Manual de Usuario para Directores, Decanos o Jefes Unidad, aprobación de solicitudes de personal (P-3)

Transcripción

1 Manual de Usuario para Directores, Decanos o Jefes Unidad, aprobación de solicitudes de personal (P-3) Universidad de Costa Rica Oficina de Recursos Humanos Sistema de Reclutamiento y Selección (SIRYS) 2013

2 ÍNDICE ÍNDICE... 2 INGRESO AL SISTEMA... 3 PROCESO: FLUJO DE LA P DESCRIPCION... 4 SOLICITUD DE PERSONAL P A. Buscar Solicitud de Personal... 6 B. Imprimir Solicitud de Personal... 6 C. Consultar Bitácora... 7 D. Modificar Solicitud de Personal... 8 E. Aprobar Solicitud de Personal... 9 HISTÓRICOS DE SOLICITUD DE PERSONAL P A. Buscar Solicitud de Personal B. Imprimir Solicitud de Personal C. Consultar Bitácora

3 INGRESO AL SISTEMA 1. Para ingresar al Sistema de Acciones de Personal debe acceder a la dirección utilizando el nombre de usuario y contraseña respectivo Figura 1. 1 Ingreso EU 3

4 PROCESO: FLUJO DE LA P-3 DESCRIPCION El siguiente capítulo explicará el funcionamiento de las opciones que se presentan en SIRYS para la revisión, consulta, impresión y aprobación de la solicitud de personal. Dichas funcionalidades únicamente pueden ser utilizadas por los decanos, director o jefatura de oficina de las diferentes dependencias. El sistema cuenta con las especificaciones de seguridad necesarias para que cada jefe pueda observar únicamente las solicitudes generadas para la dependencia que según la jerarquía institucional están bajo su cargo. El usuario podrá observar las solicitudes de personal que se encuentran en proceso, o consultar aquellas que se encuentran en el histórico del sistema. 4

5 SOLICITUD DE PERSONAL P-3 1. Acceda a la opción del menú Trámite y solicitudes en línea (A) A Figura 1. 2 Menú Principal EU 2. Acceda a la opción del menú Reclutamiento Solicitud de Personal (P-3). 3. Al hacer clic sobre la opción Solicitud de Personal (P-3), se muestra una lista con la información ingresada en el sistema, que está pendiente de aprobación (Figura 1.3). Si no existiese información se mostrará el mensaje No se encontraron documentos que cumplan con las condiciones de búsqueda especificadas. 5

6 A B C D E Figura 1. 3 Lista Solicitud Personal A. Buscar Solicitud de Personal 1. Se da clic sobre el ícono de Buscar (A). Esta opción es útil para listas muy extensas de solicitudes. 2. Se muestran los campos por los que se puede filtrar la información de la lista. 3. Se selecciona la información por la que se desea buscar. 4. Se da clic al botón Buscar, y se muestra la lista de las solicitudes, con la información que coincida con los filtros establecidos. B. Imprimir Solicitud de Personal 1. Se selecciona de la lista la solicitud que se desea imprimir. 2. Se hace clic sobre el ícono de Imprimir (B). 3. Se muestra en pantalla el reporte de la solicitud de personal (Figura 1.4) 6

7 F G H Figura 1. 4 Imprimir Solicitud de Personal 4. Se selecciona del combo el formato en que se exportará la información (F). 5. Se da clic sobre el link Exportar (H), y se generará el reporte para visualizarlo, guardarlo o imprimirlo. 6. Al dar clic sobre el botón Regresar (G) se mostrará la pantalla con la lista de las solicitudes de personal generadas. C. Consultar Bitácora 1. Se selecciona de la lista la solicitud que se desea consultar. 2. Se hace clic sobre el ícono de Consultar Bitácora (C). 3. Se muestra otra pantalla con la información de la solicitud seleccionada (Figura 1.5). 7

8 M I J Figura 1. 5 Bitácora 4. Se muestra de forma gráfica las dependencias en las que ha estado la solicitud de personal. Para ver la información respectiva para cada dependencia, se da clic sobre el nombre de la unidad (I). 5. Al dar clic sobre el botón Regresar (J), se mostrará la lista con las solicitudes de personal. D. Modificar Solicitud de Personal 1. Se selecciona de la lista la solicitud que se desea modificar. 2. Se hace clic sobre el ícono de Modificar (D). 3. Se muestra toda la información de la solicitud seleccionada. Se habilitarán aquellos campos que pueden ser modificados (Figura 1.6). 8

9 K L Figura 1. 6 Modificar P-3 4. Se realizan las modificaciones respectivas. 5. Se da clic sobre el botón Aceptar (K), para guardar los cambios realizados. i. Si existe algún error, se mostrara el mensaje Operación no completada.. ii. Si la operación está completa, se mostrará el mensaje Operación completada con éxito 6. Al dar clic sobre el botón Regresar (L) se muestra la lista de las excepciones sin guardar los cambios efectuados. E. Aprobar Solicitud de Personal La aprobación de la Solicitud de Personal por parte del usuario, iniciará el recorrido de la solicitud de personal por las dependencias respectivas hasta llegar a la Sección de Reclutamiento y Selección donde se le aplicará el procedimiento correspondiente. 1. Se selecciona de la lista la solicitud que se desea aplicar. 2. Se hace clic sobre el ícono de Aplicar (E). 3. Se muestra la información de la solicitud seleccionada. Ningún campo podrá ser modificado (Figura 1.6). 4. Se da clic sobre el botón Aceptar (K), para aprobar la solicitud seleccionada. i. Si existe algún error se mostrará el mensaje Operación no completada. ii. Si la operación está completa, se mostrará el mensaje Operación completada con éxito. La solicitud (#Solicitud) fue notificada con un correo electrónico y la solicitud es enviada a través del sistema al 9

10 siguiente nivel del flujo de proceso, que puede ser la VRA o la ORH, según el tipo de nombramiento que se está gestionando.. 5. Al dar clic sobre el botón Regresar (L) se muestra la lista de las solicitudes sin aplicar la información seleccionada. 10

11 HISTÓRICOS DE SOLICITUD DE PERSONAL P-3 En esta opción del sistema se permite visualizar las solicitudes de personal que han sido anuladas o han completado el proceso y han sido finalizadas. 1. Acceda a la opción del menú Trámite y solicitudes en línea (A) A Figura 1. 7 Menú Principal EU 2. Acceda a la opción del menú Reclutamiento Histórico P Al hacer clic sobre la opción Histórico P-3, se muestra una lista con la información ingresada en el sistema (Figura 1.8). Si no existiese información se mostrará el mensaje No se encontraron documentos que cumplan con las condiciones de búsqueda especificadas. 11

12 A B C Figura 1. 8 Lista de Solicitudes A. Buscar Solicitud de Personal 1. Se da clic sobre el ícono de Buscar (A). 2. Se muestran los campos por los que se puede filtrar la información de la lista. 3. Se selecciona la información por la que se desea buscar. 4. Se da clic al botón Buscar, y se muestra la lista de las solicitudes, con la información que coincida con los filtros establecidos. B. Imprimir Solicitud de Personal 1. Se selecciona de la lista la solicitud que se desea imprimir. 2. Se hace clic sobre el ícono de Imprimir (B). 3. Se muestra en pantalla el reporte de la solicitud de personal (Figura 1.9) 12

13 E D F Figura 1. 9 Imprimir P-3 4. Se selecciona del combo el formato en que se exportará la información (E). 5. Se da clic sobre el link Exportar (F), y se generará el reporte para visualizarlo, guardarlo o imprimirlo. 6. Al dar clic sobre el botón Regresar (D) se mostrará la pantalla con la lista de las solicitudes de personal del histórico. C. Consultar Bitácora 1. Se selecciona de la lista la solicitud que se desea consultar. 2. Se hace clic sobre el ícono de Consultar Bitácora (C). 3. Se muestra otra pantalla con la información de la solicitud seleccionada (Figura 1.10). 13

14 G H Figura Bitácora 4. Se muestra de forma gráfica las dependencias en las que ha estado la solicitud de personal. Para ver la información respectiva para cada dependencia, se da clic sobre el nombre de la unidad (G). 5. Al dar clic sobre el botón Regresar (H), se mostrará la lista con las solicitudes de personal. 14