inmediato Rol Gerente Financiero Director Director 2.2 Restricciones Ítem R001 R002 Descripción Deben estar causados todas las cuentas por pagar por la compañía Se debe validar los documentos físicos que soporten el pago 2.3 Dependencias Ítem D001 D002 D003 Descripción Causación Gastos Registro de la factura de Compras Registro de Solicitud de Anticipos Página 5 de 30

6 3. FLUJO DEL PROCESO 3.1 Flujo del Proceso FLUJO DE PROCESO PROPUESTO 350_PAGO A PROVEEDORES (Subproceso de Financiera ) 28 DE NOVIEMBRE DE 2013 THEBIGBANGPROJECT-FPF _IMPUEST OS 330_COMPRAS DE SUMINISTROS 339_INTERFAZ LIQUIDACIÓN NÓMINA 341_CAUSACI ÓN 331_RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE FACTURAS Entregar documentos soporte de pago de impuestos a Coordinador de Impuestos NO 1 El pago a realizar es a proveedor de producto? AX2012 SI Buscar diario de pago generada por el Coordinador de Impuestos Verificar facturas pendientes por cruzar en módulo de clientes Cartera AX2012 AX _RECUPERACIÓ N RENTABILIDAD DTO PIE FACTURA 344_RECUPERA CIÓN GASTO DTO NC 346_RECUPERA CIÓN GASTO AJUSTE DE INVENTARIO 347_OTROS INGRESOS Verificar recursos disponibles para el pago Portal Bancario Elaborar nota crédito de cruce de cuentas Consolidar documentos soporte (facturas, notas crédito, dinámicas) correspondientes a la propuesta de pago 355_FLUJO DE CAJA Documentos Generar propuesta de pago 324_FINAN CIACIÓN Cuenta con recursos disponibles? NO 1 NO 325_TRASL ADO ENTRE BANCOS SI 122_IMPORTACI ONES 345_RECUPERA CIÓN DE GASTO COMPRA DE ARTICULOS Cartera AX2012 AX2012 Solicitar a Caja elaboración de cheque Imprimir comprobante de egreso Generar Pago, seleccionar forma de pago cheque y cuenta bancaria SI El pago es en cheque? Transferir propuesta de pago Asignar el banco de donde se tienen lo recursos Manual Registrar diario de pagos AX2012 Revisar y aprobar pago AX2012 Importar archivo plano o registrar transferencia en el portal bancario NO AX2012 AX Propuesta Pago AX-2012 Entregar soportes de pago a contabilidad Documentos Director de El proveedor requiere soporte de pago? NO AX-2012 SI 327_CONCILIA CIÓN BANCARIA Archivo Plano Generar y Enviar Soporte de Pago AX-2012 Generar archivo plano o transferencia electrónica AX _SOLICITU D DE ANTICIPO DE VIAJES Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A 1 334_LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS Y/O REEMBOSO DE GASTOS Página 6 de 30

7 4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA 4.1 Paso a paso del proceso en la plataforma Creación y registro de una propuesta de pago A continuación se relaciona el paso a paso crear y registrar una propuesta de pago y generación del archivo plano desde la plataforma AX2012. Todos los menús, pestañas, fichas, botones y campos que no se describen en este documento para los procesos que contempla el manual son funciones que posee AX 2012 en su versión estándar pero no serán utilizados en la versión final de AX 2012 para Altipal S.A. Paso 1. Ingresar módulo de Proveedores Ingrese a la ruta Proveedores/Diarios/Pagos/Diario de pagos Paso 2. Seleccionar diario de Pagos De clic en el botón Nuevo, Seleccione el número del diario a registrar: 012 Nota Bancaria Pago Impuestos: Corresponde al diario para realizar el pago de los diferentes impuestos de la compañía. 013 Nota Bancaria Pago Nomina: Este diario es utilizado para realizar la propuesta de pago de nómina. 014 Nota Bancaria Pago Obligación Financiera: Corresponde al pago de las obligaciones financieras como pago de capital, intereses y comisiones. Página 7 de 30

8 015 Nota Bancaria Pago Proveedor Mercancías: Corresponde al diario de los pagos que deben realizarse a los proveedores de mercancía. 016 Nota Bancaria Pago Gastos: Corresponde al diario de los pagos de los proveedores de gastos de la compañía. Una vez seleccionado el diario, de clic en el botón Líneas Paso 3. Crear Propuesta de Pago En las líneas del diario se debe dar clic en el botón Propuesta de pago y seleccionar la opción Crear propuesta de pago Paso 4. Seleccionar los filtros requeridos generar la propuesta Página 8 de 30

9 En la vista que se muestra, se deben seleccionar los filtros que sean necesarios para realizar la propuesta de pagos. Algunos de los campos que podemos utilizar son los siguientes: Tipo de Propuesta: Se puede filtrar por Fecha de Vencimiento, Por descuento por pronto pago, Fecha de vencimiento y descuento por pronto pago. Límite del importe: Define el monto límite de pago a considerar dentro de la propuesta. Si se cuenta con un monto límite para el pago, dicho importe deberá ser colocado en este campo. Día de pago: Selecciona el día de pago de la propuesta, con el fin de ajustar el pago de los documentos a esa fecha. En este campo deberá seleccionarse el día de pago definido para los proveedores con los que se tienen una negociación previa. Para el caso de los proveedores con condiciones pactadas de días de pago se debe establecer un periodo en el cual se van a programar para pago las facturas que cumplan ese rango. Esto implica que se esté pagando vencido o anticipado a la fecha de vencimiento del pronto pago. En el caso que en el maestro del proveedor no esté definido el día de pago y la factura tenga como vencimiento el día de pago seleccionado en la propuesta de pago se deben mostrar las facturas que cumplan con ese filtro. Página 9 de 30

10 Comprobar saldo: Define si debe ser revisado el saldo de la contrapartida durante la generación de la propuesta, es decir, se verifica el valor total que va a ser pagado por Banco, según la asignación realizada en la propuesta de pago. Tipo de cuenta de contrapartida predeterminada: Establece el tipo de cuenta predeterminada a utilizar en la propuesta. Si no se selecciona esta opción, la propuesta utilizará la cuenta establecida en la Forma de pago. De seleccionar la cuenta de contrapartida el tipo debe ser Banco. Cuenta de contrapartida predeterminada: Una vez seleccionado tipo Banco como cuenta de contrapartida se selecciona el banco desde donde se va a realizar el pago. Adicional se pueden realizar otros filtros dando clic en el botón Seleccionar Grupo: Corresponde a la clasificación que tienen los proveedores, ejemplo: 020 Proveedor Mercancía Nacional. Cuenta del Proveedor: Corresponde al número de identificación del proveedor. Forma de Pago: Si se requiere filtrar por una forma de pago específica, de acuerdo con la configuración que tenga el proveedor en el maestro. Fecha de vencimiento: Si se requiere filtrar por una fecha de vencimiento de la factura específica. Si se requiere incluir otro campo adicional se da clic a la opción Agregar, se selecciona la tabla y el campo a filtrar Una vez realizados los filtros se da clic en el botón Aceptar Página 10 de 30

11 Posteriormente se debe dar clic en Aceptar para que genere la propuesta de acuerdo a los filtros seleccionados. Nota: Para la propuesta de pago de Nómina se deben utilizar los siguientes filtros: Perfil de contabilización: Seleccionar el perfil 046 Nomina Por Pagar JournalNumExternal: Corresponde al identificador de la nómina a cancelar, esta se puede verificar en el diario de nómina previamente registrado. Paso 5. Validación de la propuesta de pago En el formulario que se muestra se pueden realizar las siguientes validaciones: Transacciones abiertas: Muestra las diferentes facturas que se van a cancelar de acuerdo a los filtros seleccionados. Página 11 de 30

12 En la parte inferior muestra las facturas agrupadas si encuentra en común dimensiones financieras, forma de pago y perfil de contabilización. En la parte superior muestra detallada lo que se selecciona en la parte inferior. Si una transacción no se desea pagar, se selecciona y se da clic en el botón Eliminar. También se puede modificar el valor a cancelar Varios cambios: Cuando las transacciones a cancelar no tienen forma de pago el diario va a mostrar las facturas detalladas y no las va agrupar por dimensiones financieras y perfil de contabilización. Para asignar una forma de pago si la transacción no la tiene lo puede hacer dando clic en el botón Varios Cambios, se selecciona la forma de pago en que se desea cancelar y se da clic en Aceptar. Página 12 de 30

13 También sirve para cambiar la forma de pago. Nota: Se debe hacer para cada transacción que se desee agrupar. Control de Saldo: Sirve para verificar si después de seleccionadas las facturas que se van a cancelar cuanto queda disponible en la cuenta bancaria seleccionada. Página 13 de 30

14 De clic en Cerrar Paso 6. Transferir Propuesta Una vez realizada las validaciones correspondientes, se da clic en el botón Transferir, con el objetivo de transferir la propuesta de pagos al diario. De clic en Aceptar. Paso 7. Líneas del diario Página 14 de 30

15 Cuando se transfiere la propuesta de pago, en el diario se muestran las facturas a cancelar agrupadas por perfil y dimensiones financieras. Pestaña Visión general Si en la propuesta de pago no se agrupo o selecciono la forma de pago, en el diario en las líneas que sean tipo de cuenta Proveedor, se debe seleccionar la forma de pago. Nota: Se debe seleccionar la forma de pago por cada línea. Si el pago se va realizar por archivo plano se debe selecciona la forma de pago Paylink del banco correspondiente: Forma de pago Descripción 001 Paylink Bancolombia 002 Paylink Davivienda 003 Paylink Bogotá Si no se va a realizar por archivo plano, las formas de pago que se pueden seleccionar son: Forma de pago Descripción 005 Proveedor de Servicios Electrónicos 008 Cheque 010 Transferencia Página 15 de 30

16 Si el pago es de nómina la forma de pago a seleccionar es: Forma de pago Descripción 006 Pago Nomina Filtre las líneas que el tipo de cuenta sea banco Banco. De clic en el botón Dimensiones financieras y seleccione la opción Cuenta. Seleccione el Sitio 011 Bogotá y la Zona de Ventas Z0002 Gerencia Administrativa y Financiera Nota: Se debe seleccionar las dimensiones financieras por cada línea tipo Banco. Pestaña Banco En esta vista seleccione el Tipo de transacción bancaria 017 Pagos y en el campo Referencia del pago digite el Nit de Altipal Página 16 de 30

17 Nota: Se tiene que realizar por cada línea que sea tipo de cuenta Banco Paso 8. Validar Diario De clic en el botón Validar, aparece el siguiente cuadro de diálogo con la confirmación, de clic en Cerrar Paso 9. Generación de Archivo Plano Página 17 de 30

18 Si se va a generar un archivo plano siga los siguientes pasos, de lo contrario continúe con el paso 10. Si el pago se va a realizar por archivo plano se debe utilizar la aplicación de Paylink, para ello de clic en el botón Funciones y seleccione la opción Generar pagos En la ventana que se muestra diligencie los siguientes datos: Forma de pago: Seleccione el Pailink que se va a utilizar para el pago Exportar formato: Seleccione PayLinkLATAM Cuenta bancaria: Seleccione la cuenta bancaria de donde va a girar el pago De clic en el botón Dialogo, se abre un cuadro de dialogo, de clic en la carpeta, en la ventana que se muestra seleccione la ruta donde va a quedar el archivo y de un nombre para el archivo de acuerdo a la estructura del banco. Página 18 de 30

19 De clic en Guardar y posteriormente de clic en Aceptar y nuevamente en Aceptar. Aparece un cuadro de dialogo donde indica que el archivo se ha creado correctamente, cierre el mensaje. Página 19 de 30

20 Paso 10. Registrar Diario Una vez realizado el pago desde el portal bancario, en el diario de Clic en el botón Registrar. Cierre el diario Generación del Reporte de Pago a Proveedores A continuación se relaciona el paso a paso para generar el reporte de pago enviado a los proveedores. Paso1. Diríjase al módulo de Proveedores<Informes<Pagos<Reportes de Pagos Página 20 de 30

21 Paso 2. Seleccionar los filtros para la generación del reporte - Agrupación por: Se debe seleccionar la forma como va a ser mostrada la información si agrupada por Cuenta del Proveedor o por Sitio. - Cuenta de Proveedor: Seleccionar el Nit del proveedor, si se desea se puede establecer un rango. - Fecha de registro: Puede seleccionarse la fecha en la que se realizó el pago de la obligación. - Diario: Puede seleccionarse un diario o un rango de diarios en los cuales quedó registrado el pago. - Asiento: Puede seleccionar el número del asiento o un rango de asientos para generar el informe. Página 21 de 30

22 - Cuenta bancaria: Corresponde a la cuenta bancaria de donde se realizó el pago. Puede seleccionar una o un rango. - Sitio: Puede seleccionar el sitio del cual quiere generar la información Paso 3. Dar click en Destino y especificar la forma como se visualizará el informe Si selecciona Archivo debe especificar la ubicación donde quedará guardado el informe. Dar click en Aceptar para ejecutar la forma como quiere visualizarse el informe y luego nuevamente Aceptar para visualizarlo. El informe por Cuenta Proveedor se visualiza de la siguiente manera: Página 22 de 30

23 El informe por Sitio se visualiza de la siguiente manera: Recalcular Descuento por pronto pago Cuando se reciba una factura de mercancías de un proveedor que maneje descuento por pronto pago y esta tenga una devolución en compra, el descuento se debe volver a calcular para restar el valor proporcional de la devolución. Para ello siga los siguientes pasos Página 23 de 30

24 Paso 1. Ingrese a la ruta ALT/Proveedores/Común/Pedidos de compra/todos los pedidos de compra Paso 2. En el formulario que se muestra filtre el número del Pedido de Compra que contiene la devolución en compra Paso 3. De clic en el botón Totales y copie el valor que aparece en el campo descuento por pronto pago Página 24 de 30

25 Cierre el formulario Paso 4. Ingrese a la ruta ALT/Proveedores/Común/Proveedores/Todos los proveedores Página 25 de 30

26 Paso 5. En el formulario que se muestra seleccione el proveedor que se le realizo la devolución en compras De clic en la pestaña Factura y posteriormente en el botón Liquidar transacciones abiertas Paso 6. En el formulario que se muestra, filtre la factura de compras que contiene la devolución en compras Paso 7. De clic en la pestaña Descuento por pronto pago. En el formulario que se muestra, en el campo Importe de descuento por pronto pago Sume el valor de descuento copiado en la devolución en compra Página 26 de 30

27 De enter y podrá observar el nuevo valor del descuento por pronto pago que se debe aplicar en el pago Cierre el formulario. Página 27 de 30

28 5. GUIA RAPIDA DE USUARIO 5.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (350_TBBP_FPF_Pago a Proveedores ) Creación y registro de una propuesta de pago 1. Ingrese a la ruta Proveedores/Diarios/Pagos/Diario de pagos 2. De clic en el botón nuevo 3. Seleccione el diario correspondiente 4. De clic en el botón Líneas 5. De clic en el botón Propuesta de pago 6. Seleccione la opción Crear propuesta de pago 7. Seleccione los filtros requeridos para la propuesta de pago 8. De clic en el botón Aceptar 9. Valide las facturas que se cargaron previamente 10.Agrupe por forma de pago si es necesario 11.De clic en el botón Transferir 12.De clic en el botón Aceptar 13.Filtre las cuentas tipo Banco 14.De clic en el botón Dimensiones financieras, opción Cuenta 15.Seleccione el Sitio 011 Bogotá y la Zona de Ventas Z0002 Gerencia Administrativa y Financiera 16.De clic en la pestaña Banco 17.Seleccione el Tipo de transacción bancaria 019 Transferencias 18.En el campo Referencia del pago digite el Nit de Altipal Repita los pasos 14 a 18 por cada línea tipo Banco 20.De clic en el botón Validar 21.De clic en el botón funciones 22.Seleccione la opción Generar Pagos 23.Seleccione la forma de pago 24.Seleccione el formato a exportar 25.Seleccione la cuenta bancaria de donde se va a girar el pago 26.De clic en el botón Dialogo 27.Seleccione la ruta donde se va a guardar el archivo 28.De un nombre para el archivo 29.De clic en el botón Guardar 30.De clic en el botón Aceptar y nuevamente en Aceptar 31.Registre el diario 32.Cierre el diario Página 28 de 30

29 5.1.2 Generación del Reporte de pago a Proveedores 1. Ingrese a la ruta ALT/ Proveedores<Informes<Pagos<Reportes de Pagos 2. Seleccione Agrupación por cuenta del proveedor 3. Seleccione desde el proveedor (Nit) hasta el proveedor (Nit) 4. Seleccione la fecha de registro del pago 5. Seleccione el sitio para el cual generó el pago (Opcional) 6. De clic en Aceptar 7. Visualice el reporte 8. Cierre el reporte Recalcular Descuento por pronto pago 1. Ingrese a la ruta ALT/Proveedores/Común/Pedidos de compra/todos los pedidos de compra 2. Filtre el pedido de compra devuelto 3. De clic en el botón Totales 4. Copie el valor que aparece en el campo descuento por pronto pago 5. Cierre el formulario 6. Ingrese a la ruta ALT/Proveedores/Común/Proveedores/Todos los proveedores 7. Seleccione el proveedor que se le realizo la devolución en compras 8. De clic en la pestaña Factura 9. De clic en el botón Liquidar transacciones abiertas 10.En el formulario que se muestra filtre la factura de Compra que contiene la devolución 11.De clic en la pestaña Descuento por pronto pago 12.En el campo Importe de descuento por pronto pago sume el valor copiado en el punto De enter y valide el cambio del descuento 14.Cierre el formulario Página 29 de 30

30 6. GLOSARIO DE TERMINOS 6.1 Glosario de Términos Término Paylink Concepto PayLink es una funcionalidad adicional dentro de la plataforma de AX 2012 que fue diseñado con el fin de poder crear cualquier tipo de archivo plano de acuerdo a la estructura de cualquier entidad financiera. Página 30 de 30