SISTEMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN AMBIENTAL MANUAL DE USUARIO

Transcripción

1 SISTEMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN AMBIENTAL MANUAL DE USUARIO LIMA PERÚ 2016

2 CONTENIDO PERFIL SECRETARIA: 3 A. INGRESO AL SISTEMA 3 B. INGRESO EXPEDIENTES: 4 PERFIL:- DIRECTOR(A): 9 A. INGRESAR AL SISTEMA 9 B. BANDEJA 10 C. CONSULTAS: 12 D. REPORTES: 13 PERFIL:- ESPECIALISTA: 15 A. INGRESO AL SISTEMA 15 B. BANDEJA 16 PERFIL:- ESPECIALISTA LEGAL: 18 A. INGRESO AL SISTEMA 18 B. BANDEJA 19

3 SISTEMA DE CERTIFICACIÓN AMBIENTAL - SICA PERFIL SECRETARIA: A. INGRESO AL SISTEMA Ilustración 1: Interfaz de Acceso al Sistema Para poder ingresar a SICA siga los siguientes pasos: Ingresar tu Usuario y Clave en los campos solicitados. Dar click en la flecha con fondo celeste. Aparecerá la siguiente pantalla: Sistema de Certificación Ambiental Página 3

4 Ilustración 2: Página de Inicio Se mostrará un menú de opciones del sistema y un menú general con Accesos Directos; el primero muestra las opciones de las funcionalidades que puede realizar en el sistema; mientras que el segundo son funcionalidades generales para cada usuario de SICA. B. INGRESO EXPEDIENTES: Ilustración 2: Menú Ingreso de Expedientes En el módulo Ingreso Expedientes Ud. podrá registrar expedientes ingresados en el sistema de Trámite Documentario correspondientes al proceso de Clasificación y Evaluación para la Certificación Ambiental. En el segundo ítem del menú REINGRESO, Ud. podrá realizar el reingreso de un expediente que acarreaba observaciones pendientes o se encontraba en estado derivado para opinión técnica externa o interna de otra dependencia no registrada en el sistema. INGRESO EXPEDIENTES PROC. CLASIFICACIÓN Para registrar un expediente siga los siguientes pasos: Sistema de Certificación Ambiental Página 4

5 Ingrese en N de Expediente a registrar y da click en el botón Buscar ; si el sistema encuentra información mostrará la información correspondiente: Ilustración 3: Registrar Nuevo Expediente Se activará el campo Comentarios/Observaciones para registrar las observaciones según sea el caso. Dar click en el botón Guardar y se activará una imagen para continuar con el siguiente paso. Dar click en Siguiente paso Sistema de Certificación Ambiental Página 5

6 Ilustración 4: Registro Exitoso Se mostrará la siguiente acción para derivar el expediente a la Directora de OMA. Click en Derivar. Nota: Si se requiere adjuntar un documento, dar click en el botón Seleccionar archivo, elegir el archivo adjunto y dar click en Derivar. Ilustración 5: Derivado para Visto Bueno En ese instante luego de haber derivado el expediente para Visto Bueno de la Dirección de OMA, el sistema habrá enviado de manera automática un correo a la directora, tal como se muestra: Sistema de Certificación Ambiental Página 6

7 Ilustración 6: Correo enviado a Dirección de OMA para VB Para el caso de INGRESO EXPEDIENTES PROC. EVALUACIÓN el proceso es similar al anterior. Debe ingresar el código del expediente con el cual finalizó en el proceso de Clasificación y dar click en Buscar. Posterior a ello, se desplegará la información correspondiente y podrás derivar el documento a la Dirección de OMA para continuar con el proceso de Evaluación. Ilustración 7: Ingreso Expediente Proc. Evaluación Sistema de Certificación Ambiental Página 7

8 En el caso del menú REINGRESO, el proceso es similar y ocurre cuando un expediente tanto en proceso de Clasificación como en Evaluación, se encuentra en estado pendiente por concepto de que se encontraron observaciones y necesita subsanarse, porque se solicitó una opinión técnica interna de una dependencia no registrada en el sistema o por que se solicitó una opinión técnica externa. Ilustración 8: Reingreso de Expediente En este formulario podrás adjuntar el documento con las observaciones levantadas y derivar el expediente a la Dirección, sea en proceso de Clasificación o Evaluación. Se le notificará vía correo electrónico del movimiento del expediente. Sistema de Certificación Ambiental Página 8

9 PERFIL:- DIRECTOR(A): A. INGRESAR AL SISTEMA Ilustración 9: Interfaz de Acceso al Sistema Para poder ingresar a SICA siga los siguientes pasos: Ingresar tu Usuario y Clave en los campos solicitados. Dar click en la flecha con fondo celeste. Aparecerá la siguiente pantalla: Sistema de Certificación Ambiental Página 9

10 Ilustración 2: Página de Inicio Se mostrará un menú de opciones del sistema y un menú general con Accesos Directos; el primero muestra las opciones de las funcionalidades que puede realizar en el sistema; mientras que el segundo son funcionalidades generales para cada usuario de SICA. B. BANDEJA Todo trámite de un expediente partirá de esta sección. En la bandeja de expedientes de usuarios específicos, se mostrará todos los expedientes derivados que se encuentran en estado Pendiente, mostrándose además en la página de Inicio una alerta indicando la cantidad de expedientes pendientes que se encuentran tanto en proceso de Clasificación como en Evaluación. En la bandeja de expedientes de cada usuario se muestra información relacionada al documento y a los períodos de días transcurridos desde el inicio del proceso del mismo, pudiendo continuar con el trámite del mismo dando click sobre la segunda imagen de la izquierda que se encuentra en la bandeja de expedientes. Sistema de Certificación Ambiental Página 10

11 El primer icono con la imagen de la izquierda de la bandeja direccionará a una consulta del expediente de la fila seleccionada. Cuando se da click sobre el icono de Trámite Expediente el Director puede continuar con el proceso del mismo, derivando el expediente a un especialista para su estudio y llenado de información adicional. El movimiento se notificará además vía correo electrónico. Sistema de Certificación Ambiental Página 11

12 C. CONSULTAS: En esta sección se puede realizar consultas del expediente, mostrándose los detalles generales del expediente, movimientos y los archivos adjuntos presentes en el proceso del documento. Ilustración 10: Consultas del Expediente Sistema de Certificación Ambiental Página 12

13 D. REPORTES: Se muestran los reportes del sistema. Existen dos tipos reportes: General e Histórico. Reporte General, muestra además filtros para filtrar la información del reporte. Reporte Histórico, muestra el proceso histórico que a seguido el expediente, desde su registro hasta su término. Sistema de Certificación Ambiental Página 13

14 E. EVALUACIÓN DE SOLICITUDES VIRTUALES: El Director es el encargado de evaluar las solicitudes virtuales ingresadas en el Sistema. Podrá aprobar o rechazar una solicitud virtual.

15 PERFIL:- ESPECIALISTA: A. INGRESO AL SISTEMA Ilustración 11: Interfaz de Acceso al Sistema Para poder ingresar a SICA siga los siguientes pasos: Ingresar tu Usuario y Clave en los campos solicitados. Dar click en la flecha con fondo celeste. Aparecerá la siguiente pantalla: Sistema de Certificación Ambiental Página 15

16 Ilustración 2: Página de Inicio Se mostrará un menú de opciones del sistema y un menú general con Accesos Directos; el primero muestra las opciones de las funcionalidades que puede realizar en el sistema; mientras que el segundo son funcionalidades generales para cada usuario de SICA. B. BANDEJA Proceso similar a la bandeja de expedientes del Director. Uno de los procesos iniciales que realiza el especialista cuando le es derivado un expediente por primera vez, es registrar la información adicional y luego de ello emitir su evaluación. Sistema de Certificación Ambiental Página 16

17 Luego de registrar la información adicional el especialista deberá emitir una acción a seguir; el cual puede ser: Terminar con el trámite porque no es competencia de OMA, emitir evaluación o solicitar opinión legal. Para la primera opción, solo se anotan las observaciones o comentarios respectivos y se finaliza el proceso del expediente. Para la segunda, se despliega una lista de opciones: Se necesita Opinión Técnica (Interna o Externa), Existen Observaciones, No viable y Para Resolución Directoral. Cada opción despliega una lista a elegir y continuar con el proceso del expediente. Para la tercera, se deriva el expediente para opinión legal, seleccionando al empleado responsable para el respectivo análisis. Sistema de Certificación Ambiental Página 17

18 PERFIL:- ESPECIALISTA LEGAL: A. INGRESO AL SISTEMA Ilustración 12: Interfaz de Acceso al Sistema Para poder ingresar a SICA siga los siguientes pasos: Ingresar tu Usuario y Clave en los campos solicitados. Dar click en la flecha con fondo celeste. Aparecerá la siguiente pantalla: Sistema de Certificación Ambiental Página 18

19 Ilustración 2: Página de Inicio Se mostrará un menú de opciones del sistema y un menú general con Accesos Directos; el primero muestra las opciones de las funcionalidades que puede realizar en el sistema; mientras que el segundo son funcionalidades generales para cada usuario de SICA. B. BANDEJA Proceso similar a la bandeja de expedientes del Director y del Especialista. Uno de los procesos iniciales que realiza el especialista cuando le es derivado un expediente por primera vez, es consultar la información del expediente (ello lo puede realizar desde el menú Consultar o desde el primer icono de la bandeja de expedientes), luego de ello, deriva el expediente al personal responsable anotando sus observaciones. Podrá elegir la opción de derivar el expediente a un Director o a un especialista, dependiendo del caso de la derivación del expediente. Luego de ello, anotará sus observaciones y continuará con el proceso del expediente. Sistema de Certificación Ambiental Página 19

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