Manual de Usuario Secretaría Técnica de OCAD Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías SPGR

Transcripción

1 Manual de Usuario Secretaría Técnica de OCAD

2 Página: Página 2 de 27 HISTORIAL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio Autor Creación del Documento TCP Camilo Martínez Modificación del documento TCP Camilo Martínez Consolidación Manual Secretarías Técnicas OCAD Alejandro Castañeda

3 Tabla de Contenido Página: Página 3 de Introducción 4 2. Objetivos 4 3. Alcance 4 4. Definiciones, Acrónimos y abreviaturas 4 5. Ingreso al 5 6. Registro de Proyectos 7 7. Cronograma de flujos 17

4 Página: Página 4 de Introducción El presente manual es una guía básica que permitirá a los usuarios de las Secretarías Técnicas de los OCAD conocer las operaciones propias de su ámbito a ser ejecutadas en el, en relación con los proyectos de inversión que se gestionan con cargo a recursos del SGR del Fondo de Desarrollo Regional FDR, Fondo de Compensación Regional impacto regional FCR 60%, Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación FCTI y recursos de los municipios ribereños del río grande de la Magdalena y Canal del Dique. 2. Objetivos Ofrecer al usuario en el la funcionalidad que le permita corroborar la información de proyectos aprobados y registrados en el SUIFP SGR e identificar aspectos susceptibles de ajuste en dicha herramienta ante. Disponer a los usuarios una herramienta que les permita realizar el registro y administración del cronograma de flujos de los proyectos aprobados. Brindar información de Presupuesto, Recaudo y Giros desde el Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías SPGR que pueda ser utilizada para la toma de decisiones y planeación de los proyectos susceptibles de ser aprobados en el respectivo OCAD. Recopilar información de las Secretarias Técnicas de los OCAD en relación con el proceso de planeación registrado en los cronogramas de flujos. 3. Alcance El presente documento va dirigido a las Secretarías Técnicas de los OCAD regionales, del OCAD de Ciencia, Tecnología e Innovación y del OCAD para los recursos de municipios ribereños del río grande de la Magdalena, que se encargan de registrar y administrar la información de los proyectos, para los recursos de su ámbito, incluyendo la definición del cronograma de flujos a partir de la información que al respecto le sea suministrada por cada ejecutor de proyecto designado. 4. Definiciones, Acrónimos y abreviaturas SGR: Sistema General de Regalías SPGR: Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías ING: Gestión de Ingresos presupuestales FDR: Fondo de Desarrollo Regional

5 Página: Página 5 de 27 FCR: Fondo de Compensación Regional FCTI: Fondo de Ciencia Tecnología e innovación TCP: Tablero de Control Presupuestal 5. Ingreso al El acceso al aplicativo se realiza a través de la página web del Ministerio de Hacienda a.gov.co por la opción SGR. Dentro de ésta, dar clic en Acceso a Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías - SPGR

6 Página: Página 6 de 27 Una vez allí, seleccione la opción acceso al aplicativo para Secretarías Técnicas OCAD : Se presentan las opciones Registro de Proyectos y Registro Cronograma de Flujos ; ingrese inicialmente por la primera.

7 6. Registro de Proyectos Manual de Usuario Secretaría Técnica de OCAD 6.1. REGISTRO DE PROYECTO POR PRIMERA VEZ 1. Seleccionar el perfil Secretaría Técnica OCAD Página: Página 7 de Registrar el tipo de OCAD y el nombre OCAD de acuerdo a la información que tenga vinculada el usuario que ingresa a la plataforma. 3. Registrar el número del Acuerdo con cargo al cual se registrará(n) los proyectos de inversión y seleccionar la fecha del Acuerdo siempre y cuando éste ya se encuentre registrado en el sistema. Si el Acuerdo aún no se encuentra registrado o la fecha de expedición es diferente a la consulta que arroja el sistema, seleccionar la opción Nuevo y posteriormente establecer la fecha de expedición del documento.

8 Página: Página 8 de De acuerdo a la información ingresada, el sistema mostrará todos los proyectos de inversión registrados previamente para el Acuerdo seleccionado.

9 Página: Página 9 de Dar clic en el botón Agregar proyecto que se encuentra en parte inferior izquierda de la pantalla. 6. Incluir en el campo Código BPIN el código que identifica el proyecto que desea registrar y dar clic en la parte derecha de la pantalla.

10 Página: Página 10 de 27 Si el proyecto tiene ejecutor asignado y se encuentra en estado aprobado, el sistema automáticamente cargará la información del proyecto según los datos contenidos en el archivo SUIFP SGR suministrado por el DNP. Verificar la información; tenga en cuenta que si la información del proyecto no es correcta, debe realizar los ajustes a través de SUIFP antes de registrarlo en el SPGR.

11 Página: Página 11 de Si la información suministrada por el sistema es correcta, dar clic en Guardar, en caso contrario dar clic en Cancelar.

12 Página: Página 12 de Luego de dar Guardar confirme de nuevo la información dando clic en Aceptar ACTUALIZACION DE UN PROYECTO PREVIAMENTE REGISTRADO Visualizar y Actualizar 1. El sistema cargará automáticamente los proyectos vinculados al Acuerdo seleccionado con tres opciones (visualizar, actualizar, eliminar) en la parte derecha. Visualizar: Esta opción permite verificar los datos registrados para cada uno de los proyectos.

13 Página: Página 13 de 27 Actualizar: Si a través de un Acuerdo, uno o más proyectos aumentaron o disminuyeron de valor, cambiaron de fuente de financiación o tuvieron modificaciones en una o más vigencias presupuestales, se podrá actualizar la información del proyecto, previa revisión de la información que arroja el sistema según los datos del archivo SUIFP SGR suministrado por el DNP.

14 Página: Página 14 de El sistema carga la información actualizada en SUIFP. Verificarla y si la información es correcta, registrar la información que soporta la actualización del proyecto, en el campo Observación para posteriormente dar clic en el botón Actualizar. Tenga en cuenta que si la información del proyecto no es correcta, debe realizar los ajustes a través de SUIFP SGR antes de actualizarlo en el SPGR.

15 Página: Página 15 de ELIMINACION DE UN REGISTRO PREVIAMENTE REGISTRADO Eliminar: Mediante esta opción se puede eliminar uno o más proyectos vinculados a un Acuerdo, siempre y cuando el proyecto no tenga solicitudes de giro vinculadas por parte del ejecutor, cuando eso suceda el sistema no le habilitará esta opción.

16 Página: Página 16 de CRONOGRAMA DE PAGOS DESDE REGISTRO DE PROYECTOS Cada vez que ingrese a registrar proyectos de inversión el sistema le dispondrá la opción para acceder a las transacciones del cronograma de flujos que debe registrarse para cada uno de estos. Está opción se activará dando clic en el botón Registrar cronograma de pagos que se encuentra debajo de la información de proyectos aprobados.

17 Página: Página 17 de 27 También se puede acceder desde el ingreso inicial a través de la Opción Registro Cronograma de Flujos 7. CRONOGRAMA DE FLUJOS A través del perfil de registro Secretarías Técnicas el usuario puede registrar y acceder a la Información del cronograma de flujos, así como consultar los reportes Información de recurso presupuestal y Información del cronograma de flujos Información del Plan Bienal de Caja: Es la información base para establecer los cronogramas de flujo y corresponde a la planeación de la caja para los 24 meses de la bienalidad conforme a la estimación del recaudo y sujeta al presupuesto vigente para cada fuente. Esta información es suministrada al Ministerio de Hacienda por el Departamento Nacional de Planeación DNP a partir de la proyección de recaudo hecha por el Ministerio de Minas y Energía conjuntamente con las Agencias Nacional de Hidrocarburos y Nacional de Minería. Tiene los siguientes campos: Identificación del Recurso Presupuestal Recurso Presupuestal

18 Página: Página 18 de 27 Descripción del recurso presupuestal Identificación del OCAD Órgano Colegiado de administración y decisión - OCAD Fondo Código DANE Nombre del Departamento Nombre Gobernación/Alcaldía Origen presupuesto de regalías Total de la vigencia presupuestal Valores de los 24 meses de la vigencia presupuestal más un campo para meses posteriores PBC Información del cronograma de flujos. Una vez se ha diligenciada la información del proyecto (numeral 6 de este manual) se ingresa por la pestaña Agregar Cronograma :

19 Página: Página 19 de Se despliega la lista Recurso Presupuestal. 2. Se selecciona el recurso del cual se desea consultar o administrar el cronograma de flujos. 3. Se oprime el botón Cargar Cronograma. El sistema dispondrá la lista de proyectos del recurso presupuestal seleccionado y la siguiente información de cada uno (los únicos campos modificables serán los de los veinticuatro 24 meses de la vigencia presupuestal y el de la columna de meses posteriores PBC ). Las secretarías técnicas podrán registrar los valores planeados por primera vez y entrar a modificarlos cuando se desee. Los ejecutores podrán ingresar y revisar la planeación de sus proyectos.

20 Página: Página 20 de 27 N Campo Acción a Realizar ID del 1 Es el número de identificación del proyecto a consultar. proyecto Es el número de identificación de los proyectos, tiene 13 dígitos, 2 Código BPIN los primeros 4 son del Año, los siguientes 5 del OCAD, y los últimos 4 del número del Proyecto, AAAAOOOOOPPPP. 3 Nombre del Corresponde a la descripción del proyecto en cuestión. Proyecto Valor Total 4 Corresponde al valor total del proyecto. del proyecto Valor del proyecto con 5 Corresponde al valor del proyecto a ejecutarse en el bienio actual. cargo al bienio actual Este campo es un cálculo que hace el sistema de la sumatoria de Total las 25 columnas modificables correspondientes a los veinticuatro 6 Planeado (24) meses de la vigencia presupuestal y la columna de meses posteriores PBC. Para cada uno de los meses se deberá digitar el Valor Planeado teniendo en cuenta que la sumatoria de las 25 columnas debe ser igual al Valor del proyecto con cargo a la vigencia presupuestal meses de la vigencia presupuestal. Para cada una de las 24 columnas el sistema dispondrá en la parte superior el Valor Vigente que es el valor traído del Plan Bienal de Caja (Numeral 2 de este documento) para el recurso seleccionado (Numeral de este documento) y para cada uno de los meses seleccionado. El sistema calculará automáticamente el Valor Vigente no Planeado Como la diferencia entre el Valor Vigente y el Valor Planeado 8 meses posteriores PBC Se debe tener presente que si se desea modificar un valor planeado de un mes anterior, el valor únicamente se puede ajustar al valor del giro para ese proyecto en ese mes. Este campo se utiliza si se desea planear en valor determinado para la vigencia siguiente.

21 Página: Página 21 de 27 Se diligencia de la misma forma como en cada uno de los meses, la única diferencia es que en este caso el sistema no trae el Valor Vigente, ya que este solo existe para los 24 meses de la vigencia presupuestal. 4. Se oprime el botón Editar : 5. Se diligencia valor en los meses en que se requiera: 6. Y por último se oprime el botón Actualizar :

22 Página: Página 22 de Reportes. El sistema dispondrá dos tipos de reportes que se utilizarán para suministrar información actualizada de presupuesto, recaudo y giro. Se compila la información suministrada en el cronograma de flujos por parte de las secretarías técnicas con la información de Recaudo y giro actualizada, suministrada por el SPGR Reporte por Recurso Presupuestal. Este reporte consta de tres partes: Presupuesto, Recaudo y Giro. A continuación la descripción de cada uno de los campos: N Descripción del campo Origen del campo PRESUPUESTO 1 OCAD Es el OCAD de la región correspondiente. 2 Es un número de 6 dígitos en donde el Recurso presupuestal primero corresponde al Fondo, y los otros 5 al código DANE respectivo. 3 Valor Presupuesto Vigente Dato extraído de la pestaña Plan Bienal de 4 Valor con cargo al presupuesto vigente 5 Valor de presupuesto disponible para aprobación de proyectos 6 Proyectos aprobados / Valor total presupuesto Caja. Sumatoria del campo Valor total del proyecto con cargo a la vigencia presupuestal para cada recurso presupuestal. Corresponde a la diferencia entre el campo 3 y el campo 4. Corresponde al porcentaje del valor calculado del campo 5 sobre el valor del campo 3 (Valor del presupuesto disponible para la aprobación de proyectos/ Valor presupuesto total) CAJA 7 OCAD Es el OCAD de la región correspondiente. 8 Es un número de 6 dígitos en donde el Recurso presupuestal primero corresponde al Fondo, y los otros 5 al código DANE respectivo. 9 Corresponde al valor a la fecha de Valor Caja Distribuida generación del reporte del Saldo

23 Página: Página 23 de 27 Recaudado por recurso presupuestal. (Información suministrada por SPGR ) 10 Corresponde al porcentaje del Valor de recaudo a la fecha (9) sobre el Valor de Financiación del Presupuesto presupuesto total (3) por recurso presupuestal (Valor del recaudo a la fecha / Valor del presupuesto total) 11 Corresponde al porcentaje del Valor de recaudo a la fecha (9) sobre el Valor de Financiación del valor con cargo proyectos aprobados (4) por recurso al presupuesto vigente presupuestal (Valor del recaudo a la fecha / Valor de proyectos aprobados) 12 Corresponde al porcentaje del Valor de recaudo a la fecha (9) sobre el Valor Cumplimiento de recaudo en el vigente de los meses acumulados a la período fecha de generación de reporte. ( Valor de recaudo/ Valor vigente acumulado) GIROS 13 OCAD Es el OCAD de la región correspondiente. 14 Recurso presupuestal Es un número de 6 dígitos en donde el primero corresponde al Fondo, y los otros 5 al código DANE respectivo. 15 Corresponde a la información del Total Valor Planeado Valor Planeado por recurso presupuestal. 16 Corresponde al Saldo Utilizado por Valor Girado recurso presupuestal.. (Información suministrada por SPGR ) 17 Corresponde al porcentaje del Valor % Presupuesto Girado girado (16) sobre el Valor presupuesto Total (3) ( Valor Girado/Valor presupuesto total ) 18 Corresponde al porcentaje del Valor % Aprobado Girado Girado (16) sobre el Valor aprobado de proyectos (4) (Valor Girado/ Valor/ Valor aprobado de proyectos) 19 Corresponde al porcentaje del Valor % Caja Girada Girado (16) sobre el Valor de recaudo a la fecha (9) (Valor Girado/ Valor del recaudo a la fecha )

24 Página: Página 24 de Se ingresa por la ruta: Información por Recurso Presupuestal. Se selecciona uno, varios o todos los recursos y luego se oprime el botón Cargar Reporte. 2. Si se desea exportar el reporte a un archivo Excel, oprimir el botón Generar : Reporte por Proyecto. Este reporte compara la información incluida en el Cronograma de Flujos con el valor girado suministrado por SPGR. A continuación se detallan cada uno de los campos: N Campo Origen del campo

25 Página: Página 25 de 27 1 OCAD Es el OCAD de la región correspondiente. Corresponde a la información de la columna Gobernación / 2 Gobernación/ Alcaldía, relacionado con cada Alcaldía OCAD en la información Plan Bienal de Caja. Es el número de identificación de los proyectos, tiene 13 dígitos, los primeros 4 son del Año, los 3 Código BPIN siguientes 5 del OCAD, y los últimos 4 del número del Proyecto, AAAAOOOOOPPPP. Corresponde a la descripción del proyecto en 4 Nombre del Proyecto 5 Recurso presupuestal 6 N del acuerdo 7 Fecha del Acuerdo 8 9 Valor Total del proyecto Valor del proyecto con cargo a la vigencia presupuestal 10 Valores planeados cuestión. Es un número de 6 dígitos en donde el primero corresponde al Fondo, y los otros 5 al código DANE respectivo. Corresponde al número del acuerdo en el que se aprobó el proyecto. Corresponde a la fecha en la cual se generó el acuerdo en el cual se aprobó el proyecto. Valor que corresponde al monto total del proyecto aprobado por cada recurso presupuestal, incluido por el usuario en información del cronograma de flujos. Valor que corresponde al monto del proyecto que se va a girar con cargo al presupuesto de la vigencia presupuestal incluido por el usuario en Información General del Proyecto Información de valores planeados en los veinticuatro meses de la vigencia presupuestal y en el campo meses posteriores PBC, incluido por el usuario en información del cronograma de flujos. Valor girado por proyecto que corresponde al 11 Valores Girados valor giros netos de cada proyecto, para cada uno de los meses de la vigencia presupuestal (Información suministrada por SPGR) 12 Valor Planeado no girado Valor correspondiente a la diferencia entre el campo N 10 y el campo N Se ingresa por la ruta Reporte por Proyecto.

26 Página: Página 26 de Si se desea exportar el reporte a un archivo Excel oprimir el botón Generar.

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