PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL REPORTE DIARIO DE BANCOS Y VALORES (POSICIÓN FINANCIERA)

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL REPORTE DIARIO DE BANCOS Y VALORES JULIO 2017 Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por: Carátula Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización. Índice Hojas numeradas de las páginas 1-21 (PR-DETES-008-E) Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda VIGENTE

2

3 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL REPORTE DIARIO DE BANCOS Y VALORES CODIGO: PR-DETES-008-E ÍNDICE PAG. OBJETIVO 1 ALCANCE 1 NOTACIONES Y DEFINICIONES 1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3 MATERIALES 4 REFERENCIAS 5 PROCEDIMIENTO 6 DIAGRAMA DE FLUJO 11 ANEXOS 19 PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo Junio 2017 Julio 2017 U:/TESORERÍA/008

4 Clave del Documento PR-DETES-008-E OBJETIVO Contar diariamente con la información financiera actualizada que refleje los ingresos y egresos realizados en las cuentas de cheque y de inversión de la Institución; con la finalidad de conocer los movimientos efectuados en las mismas y estar en posibilidad de realizar las inversiones correspondientes. ALCANCE Al Departamento de Tesorería, Subdirección de Recursos Financieros y Departamento de Contabilidad. NOTACIONES Y DEFINICIONES CIJ: Centros de Integración Juvenil. Egresos: Son aquellos cargos realizados a las cuentas de cheques de oficinas centrales, CIJ, UH y UTUH que fueron hechos para cubrir diversos compromisos contraídos por la Institución (pudiendo ser mediante cheque, CLC (Cuenta por Liquidar Certificada) y/o transferencia electrónica), así como por las compras de fondos en las cuentas de inversión de oficinas centrales. Estado de Cuenta: Es el reporte que emite la Institución en el que se comprueban los movimientos realizados de las cuentas de cheques y de inversión, (Ingresos y Egresos) en un período mensual. Ficha de Depósito: Formato impreso por la Institución Bancaria que comprueba el movimiento realizado de terceros en efectivo o cheque para abono en cuenta bancaria. Ingresos: Son los depósitos realizados a las cuentas de cheques de oficinas centrales, CIJ, UH y UTUH, mediante efectivo, recurso de CLC (Cuenta por Liquidar Certificada), cheque y/o transferencias electrónicas, así como por las ventas de fondos en las cuentas de inversión de oficinas centrales. Institución : Se denomina así a los Bancos, Sociedades de Inversión, Casas de Bolsa, etc. 1 de 21

5 Clave del Documento PR-DETES-008-E : Es el común denominador para el Reporte Diario de Bancos y Valores. UH: Unidades de Hospitalización. UTUH: Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína. 2 de 21

6 Clave del Documento PR-DETES-008-E POLÍTICAS DE OPERACIÓN Subdirección de Recursos Financieros Recibirá del Departamento de Tesorería la y firmará el acuse de recibido. Departamento de Contabilidad Recibirá del Departamento de Tesorería el acuse y la junto con la documentación soporte (comprobantes originales y copias), revisará que la documentación esté completa. Realizará el registro contable y firmará en el acuse anotando que recibió los comprobantes completos. 3 de 21

7 Clave del Documento PR-DETES-008-E MATERIALES Solicitud de cheque (original y copia rosa). Solicitud de Orden de Remesa (Original). Póliza-Cheque (copias azules). Relación de gasto por centro de costo. Relación de cheques expedidos al día. Relación de Recibos de Ingresos Expedidos en el día. Comprobante transferencia (De las Distintas Instituciones Bancarias). Copia de los Estados de Cuenta emitidos por las Instituciones Bancarias. Recibos de ingresos y Facturas Electrónicas. Comprobante de Transferencia Electrónica por el Pago de Nómina, e IMSS de BBVA BANCOMER S.A. Cuadro de Reporte Diario de Bancos y Valores (CARATULA). Reporte Diario de Bancos y Valores (ANEXO DE INGRESOS). Reporte Diario de Bancos y Valores (ANEXO DE EGRESOS). Formato de Traspasos de Bancos e Inversiones. Reporte de Ingresos y Egresos de CIJ, UH y UTUH. Sistema Integral Financiero (SIF). 4 de 21

8 Clave del Documento PR-DETES-008-E REFERENCIAS Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil A.C. Procedimientos y Políticas institucionales. ANEXOS Formato Saldos Bancarios y de Inversiones 5 de 21

9 Clave del Documento PR-DETES-008-E MATERIALES RESPONSABLE DESCRIPCION Y/O ANEXOS Técnico/a B Control de Pagos 1. Consulta diariamente los movimientos de bancos de las cuentas de cheques de la Institución, pudiéndose presentar 2 casos: Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos Técnico/a B Control de Pagos Subjefe de CIJ, UH, UTUH 1.1. Que sean movimientos de cuentas bancarias de Oficinas Centrales, en este caso, imprime diariamente los movimientos bancarios e inversiones registrados en el día hábil anterior de las instituciones bancarias y turna al Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos Recibe los movimientos bancarios impresos registrados en el día hábil anterior y registra los saldos de cada una de las cuentas bancarias en el formato Saldos Bancarios y de Inversiones, revisa los compromisos de pago del día y realiza las inversiones Registra las operaciones programadas para pago en el formato Saldos Bancarios y de Inversiones correspondiente a los movimientos de las cuentas de cheques del día y turna al Técnico/a B. Continúa en el punto No Que sean movimientos de cuentas bancarias de CIJ, UH y UTUH, en este caso, consulta diariamente los movimientos de un día hábil anterior de las cuentas bancarias Imprime diariamente los saldos de las cuentas de los CIJ, UH y UTUH y turna al Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos quién integra la información al formato de Saldos Bancarios y de Inversiones Proporciona mensualmente el reporte de ingresos y egresos de los CIJ, UH y UTUH al Técnico/a B. Estados de cuenta bancarios Estados de cuenta bancarios Formato Saldos Bancarios y de Inversiones Estados de cuenta bancarios 6 de 21

10 Clave del Documento PR-DETES-008-E MATERIALES RESPONSABLE DESCRIPCION Y/O ANEXOS Técnico/a B Revisa la información y la integra a la. En caso de existir modificaciones le solicita al Subjefe que sean realizadas. 2. Posteriormente, integra en el SIF en el apartado correspondiente a CIJ, UH y UTUH el total de los ingresos y egresos realizados. 3. Recibe del Subjefe de Oficinas Centrales y Control de Pagos el formato de Saldos Bancarios y de Inversiones junto con los reportes de los movimientos registrados en el día hábil anterior en las cuentas de cheques de oficinas centrales y anota la información en la columna de saldos bancarios. Formato Saldos Bancarios y de Inversiones 4. Recibe del Técnico/a B Cajero el Reporte de los Recibos de Ingresos y facturación electrónica del día junto con los recibos y facturas impresas, así como la documentación soporte, revisa que las fichas de depósito correspondan a los recibos impresos y valida con los movimientos bancarios las cuentas de cheques del día anterior de oficinas centrales. 5. Captura todos los depósitos pendientes como no identificados. 6. Captura en el SIF los ingresos registrados en los estados de cuenta por concepto de cobro de intereses etc., e imprime el Reporte de los Ingresos correspondiente. SIF 7. Recibe del Subjefe/a de CIJ, UH, UTUH y Flujo de Efectivo el cuadro del subsidio para verificar que estos sean correctos cuando haya ingresos en las cuentas de oficinas centrales por este concepto junto con la integración por capítulo del subsidio depositado. 7 de 21

11 Clave del Documento PR-DETES-008-E MATERIALES RESPONSABLE DESCRIPCION Y/O ANEXOS Técnico/a B Técnico/a B Control de Pagos Técnico/a B 8. Recibe del Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos las solicitudes de cheque en original de los movimientos realizados por traspasos, vía transferencia electrónica, así como el comprobante, genera una póliza de ingresos y marca como traspaso entre cuentas mediante la captura en el SIF. 9. Captura en el SIF los ingresos obtenidos por el Subsidio del Gobierno Federal e intereses en cuentas de cheques de inversión y genera la póliza de ingresos correspondiente. 10. Genera en el SIF las pólizas de ingresos de los traspasos entre cuentas de cheques e inversiones. 11. Imprime la (anexo de ingresos) correspondiente a la fecha de elaboración e integra la documentación soporte referente a ingresos. 12. Imprime la relación de los cheques emitidos en el día y la entrega al Técnico/a B. 13. Valida e integra la información a la posición financiera. 14. Revisa la relación de los cheques contra las copias azules de las pólizas de cheque. 15. Recibe del Analista de Sistemas Macrocomputacionales las solicitudes de cheque para el pago de nómina, con la ficha de depósito bancario por las operaciones realizadas (cuando sean pagos realizados en las cuentas de oficinas centrales). 16. Recibe del Técnico/a B CIJ, UH y UTUH las solicitudes de remesa con la documentación soporte para su captura en el SIF. Solicitudes de Cheque SIF (anexo de ingresos) 8 de 21

12 Clave del Documento PR-DETES-008-E MATERIALES RESPONSABLE DESCRIPCION Y/O ANEXOS Técnico/a B Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos Técnico/a B Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos 17. Recibe del Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos las solicitudes de cheque de todos los pagos correspondientes a un día anterior, a través de transferencia electrónica así como los comprobantes de las transferencias realizadas. 18. Captura en el SIF las solicitudes de cheque marcando como transferencia y genera la póliza de egreso correspondiente. 19. Captura en el SIF los egresos registrados en los estados de cuenta por concepto de cobro de comisiones etc., y genera la póliza de egreso correspondiente. 20. Imprime la (anexo de egresos) correspondiente a la fecha de elaboración e integra la documentación soporte referente a egresos. 21. Imprime la Carátula de la, revisa que estén correctos los datos en las columnas de saldo anterior, totales de ingresos, totales de egresos y saldo disponible. 22. Integra la junto con sus anexos y la documentación soporte, turna al Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos para su validación. 23. Recibe la junto con la documentación soporte, revisa que la información registrada esté completa y correcta, en caso de encontrar errores u omisiones solicita modificaciones. 24. Una vez validada la y en su caso corregida, imprime en original y copia, y turna al Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos. 25. Recibe la en original y copia, revisa, valida y turna al Jefe/a del Departamento para su firma. Solicitudes de cheque SIF (anexo de egresos) 9 de 21

13 Clave del Documento PR-DETES-008-E MATERIALES RESPONSABLE DESCRIPCION Y/O ANEXOS Jefe/a del Departamento de Tesorería Técnico/a B 26. Recibe la en original y copia, revisa la congruencia de la información, firma de visto bueno y devuelve al Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos. 27. Recibe del Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos la firmada y distribuye de la siguiente manera: Original y documentación soporte: Departamento de Contabilidad para revisión del registro contable en el SIF e impresión de pólizas de Ingresos y Egresos. 1ª. Copia escaneada: Subdirección de Recursos Financieros para su conocimiento. 2ª. Copia: Acuse del Departamento de Tesorería para su control y archivo. 28. Archiva en el expediente correspondiente copia del acuse de la. 29. Termina Procedimiento 10 de 21

14 Clave del Documento PR-DETES-008-E DIAGRAMA DE FLUJO Subjefe/a de Oficinas Centrales y Técnico/a B Control de Pagos Subjefe de CIJ, UH Y UTUH Técnico/a B Jefe/a del Departamento de Tesorería Control de Pagos INICIA 1 Consulta diariamente los movimientos de bancos de las cuentas de cheques de la Institución, pudiéndose presentar 2 casos: Movimientos de cuentas bancarias de? CIJ, UH Y UTUH Oficinas Centrales Que sean movimientos de cuentas bancarias de Oficinas Centrales, en este caso, imprime diariamente los movimientos bancarios e inversiones registrados en el día hábil anterior de las instituciones bancarias y turna al Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos Recibe los movimientos bancarios impresos registrados en el día hábil anterior y registra los saldos de cada una de las cuentas bancarias en el formato Saldos Bancarios y de Inversiones, revisa los compromisos de pago del día y realiza las inversiones Edos. de Cta. Edos. de Cta Que sean movimientos de cuentas bancarias de CIJ, UH y UTUH, en este caso, consulta diariamente los movimientos de un día hábil anterior de las cuentas bancarias Registra las operaciones programadas para pago en el formato Saldos Bancarios y de Inversiones correspondiente a los movimientos de las cuentas de cheques del día y turna al Técnico/a B. Continúa en el punto No.2 Saldos Bancarios 1 A 11 de 21

15 Clave del Documento PR-DETES-008-E Subjefe/a de Oficinas Centrales y Técnico/a B Control de Pagos Subjefe de CIJ, UH Y UTUH Técnico/a B Jefe/a del Departamento de Tesorería Control de Pagos A Imprime diariamente los saldos de las cuentas de los CIJ, UH y UTUH y turna al Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos quién integra la información al formato de Saldos Bancarios y de Inversiones Proporciona mensualmente el reporte de ingresos y egresos de los CIJ, UH y UTUH al Técnico/a B Revisa la información y la integra a la. En caso de existir modificaciones le solicita al Subjefe que sean realizadas Edos. de Cta. 1 2 Posteriormente, integra en el SIF en el apartado correspondiente a CIJ, UH y UTUH el total de los ingresos y egresos realizados 3 Recibe del Subjefe de Oficinas Centrales y Control de Pagos el formato de Saldos Bancarios y de Inversiones junto con los reportes de los movimientos registrados en el día hábil anterior en las cuentas de cheques de oficinas centrales y anota la información en la columna de saldos bancarios Saldos Bancarios 4 Recibe del Técnico/a B Cajero el Reporte de los Recibos de Ingresos y facturación electrónica del día junto con los recibos y facturas impresas, así como la documentación soporte, revisa que las fichas de depósito correspondan a los recibos impresos y valida con los movimientos bancarios las cuentas de cheques del día anterior de oficinas centrales B 12 de 21

16 Clave del Documento PR-DETES-008-E Subjefe/a de Oficinas Centrales y Técnico/a B Control de Pagos Subjefe de CIJ, UH Y UTUH Técnico/a B Jefe/a del Departamento de Tesorería Control de Pagos B 5 Captura todos los depósitos pendientes como no identificados 6 Captura en el SIF los ingresos registrados en los estados de cuenta por concepto de cobro de intereses etc., e imprime el Reporte de los Ingresos correspondiente 7 ibe del Subjefe/a de CIJ, UH, UTUH y Flujo de Efectivo el cuadro del subsidio para verificar que estos sean correctos cuando haya ingresos en las cuentas de oficinas centrales por este concepto junto con la integración por capítulo del subsidio depositado Saldos Bancarios 8 Recibe del Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos las solicitudes de cheque en original de los movimientos realizados por traspasos, vía transferencia electrónica, así como el comprobante, genera una póliza de ingresos y marca como traspaso entre cuentas mediante la captura en el SIF C 13 de 21

17 Clave del Documento PR-DETES-008-E Subjefe/a de Oficinas Centrales y Técnico/a B Control de Pagos Técnico/a B Subjefe de CIJ, UH Y UTUH Jefe/a del Departamento de Tesorería Control de Pagos C 9 Captura en el SIF los ingresos obtenidos por el Subsidio del Gobierno Federal e intereses en cuentas de cheques de inversión y genera la póliza de ingresos correspondiente 10 Genera en el SIF las pólizas de ingresos de los traspasos entre cuentas de cheques e inversiones 11 Imprime la (anexo de ingresos) correspondiente a la fecha de elaboración e integra la documentación soporte referente a ingresos Pos. Fin 12 Imprime la relación de los cheques emitidos en el día y la entrega al Técnico/a B D 14 de 21

18 Clave del Documento PR-DETES-008-E Subjefe/a de Oficinas Centrales y Técnico/a B Control de Pagos Subjefe de CIJ, UH Y UTUH Técnico/a B Jefe/a del Departamento de Tesorería Control de Pagos D 13 Valida e integra la información a la posición financiera 14 Revisa la relación de los cheques contra las copias azules de las pólizas de cheque 15 Recibe del Analista de Sistemas Macrocomputacionales las solicitudes de cheque para el pago de nómina, con la ficha de depósito bancario por las operaciones realizadas (cuando sean pagos realizados en las cuentas de oficinas centrales) Sol. Cheque 16 Recibe del Técnico/a B CIJ, UH y UTUH las solicitudes de remesa con la documentación soporte para su captura en el SIF E 15 de 21

19 Clave del Documento PR-DETES-008-E Subjefe/a de Oficinas Centrales y Técnico/a B Control de Pagos Subjefe de CIJ, UH Y UTUH Técnico/a B Jefe/a del Departamento de Tesorería Control de Pagos E 17 Recibe del Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos las solicitudes de cheque de todos los pagos correspondientes a un día anterior, a través de transferencia electrónica así como los comprobantes de las transferencias realizadas Sol. Cheque 18 Captura en el SIF las solicitudes de cheque marcando como transferencia y genera la póliza de egreso correspondiente Sol. Cheque 19 Captura en el SIF los egresos registrados en los estados de cuenta por concepto de cobro de comisiones etc., y genera la póliza de egreso correspondiente 20 Imprime la (anexo de egresos) correspondiente a la fecha de elaboración e integra la documentación soporte referente a egresos F Pos. Fin 16 de 21

20 Clave del Documento PR-DETES-008-E Subjefe/a de Oficinas Centrales y Técnico/a B Control de Pagos Subjefe de CIJ, UH Y UTUH Técnico/a B Jefe/a del Departamento de Tesorería Control de Pagos F 21 Imprime la Carátula de la, revisa que estén correctos los datos en las columnas de saldo anterior, totales de ingresos, totales de egresos y saldo disponible Recibe la junto con la documentación soporte, revisa que la información registrada esté completa y correcta, en caso de encontrar errores u omisiones solicita modificaciones Integra la junto con sus anexos y la documentación soporte, turna al Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos para su validación 24 Una vez validada la y en su caso corregida, imprime en original y copia, y turna al Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos 25 Recibe la en original y copia, revisa, valida y turna al Jefe/a del Departamento para su firma G 17 de 21

21 Clave del Documento PR-DETES-008-E Subjefe/a de Oficinas Centrales y Técnico/a B Control de Pagos Subjefe de CIJ, UH Y UTUH Técnico/a B Jefe/a del Departamento de Tesorería Control de Pagos G Recibe del Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos la firmada y distribuye de la siguiente manera: Original y documentación soporte: Departamento de Contabilidad para revisión del registro contable en el SIF e impresión de pólizas de Ingresos y Egresos. 1ª. Copia escaneada: Subdirección de Recursos Financieros para su conocimiento. 2ª. Copia: Acuse del Departamento de Tesorería para su control y archivo. Recibe la en original y copia, revisa la congruencia de la información, firma de visto bueno y devuelve al Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos 28 Archiva en el expediente correspondiente copia del acuse de la TERMINA 18 de 21

22 Clave del Documento PR-DETES-008-E DESCRIPCIÓN DEL FORMATO I. Nombre del Formato: SALDOS BANCARIOS Y DE INVERSIONES II. Clave: S/C III. Objetivo: IV. Responsable de su Formulación: Contar oportunamente con un documento en el que se especifiquen los movimientos de saldos y traspasos de las cuentas bancarias y de inversión de la Institución. Subjefe/a de Oficinas Centrales y Control de Pagos. V. Periodicidad de su Elaboración: Diariamente. VI. Integración del Formato: Original. VII. Distribución: Original: Departamento de Tesorería ( ). VIII. Forma de Llenado: Por computadora. IX. Observaciones: 19 de 21

23 Clave del Documento PR-DETES-008-E INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR 1 Cuentas de Cheques El nombre del banco al que se esté refiriendo, la cuenta o la clave. 2 Saldos y montos. La cantidad que resulta de la operación de cuentas bancarias y de inversión. 3 Días: Los días que se hayan invertido en la operación. 4 Tasa: El porcentaje de la tasa a que se refiera la operación 5 Pagos: Las cantidades que se hayan devengado de esas cuentas 6 Observaciones: La referencia de la cuenta de que se trate. 7 Depósitos: La cantidad que se haya depositado en la cuenta bancaria. 8 Retiros: La cantidad que se haya retirado de la cuenta bancaria 9 Saldo total en Cuentas de Cheques: Resultado que se obtenga de los movimientos realizados en las cuentas bancarias 10 Cuentas de Inversión: El nombre del banco al que se esté refiriendo y la cuenta del mismo. 11 Saldo total en cuentas de inversión: Resultado que se obtenga de los movimientos realizados en las cuentas de inversión. 12 Saldo total del día: Es el resultado que se arroja en el día. 20 de 21

24 Clave del Documento PR-DETES-008-E Vigencia Octubre 2016 a Octubre 2018 EJEMPLAR DEL FORMATO de 21