OFICINA DE RECURSOS HUMANOS FORMULARIO ELECTRÓNICO DE AUTORIZACIÓN DE PERMISOS MANUAL DE SUPERVISOR. Oficina General de Administración

Transcripción

1 Secretaría General Oficina General OFICINA DE RECURSOS HUMANOS FORMULARIO ELECTRÓNICO DE AUTORIZACIÓN DE PERMISOS MANUAL DE SUPERVISOR Secretaría General

2 INFORMACIÓN GENERAL DEL SISTEMA NOMBRE DEL SISTEMA: FORMULARIO ELECTRÓNICO DE AUTORIZACIÓN DE PERMISOS AREA USUARIA: PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS VERSIÓN: 1.0 FECHA: ELABORADO POR: Sergio Castro Manrique Vanessa Yupanqui Ramos 2

3 HOJA DE CONTROL DE VERSIONES VERSIÓN FECHA DE CAMBIO ITEM CAMBIADOS DESCRIPCIÓN DE LAS MODIFICACIONES REALIZADAS Documento Original 3

4 INDICE 1. ACCESO AL SISTEMA MENU PRINCIPAL DEL SISTEMA MARCACIONES Consultar Marcaciones ACTIVIDADES Consular Actividades PAPELTAS - WORKFLOW (Control de Papeletas) Menu Papeleta - Bandeja de Salida CONSULTAR PAPELETA APROBAR / RECHAZAR PAPELETA Menu Papeleta - Papeletas en Curso CONSULTAR PAPELETA EN CURSO Menu Papeleta - Papeletas APROBADAS CONSULTAR PAPELETA APROBADAS Menu Papeleta - Papeletas RECHAZADAS CONSULTAR PAPELETA RECHAZADAS Menu Papeleta - VER TODAS ANEXO - CRITERIOS DE CONSULTA

5 1. ACCESO AL SISTEMA MANUAL DE SUPERVISOR Se ingresará el siguiente link y se visualizara la siguiente ventana principal. (Ver Fig.1.0) Fig.1.0 Acceso al Sistema El acceso al FORMULARIO ELECTRÓNICO DE AUTORIZACIÓN DE PERMISOS es sólo para los usuarios registrados, cada uno de los cuales es identificado en el sistema a través de un usuario y clave que es proporcionado por la Oficina de Recursos Humanos. Se llenaran los siguientes campos: Usuario : Asignado por RRHH. Contraseña: Asignado por RRHH. Perfil : Existen 3 tipos de perfiles: Usuario Ministros. : Cualquier trabajador de la Presidencia del Consejo de Supervisor : Podrá ver a todos los usuarios que estén a su cargo y podrá hacer las aprobaciones a las papeletas. (JEFES DE AREA). Administrador : Persona que puede aprobar y visualizar papeletas de todo el Personal (JEFE DE RECURSOS HUMANOS). 5

6 En este caso escogeremos el perfil de Usuario. Se llenaran los datos de la siguiente manera, (Ver Fig.1.1) Ingrese su Usuario Ingrese su Contraseña Seleccione Perfil de Supervisor Fig.1.1 Acceso al Sistema Se tiene dos botones (Ver Fig.1. 2) Fig.1.2. Acceso al Sistema Ingresar: Al seleccionar Consulta de Marcaciones, por defecto. (Ver Fig.1.3) Se ingresará a la pantalla del Menú de Se muestra el nombre del Supervisor Fig.1.3 Visualización de Marcaciones 6

7 Al seleccionar siguiente información. (Ver Fig.1.4) aparecerá una pantalla donde deberá completar la a b c d Fig.1.4. Cambiar clave a) Ingrese Usuario: Código asignado por la empresa b) Ingrese Contraseña: Que es la contraseña con la que ingreso al sistema. Este dato debe ingresarse o no podrá cambiar su contraseña. c) Nueva Contraseña: Esta debe cumplir las siguientes características: Esta puede contener solamente valores alfanuméricos [0-9..a-z] La longitud de la clave, como mínimo es de 8 caracteres y como máximo de 20 caracteres. d) Confirme Contraseña: Digite nuevamente la contraseña para validar su cambio. 7

8 2. MENU PRINCIPAL DEL SISTEMA El usuario tendrá opción a registrar y visualizar todas las marcaciones, actividades y papeletas que el requiera. Se muestra una pantalla con opciones a escoger en el Menú Principal. Por defecto se mostrara la pantalla de Menú Marcaciones. (Ver Fig.2.0) Fecha del día Salir del sistema Se muestra el tipo y nombre completo del Supervisor. Criterios de consulta Ver ANEXO Lista de Personal Fig.2.0. Ventana Principal Se muestra una lista de registros de a cuerdo a los criterios de búsqueda (pertenecientes a una opción del menú principal). A continuación detallamos el Menú principal del Sistema: Al dar un clic en cualquiera de las opciones se podrá ingresar a sus menús correspondientes: Menú de Marcación Menú de Actividades Menú de Papeletas Salir del sistema 8

9 3. MARCACIONES Tiene dos submenús que son Consultar Marcaciones y Registrar Marcaciones. 3.1 CONSULTAR MARCACIONES Se podrá visualizar las marcaciones registradas por usted y por el personal a su cargo; para ello el Sistema solicita los criterios de Consulta (Ver ANEXO Punto 6.1) y luego damos click en. Se muestra los registros de todas las marcaciones hechas por el personal a su cargo. Según criterio de consulta. Criterios de Consulta ver ANEXO Lista de Personal a su cargo Fig.2.2. Consultar Marcaciones A continuación detallamos la información que el sistema nos brinda por cada marcación: Código del usuario Día de marcación Hora de marcación. Lectora de marcación Número de tarjeta Fecha de marcación Ubicación de donde se realiza la marcación Tipo de marcación 9

10 4. ACTIVIDADES 4.1. CONSULTAR ACTIVIDADES En esta opción Visualizará las Actividades realizadas por el personal a su cargo con el total de tiempo en minutos y horas, además de poder visualizar el detalle de cada actividad. Para ello debe seleccionar un criterio de consulta (ver ANEXO Punto 6.2) Y hacer click en el link y el Sistema muestra todas las Actividades realizadas por el personal según criterio de consulta. (Ver Fig. 4.0) VER ANEXO Fig.4.0 Consultar Actividades El Sistema también permite filtrar la búsqueda por Actividades, para ello hacer click en el link y el Sistema muestra una interfaz pequeña donde podremos elegir la Actividad. (Ver Fig. 4.1) Con esta opción se podrá desactivar todas las actividades que estén seleccionadas. Fig.4.1 Consultar Actividades Seleccionar Actividades 10

11 Se podrá seleccionar la actividad que desea visualizar. (Ver Fig. 4.2) Fig.4.2 Consultar Actividades Seleccionar Actividades Después de seleccionar la(s) Actividad(es) hacer clic en Aceptar. (Ver Fig. 4.3) Fig.4.3 Consultar Actividades Seleccionar Actividades 11

12 Luego hacer Click en el link y el Sistema filtrará la consulta inicial por la(s) Actividad(es) seleccionada(s). (Ver Fig. 4.4) Fig.4.4 Consultar Actividades Seleccionar Actividades El Sistema permite ver en la parte inferior de la ventana el detalle de cada Actividad, para ello hacer clic en el link y el Sistema muestra en la parte inferior la información detallada del tiempo de duración de la Actividad. (Ver Fig.4.5) Se muestra el nombre de la actividad que se escogió Se muestra la cantidad de registros Fig.4.5 Consultar Actividades Ver Detalle 12

13 5. PAPELETAS WORKFLOW (Control de Papeletas) En esta opción del Menú de Papeletas, podrá controlar y visualizar aquellas papeletas que se encuentran en los distintos estados como son: Iniciada (Pendiente de Aprobación o Rechazo), Aprobadas, Rechazadas. La ventana por defecto es la de Bandeja de Entrada (Ver Fig.5.0), la cual detallaremos en el Punto 5.1. Menú de Papeletas: Fig.5.0. Papeletas - Ventana Principal El menú del Control de Papeletas proporciona acceso a sus respectivos contenidos; se divide en 5 secciones detalladas a continuación. (Ver Fig.5.1) Fig.5.1 Circuito de Firma Se muestra las papeletas con estado INICIADA, las cuales han sido enviadas por el Usuario y se encuentran pendientes de firma (aprobación o rechazo) por el SUPERVISOR, y el Sistema habilita la opción para su Aprobación o rechazo por el mismo. Se muestra las papeletas que han sido Aprobadas (firmadas) por el Supervisor y están pendientes de ser firmadas por el Administrador. Se muestra las papeletas que han sido Aprobadas por el SUPERVISOR y confirmadas de aprobación por el ADMINISTRADOR. Se muestra todas las papeletas que han sido rechazadas por el mismo SUPERVISOR y Papeletas rechazadas por el ADMINISTRADOR. Se muestran todas las papeletas: Iniciadas, Aprobadas, Rechazadas 13

14 5.1 MENU PAPELETA BANDEJA DE ENTRADA Secretaría General En esta opción del Menú Papeleta ( ) Se muestra las papeletas con estado INICIADA, las cuales han sido enviadas por el Usuario y se encuentran pendientes de firma (aprobación o rechazo) por el SUPERVISOR, y el Sistema habilita la opción para su Aprobación o rechazo por el mismo. (Ver Fig. 5.2) CONSULTAR PAPELETA El Sistema permite realizar consulta de papeleta(s) uno o varios personales. Para ello el Sistema solicita los criterios de consulta (VER ANEXO Punto 6.4) y hacer clic en y el Sistema muestra todas las papeleas realizadas según criterio de consulta. (Ver Fig. 5.2) Ver detalle Previo Criterio de Consulta - Ver ANEXO Nro de papeleta Opciones habilitadas para Aprobar o rechazar una papeleta. Fig.5.2 Bandeja de Entrada Consultar Papeleta El Sistema permite ver un detalle previo de cada papeleta, para ello hacemos clic en el link y se visualizará en la parte inferior de la ventana un Detalle Previo con la siguiente información: Nº Papeleta, Actividad, Documento, observación y la lista de firmantes. (Ver Fig.5.2) También el Sistema permite ver toda la información de la papeleta para ello hacemos click en el link Nro de Papeleta, (Ver Fig.5.2) y el Sistema muestra toda la información de la papeleta. (Ver Fig. 5.3) 14

15 Fig.5.3 Bandeja de Entrada - Consultar Papeleta Ver Detalle APROBAR / RECHAZAR PAPELETA El Sistema permite Aprobar o Rechazar una papeleta, las cuales han sido enviadas por el Usuario y se encuentran con estado INICIADA. Para ello selecciona un registro, haciendo clic en el Link y el Sistema muestra en la parte inferior de la ventana el detalle previo de la papeleta con las opciones habilitadas para Aprobar o Rechazar la papeleta. (Ver Fig.5.4) Ver detalle Previo Opciones habilitadas para Aprobar o Rechazar la Papeleta seleccionada. Fig.5.4 Bandeja de Entrada Aprobar / Rechazar una Papeleta Para nuestro ejemplo, hacemos clic en el link Aprobar, y el Sistema muestra un mensaje La Papeleta se aprobó satisfactoriamente también observamos que ya no se visualiza el Registro de la Papeleta (Ver Fig. 5.5). Este registro será visible en la opción del menú papeleta: PAPELETAS EN CURSO (Ver Punto 5.2), ya que están pendientes de firma por el ADMINISTRADOR. 15

16 Mensaje Fig.5.5 Bandeja de Entrada Aprobar una Papeleta Si deseamos rechazar la papeleta el sistema muestra un mensaje solicitando la confirmación. (Ver Fig. 5.6) Mensaje Fig. 5.6 Bandeja de Entrada - Rechazar papeleta Mensaje de Confirmación Hacemos click en Aceptar y el Sistema elimina la papeleta y muestra un mensaje La Papeleta se rechazó satisfactoriamente, también ya no se visualizará el Registro de la Papeleta. Este registro será visible en la opción del menú papeleta: PAPELETAS RECHAZADAS. (Ver Punto 5.4) 5.2 MENU PAPELETA PAPELETAS EN CURSO En esta opción del menú Papeletas ( ) el Sistema muestra las papeletas que han sido Aprobadas (firmadas) por el Supervisor y están pendientes de ser firmadas por el Administrador, manteniendo así su estado como INICIADA. (Ver Fig. 5.7) Ver Detalle Previo Criterios de Consulta (VER ANEXO) Fig.5.7 Menú Papeleta - Papeletas en Curso Lista de Personas autorizadas para la firma (Aprobación o rechazo) de la papeleta 16

17 5.2.1 CONSULTAR PAPELETAS EN CURSO El Sistema permite realizar consulta de papeleta(s) en curso de uno o varios trabajadores. Para ello el Sistema solicita los criterios de consulta (VER ANEXO Punto 6.5) y hacer clic en y el Sistema muestra todas las papeleas en curso según criterio de consulta. (Ver Fig. 5.7) 5.3 MENU PAPELETA PAPELETAS APROBADAS En esta opción del menú Papeletas ( ) el Sistema muestra las papeletas que han sido Aprobadas (firmadas) por el SUPERVISOR y confirmadas de Aprobación por el ADMINISTRADOR. (Ver Fig. 5.8) Criterios de Consulta (VER ANEXO) Aprobadas por el Supervisor y por el Administrador Fig.5.8 Menú Papeletas - Papeletas Aprobadas CONSULTAR PAPELETAS APROBADAS El Sistema permite realizar consulta de papeleta(s) Aprobadas uno o varios personales. Para ello el Sistema solicita los criterios de consulta (VER ANEXO Punto 6.6) y hacer clic en y el Sistema muestra todas las papeleas en curso según criterio de consulta. (Ver Fig. 5.8) 17

18 5.4 MENU PAPELETA PAPELETAS RECHAZADAS En esta opción del menú de Papeletas ( ) el Sistema muestra las papeletas que han sido rechazadas por el mismo SUPERVISOR y Papeletas rechazadas por el ADMINISTRADOR. (Ver Fig. 5.9) Criterios de Consulta (VER ANEXO) Rechazadas por el Administrador Rechazadas por el Supervisor Fig.5.9 Menú Papeletas - Papeletas Rechazadas CONSULTAR PAPELETAS RECHAZADAS El Sistema permite realizar consulta de papeleta(s) Rechazadas de uno o varios trabajadores. Para ello el Sistema solicita los criterios de consulta (VER ANEXO Punto 6.7) y hacer clic en y el Sistema muestra todas las papeleas en curso según criterio de consulta. (Ver Fig. 5.9) 18

19 5.5 MENU PAPELETA VER TODAS En esta opción del menú de Papeletas el Sistema muestra todas las papeletas con Estado: Iniciadas, Aprobadas, Rechazadas. (Ver Fig. 5.10) Aprobada: Aprobadas por el Administrador Iniciada: Pendiente de Aprobación por el Supervisor Rechazada: Rechazadas por el Supervisor Iniciada: Aprobada sólo por el Supervisor. Rechazada: Por el Administrador. Fig.5.10 Menú Papeletas Ver Todas 19

20 6. ANEXO CRITERIOS DE CONSULTA Secretaría General 6.1 CONSULTAR MARCACIONES El Sistema solicita los siguientes criterios de Consulta: 1. Consultar por fecha (necesaria): Si deseamos ver las Marcaciones realizadas por un Personal Por año y por mes elegimos la opción y seleccionamos el año y el mes. De lo contrario si deseamos ver las marcaciones de un personal pertenecientes a un rango de fecha, elegimos la opción (Ver Fig ), hacemos clic en el icono para seleccionar las fechas. Fig filtrar consulta por fechas 2. Consultar por hora (opcional): Después de seleccionar uno de los criterios de Consulta por fecha, el Sistema nos permite elegir si deseamos o no filtrar la información por hora. Para ello hacemos check a la casilla e ingresamos la hora inicial y final en que se realizó la marcación. Fig filtrar consulta por hora 20

21 3. Seleccionar un personal de la lista (necesaria), Para ello el Sistema le permite realizar la búsqueda del personal dentro de la lista, haciendo click sobre ella luego digitar el apellido paterno y el Sistema mostrará seleccionado al personal que está buscando. También puede realizar la consulta de todo el personal. Para ello haga check en la casilla. Finalmente, después de haber seleccionado un Personal o Todos hacer click en. Fig Ubicar Personal 6.2 CONSULTAR ACTIVIDADES Se siguen los pasos 1 y 3, mencionados en el punto 6.1 (Consultar Marcaciones). 6.3 CONSULTAR PAPELETAS EN BANDEJA DE ENTRADA El Sistema solicita los siguientes criterios de consulta: 1. Filtrar por fecha (opcional): Si deseamos ver las Papeletas que fueron creadas en un rango de fecha, hacemos chek en la casilla luego click en el icono seleccionar las fechas: para Fig filtra consulta por rango de fecha 21

22 2. Seleccionar un personal de la lista (necesaria), Para ello el Sistema le permite realizar la búsqueda del personal dentro de la lista, haciendo click sobre ella luego digitar el apellido paterno y el Sistema mostrará seleccionado al personal que está buscando. También puede realizar la consulta de todo el personal. Para ello haga check en la casilla. Finalmente, después de haber seleccionado un Personal o Todos hacer click en. Fig Ubicar Personal 6.4 CONSULTAR PAPELTAS EN CURSO Se siguen los pasos 1 y 2, mencionados en el punto 6.3 (Consultar Papeleta en Bandeja de Entrada). 22

23 6.5 CONSULTAR PAPELTAS APROBADAS El Sistema solicita los siguientes criterios de consulta: 1. Filtrar por fecha (necesaria) Hacemos click en el icono para seleccionar el rango de fecha en que fueron creadas las Papeletas. Fig filtra consulta por rango de fecha 2. Seleccionar un personal de la lista (necesaria), se siguen el paso 2 del Punto 6.3 (Consultar Papeletas en bandeja de Entrada). 6.6 CONSULTAR PAPELTAS RECHAZADAS Se siguen los pasos 1 y 2, mencionados en el punto 6.5 (Consultar Papeletas Aprobadas). 23