JUNIO 2008 Rubrica Director General de Centros de Integración Juvenil, A.C.

Transcripción

1 JUNIO 2008 Carátula Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización. Índice Hojas numeradas de las páginas: PR-DETES-003-C2-M Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda EN VIGOR Rubrica Director General de Centros de Integración Juvenil, A.C.

2 CONTENIDO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA TOMO I PROCEDIMIENTO CODIGO Para el Pago de Nómina en Oficinas Centrales, Zona Metropolitana y Zona Foránea. PR-DETES-003-C2-M

3 CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NÓMINA EN OFICINAS CENTRALES, CODIGO: PR-DETES-003-C2-M Elaboró: Departamento de Tesorería Analizó e integró: Departamento de Organización Revisó: Dirección General Adjunta Administrativa Firma: Dirección de Planeación Subdirección de Recursos Financieros Aprobó: Dirección General CONTENIDO OBJETIVO 1 ALCANCE 1 NOTACIONES Y DEFINICIONES 1 RESPONSABILIDADES 2 MATERIALES 4 REFERENCIAS 4 PROCEDIMIENTO 5 FLUJOGRAMA 9 PAG. PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del Archivo Junio-Julio 2007 Agosto 2007 a: 003PagoNómina

4 CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C. Clave del Documento PR-DETES-003-C2-M Vigencia Agosto 2007 a Agosto 2009 Página 1 de 16 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NÓMINA EN OFICINAS CENTRALES, OBJETIVO Reglamentar las actividades necesarias para que el Departamento de Tesorería realice en forma quincenal el pago de la nómina al personal de la Institución, mediante dispersión bancaria. ALCANCE Al Departamento de Tesorería, Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas, Órgano Interno de Control, Direcciones de Área, Coordinaciones Regionales, Subdirecciones de Área, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Internamiento y Departamentos. NOTACIONES Y DEFINICIONES Dispersión bancaria: Se refiere a la dispersión que se hace de manera electrónica por el banco, del depósito en cuentas de los empleados. Pagel: Pagos Electrónicos de BBVA Bancomer, S. A. Sistema Bancario: Se refiere al sistema utilizado para la dispersión de los importes de nómina. SIF: Sistema Integral Financiero Tarjeta de Débito: Tarjeta bancaria donde es depositada la nómina del personal. Unidades: Se refiere a las Coordinaciones Regionales, Centros de Integración Juvenil y Unidades de Internamiento. Zona Metropolitana: Se refiere al personal de las Coordinaciones Regionales, Centros de Integración Juvenil y Unidades de Internamiento del Distrito Federal y Estado de México. Zona Foránea: Se refiere al personal de las Coordinaciones Regionales, Centros de Integración Juvenil y Unidades de Internamiento del interior de la República.

5 CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C. Clave del Documento PR-DETES-003-C2-M Vigencia Agosto 2007 a Agosto 2009 Página 2 de 16 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NÓMINA EN OFICINAS CENTRALES, RESPONSABILIDADES Departamento de Tesorería - Procesará la nómina conforme a las solicitudes de cheques y los listados proporcionados por el Departamento de Nóminas e Impuestos, realizará los ajustes correspondientes en el SIF. - Realizará el pago de la nómina al personal de mandos medios y superiores de Oficinas Centrales, zona metropolitana y zona foránea mediante dispersión bancaria. - Tramitará conjuntamente con el personal su tarjeta de débito para el pago de su nómina, con excepción del personal que realice suplencias de menos de un mes. - Pagará la nómina al personal mediante cheque solo en los siguientes casos: Al personal que se encuentre realizando suplencias de menos de un mes Por extravío, robo o daño de la tarjeta de débito - Entregará en el edificio de Aguascalientes los Recibos de Nómina al personal y mandos medios y superiores de oficinas centrales para su firma de recibido. - Entregará al Departamento de Contabilidad los Recibos de Nómina firmados por el personal y mandos medios de oficinas centrales para su control. - Entregará los recibos de nómina al personal y mandos medios y superiores los días 9 y 24 de cada mes o en su caso el día hábil inmediato anterior en los edificios de Tlaxcala, Xola, Zempoala y Vicente Suárez en los siguientes horarios: Tlaxcala.- de 11:00 a 12: 30 horas Xola.- de 12:45 a 13:30 horas Zempoala.- de 13:45 a 14:30 horas Vicente Suárez.- de 14:45 a 15:30 horas - Entregará en forma quincenal a los mensajeros, recibos de nómina y listados del personal de zona metropolitana con 2 días de anticipación al pago de la nómina. - Informará a través de la Intranet, las remesas depositadas en las cuentas bancarias de las unidades, para el pago del personal que cobra con cheque en la zona foránea, por suplencias de menos de un mes.

6 CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C. Clave del Documento PR-DETES-003-C2-M Vigencia Agosto 2007 a Agosto 2009 Página 3 de 16 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NÓMINA EN OFICINAS CENTRALES, - Informará mediante memorándum al Departamento de Nóminas e Impuestos, las altas de las tarjetas de débito para su incorporación en la nómina. - En caso de la zona foránea, tramitará las tarjetas de débito en la Institución Bancaria (BBVA Bancomer, S. A.) de su localidad y enviará una copia del contrato al Departamento de Tesorería para su atención. Unidades de zona metropolitana y foránea - Enviarán directamente al Departamento de Contabilidad los recibos de nómina originales del personal. Departamento de Nóminas e Impuestos - Tramitará el pago de la nómina conforme al Procedimiento de Trámite y Pago de Solicitudes de Cheque y/o de Remesa. - Entregará los recibos de nómina al Departamento de Tesorería para recabar la firma del personal de oficinas centrales, zona metropolitana y mandos medios a los cuales se les realizará su depósito mediante tarjeta de débito. - Entregará los recibos de nómina al Departamento de Tesorería para recabar la firma del personal de oficinas centrales y zona metropolitana, a los cuales se les realizará el pago mediante cheque. - Entregará al Departamento de Tesorería los memorándums de ajuste y/o de cancelaciones de pago. - Anotará en las solicitudes de Cheque la ruta de los archivos que contengan las Bases de Datos para realizar la carga de información en el S.I.F. - Informará al Departamento de Tesorería que las bases han sido copiadas en el directorio de Tesorería. - Enviará los recibos de mandos medios y de personal de la Zona Foránea vía valija.

7 CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C. Clave del Documento PR-DETES-003-C2-M Vigencia Agosto 2007 a Agosto 2009 Página 4 de 16 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NÓMINA EN OFICINAS CENTRALES, MATERIALES - Archivos de Bases de Datos con información de la nómina - Memorándums de rescates y complementos que afecten la nómina - Memorándums de altas de personal de nuevo ingreso con tarjeta de débito - Copias de los contratos de BBVA, Bancomer, S. A. - Listados netos proporcionados por el Departamento de Nóminas e Impuestos - Relaciones de nómina de personal de oficinas centrales y zona metropolitana. - Listado de entrega de recibos a los mensajeros en zona metropolitana - Recibos de Nómina - Solicitud de Cheque y/o de Orden de Remesa - Control de Recibos entregados a las Unidades REFERENCIAS - Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A. C., - Procedimientos y políticas institucionales

8 CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C. Clave del Documento PR-DETES-003-C2-M Vigencia Agosto 2007 a Agosto 2009 Página 5 de 16 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NÓMINA EN OFICINAS CENTRALES, RESPONSABLE Departamento de Nóminas e Impuestos DESCRIPCION 1. Tramita las Solicitudes de Cheque y/o de Orden de Remesa conforme al procedimiento establecido para el efecto, para el pago del personal mediante dispersión bancaria y en casos excepcionales con cheque. 2. Elabora memorándum de ajustes y complementos a la nómina y entrega al Departamento de Tesorería, junto con la siguiente documentación: Recibos de mandos medios de oficinas centrales Recibos de personal con tarjeta de oficinas centrales y zona metropolitana Recibos de personal sin tarjeta de oficinas centrales y zona metropolitana (en caso de suplencias de menos de 1 mes) Recibos de personal sindicalizado 3. Envía por valija los recibos de nómina del personal de zona foránea para su firma y posterior envío al Departamento de Contabilidad. del Departamento de Tesorería 4. Recibe documentación, revisa, separa y ordena los recibos, pudiéndose presentar 3 casos: 4.1 Que se trate de recibos de nómina de mandos medios y personal de la zona metropolitana, en este caso turna a la Recibe documentación, y ensobreta los Recibos de nómina por Unidad anexando la relación del personal sin tarjeta Entrega los sobres a los mensajeros de las diferentes Unidades correspondientes a la zona metropolitana, solicitándoles firmen de recibido en el Control de Recibos entregados a las Unidades Una vez firmado el Control de Recibos entregados a las Unidades por los mensajeros, lo entrega al Técnico C Archivista para su archivo en el expediente correspondiente. Termina procedimiento. del Departamento de Tesorería 4.2 Que se trate de recibos de nómina referentes a mandos medios, personal de oficinas centrales y personal sindicalizado, en este caso, clasifica por Unidad y turna al para su posterior entrega al Técnico C Archivista. Continúa en el punto No. 18.

9 CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C. Clave del Documento PR-DETES-003-C2-M Vigencia Agosto 2007 a Agosto 2009 Página 6 de 16 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NÓMINA EN OFICINAS CENTRALES, RESPONSABLE DESCRIPCION 4.3. Que se trate se recibos por los que se deberá elaborar cheque, en este caso, separa y ordena los recibos para su pago en la caja y turna al para su pago en Caja, en las fechas y horarios establecidos. Continúa en el punto No Recibe información del Departamento de Nóminas e Impuestos y procede a integrar la información en el S.I.F. 6. Copia en la carpeta del S.I.F. las bases de datos con la información de la nómina a pagar, captura el número de la quincena a pagar, la fecha de expedición de los cheques y el número de la solicitud. 7. Captura en el S.I.F. los datos del personal de nuevo ingreso que cuenta con tarjeta de débito, para que sean procesados junto con la nómina. 8. Imprime el Reporte de Nómina del Personal con Tarjeta y coteja los datos con las Solicitudes de Cheques correspondientes a mandos medios y personal de confianza de oficinas centrales así como mandos medios y personal de zona foránea, proporcionados por el Departamento de Nóminas e Impuestos. 9. Realiza ajustes al personal que por alguna causa no procede su pago o tiene complementos en su pago de nómina, con base en la información proporcionada por el Departamento de Nóminas e Impuestos. 10. Imprime los reportes de la nómina de mandos medios y de personal de oficinas centrales, para la revisión del Centrales y Control de Pagos. 11. Genera el archivo para BBVA Bancomer, S. A. y procede a cargarlo al sistema PAGEL, para su dispersión, layout (plantilla) e imprime en original y copia. Turna al Centrales y Control de Pagos.

10 CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C. Clave del Documento PR-DETES-003-C2-M Vigencia Agosto 2007 a Agosto 2009 Página 7 de 16 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NÓMINA EN OFICINAS CENTRALES, RESPONSABLE Centrales y Control de Pagos DESCRIPCION 12. Revisa la integración de la nómina y procede a validar el archivo de PAGEL, para su envío junto con las solicitudes que justifican el pago en original y copia. 13. Verifica la disponibilidad del recurso para el envío de la nómina, e informa al para proceder a su envío por el Sistema PAGEL. del Departamento de Tesorería 14. Valida la dispersión de la nómina y verifica que no haya cuentas incorrectas que impidan la aplicación total de la nómina, e imprime la validación por duplicado. 15. Turna la validación al Jefe del Departamento para su verificación de los montos a enviar conforme a las solicitudes de cheque y obtener su autorización para el envío a BBVA Bancomer, S. A. 16. Emite al día siguiente los reportes de las transacciones realizadas en su totalidad y verifica el importe de la nómina e imprime por duplicado la respuesta del PAGEL, turna una copia al Centrales y Control de Pagos. Centrales y Control de Pagos 17. Recibe, revisa y turna al Técnico B control de Pagos, los comprobantes de pago de nóminas para la elaboración de la posición que serán destinados para integrar la comprobación del gasto para el Departamento de Contabilidad. La posición se integra de la siguiente manera: Original de la solicitud de cheque, original del listado de la nómina, original del reporte del banco, original de la validación de nómina, original de rescates de nómina, original del estado de cuenta CASH listado de transacciones 18. Entrega los Recibos de nómina al Técnico C Archivista para que éste proceda a entregarlos en los diferentes edificios al personal.

11 CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C. Clave del Documento PR-DETES-003-C2-M Vigencia Agosto 2007 a Agosto 2009 Página 8 de 16 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NÓMINA EN OFICINAS CENTRALES, RESPONSABLE Técnico C Archivista Técnico C Archivista DESCRIPCION 19. Recibe los recibos de nómina referentes a mandos medios, personal de base y personal sindicalizado, de los edificios de Tlaxcala, Xola, Zempoala y Vicente Suárez, para su entrega en las fechas establecidas, según horarios de entrega. 20. Entrega los recibos al personal que labora en el edificio de Aguascalientes, y a los que se realiza el pago con cheque, quedándose con los originales de cada uno de los recibos, mismos que posteriormente serán clasificados y turnados a la capturista, quien entrega al Departamento de Contabilidad. Entrega copias a los empleados. 21. Devuelve los recibos de nómina firmados por el personal de los edificios de Tlaxcala, Xola, Zempoala y Vicente Suárez al. Entrega copias a los empleados. 22. Entrega los recibos originales de nómina firmados del personal que labora en el edificio de Aguascalientes al Analista de sistemas. del Departamento de Tesorería 23. Recibe los recibos originales de nómina del personal de los diferentes edificios y turna a la capturista. 24. Concentra los recibos entregados por el Técnico C archivista y el y procede a clasificarlos, con base en su centro de costo y los anota en el listado general del pago de la nómina de personal de oficinas centrales y hace entrega al Departamento de Contabilidad mediante memorándum. 25. Entrega posteriormente los Recibos de nómina que no se hayan entregado al personal por causas de incapacidades, comisiones o vacaciones, asimismo recaba la firma y envía con un memorándum al Departamento de Contabilidad, especificando las causas del retraso. 26. Termina procedimiento.

12 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NÓMINA EN OFICINAS CENTRALES, Clave del Documento Depto. de Nóminas e Impuestos Centrales y Control de Pagos PR-DETES-003-C2-M Páginas 9 de 16 Técnico C Archivista Inicia 1 Tramita las solicitudes de cheque conforme el procedimiento establecido para el pago de personal que cobra con cheque Sol. Che. 2 Elabora memorándum de ajustes y complementos a la nómina y entrega al Depto. de Tesorería junto con los recibos correspondientes 3 Envía por valija los recibos de nómina del personal de zona foránea para su firma y posterior envío al Depto. de Contabilidad A

13 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NÓMINA EN OFICINAS CENTRALES, Clave del Documento Depto. de Nóminas e Impuestos A 4 Recibe documentación, revisa, separa y ordena los recibos, pudiéndose presentar 3 casos: Mandos medios Of. Cent. y Personal sind. Pago con cheque Los recibos de Nómina sean de? 1 2 Mandos medios y Personal z.m. Centrales y Control de Pagos PR-DETES-003-C2-M Páginas 10 de 16 Técnico C Archivista 4.1 En este caso, turna a l Técnico B Recibe documentación y ensobreta los recibos de nómina por unidad, anexando la relación del personal sin tarjeta Relación Entrega los sobres a los mensajeros de las diferentes unidades de zona metropolitana solicitándoles firmen de recibido en el Control de Recibos entregados a las unidades Relación Control B

14 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NÓMINA EN OFICINAS CENTRALES, Clave del Documento Depto. de Nóminas e Impuestos B Centrales y Control de Pagos PR-DETES-003-C2-M Páginas 11 de 16 Técnico C Archivista Que se trate de recibos de nómina de mandos medios y personal de oficinas centrales y sindicalizado, em este caso clasifica por unidad y turna al para su posterioe entrega al Técnico C Una vez firmado el Control de recibos entregados a ls unidades por los mensajeros, lo entrega al Técnico C para su archivo en el expediente correspondiente Relación Control Termina Que se trate de recibos por los que deberá elaborar cheque, en este caso, separa y ordena los recibos para su pago en caja y turna al cajero para su pago en las fechas y horarios establecidos 4 C

15 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NÓMINA EN OFICINAS CENTRALES, Clave del Documento Depto. de Nóminas e Impuestos C 5 Centrales y Control de Pagos PR-DETES-003-C2-M Páginas 12 de 16 Técnico C Archivista Recibe información del Depto. de Nóminas e Imptos. y procede a integrar la información del SIF 6 Copia en la carpeta del SIF ls bases de datos con la información de la nómina a pagar, captura el número dela quincena, fecha de expedición de cheques y número de solicitud 7 Captura en el SIF los datos del personal de nuevo ingreso quye cuenta con tarjeta de débito, Para que sean procesados junto con la nómina Imprime el reporte de nómina del personal con tarjeta y coteja con las solicitudes de cheque correspondientes a mandos medios y personal de oficinas y zona foránea D 8 Reporte

16 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NÓMINA EN OFICINAS CENTRALES, Clave del Documento Depto. de Nóminas e Impuestos D 9 Centrales y Control de Pagos PR-DETES-003-C2-M Páginas 13 de 16 Técnico C Archivista Realiza ajustes al personal que no procede su pago o tiene complementos en la nómina 10 Imprime los reportes de la nómina de mandos medios y personal de oficinas centrales para la revisión del Subjefe de Oficinas Centrales y Control de Pagos Reportes 11 Genera el archivo para BBVA Bancomer y procede a cargarlo al sistema PAGEL para su dispersión, layout e imprime en original y copia PAGEL o/c 12 Revisa la integración de la nómina y procede a validar el archivo de PAGEL, para su envío junto con las solicitudes que justifican el pago en original y copia. Solicit. o/c E

17 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NÓMINA EN OFICINAS CENTRALES, Clave del Documento Depto. de Nóminas e Impuestos Centrales y Control de Pagos E PR-DETES-003-C2-M Páginas 14 de 16 Técnico C Archivista Valida la dispersión de la nómina y verifica que no haya cuentas incorrectas que impidan la aplicación de la nómina, e imprime validación por duplicado Valid Verifica la disponibilidad del recurso para el envío de la nómina e informa al Analista de Sist. Macrocomp. para su envío por el Sistema PAGEL Turna validación al Jefe del Depto. para su verificación de montos y obtener su autorización para el envío a BBVA Bancomer Valid Emite al día siguiente los reportes de transacciones realizadas en su totalidad, verifica el importe de la nómina e imprime por duplicado la respuesta de PAGEL, turna copia al Subjefe de Ofinas Cent. Y Ctrl pagos PAGEL o/c F

18 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NÓMINA EN OFICINAS CENTRALES, Clave del Documento Depto. de Nóminas e Impuestos Centrales y Control de Pagos PR-DETES-003-C2-M Páginas 15 de 16 Técnico C Archivista Recibos o 23 Recibe los recibos originales de nómina del personal de los diferentes edificios y turna a la capturista F Comp. 17 Recibe, revisa y turna al Técnico B control de Pagos los comprobantes de pago de nómina para la elaboración de la posición que serán destinados para integrar la comprobación del gasto para el Depto. de Contabilidad 3 18 Entrega los recibos de nómina al Técnico C para que los entregue en los diferentes edificios al personal 4 20 Entrega los recibos al personal del edificio de Aguascalientes y a los que cobran por cheque, quedandose con los originales, mismos que turna posteriormente a la capturista. Entrega copia a los empleados Recibos o Recibos o Recibe 22 instrucción, a través Entrega los recibos del SURS, realiza originales de nómina diagnóstico de la falla en firmados del personal sitio o desde el site, que labora en el edificio de pudiéndose presentar 2 Aguascalientes al casos: Recibos o 19 Recibe recibos de nómina de mandos medios y personal de los diferentes edificios, y entrega en las fechas y horarios estabelcidos 21 Devuelve los recibos de nómina firmados por el personal de los diferentes edificios al G

19 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NÓMINA EN OFICINAS CENTRALES, Clave del Documento Depto. de Nóminas e Impuestos Centrales y Control de Pagos PR-DETES-003-C2-M Páginas 16 de 16 Técnico C Archivista G 24 Concentra los recibos entregados por el Técnico C y el, los clasifica y anota en el listado general del pago de la nómina de personal de oficinas centrales y entrega al Departamento de Contabilidad Recibos o Memo 25 Entrega posteriormente los recibos de nómina que no se hayan entregado por incapacidades, comisiones o vacaciones, recaba las firmas correspondientes y envía al Departamento de Contabilidad con un memorándum Recibos o Memo Termina 26