GUÍA DE USUARIO REVISIÓN DE CAJAS MENORES

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1 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: FI-P13-G29 1 Septiembre de 2014 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: XX-XXX-XXXX X XXXX de XXXX GUÍA DE USUARIO REVISIÓN DE CAJAS MENORES Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 La siguiente guía tiene como objetivo describir el proceso de revisión que realiza la Oficina de Cuentas por Pagar a los comprobantes asociados a cajas menores y su posterior reporte para pago o cierre a la Oficina de Tesorería. PASO 1 GENERACIÓN CONSULTA COMPROBANTES CAJAS MENORES PASO 2 VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN PASO 3 ELABORACIÓN INFORME PARA LA OFICINA DE TESORERÍA PASO 4 CIERRE DE CAJA MENOR Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

3 1. La revisión de las cajas menores inicia con la radicación del informe de legalización de la respectiva caja en la Oficina de Cuentas por Pagar, teniendo en cuenta la siguiente información: Formato legalización de Caja Menor (generado en el sistema) firmado por el responsable de la Caja Menor y Aprobador del gasto. Adjuntar las facturas o documentos equivalentes incluidos en el informe. 1.1 Para iniciar la revisión de los gastos efectuados para cada caja, realice la siguiente consulta: En el Sistema de Información Universitaria, ingrese a Herramientas de Informes/Consultas/Gestor de Consultas.

4 1.2 En el campo comienza por digite UJ_AP_CAJAS_CM, luego de clic en Buscar para visualizar el recuadro con el nombre de la consulta UJ_AP_CAJAS_CM y elija la opción Excel. 2. Una vez en la consulta UJ_AP_CAJAS_CM - Comprobantes Cajas - Validación Datos, diligencie la siguiente información: a. Id. Caja/Antici: número de la caja a revisar que empieza por CM. Ejemplo CM b. Fecha Inicial contable: corresponde a la fecha de expedición de las facturas o documentos equivalentes incluidos en la legalización (el primer gasto efectuado), deben corresponder a fechas del mismo mes en que se legalice. c. Fecha Final Contable: es la fecha del ultimo gasto efectuado. d. Estado: elija la opción Descontabilizado.

5 La siguiente guía tiene como objetivo describir el proceso de revisión que realiza la Oficina de Cuentas por Pagar a los comprobantes asociados a cajas menores y su posterior reporte para pago o cierre a la Oficina de Tesorería. PASO 1 GENERACIÓN CONSULTA COMPROBANTES CAJAS Y ANTICIPOS PASO 2 VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN PASO 3 ELABORACIÓN INFORME PARA LA OFICINA DE TESORERÍA PASO 4 CIERRE DE CAJA MENOR Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

6 2. Genere un archivo en Excel el cual contiene la información de cada soporte incluido en la legalización, valide el ID del Comprobante con los soportes adjuntos en el informe y que cumpla con las normas legales e internas para los gastos de Caja Menor; según el procedimiento Solicitud y Legalización de Cajas Menores (FI-P13- PR28). 2.1 Una vez revisado el archivo en Excel y verificado contra los soportes, identifique los comprobantes que contengan retenciones y modifique la información según corresponda. Comprobante Documento Ident Nom 1 Factura Fecha_Factura Cuenta_contable Cuenta_IVA Impt Bruto IVA_Calc IVA _Introd Cálc IVA Código Retención Prove Env Pg ID Set Banco Cuenta Método Grupo Pago Gest Pagos Id. Caja/Antici Plantilla COLOMBINA S.A. CM /08/ , , , ,960 CL1 N PUJAV PUJ CM01 GE 10 CM CM CXP_CMYANT CESAR AUGUSTO MASMELA NAVAS CM /08/ ,00 0,000 0,000 0,000 CL0 N PUJAV PUJ CM01 GE 10 CM CM CXP_CMYANT ALIMENTOS RIE SAS CM /08/ ,00 0,000 0,000 0,000 CL0 N PUJAV PUJ CM01 GE 10 CM CM CXP_CMYANT FIDEICOMISOS SOCIEDAD FIDUCIARIA DE OCC CM /08/ ,00 0,000 0,000 0,000 CL0 N PUJAV PUJ CM01 GE 10 CM CM CXP_CMYANT CESAR AUGUSTO MASMELA NAVAS CM /08/ ,00 0,000 0,000 0,000 CL0 N PUJAV PUJ CM01 GE 10 CM CM CXP_CMYANT MARTHA RUBIELA CASTRO FLOREZ /08/ ,00 0,000 0,000 0,000 CL0 N PUJAV PUJ CM01 GE 10 CM CM CXP_CMYANT MARTHA RUBIELA CASTRO FLOREZ /09/ ,00 0,000 0,000 0,000 CL0 N PUJAV PUJ CM01 GE 10 CM CM CXP_CMYANT , En el enlace de Retención del comprobante revise que las retenciones asociadas correspondan a su aplicación.

7 2.1.1 Si existen inconsistencias informe al responsable y elaborador de la Caja Menor para que se realicen las modificaciones correspondientes, verifique nuevamente los cambios e inconsistencias presentadas y proceda con la contabilización, si existen cambios de valores el responsable de la caja menor deberá imprimir y radicar el nuevo informe Realice la contabilización de los ID de comprobantes que conforman la Caja Menor revisada, recuerde que puede realizar la contabilización desde el comprobante o desde el proceso batch. Remítase a la guía de usuario Procesos asociados a comprobantes (FI-P13-G30) Siga la ruta Cuentas a Pagar > Procesos Batch > Comprobantes > Petición contzn Comprobantes, diligencie los campos de Parámetros Petición Proceso, de clic en el botón Guardar y luego en el botón Ejec. Nota: Este proceso se realiza por cada caja.

8 La siguiente guía tiene como objetivo describir el proceso de revisión que realiza la Oficina de Cuentas por Pagar a los comprobantes asociados a cajas menores y su posterior reporte para pago o cierre a la Oficina de Tesorería. PASO 1 GENERACIÓN CONSULTA COMPROBANTES CAJAS Y ANTICIPOS PASO 2 VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN PASO 3 ELABORACIÓN INFORME PARA LA OFICINA DE TESORERÍA PASO 4 CIERRE DE CAJA MENOR Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

9 2.2 Una vez contabilizadas las cajas menores que fueron radicadas para proceder con el reembolso, genere la consulta CAJAS_PENDIENTES_PAGO, realice los pasos descritos en el numeral 1.1 y 1.2 con el nombre respectivo de esta consulta para la generación de este informe Una vez en la consulta CAJAS_PENDIENTES_PAGO, diligencie la siguiente información: a. Fecha Inicial Contable: ingrese la fecha inicial contable que presentaban los soportes de la legalización de la caja menor. b. Fecha Final Contable: ingrese la fecha final contable que presentaban los soportes de la legalización de la caja menor.

10 2.3 Una vez generado el archivo en Excel elabore una tabla dinámica, verifique los valores y responsables, por último envíe a la Oficina de Tesorería para el respectivo giro. Nota: Estos informes se deben realizar los días lunes y miércoles en la tarde antes de las 5:00 p.m., ya que en la Oficina de Tesorería se giran cajas menores los días martes y jueves.

11 La siguiente guía tiene como objetivo describir el proceso de revisión que realiza la Oficina de Cuentas por Pagar a los comprobantes asociados a cajas menores y su posterior reporte para pago o cierre a la Oficina de Tesorería. PASO 1 GENERACIÓN CONSULTA COMPROBANTES CAJAS Y ANTICIPOS PASO 2 VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN PASO 3 ELABORACIÓN INFORME PARA LA OFICINA DE TESORERÍA PASO 4 CIERRE DE CAJA MENOR Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

12 4. Cuando la Unidad responsable de la caja menor considere que no es necesario continuar con la misma, para proceder con el cierre, adicional a los pasos anteriormente mencionados deberá adjuntar a la respectiva legalización: Carta o memorando indicando el Cierre de la respectiva caja. Soportes de los gastos efectuados. Formato de consignación si hay devolución de dinero para lo cual se elaborará voucher asociado a la caja menor Copia de la carta de entrega de la tarjeta PayCard a la Oficina de Tesorería. 4.1 El proceso de revisión en la Oficina de Cuentas por Pagar será el mismo mencionado anteriormente en esta guía, como en este caso no se realiza el giro o reembolso al responsable de la caja menor se deberá proceder a modificar el plan de pagos en cada uno de los comprobantes asociados a la caja menor que se desea cerrar así: En la pestaña de Pagos del comprobante en Método Pago ingrese en el campo Banco PUJ, Cuenta CM01 y Método GE).

13 4.2 Finalmente para proceder a informar el cierre de la caja menor a la Oficina de Tesorería, todos los soportes deben estar contabilizados, y se informarán generando la consulta CAJAS_PENDIENTES_PAGO, realice los pasos descritos en el numeral 1.1 y 1.2 con el nombre respectivo de esta consulta para la generación de este informe. Una vez generado el archivo en Excel elabore una tabla dinámica, verifique los valores y responsables, por último envíe a la Oficina de Tesorería para el respectivo cierre. Suma de Impt Bru Id. Caja/Antici Prove Env Pg Comprobante Total CM ,00 Total CM , , , , , , , , , , , ,00 Total ,00 CM ,00 Total CM , , , , ,00 Total ,00 Total general , ,00 MARTHA LILIA ROCHA RUIZ ,00 FELIPE ANDRES PARRA CASALLAS Nota: Los comprobantes asociados a una caja menor que se desee cerrar deberán sumar el monto total de la caja menor.

14 La siguiente guía tiene como objetivo describir el proceso de revisión que realiza la Oficina de Cuentas por Pagar a los comprobantes asociados a cajas menores y su posterior reporte para pago o cierre a la Oficina de Tesorería. PASO 1 GENERACIÓN CONSULTA COMPROBANTES CAJAS Y ANTICIPOS PASO 2 VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN PASO 3 ELABORACIÓN INFORME PARA LA OFICINA DE TESORERÍA PASO 4 CIERRE DE CAJA MENOR Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

15 Revisado por Analista de Cuentas por Pagar Aprobado por Director Financiero