GUÍA DE USUARIO. REPORTE PRESUPUESTAL nvision

Transcripción

1 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: FI-P11-G07 2 Abril de 2014 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: XX-XXX-XXXX X XXXX de XXXX GUÍA DE USUARIO REPORTE PRESUPUESTAL nvision Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 La siguiente guía tiene como objetivo describir los pasos para la generación de Informes nvision. Seleccione los botones para obtener más información de cada uno de ellos. PASO 1 DEFINICIÓN PETICIÓN DE INFORME PASO 2 MANEJO DEL INFORME

3 Ingrese al menú principal de la herramienta, allí seleccionar la opción Herramientas de informes, luego la carpeta PS/nVision y finalmente seleccionar la opción Definición Petición de Informe: Allí se mostrará la pantalla Definición Petición de informe donde deberá ingresar a la pestaña Añadir un Valor. En el campo Unidad de Negocio seleccione o digite PUJAV y en el campo ID Informe digite el nombre que le quiera dar al reporte, finalmente seleccione el botón Añadir:

4 Una vez creado el reporte deberá recordar el nombre asignado para realizar la búsqueda del mismo empleando en esta oportunidad la pestaña Buscar un Valor: En la pestaña Petición Informe nvision seleccione en el campo Formato la opción UJF_KK_PRESUPUESTO:

5 En el sub-panel Selección Fecha Informe en el campo Fecha Referencia seleccione la opción Especificar, el cual habilita el calendario, este en primera instancia asigna la fecha actual o la puede modificar según la fecha de corte con la cual requiera generar el reporte. Por otra parte en el campo Fecha Referencia Árbol seleccione la opción Usar Fecha Referencia Informe. En el sub-panel Opciones Salida seleccione en el campo Tipo la opción Web y en el campo Formato la opción Microsoft Excel (*.xls). Una vez verificada las opciones, seleccione el botón

6 Luego ingrese al enlace Plantillas de Ámbito y Entrega donde debe seleccionar el ámbito de informe creado para su unidad: El sistema habilitará la pantalla nvision Salida Web donde deberá seleccionar del campo Ámbito Informe el ámbito que corresponde al nombre de su unidad, finalmente pulse el botón Aceptar.

7 El sistema mostrará nuevamente la pestaña Petición Informe nvision, donde deberá pulsar el botón : A partir de esta acción se mostrará la pantalla Petición Gestor de Procesos donde deberá verificar que el campo Tipo indique la opción Web y el campo Formato indique la opción XLS, en caso de no mostrarse emplee la lista desplegable de los campos para seleccionarlo. Finalmente pulse el botón

8 El sistema mostrará nuevamente la pestaña Petición Informe nvision donde deberá seleccionar el enlace Monitor Procesos: Nota: La opción monitor de procesos no muestra el informe, esta funcionalidad le permite hacer seguimiento a la generación del mismo, para visualizarlo deberá emplear la opción gestor de informes. En la pestaña Lista de Procesos verifique que se muestre el nombre del reporte generado, el cual se mostrará en Estado Ejec como Iniciado: Pulse el botón Actualizar, el sistema mostrará el informe generado en estado En Curso

9 Seleccione nuevamente el botón Actualizar, el sistema mostrará el informe generado en estado Correcto Enviado, en los campos Estado Ejec y Estado Distr respectivamente Seleccione el enlace Volver a Definición Petición de Informe que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, para regresar a la pantalla Petición Informe nvision

10 Una vez retorne a la pestaña Petición Informe nvision seleccione el enlace Gestor Informes: Una vez retorne a la pestaña Petición Informe nvision seleccione el enlace Gestor Informes: Tenga en cuenta mantener seleccionado la tecla Ctrl mientras da click en el enlace y se habilita el informe.

11 A partir de la acción anterior, el sistema mostrará la ventana Descarga de archivos, en ella seleccione la opción Abrir: Como resultado de lo anterior, se mostrará en pantalla en archivo Excel el informe generado:

12 El informe está diseñado bajo el uso de macros, para habilitarlas pulse el botón Opciones que se encuentra en la parte superior de la pantalla: En la ventana Opciones de Seguridad seleccione Habilitar este contenido y finalmente pulse el botón Aceptar.:

13 1. Partes del Informe En la parte izquierda del informe se muestra las opciones que permiten expandir o contraer las celdas que agrupan la información detallada del árbol, de acuerdo con el tipo de cuenta presupuestal, seleccione la opción para expandir los grupos o para contraer:

14 En la parte superior derecha del archivo se muestran los botones de acción de las macros creadas para el reporte, estas macros son: Presentar Datos: Pulsar este botón, le permitirá visualizar las cifras con signo positivo a excepción de las devoluciones. Hecha esta operación desaparece el botón Presentar Datos. Revisar Asignación: Este botón permite mostrar la asignación realizada a la cuenta presupuestal dentro del año fiscal, es decir, mostrará dentro del informe lo asignado al comienzo del año y las asignaciones posteriores realizadas a través de adiciones y traslados presupuestales. Nota: Cuando ejecute la macro Presentar Datos, espere hasta que esta finalice su ejecución, para verificar que ha finalizado, se ubicará el cursor en la tiara de la Universidad en la parte superior izquierda del informe.

15 Las celdas cuyos números se encuentran en Azul son aquellos a los cuales podrán realizarse la consulta detallada a través de las plantillas de profundización (únicamente sobre estas celdas). En la parte inferior del informe se muestra el Análisis de Resultados Gerenciales, donde encontrará la información consolidada de los datos que se muestran en la parte superior del reporte. Tenga en cuenta: Sobre estos importes no podrá realizar la profundización de información esto solo podrá realizarlo en las celdas cuyos datos estén en color azul.

16 2. Profundización de datos Después de haber ejecutado las opciones Presentar Datos y Revisar Asignación, ubíquese en la celda en cuya cuenta requiere realizar la profundización: Seleccione la pestaña Complementos de la barra principal de Excel y luego la opción Profundizar:

17 Antes de realizar cualquier profundización, verifique que el número de la fila y la columna corresponda a la que inicialmente ubico en el archivo de Excel: Verificado lo anterior, ubique la opción Detalle Asignación y en ella pulse el botón Ejecutar la Profundización:

18 Como resultado de esta acción, retornará al sistema PeopleSoft a la pantalla Profundización: Nota: Generalmente la opción de profundización lo llevara a la herramienta PeopleSoft directamente, no obstante puede presentarse que le solicite usuario y contraseña, para lo cual deberá ingresar la que usualmente emplea para acceder. La selección de la plantilla de profundización dependerá de la columna en la cual se ubique, de la siguiente forma: Si se ubica en la columna Ejecución del archivo Excel Si se ubica en las columnas Gravamen del archivo Excel. Si se ubica en las columnas Pregravamen del archivo Excel. Si se ubica en las columnas Asignación del archivo Excel. Seleccione el botón Ejecutar Profundización del Campo Detalle Ejecución. Seleccione el botón Ejecutar Profundización del Campo Detalle Gravamen. Seleccione el botón Ejecutar Profundización del Campo Detalle Pregravamen. Seleccione el botón Ejecutar Profundización del Campo Detalle Asignación.

19 Luego de ejecutar la profundización que requiere, ingrese a la opción Herramientas de Informes del menú principal y luego seleccione la opción Gestor de Informes: En la pestaña Administración Informes verifique que se muestre en la columna Descripción el reporte de profundización cuya inicial es DR: Seleccione el enlace del nombre del reporte, manteniendo la tecla Ctrl presionada al tiempo que da click en el enlace.

20 Se mostrará en pantalla el cuadro de dialogo para habilitar el reporte en formato Excel, seleccione el botón Abrir: Al pulsar abrir, podrá visualizar la profundización del importe de la celda seleccionada en el Excel:

21 3. Opciones de profundización Adicional a las opciones de profundizaciones mencionadas anteriormente, tendrá la posibilidad de realizar consultas a nivel de cruce de claves contables: Para realizar cualquiera de estas consultas deberá seguir los pasos mencionados para la profundización de datos.

22 Revisado por Jefe Oficina Costos y Presupuesto Aprobado por Director Financiero