PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE PASES POR CUOTAS DE RECUPERACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE PASES POR CUOTAS DE RECUPERACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE ORERÍA NOVIEMBRE 2014 Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por: Carátula Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización. Índice Hojas numeradas de las páginas 1-12 (PR-DE-001-E). Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda VIGENTE

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3 CUOTAS DE RECUPERACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE ORERÍA CODIGO: PR-DE-001-E ÍNDICE PAG. OBJETIVO 1 ALCANCE 1 NOTACIONES Y DEFINICIONES 1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2 PROCEDIMIENTO 5 DIAGRAMA DE FLUJO 8 PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo Noviembre 2014 Noviembre 2014 U: MANECONPASES O

4 PR-DE-001 -E CUOTAS DE RECUPERACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE ORERÍA OBJETIVO Llevar el manejo y control de los pases registrados en el Sistema de Tesorería (), con base en los criterios que le sean solicitados por la Dirección de Tratamiento y Rehabilitación y la Subdirección de Promoción Institucional. ALCANCE Al Departamento de Tesorería, Dirección de Tratamiento y Rehabilitación, Subdirección de Consulta Externa, Subdirección de Hospitalización y Proyectos Clínicos, Subdirección de Promoción Institucional, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Personas con problemas del Consumo de Heroína y Departamento de Contabilidad. NOTACIONES Y DEFINICIONES : Sistema de Tesorería CIJ: Se refiere a los Centros de Integración Juvenil UH: Se refiere a las Unidades de Hospitalización. UTPPCH: Se refiere a las Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas del Consumo de Heroína. Unidades Operativas: Para efectos de este procedimiento se utilizará para englobar a los CIJ, UH y UTPPCH. 1 de 12

5 PR-DE-001 -E CUOTAS DE RECUPERACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE ORERÍA POLÍTICAS DE OPERACIÓN Dirección de Tratamiento y Rehabilitación - Solicitará al Departamento de Tesorería con dos meses de anticipación, los cambios que se requieran al para el Manejo y Control de Pases, estableciendo los criterios técnicos, clínicos y económicos. Subdirección de Promoción Institucional - Informará al Departamento de Tesorería la reinserción y/o actualización de cualquier Convenio vigente, así como las bajas que se presenten de los mismos, con la finalidad de mantener actualizado el. Jefe/a del Departamento de Tesorería - Validará el conjuntamente con la Dirección de Tratamiento y Rehabilitación. Subjefe/a de CIJ, UH, UTPPCH y Flujo de Efectivo - Dará seguimiento a las actualizaciones del, realizadas en las unidades operativas e informará al Analista de Sistemas Macrocomputacionales cualquier anomalía en el proceso de instalación que se presente. - Realizará el seguimiento de los recibos que sean enviados incorrectamente, a fin de aclararlo con los responsables de las unidades operativas. - Realizará el seguimiento al envío extemporáneo de respaldos y notas informativas, a fin de solicitar el apoyo de los responsables de las unidades operativas para enviarlo en tiempo y forma. - Entregará la base de cierre de ingresos al Analista de Sistemas Macrocomputacionales dentro de los primeros días hábiles del mes, que servirá para elaborar la presentación de ingresos. 2 de 12

6 PR-DE-001 -E CUOTAS DE RECUPERACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE ORERÍA Analista de Sistemas Macrocomputacionales del Departamento de Tesorería - Actualizará el, de acuerdo con lo solicitado por la Dirección de Tratamiento y Rehabilitación. - Mantendrá actualizado el catálogo de convenios, así como las fechas de vigencia de los mismos en el, de acuerdo con la información que le sea proporcionada por la Subdirección de Promoción Institucional. - Informará a las unidades operativas las modificaciones realizadas al vía correo electrónico. - Incluirá en la página de intranet, las actualizaciones del. - Proporcionará apoyo al personal de las unidades operativas, en caso de que se presente alguna anomalía en el funcionamiento del. - Elaborará la presentación cuatrimestral de los ingresos en unidades operativas para presentarlo a la Dirección de Tratamiento y Rehabilitación, así como a la Dirección de Desarrollo Operativo. Técnico B CIJ, UH y UTPPCH - Llevará el seguimiento de la instalación de las actualizaciones del en todos los CIJ, UH y UTPPCH y reportará cualquier anomalía en la instalación al Subjefe de CIJ, UH y UTPPCH y Flujo de Efectivo. - Entregará un estatus de instalación al Analista de Sistemas, el tercer día hábil después de enviar cualquier notificación y/o actualización. - Capacitará al personal de unidades operativas en el registro de expedientes, emisión de pases y relación de pases por cuotas de recuperación, recibos de ingreso y generación de respaldos. 3 de 12

7 PR-DE-001 -E CUOTAS DE RECUPERACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE ORERÍA Técnico B Revisión de Información y Archivo - Revisará de forma trimestral las notas informativas expedidas por el personal de trabajo social de las unidades operativas, derivadas de la supervisión del cobro de cuotas recibidas. - Llevará un expediente electrónico de las notas informativas por centro de costo y ejercicio e informará de cualquier anomalía reportada por las unidades operativas, al Subjefe de CIJ, UH, UTPPCH y Flujo de Efectivo. - Entregará los primeros días hábiles del mes al subjefe de CIJ, UH, UTPPCH y Flujo de Efectivo, un reporte de los centros que realizaron depósitos de forma extemporánea en relación al recibo de ingreso que lo soporta o viceversa. Técnico B Flujo de Efectivo - Realizará la confirmación del respaldo semanal y mensual (cierre de ingresos) y al cierre del mes conciliará la información de los recibos de ingresos registrados en el contra los estados de cuenta bancarios para generar la base de ingresos captados en unidades operativas. - Entregará los primeros días hábiles del mes al Subjefe de CIJ, UH, UTPPCH y Flujo de Efectivo un reporte de las unidades operativas que no enviaron oportunamente el respaldo para su seguimiento, así como la base de ingresos. Unidades Operativas - Realizará la instalación y/o actualización del, cada que le sea enviado por el Departamento de Tesorería y reportará cualquier anomalía. 4 de 12

8 PR-DE-001-E CUOTAS DE RECUPERACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE ORERÍA ORERÍA ORERÍA ORERÍA 1. Recibe de la Dirección de Tratamiento y Rehabilitación los criterios técnicos, clínicos y económicos para su incorporación en el, mismos que turna al Analista de Sistemas Macrocomputacionales. Así como los convenios exentos de cobro autorizados por la Subdirección de Promoción Institucional. 2. Recibe los criterios técnicos, clínicos y económicos, analiza la información, estudia los movimientos a realizar y determina, pudiéndose presentar 2 casos: 2.1 Que los cambios no procedan por repercutir de forma considerable en el funcionamiento del sistema, en este caso, lo comenta con el Jefe/a del Departamento, explicando los motivos Solicita una reunión con los responsables de las modificaciones de la Dirección de Tratamiento y Rehabilitación, informándoles que el requerimiento afectará de forma drástica el sistema Se presenta en la fecha y hora indicada, expone los motivos por los cuales no se realizaran las modificaciones y propone otras alternativas. Acuerda con los presentes realizar las modificaciones y continua en el punto no Que los cambios si procedan por no repercutir de forma considerable en el funcionamiento del sistema, en este caso, comunica al Jefe/a del Departamento que si serán realizados. 3. Realiza las modificaciones en el sistema, lleva a cabo pruebas y lo presenta al jefe/a del departamento. 4. Recibe el sistema actualizado, lo verifica, en su caso realiza modificaciones y da su visto bueno para que sea presentado a la Dirección de Tratamiento y Rehabilitación. CRITERIOS CLÍNICOS Y CONVENIOS CRITERIOS CLÍNICOS Y CONVENIOS 5 de 12

9 PR-DE-001-E CUOTAS DE RECUPERACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE ORERÍA 5. Presenta el sistema a la Dirección de Tratamiento y Rehabilitación, con las modificaciones solicitadas, explica los cambios y lo prueba en presencia de los presentes. 6. Una vez que están de acuerdo los presentes de la Dirección de Tratamiento y Rehabilitación con las modificaciones, solicita su validación al sistema. 7. Realiza los últimos ajustes al sistema, aplica los cambios. 8. Envía por correo electrónico la instalación del a las unidades operativas para su reinstalación. CIJ, UH Y UTPPCH REVISIÓN DE INF. Y ARCHIVO 9. Notifica al personal de las unidades operativas los cambios al y en su caso proporciona la capacitación necesaria para operar el sistema. 10. Realiza el seguimiento a la instalación de las actualizaciones y/o notificaciones de uso del y entrega un estatus de instalación al Analista de Sistemas. 11. Recibe semanalmente la copia de la Relación de Pases por Cobro de Cuotas y Recibo de Ingresos con el comprobante del depósito, verifica que coincidan los montos y la documentación emitida por el, registra en el control de Ingresos y archiva. 12. En caso de que exista alguna diferencia o falta de algún documento, le notifica a la unidad operativa mediante correo electrónico para su aclaración o envío de la información correspondiente. 13. Verifica mensualmente que los depósitos efectuados en los estados de cuenta de las unidades operativas, correspondan a los Recibos de Ingresos reportados. RELACIÓN DE PASES 14. Emite el reporte mensual de seguimiento de depósitos extemporáneos. 6 de 12

10 PR-DE-001-E FLUJO DE EFECTIVO CUOTAS DE RECUPERACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE ORERÍA 15. Recibe el respaldo del que envían las unidades operativas y confirma semanalmente su recepción. SUBJEFE/A DE CIJ, UH, UTPPCH Y FLUJO DE EFECTIVO 16. Recibe el respaldo correspondiente al cierre de ingresos mensual del, descarga la información y revisa que sea congruente, pudiéndose presentar 2 casos: 16.1 Que el respaldo del sea incorrecto, en este caso, se comunica con la Secretaria/o de la unidad operativa, realiza las aclaraciones pertinentes, solicita las modificaciones a las bases y/o carpetas necesarias y el reenvío de la información. Regresa al punto no Que el respaldo del sea correcto, en este caso, valida que la información sea congruente, realiza la descarga en el Sistema, vacía datos al concentrado de oficinas centrales y continua el procedimiento. 17. Emite el reporte mensual de seguimiento de respaldos enviados. 18. Realiza conciliación de los ingresos contra los estados de cuenta, genera base de ingresos del y lo informa al Subjefe/a de Unidades Operativas. 19. Realiza el seguimiento a las actualizaciones del, recepción y descarga de respaldos, así como el envío oportuno de notas informativas y documentación de los recibos de ingresos solicitada a las Unidades Operativas. 20. Entrega mensualmente dentro de los primeros días hábiles del mes la base de ingresos validada al Analista de Sistemas. ESTADOS DE CUENTA REPORTE MENSUAL CONCILIACIÓN 21. Elabora cuatrimestralmente el informe de ingresos para la junta de coordinadores de la Dirección de Desarrollo Operativo y la Dirección de Tratamiento y Rehabilitación. 22. Termina procedimiento. 7 de 12

11 PR-DE-001-E CUOTAS DE RECUPERACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE ORERÍA DE ORERÍA CIJ, UH Y UTPPCH FLUJO DE EFECTIVO REVISIÓN DE INF. Y ARCHIVO SUBJEFE/A CIJ, UH, UTPPCH Y FLUJO DE EFECTIVO INICIA Recibe de la DTYR los criterios técnicos, clínicos y económicos para su incorporación en el, mismos que turna al Analista de Sistemas Macro. Así como los convenios exentos de cobro autorizados por la SPL. 1 2 Recibe los criterios técnicos, clínicos y económicos, analiza la información, estudia los movimientos a realizar y determina, pudiéndose presentar 2 casos: Criterios Convenios SI NO Los cambios proceden...? Solicita una reunión con los responsables de las modificaciones de la Dirección de Tratamiento y Rehabilitación, informándoles que el requerimiento afectará de forma drástica el sistema. 2.1 Los cambios no procedan por repercutir de forma considerable en el funcionamiento del sistema, en este caso, lo comenta con el Jefe del Departamento, explicando los motivos Se presenta en la fecha y hora indicada, expone los motivos por los cuales no se realizaran las modificaciones y propone otras alternativas. Acuerda con los presentes realizar las modificaciones y continua en el punto no Los cambios si procedan por no repercutir de forma considerable en el funcionamiento del sistema, en este caso, comunica al Jefe del Departamento que si serán realizados. A 8 de 12

12 PR-DE-001-E CUOTAS DE RECUPERACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE ORERÍA DE ORERÍA CIJ, UH Y UTPPCH FLUJO DE EFECTIVO REVISIÓN DE INF. Y ARCHIVO SUBJEFE/A CIJ, UH, UTPPCH Y FLUJO DE EFECTIVO A Recibe el sistema actualizado, lo verifica, en su caso realiza modificaciones y da su visto bueno para que sea presentado a la Dirección de Tratamiento y Rehabilitación Realiza las modificaciones en el sistema, lleva a cabo pruebas y lo presenta al jefe del departamento. 5 Presenta el sistema a la Dirección de Tratamiento y Rehabilitación, con las modificaciones solicitadas, explica los cambios y lo prueba en presencia de los presentes. 6 Una vez que están de acuerdo los presentes de la Dirección de Tratamiento y Rehabilitación con las modificaciones, solicita su validación al sistema 7 Realiza los últimos ajustes al sistema, aplica los cambios 8 9 Envía por correo electrónico la instalación del a las unidades operativas para su reinstalación Notifica al personal de las unidades operativas los cambios al y en su caso proporciona la capacitación necesaria para operar el sistema B 9 de 12

13 PR-DE-001-E CUOTAS DE RECUPERACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE ORERÍA DE ORERÍA CIJ, UH Y UTPPCH FLUJO DE EFECTIVO REVISIÓN DE INF. Y ARCHIVO SUBJEFE/A CIJ, UH, UTPPCH Y FLUJO DE EFECTIVO B Realiza el seguimiento a la instalación de las actualizaciones y/o notificaciones de uso del y entrega un estatus de instalación al Analista de Sistemas Recibe semanalmente la c. de la Relación de Pases por Cobro de Cuotas y Recibo de Ingresos con el comprobante del depósito, verifica, registra en el control de Ingresos y archiva. 12 En caso de que exista alguna diferencia o falta de algún documento, le notifica a la unidad operativa mediante correo electrónico para su aclaración o envío de la información correspondiente 13 Verifica mensualmente que los depósitos efectuados en los estados de cuenta de las unidades operativas, correspondan a los Recibos de Ingresos reportados Recibe el respaldo del que envían las unidades operativas y confirma semanalmente su recepción Emite el reporte mensual de seguimiento de depósitos extemporáneos 16 Recibe el respaldo correspondiente al cierre de ingresos mensual del, descarga la información y revisa que sea congruente, pudiéndose presentar 2 casos: C 3 10 de 12

14 PR-DE-001-E CUOTAS DE RECUPERACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE ORERÍA DE ORERÍA CIJ, UH Y UTPPCH FLUJO DE EFECTIVO REVISIÓN DE INF. Y ARCHIVO SUBJEFE/A CIJ, UH, UTPPCH Y FLUJO DE EFECTIVO C SI NO Respaldo del correcto? 16.1 En este caso, se comunica con la Secretaria/o de la uop, realiza las aclaraciones pertinentes, solicita las modificaciones a las bases y/o carpetas necesarias y el reenvío de la información. Regresa al punto no En este caso, valida que la información sea congruente, realiza la descarga en el Sistema y vacía datos al concentrado de oficinas centrales y continua el procedimiento. 17 Emite el reporte mensual de seguimiento de respaldos enviados. 18 Realiza conciliación de los ingresos contra los estados de cuenta, genera base de ingresos del y lo informa al Subjefe/a de Unidades Operativas 19 Realiza el seguimiento a las actualizaciones del, recepción y descarga de respaldos, así como el envío oportuno de notas informativas y documentación de los recibos de ingresos solicitada a las UOPS D 11 de 12

15 PR-DE-001-E CUOTAS DE RECUPERACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE ORERÍA DE ORERÍA CIJ, UH Y UTPPCH FLUJO DE EFECTIVO REVISIÓN DE INF. Y ARCHIVO SUBJEFE/A CIJ, UH, UTPPCH Y FLUJO DE EFECTIVO D 20 Entrega mensualmente dentro de los primeros días hábiles del mes la base de ingresos validada al Analista de Sistemas 21 Elabora cuatrimestralmente el informe de ingresos para la junta de coordinadores de la Dirección de Desarrollo Operativo y la Dirección de Tratamiento y Rehabilitación 22 TERMINA 12 de 12