SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA SIGA.NET

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1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA SIGA.NET MANUAL DE USUARIO MÓDULO DE LOGÍSTICA 2011

2 ÍNDICE 1 CAPÍTULO I INGRESO AL SISTEMA MANTENIMIENTO Cuadro de Necesidades: Muestra el CN por centro de costo Aprobación de Requerimientos Aprobar o desaprobar un requerimiento de Bienes por almacén: Aprobar o desaprobar un requerimiento de Bienes o Servicios por Director Ejecutivo Aprobar o desaprobar un requerimiento de Bienes o Servicios por Director General Aprobar o Desaprobar un requerimiento de Bienes o Servicios por Director de OGA Aprobación de Solicitud de Modificación de CN Aprobación de Solicitud de Modificación de CN por Almacén Aprobación de Solicitud de Modificación de CN por Director Ejecutivo Aprobación de Solicitud de Modificación de CN por Director General Aprobación de Solicitud de Modificación de CN por Presupuesto Aprobación de Solicitud de Modificación de CN por Logística REPORTES Requerimiento Requerimientos C.Costo Estado -Cuadro de Necesidades Modificaciones-Cuadro de Necesidades Procesos Selección-Convocatorias Contratos de Bienes y Servicios Órdenes de Compra-Servicio

3 1 CAPÍTULO I Funcionalidades del Módulo de Logística 1.1 Ingreso al Sistema Ingrese al url lo que lo llevará a la interfaz de acceso del SIGA.NET. La siguiente interfaz permite al usuario acceder al sistema siguiendo los siguientes pasos: 1. Ingrese su usuario de red. 2. Ingrese su contraseña. 3. Hacer CLICK en Aceptar. Recuerde que sólo podrán acceder al sistema los usuarios que se encuentren debidamente registrados y con los permisos otorgados por el administrador del SIGA.NET. 1. Seleccione el periodo al cual desea acceder. El periodo se refiere al año de ejecución. 3

4 2. El sistema mostrará la unidad ejecutora a la cual se está accediendo, además de la sede. Para el caso del Instituto Nacional de Salud 3. Finalmente, para ingresar al sistema presione ACEPTAR. De lo contrario,clic en CANCELAR Una vez accedido correctamente al SIGA.NET, el sistema mostrará en la parte lateral izquierda el menú principal con múltiples funcionalidades de acuerdo a su perfil de usuario. En la parte superior mostrará el link periodo y Cerrar sesión. Al hacer CLIC en el link periodo, el sistema te redireccionará a la anterior interfaz para cambiar el periodo sin necesidad de cerrar la sesión. 4

5 1.2 Mantenimiento Cuadro de Necesidades: Muestra el CN por centro de costo Para ello hacer CLIC en el link Cuadro de Necesidades del Menú Principal, elegir de la lista desplegable el centro de costo, Tipo de Bien (También puede buscar por descripción colocando una palabra clave y por código del bien o servicio. Además de buscar por Sec.Funcional y partida) 5

6 Dar CLIC en : Además tiene las opciones de ordenar sus registros por Código, Descripción y P.Unitario sólo seleccionándolos y de Exportar su Cuadro de Necesidades a Excel. 6

7 1.2.2 Aprobación de Requerimientos Aprobar o desaprobar un requerimiento de Bienes por almacén: Después de registrar un requerimiento este debe tener la aprobación del responsable de almacén. Esta acción tiene la finalidad de que no se realicen compras de bienes que puedan existir en stock. Para realizar este proceso el usuario debe seguir los siguientes pasos: Elegir la opción Aprobación de Almacén del menú principal del SIGA.NET. Para poder aprobar un requerimiento, este debe estar en estado Pendiente de Aprobación y hacer CLIC en aprobar 7

8 De igual forma que otras opciones, en ésta el sistema mostrará una bandeja con un listado de todos los requerimientos y en la parte superior la opción de búsqueda por código de Requerimiento, Centro de costo o por rango de fechas. Luego de dar CLIC en, el sistema mostrará la siguiente interfaz para la aprobación respectiva y le brinda la opción de ingresar sus observaciones que crea conveniente. Al hacer CLIC en muestra el mensaje de confirmación y el Requerimiento pasa al estado ALMACEN- APROBADO. La desaprobación de un requerimiento es la acción que permite revertir la aprobación, para ello el requerimiento debe estar en estado Almacén-Aprobado. Luego de ejecutar la desaprobación este pasará al estado Almacén-Desaprobado pero sólo será visualizado en la interfaz del usuario que registró el requerimiento. Mientras que la interfaz de la Aprobación del Almacén ya no se visualizará hasta que el usuario modique el requerimiento según crea conveniente. Esta operación se puede realizar de dos formas: o Primero para desaprobar de forma individual el requerimiento debe hacer CLIC en Seguidamente, debe de registrar en las observaciones el motivo por el cual se está desaprobando el requerimiento y finalmente debe hacer CLIC en para confirmar la desaprobación y el sistema mostrará un mensaje indicando que la desaprobación se ha realizado con éxito. 8

9 o Segundo para desaprobar requerimientos de manera grupal, para ello se debe marcar los requerimientos en las opciones check que se encuentra en la tercera columna listado de requerimientos y luego se debe hacer CLIC en superior de la bandeja de aprobación de almacén. ubicado en la parte Aprobar o desaprobar un requerimiento de Bienes o Servicios por Director Ejecutivo Después de registrar un requerimiento de servicios o de la aprobación de almacén de un requerimiento de bienes. Este debe tener la aprobación del Director ejecutivo, lo cual tiene la finalidad de que la adquisición sea aprobada por el director ejecutivo del centro como lo establecen las normas de adquisición del Instituto Nacional de Salud. Para realizar este proceso el usuario debe seguir los siguientes pasos: El usuario debe elegir la opción Aprobación de la D.E del menú del SIGA.NET.Con esta opción el sistema mostrará una bandeja con un listado 9

10 de todos los requerimientos con los diferentes estados, los cuales identifican la situación de cada uno de los requerimientos. CLIC aprobar requerimiento. Y pasa a estado DIRECTOR EJECUTIVO- APROBADO (Para poder aprobar un requerimiento ya sea de bienes o servicios debe estar en estado Pendiente de Aprobación ) Nota:El usuario podrá ejecutar la acción de aprobación y/o desaprobación sobre los requerimientos cuyo estado sea Pendiente de aprobación, y Director Ejecutivo- Aprobado según sea el caso. Luego, el sistema mostrará el detalle del requerimiento en otra interfaz y al darle Aprobar muestra el mensaje: 10

11 Para la desaprobación del requerimiento debe estar en estado Director Ejecutivo- Aprobado. Primero podrá hacerlo individualmente, para ello debe hacer CLIC en desaprobar el requerimiento. Seguidamente, debe de registrar en las observaciones el motivo por el cual se está desaprobando el requerimiento y finalmente debe hacer CLIC en el botón para confirmar la desaprobación. El sistema mostrará un mensaje indicando que la desaprobación se ha realizado con éxito. Luego de ejecutar la desaprobación pasa al estado DIRECCIÓN EJECUTIVA-DESAPROBADO y podrá ser visualizada con este estado en Aprobación de Almacén de ser bien y en la bandeja de requerimientos del usuario que lo registro de ser servicio. De ser servicio en la bandeja del Director de Ejecutivo lo visualiza EN EDICIÓN-DESPROBADO para servicios. 11

12 Para desaprobar uno o más requerimientos el usuario debe seguir los siguientes pasos: Marcar los requerimientos en los botones check que existen en el listado de requerimientos y luego se debe hacer CLIC en ubicado en la parte superior de la bandeja de aprobación de centro como se muestra en el gráfico Aprobar o desaprobar un requerimiento de Bienes o Servicios por Director General Después de la aprobación de un requerimiento de bienes o servicios por parte del Director Ejecutivo, éste debe tener la aprobación del Director General. Dicha acción tiene la finalidad de que la adquisición sea aprobada por el Director General como lo establecen las normas de adquisición del Instituto Nacional de Salud. Para realizar este proceso el usuario debe seguir los siguientes pasos: El usuario debe elegir la opción Aprobación de la D.G del menú del SIGA.NET y el sistema le mostrará una bandeja con el listado de todos los requerimientos con sus diferentes estados, los cuales identifican la situación de cada uno de ellos. 12

13 El Director del Centro podrá ejecutar la acción de aprobación y/o desaprobación sobre los requerimientos cuyo estado sea Pendiente de Aprobación y Aprobado Director General según sea el caso. Para poder aprobar un requerimiento, hacer CLIC aprobar requerimiento. Luego el sistema mostrará la siguiente interfaz donde tiene la opción de ingresar una observación de su Aprobación en caso lo crea conveniente. Por último, visualizará un mensaje indicando que el requerimiento ha sido aprobado y el estado del requerimiento pasará al estado DIRECTOR GENERAL- APROBADO como se muestra en las siguientes imágenes: Luego de Aprobar por el Director General el Requerimiento pasa al estado de DIRECCION GENERAL-APROBADO Además puede visualizar /guardar en la interfaz anterior el archivo que ingresó anteriormente al hacer CLIC en : 13

14 La desaprobación de un requerimiento permite revertir la aprobación del mismo, para ello el requerimiento debe estar en estado Director General- Aprobado. Luego de ejecutar la desaprobación este volverá al estado Director Ejecutivo- Aprobado pero este estado sólo se visualizará para el usuario que registró el requerimiento, Almacén de ser de un Bien y el Director Ejecutivo. Para el Director General una vez desaprobado el requerimiento ya no se visualiza en su bandeja. Para desaprobar uno o más requerimientos el usuario debe seguir los siguientes pasos: Primero podrá hacerlo individualmente, para ello debe hacer CLIC en desaprobar el requerimiento. Seguidamente, debe de registrar en las observaciones el motivo por el cual se está desaprobando el requerimiento y finalmente debe hacer CLIC en el botón para confirmar la desaprobación. El sistema mostrará un mensaje indicando que la desaprobación se ha realizado con éxito. También se pueden desaprobar requerimientos de manera grupal, para ello se debe marcar los requerimientos en las opciones check que existen en el listado de requerimientos y luego se debe hacer CLIC en ubicado en la parte superior de la bandeja de aprobación de centro como se muestra en el gráfico. 14

15 Además de aprobar, Desaprobar cuenta con las opciones del Historial, Vista previa del Formulario de Requerimientos de Bienes y Servicios Aprobar o Desaprobar un requerimiento de Bienes o Servicios por Director de OGA Después de la aprobación de un requerimiento de bienes o servicios por parte del director de Centro, este debe tener la aprobación del Director de OGA. Dicha acción tiene la finalidad de que la adquisición sea aprobada por el director de OGA como lo establecen las normas de adquisición del Instituto Nacional de Salud. Para realizar este proceso el usuario debe seguir los siguientes pasos: El usuario debe elegir la opción Aprobación de OGA del menú del SIGA.NET y el sistema mostrará una bandeja con un listado de todos los requerimientos con sus diferentes estados. Para poder aprobar un requerimiento de forma individual, debe hacer CLIC aprobar requerimiento. 15

16 Nota El Director del Centro sólo podrá ejecutar la acción de aprobación y/o desaprobación sobre los requerimientos cuyo estado sea Pendiente de Aprobación y Aprobado Director OGA según sea el caso. Luego se visualizará la siguiente interfaz, donde contará con la opción de añadir su observación de Aprobación si lo desea y luego CLIC Aprobar y el requerimiento pasa a estado OGA-APROBADO : 16

17 La desaprobación de un requerimiento permite revertir la aprobación, para ello el requerimiento debe estar en estado Aprobado-Director OGA. Luego de ejecutar la desaprobación este ya no se visualizará en la interfaz del Director de la OGA pero se encontrará en estado Desaprobado-OGA y se visualizará según el flujo en la interfaz del Director General y el de las demás aprobaciones anteriores. Para desaprobar uno o más requerimientos el usuario debe seguir los siguientes pasos: Primero podrá hacerlo individualmente, para ello debe hacer CLIC en el requerimiento. Seguidamente, debe de registrar en las observaciones el motivo por el cual se está desaprobando el requerimiento y finalmente debe hacer CLIC en el botón para confirmar la desaprobación. El sistema mostrará un mensaje indicando que la desaprobación se ha realizado con éxito y no se visualizará en su interfaz. 17

18 También se pueden desaprobar requerimientos de forma grupal, para ello se debe marcar los requerimientos en los botones check que existen en el listado de requerimientos y luego se debe hacer CLIC en ubicado en la parte superior de la bandeja de aprobación de centro como se muestra en el gráfico siguiente Aprobación de Solicitud de Modificación de CN Aprobación de Solicitud de Modificación de CN por Almacén Para la Aprobación por Almacén CLIC en el link del Menú Principal Aprobación de Almacén. 18

19 Para poder Aprobar por Almacén la solicitud de modificación del CN ésta debe estar en el estado de PENDIENTE DE APROBACIÓN O REQUERIMIENTO /SOLICITUD- DESAPROBADO y CLIC en la opción Aprobar. Muestra mensaje de confirmación, y la Solicitud pasa a estado de ALMACÉN- APROBADO 19

20 Si desea modificar algún ítem ingresado dar CLIC en ítem. y el sistema le permitirá modificar el Si desea anular CLIC en, el Item se mostrará de color ROJO y no podrá ser visualizado en vista Previa ni ser modificado. Para desaprobar la solicitud puede hacerlo de manera grupal seleccionando los Check y CLIC en la opción de la parte superior o individual CLIC en, colocar las observaciones correspondientes y el estado cambia a REQUERIMIENTO/SOLICITUD DESAPROBADO. Para dar vista previa CLIC en 20

21 Para visualizar la traza, es decir el seguimiento de los estados de la solicitud CLIC en. 21

22 Aprobación de Solicitud de Modificación de CN por Director Ejecutivo CLIC en el Menú Principal Aprobación de Centro 22

23 CLIC en Aprobar Sólo a los que están en estado Pendiente de Aprobación : Muestra el mensaje y la solicitud pasa a DIRECTOR EJECUTIVO- APROBADO: CLIC en para desaprobar y la solicitud pasa de a DIRECTOR EJECUTIVO- DESAPROBADO y sólo se visualizará en la bandeja de Aprobación de Almacén de ser un bien de lo contrario se visualizará en el listado general de Solicitudes de Modificación de CN con el estado de PENDIENTE DE APROBACIÓN Aprobación de Solicitud de Modificación de CN por Director General CLIC en el Menú Principal Aprobación de Centro. Para aprobar la solicitud por el director general ésta debe de estar en estado DIRECTOR EJECUTIVO- APROBADO 23

24 Al dar CLIC en y la solicitud pasa a DIRECTOR GENERAL-APROBADO: CLIC en para desaprobar y la solicitud pasa de a APROBADO DIRECTOR GENERAL a DIRECTOR GENERAL- DESAPROBADO pero sólo se visualizará el director Ejecutivo. Para dar vista previa CLIC en Vista previa para ver la solicitud en formato pdf Aprobación de Solicitud de Modificación de CN por Presupuesto CLIC en el Menú Principal Aprobación de Presupuesto. CLIC Aprobar. En la parte superior como todas las interfaces muestra una búsqueda de solicitudes por centro de Costo y Rango de fechas. en 24

25 Muestra el detalle de la solicitud con un campo de observaciones de la Aprobación o Desaprobación. Al Aprobar la solicitud pasa a estado de PRESUPUESTO- APROBADO. Al igual que las demás interfaces brinda la opción de Desaprobar donde solicita las observaciones y transforma del estado Presupuesto- Aprobado a Presupuesto- Desaprobado, pero sólo se podrá visualizar en la interfaz de la aprobación del Director General. Vista Previa para visualizar /Guardar la solicitud de Modificación de CN en formato Pdf, Historial hacer seguimiento del estado de la Solicitud Aprobación de Solicitud de Modificación de CN por Logística CLIC en el Menú Principal Aprobación de Logística. CLIC Aprobar. en para En la parte superior como todas las interfaces muestra una búsqueda de solicitudes por centro de Costo y Rango de fechas. 25

26 Sale un mensaje de confirmación: Luego muestra el siguiente mensaje: Al igual que las demás interfaces antes de aprobar cuenta con la opción Modificar la cual funcionará si no está en estado Anulado. Además en el listado de solicitudes cuenta con la opción de Vista Previa y el historial 26

27 1.3 Reportes Requerimiento Requerimientos C.Costo CLIC en Requerimientos- C.Costo muestra la siguiente interfaz. Seleccionar el C.Costo y el estado de los requerimientos y CLIC en para ver el reporte en formato pdf. También se puede emitir un reporte sólo por centro de costo seleccionando e inclusive por estado de requerimiento. Cuenta además con el botón limpiar en caso desee cambiar los criterios ingresados para el Reporte. 27

28 CLIC en la opción por el SIGANET. en caso desee exportar a Excel el reporte generado 28

29 Estado -Cuadro de Necesidades CLIC en la opción Estado-Cuadro de Necesidades del Menú Principal. Cuenta con la opción de generar reportes por Partida, C.Costo, Secuencia Funcional (Meta) y tiene la opción de seleccionar el primer Check en caso desee visualizar a detalle el reporte y el segundo check para visualizar Cuadro comparativo por Item. Genera el siguiente reporte: 29

30 También puede generar su reporte de las siguientes maneras: Al dar Open: Además cuenta con la opción de descargar el Reporte en de la parte superior de la interfaz. Excel con la opción 30

31 Modificaciones-Cuadro de Necesidades CLIC en Modificaciones-Cuadro de Necesidades.Seleccionar el Centro de Costo y CLIC en.muestra la siguiente interfaz: Al dar CLIC en open muestra el siguiente reporte en pdf: CLICK en para exportar el reporte en formato Excel. 31

32 1.3.2 Procesos Selección-Convocatorias CLIC en el link Proceso Selección-Convocatorias del Menú Principal. Luego de seleccionar los criterios por los que desea el Reporte CLIC en para verlo en formato pdf; de los contrario CLIC en Excel. para visualizarlo en Cuenta además con el botón limpiar en caso desee cambiar los criterios ingresados para el Reporte Contratos de Bienes y Servicios CLIC en el link Contrato de Bienes y Servicios de Menú Principal. 32

33 Cuenta además con el botón limpiar en caso desee cambiar los criterios ingresados para el Reporte. Luego de seleccionar los criterios por los que desea el Reporte CLIC en para verlo en formato pdf; de los contrario CLIC en Excel. para visualizarlo en Órdenes de Compra-Servicio CLIC en el link Ordenes de Compra-Servicio del Menú Principal Cuenta además con el botón limpiar en caso desee cambiar los criterios ingresados para el Reporte. Luego de seleccionar los criterios por los que desea el Reporte CLIC en para verlo en formato pdf; de los contrario CLIC en en Excel. para visualizarlo 33

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