MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO

2 I. INTRODUCCION Toda organización moderna requiere tener información relevante en el momento justo y adecuado para satisfacer las necesidades de información de sus usuarios internos y externos y cumplir con los enunciados de eficiencia y eficacia que actualmente se promueven pero que pocas veces se logran. Tramite Documentario , es una nueva versión el cual permite hacer el registro y seguimiento de toda la documentación que se genera en una entidad, tanto por los clientes externos como por los clientes internos, para lo cual tiene implementados una serie de reportes y consultas que facilitan la búsqueda de la información Una particularidad del presente manual es que todos los Expedientes Externos constan de un código web la cual nos sirve para el seguimiento del mismo mediante la página web del Gobierno Regional de Tacna II. OBJETIVOS Los Principales son: Llevar un control en tiempo real del estado de un documento que se haya presentado en una entidad privada o pública, lo que permitirá una administración más eficiente de los trámites. Generación automática o manual del correlativo de Expedientes por Año. Consulta vía Web de todos los expedientes externos III. AMBITO DE ACCION Este manual esta realizado para todas las gerencias, jefaturas y personal involucrado del Gobierno Regional de Tacna y en especial de la Administración Documentaria y Archivo Institucional. IV. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA a) Hardware: Una Computadora Pentium IV Memoria RAM de 256 Mb Una Impresora b) Software: Windows NT 4.0 o superior Windows 95 o superior 24/01// de 20

3 V. DESCRIPCIÓN GENERAL El Nuevo TD (Trámite Documentario) es un sistema que provee la versatilidad y flexibilidad de almacenar la información de las transacciones administrativas. Es una aplicación de escritorio diseñado para registrar información relevante sobre operaciones administrativas, con secciones de Registro de Documentos, Mantenimiento Tabla Maestra, Mantenimiento Administrado, Bandeja de Entrada, Bandeja de Recibidos, Bandeja de Enviados, Mantenimiento Unidades Orgánicas, Mantenimiento de Área vs. Tipo Documento, Reporte Bandeja Entrada, Por Recibir, Recibidos, Salientes, Remitidos y Archivados (Final), Reporte Hoja de Ruta,, Reporte Documentos Registrados, Reporte de Cargos y Reportes Estadísticas por Tipo Documento VI. DIAGRAMA MODULAR DEL SISTEMA 24/01// de 20

4 VII. ESTANDARIZACIONES EMPLEADAS EN EL SISTEMA En todos los formularios encontrará las siguientes barras de herramientas, las cuales contienen botones cuyas funciones se explican a continuación: a) Para la Barra de Gestión: b) Para las Busquedas: Nuevo: Permite crear un nuevo Registro en la cuadrícula. Encuentre posesionado actualmente en la cuadrícula. Modificar: Permite cambiar los Datos de todo el expediente Anular/Devolver: Anula o devuelve un registro según sea el caso. Imprimir: Permite realizar un Listado de toda la Información actual en la cuadrícula. Buscar: Permite hacer una búsqueda rápida de información en cualquiera de sus campos del Registro donde se encuentre actualmente. Salir: Cierra el formulario. VIII. INGRESO AL SISTEMA Para Cargar el Sistema de Tramite se debe ubicar en el icono de acceso directo(escritorio) o en el Menú Programas del Botón Inicio. haga un click sobre él El ingreso a las opciones del modulo esta condicionado al Login y Clave de Acceso de Usuario. Para poder Tener conocimiento de su Clave debe acercarse a la Oficina de Tecnología de la Información o en todo caso coordinar con su jefe inmediato. 24/01// de 20

5 IX. GUIA DE OPERACIÓN DE PANTALLAS Y OPCIONES a.- Formulario de Ingreso al sistema 24/01// de 20

6 MU_TRAMITE DOCUMENTARIO. v1.2 N Expediente b.- Registro de Documentos Interno o Externo Código Web Bandeja Personal Usuario o Bandeja Personal Requisitos Documentos Digitales N de Documento Fecha del Documento Procedimientos T.U.P.A Folios Tipo Documento Prioridad Asunto Fecha de Atención Notas Contribuyentes/Of. Origen Destino o Derivaciones Contribuyentes/Of. Destino Original/Copia Proveido Pasos para el Ingreso de Documentos Mesa de Partes (Externo/Interno) : 1.-Presionar el botón Nuevo para que se active los textos e ingresar la información necesaria 2.-Para el caso del TUPA (Solo Documentos Externos) y los requisitos se encuentren incompletos el sistema le sugerirá ir a la bandeja de Suspendidos, caso contrario seguira su curso si el usuario lo requiera 24/01// de 20

7 Ingreso de la Acción Derivar : 3.-En la parte de Destinos del Documento, debera llenar la parte izquierda la Unidad(es) correspondiente con el boton Agregar (El sistema reflejará a lado derecho de la grilla todos los destinos ingresados). Puede ser copia y original o varias original y varias copias dependiendo del tipo del documento. En caso no correspondiera la Unidad Orgánica Ud. Se ubicará en el registro pintado de color azul y con la Tecla SUPR o DEL se eliminara la información 4.-Una vez ingresado los datos se grabará y se ubicara en la bandeja enviados 24/01// de 20

8 5.-Para el caso del botón Acción Derivar Ud. Deberá repetir el PUNTO (3), luego el boton Guardar se grabará la información necesaria 6.-Una vez culminado el ingresado deberá presionar el botón Imprimir porporcionndole al Usuario Externo el reporte que figura. Se indica en la parte derecha el código web con la que podrá consultar el estado de su tramite via pagina web del G.R.T. Este modelo representa la hoja de ruta de tramite externo. 24/01// de 20

9 Pasos para el Consulta de Expediente(s): Con respecto a esta opción a variado en general la presentación en donde : 1.- La parte superior de la grilla, visualiza los datos del Documento que origino el tramite documentario 2.- Grilla Superior :Indica el documento principal (Nuevo), Origen o Rpta. Se muestran los documentos que van anexos como por ejemplo las Respuestas. Una particularidad es la columna Forma donde nos indica si es un documento ORIGEN/NUEVO ó RPTA 3.- Grilla Inferior :Aqui se indica los Estado del Expediente (Registrado, Derivado, Recibido, etc) 24/01// de 20

10 Pasos para los Reportes: No ha surgido nunguna variación con respecto a la version anterior se ha tratado de mantener el mismo reporte. 24/01// de 20