MANUAL "SISTMA DE SOLICITUD Y RENDICION DE VIATICOS

Transcripción

1 GERENCIA DE INFORMÁTICA Sistemas de Información Área de MANUAL "SISTMA DE SOLICITUD Y RENDICION DE VIATICOS Julio, 2017

2 HISTORIAL DEL DOCUMENTO ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN AUTOR CARGO FECHA DESCRIPCIÓN Vargas Cortaza, Bryan Documentador de Sistemas Primera REVISIÓN Apellidos y Nombre CARGO FECHA EDICIÓN AlcarrazFernandez, Roel Analista APROBACIÓN Apellidos y Nombre CARGO FECHA EDICIÓN Julca Villarroel Danilo Coordinador de Sistemas Administrativos. Página 2 de 20

3 INDICE Historial del Documento INTRODUCCIÓN OBJETIVOS ALCANCE DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA Usuarios que intervienen BOTONES PRINCIPALES DEL SISTEMA FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA Acceso al sistema Solicitud de Viáticos Flujo de la solicitud de viáticos Consulta De Solicitudes De Viáticos (Logística, Contabilidad Y Tesorería) Otorgamiento de viáticos no programables por tesorería Reprogramación solicitud de viáticos Rendición de Viáticos Administración De Usuarios GLOSARIO DE TÉRMINOS Página 3 de 20

4 Código Sistema / Módulo / Aplicación Documento(s) asociado(s) 1. INTRODUCCIÓN El SISRENV-SIGA en un aplicativo web que permite gestionar las solicitudes y rendiciones de viáticos de las comisiones de servicio dentro y fuera del territorio nacional que son programadas por las diferentes Dependencias de la Institución. El aplicativo está integrado al SIGA lo cual agiliza los procesos administrativos para el otorgamiento de viáticos y rendición de gastos. 2. OBJETIVOS La presente tiene como objetivo, mostrar el seguimiento para la generación de la solicitud y rendición de viáticos. 3. ALCANCE El alcance del presente documento es para todo usuario que interactúa con el Sistema. Página 4 de 20

5 4. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA 4.1. Usuarios que intervienen N PERFIL DESCRIPCIÓN 1 COMISIONADO 2 APRUEBA JEFE Permite registrar las solicitudes y rendiciones de viáticos Permite realiza la aprobación de la solicitud de viáticos del personal a su cargo. 3 AUTORIZA COMISION Permite autorizar la comisión de servicio. 4 AUTORIZA GASTO 5 LOGISTICA 6 CONTABILIDAD 7 TESORERIA Permite autorizar la ejecución del Gasto Presupuestal. Permite registrar datos de la compra de pasajes de aéreos. Permite visualizar y hacer el seguimiento de las solicitudes de viáticos autorizadas por el perfil ADMINISTRACION. Permite realizar el otorgamiento de los viáticos cuando deben ser atendidos por CAJA CHICA. 5. BOTONES PRINCIPALES DEL SISTEMA Los botones que ayudarán al Usuario en la operatividad del Módulo se describen a continuación: BOTÓN DESCRIPCIÓN Permite crear una nueva solicitud de viáticos Permite anular una solicitud viáticos Permite aprobar las solicitudes de viáticos al Jefe Inmediato. Permite autorizar la comisión de comisión de servicio. Permite autorizar la reprogramación de los viáticos. Permite recuperar una solicitud de viáticos Permite rechazar los viáticos Página 5 de 20

6 6. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA 6.1. Acceso al sistema Para ingresar al sistema el usuario responsable, debe seguir los siguientes pasos: ingresar a la Página Oficial del Poder Judicial Clic en Servicios Clic en Rendición de Viáticos A continuaciónaparecerá la siguiente ventana de ingreso, en la cual deberá escribir el Usuario, Contraseña y el código de Seguridad. Si no tiene un usuario y contraseña debe solicitarlo al administrador del Sistema. Luego de escribir los datos antes mencionados, deberá hacer clic en el botón Siguiente. Ingresar Usuario, Contraseña y el Código mostrado, luego Clic en siguiente Página 6 de 20

7 Configurar Firma y Post-firma. Comisionado Funcionarios con permisos para aprobar y autorizar Página 7 de 20

8 También puede cambiar o recuperar su contraseña dando Clic al enlace Cambiar o Recuperar contraseña donde aparecerá la siguiente ventana. Seleccionar la opción deseada y escribir su dirección correo electrónico institucional luego dar en Clic en siguiente 6.2. Solicitud de Viáticos Después de haber accedido al sistema se presentará la ventana principal del sistema. En el cual contiene diferentes filtros para buscar la soilcitudes que han sido registrada. Para registrar una solicitud se debe dar click en Nuevo. Clic en nuevo para registrar una solicitud de viáticos. Página 8 de 20

9 Se abrirá el siguiente formulario donde se debe registrar todos los datos solicitados luego Clic en guardar. Nota:El sistema emitirá un mensaje de confirmación, y de forma automática se notificará por correo electrónico a su jefe superior para que pueda dar la aprobación correspondiente, Ud. también recibe una copia del mismo. La solicitud queda registrada en la bandeja de solicitudes emitidas. Página 9 de 20

10 Se podrá anular y/o recuperar la solicitud siempre y cuando no haya sido aprobado por el Jefe Inmediato. Seleccionar la solicitud. Dar Clic en el proceso que desea realizar Y escribir el motivo, en el case de anulación es obligatorio y luego Click en el botón Aceptar Se podrá ubicar la solicitud cambiando el filtro de estados. Página 10 de 20

11 6.3. Flujo de la solicitud de viáticos La solicitud debe pasar por 3 procesos importantes para que Logística pueda gestionar la compra de los pasajes aéreos y Contabilidad gestione el otorgamiento de los viáticos y otras asignaciones para la comisión de servicio. El flujo es el siguiente: 1.2. APROBACION DEL JEFE INMEDIATO 1.3. AUTORIZACIÓN D ELA GERENCIA GENERAL SEGÚN DIRECTIVA DE VIATICOS VIGENTE 1.4. RECEPCIÓN POR LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS (GAF) El proceso a realizar es el siguiente: El jefe ingresa al sistema. Seleccionar la solicitud. Dar Clic en el proceso que se desea realizar. En este caso, el jefe da clic en el botón Aprobar Jefe. Página 11 de 20

12 Si lo desea puede escribir un comentario o hacer clic en el botón Aceptar. SOLO PARA GAF, activar para indicar que la atención es por caja chica No es obligatorio detallar una observación A continuación, el encargado de GAF ingresa al sistema, selecciona la solicitud (clic en el check) y hace clic en el botón Autorizar Gasto. Página 12 de 20

13 6.4. Consulta De Solicitudes De Viáticos (Logística, Contabilidad Y Tesorería) Los usuarios que otorgan viáticos (Contabilidad y Tesorería) y compran pasajes aéreos (Logística) tienen 4 filtros adicionales: Pendientes: Solicitudes de viáticos pendientes de atención. Atendidos: Solicitudes de viáticos atendidos y pendientes por tesorería. No programados: Solicitudes que la GAF determine que sea atendido como NO PROGRAMABLE Ninguno: Se utiliza para usar el filtro de ESTADO Página 13 de 20

14 6.5. Otorgamiento de viáticos atendidos por caja chica Las solicitudes de viáticos que son atendidos por caja chica, requieren que Tesorería otorgue los conceptos de gasto. El proceso a realizar es el siguiente Abrir la solicitud. 1. Dar clic en Abrir Se abrirá la solicitud de viáticos 2. Dar clic en el check Página 14 de Agregar Registro

15 Agregar los importes asignados por comisión de servicio: 4. Seleccionar la partida de viáticos 5. Seleccionar la partida de viáticos 6. Guardar Por último deberá procesar la solicitud Página 15 de 20

16 6.6. Reprogramación solicitud de viáticos. La solicitud de viáticos puede ser reprogramada después que el Jefe Inmediato dio su aprobación y mientras no se haya efectuado la rendición de viáticos.. El proceso a realizar es el siguiente: Abrir la solicitud. 1. Dar clic en Abrir Se abrirá la solicitud de viáticos 4. Modificar las fechas de viaje 2. Activar check de Reprogramación 3. Ingresar documento de autorización de la reprogramación del viaje 5. Modificar las fechas de viaje 6. Dar clic en Abrir Página 16 de 20

17 6.7. Rendición de Viáticos Se podrá realizar la rendición de los viáticos a partir del primer día de comisión. Para ello ubicará las Rendiciones Pendientes y dar clic en Abrir. Dar clic en Abrir Seleccionar Rendición Pendiente Se abrirá el formato de rendición en el cual se debe registrar todos los gastos efectuados en la comisión de servicio debidamente sustentados con los comprobantes de pago. Clic en el icono para agregar un comprobante de pago Página 17 de 20

18 6.8. Administración De Usuarios Clic en el menú SOPORTE DEL SISTEMA / USUARIOS Para que un usuario puede acceder al Sisrenv se debe activar su cuenta. Clic en el lápiz para activar la cuenta del usuario Página 18 de 20

19 Registrar los datos solicitados y activar los perfiles solicitados, luego Clic en Guardar usuario queda activo para acceder al sistema. Página 19 de 20

20 7. GLOSARIO DE TÉRMINOS N TÉRMINO DESCRIPCIÓN 1 SIGA-PJ Sistema Integrado de Gestión Administrativa del Poder Judicial. 2 SISRENV Sistema de Rendición de Viáticos Julio, 2017 Página 20 de 20