54. PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACION DE COMISIONES, BECAS Y PAGO DE VIATICOS

Transcripción

1 Hoja: 1 de PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACION DE COMISIONES, BECAS Y PAGO DE VIATICOS Fecha

2 Hoja: 2 de Propósito Someter ante el Comité de Becas y Viáticos para su autorización, las solicitudes de becas y viáticos de los servidores públicos, que se consideren necesarios, a fin de que se garantice el buen uso de éstos en el Instituto, de acuerdo a la normativa establecida. 2.0 Alcance 2.1 El procedimiento es aplicable a la y a la Subdirección de Educación Médica. 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Para obtener la autorización de comisiones y/o el otorgamiento de becas y pago de viáticos, se debe cumplir con los siguientes requisitos: El formato de "Solicitud al Comité de Becas y Viáticos", deberá ser elaborado por el Servidor Público solicitante en original y copia, debiendo contener las firmas del Jefe de Área o Jefe Inmediato Superior y del servidor público solicitante. Especificar el período efectivo de la beca y/o comisión. Contribuir al mejoramiento de la operación y productividad de la Institución. Sin excepción, las becas y/o comisiones serán autorizadas cuando el personal se encuentre en servicio activo. 3.2 El servidor público recibirá los viáticos por concepto de becas y/o comisiones, de acuerdo a la tarifa vigente autorizada por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. 3.3 Las solicitudes para becas y/o comisiones se recibirán en la con tres semanas de anticipación a la realización de la sesión correspondiente del Comité de Becas y Viáticos, por lo que no se tramitarán solicitudes en forma extemporánea. 3.4 El Comité de Becas y Viáticos se reunirá en sesiones ordinarias el segundo martes de cada mes en la sala de juntas de la Dirección General, del Instituto Nacional de Cancerología. 3.5 La convocatoria con los documentos correspondientes y la Orden del Día para las sesiones ordinarias, se enviarán con un mínimo de cinco días hábiles de anticipación, mediante comunicación escrita del Director de Docencia y para las sesiones extraordinarias con dos días de anticipación. 3.6 Es responsabilidad de la, informar al Servidor Público solicitante por medio de un escrito, en el caso de que la beca o comisión no haya sido aceptada por el Comité de Becas y Viáticos. Fecha

3 Hoja: 3 de El Director de Docencia enviará a la Dirección de Administración los originales de los memoranda de autorización de beca y/o comisión, para que dicha Dirección, a su vez, los rubrique, recabe la firma del Director General y posteriormente los turne a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas, conjuntamente con una relación, para que se efectúe él tramite de pago correspondiente. 3.8 Los comprobantes de viáticos nacionales por concepto de becas y/o comisiones, deben contener los datos del registro fiscal del Instituto Nacional de Cancerología, por lo cual los becarios o comisionados deberán solicitar a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas la Cédula de Registro Fiscal correspondiente. 3.9 Todos los servidores públicos que sean enviados a algún evento por beca o comisión, deberán presentar a la, un informe por escrito, de las actividades realizadas en el evento, en un plazo de veinte días hábiles posteriores a la celebración del mismo, para que sea turnado ante el Comité de Becas y Viáticos. 3.1 O Asimismo, el becario deberá presentar constancia de asistencia, diploma o carta constancia, a la y a la Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal Este procedimiento se encuentra regulado por el Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Becas y Viáticos. CONTROL DE EMISIÓN Fecha

4 Hoja: 4 de 16 rocedimiento Actividad Responsable 1.1 Identifica evento tanto interno como externo o 1.0 Solicitud de f t l.. t requieren salir de comisión y solicita formato Servidor Público arma O para so ici ar "Solicitud al Comité de Becas y Viáticos" a la becas o viáticos. 2.0 Recepción, entrega e informa 3.0 Recepción, requisitado, integración y entrega 4.0 Recepción de formato y documentación, sello de recibo y entrega de copia 5.0 Evaluación, verificación y determinación 2.1 Recibe solicitud y entrega al servidor público solicitante el formato "Solicitud al Comité de Becas y Viáticos" e informa de los documentos soporte que deberá adjuntar al mismo. Formato Solicitud al Comité de Becas y Viáticos 3.1 Recibe el formato "Solicitud al Comité de Becas y Viáticos", lo requisita en original y copia para su acuse, integra la documentación soporte (invitación o programa del curso o evento) y lo entrega a la Servidor Público. Formato Solicitud al Comité de Becas y Viáticos I Documentación soporte 4.1 Recibe formato "Solicitud al Comité de Becas y Viáticos" y documentación soporte en original y copia, sella de recibido y entrega copia sellada al Servidor Público. Formato Solicitud al Comité de Becas y Viáticos I Documentación soporte 5.1 Evalúa formato original de "Solicitud al Comité de Becas y Viáticos", verifica integración de documentación soporte y determina. Procede: No: Regresa a la Act. No.3 para corrección o complementación. Fecha

5 Hoja: 5 de 16 Secuencia de Eta as 6.0 Evaluación, verificación, diagnóstico y determinación 7.0 Elaboración de oficios de comisión, firma y turno 8.0 Recepción de oficios de comisión y beca, verificación, firma y envío 9.0 Recepción de oficios de comisión y beca, firma y envío Actividad Si: Somete formatos de "Solicitud al Comité de Becas y Viáticos" ante el Comité de Becas y Viáticos para su autorización. Formato Solicitud al Comité de Becas y Viáticos I Documentación soporte 6.1 Evalúan los miembros del Comité, los formatos originales de "Solicitud al Comité de Becas y Viáticos", verifican integración de la documentación soporte, emite diagnóstico y determinan. Responsable Procede: No: Se informa al servidor público, que su beca o (Miembros del Comité de comisión no fue aceptada y regresa a la Act. No. 1 Becas y Viáticos) Si: Autorizan las comisiones o becas de los servidores públicos solicitantes. Formato Solicitud al Comité de Becas y Viáticos / Documentación soporte 7.1 Elabora oficios de comisión y beca, por cada comisión o beca aceptada, indicando el nombre del Servidor Público, importe autorizado por el Comité y firma del Director de Docencia y los turna a la Dirección de Administración (Vocal del Comité). Oficios de comisión y beca 8.1 Recibe originales de los oficios de comisión y beca, verifica importes, rubrica y turna a la Dirección General (Presidente del Comité de Becas y Viáticos) para firma. Oficios de comisión y beca 9.1 Recibe originales de los oficios de comisión y beca, la firma y el remite a la Dirección de Administració comisión y beca Dirección de Administración Dirección General Fecha

6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MPG-1 NCAN-2005 Secuencia de Eta as 10.0 Recepción de oficios de comisión y beca y elaboración de listado 11.0 Envío de oficios de comisión y beca para su entrega Actividad Hoja: 6 de 16 Responsable 10.1 Recibe originales de los oficios de comisión y beca, elabora un listado de éstas indicando el Dirección de nombre del Servidor Público y el monto autorizado. Administración Oficios de comisión y beca / Listado 11.1 Remite copia de los originales de los oficios de comisión y beca a la para que ésta a su vez, entregue copias de los memorandos al Servidor Público que corresponda, a la Subdirección de Administración y Desarrollo de Dirección de Personal, a través del Área de Relaciones Administración Laborales (Oficina de Control y Asistencia del Personal). Oficios de comisión y beca 12.0 Elaboración de memorando de pago y envío con listado y oficios de comisión y beca 12.1 Elabora memorando con instrucción de pago en original y dos copias, remite original a la Subdirección de Contabilidad Finanzas, y conjuntamente con los oficios de comisión y beca originales y listado, con copia de éstos para su Dirección de acuse y entrega copia de memorando de pago a la Administración para su conocimiento. Oficios de comisión y beca I Listado I Memorando 13.1 Recibe original de memorando con instrucción 13.0 Recepción de de pago, originales de los oficios de comisión y Subdirección de memorando de pago, beca y listado. listado y oficios de Contabilidad y Finanzas Memorando I Oficios de comisión y beca I comisión y beca Listado 14.0 Elaboración de recibo, cheque y póliza de cheque 14.1 Elabora recibo, cheque y póliza de cheque por el monto autorizado por el Comité de Becas y Viáticos, a nombre del Servidor Público becado o Subdirección de comisionado o a nombre del Instituto que impartirá Contabilidad y Finanzas el curso a solicitud escrita por el interesado. eque / Póliza de cheque Fecha

7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Secuencia de Eta as Actividad Hoja: 7 de 16 Responsable 15.0 Anotación de tipo de cambio para viáticos en moneda extranjera 15.1 Anota en la póliza de cheque el tipo de cambio del día que se realiza el movimiento en la cuenta de Subdirección de cheque, para el caso de los viáticos en moneda Contabilidad y Finanzas extranjera Solicitud de cheque 16.1 Acude a la Subdirección de Contabilidad y Servidor Público Finanzas y solicita cheque Entrega de cheque y solicitud de firma 17.1 Entrega cheque, y solicita firma en la póliza de Subdirección de cheque y en el recibo. Contabilidad y Finanzas Cheque/ Póliza de cheque / Recibo 18. O Recepción de cheque, revisión, firma de recibido y entrega 18.1 Recibe y revisa de acuerdo a lo autorizado por el Comité de Becas y Viáticos, en los rubros de: Inscripción; y/o Boleto de Avión; y/o Viáticos; y/o Pasajes, firma de recibido en la póliza de cheque y Servidor Público en el recibo y entrega a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas. Cheque / Póliza de cheque/ Recibo 19.0 Recepción de póliza de cheque y recibo firmados y registro 20.0 Entrega de constancia de asistencia e informe 21. O Entrega de documentos comprobatorios y copia de constancia de asistencia 19.1 Recibe póliza de cheque y recibo firmados por parte del servidor público y procede a realizar los Subdirección de registros correspondientes. Contabilidad y Finanzas Póliza de cheque I Recibo 20.0 Al término del evento o comisión entrega copia de la constancia de asistencia e informe a la Servidor Público para su archivo. Constancia de asistencia / Informe 21.1 Entrega los documentos comprobatorios de los gastos a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas, anexando copia de la constancia de Servidor Público asistencia. Documentos comprobatorios Fecha

8 Hoja: 8 de 16 Secuencia de Etapas 22.0 Recepción, integración y solicitud de suficiencia presupuesta! 23.0 Recepción, realiza suficiencia presupuestal, remite y archiva 24.0 Recepción y registro contable y presupuesta! Actividad 22.1 Recibe e integra dos juegos ( original y copia) de la póliza de cheque, recibo y documentos comprobatorios y solicita personalmente a la Subdirección de Planeación suficiencia presupuesta!. Póliza de cheque I Recibo I Documentos comprobatorios 23.1 Recibe los dos juegos de los documentos ( original y copia) y realiza la suficiencia presupuesta! de acuerdo al monto autorizado por el Comité de Becas y Viáticos y devuelve juego original de los documentos a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas y archiva la copia de documentos. Póliza de cheque I Recibo I Documentos comprobatorios 24.1 Recibe juego de documentos originales y registra contablemente y presupuestalmente. Póliza de cheque I Recibo / Documentos comprobatorios Responsable Subdirección de Contabilidad y Finanzas Subdirección de Planeación Subdirección de Contabilidad y Finanzas TERMINA PROCEDIMIENTO Fecha

9 Hoja: 9 de Diagrama de Flujo Servidor Público (Miembros del Comité de Becas y Viáticos) Dirección de Administración Dirección General Solicitud de formato para solicitar becas o viáticos 2 Recepción, entrega e informa 3 Recepción, requisitado, integración y entrega Evaluación, verificación y determinación Fecha

10 Hoja: 10 de 16 (Miembros del Comité de Becas y Viáticos) Dirección de Administración Dirección General Subdirección de Contabilidad y Finanzas 6 Autorizan las comisiones o becas de los servidores públicos Elaboración de oficios de comisión, firma y turno Oficios 7 8 Recepción de oficios comisión y beca, verificación, firma y envío Oficios 9 10 Recepción de oficios de comisión y beca y elaboración de listado Recep. oficios de comisión y beca, firma y envío Oficios Director General Fecha

11 Hoja: 11de16 (Miembros del Comité de Becas y Viáticos) Dirección de Administración Dirección General Subdirección de Contabilidad y Finanzas 11 Envío de oficios de comisión y beca para su entrega Oficios Elab. memo de pago y envío con listado y oficios de Recepción de memorando de pago, listado y oficios de comisión y beca Elaboración de recibo, cheque y póliza de cheque 14 Fecha

12 Hoja: 12 de 16 Servidor Público Dirección de Administración Subdirección de Contabilidad y Finanzas Subdirección de Planeación y Solicitud de cheque Anotación de tipo de cambio para viáticos en moneda extranjera,. 17 Entrega de cheque y solicitud de firma Cheque Póliza,, 18 Recepción de cheque, revisión, firma de recibido y entrega Cheque Póliza Recibo Recibo Recepción de póliza de cheque y recibo firmados y registro Póliza Recibo 19 G CONTROL DE EMISIÓN Fecha

13 Hoja: 13 de 16 Servidor Público Dirección de Administración Subdirección de Contabilidad y Finanzas Subdirección de Planeación 20 Entrega de constancia de asistencia e informe Entrega docum. comprobatorios y copia de constancia de asistencia Docum. 21 Recepción, integración y solicitud de suficiencia pres u pu es tal Recepción, realiza 24 Recepción, realiza suficiencia pres u pu es tal, remite y archiva ( TERMINO ) Fecha

14 Hoja: 14 de Documentos de referencia ':"# Documentos Decreto por el cual se crea el Instituto Nacional de Cancerología Ley de los Institutos Nacionales de Salud Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Cancerología Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal Reglamento Interior de la Secretaría de Salud Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública Manual de Lineamientos y Procedimientos para Becas, Comisiones, Viáticos Nacionales e Internacionales y Pasajes de los Servidores Públicos del Instituto Nacional de Cancerología Normatividad Emitida por la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico y por la Secretaría de la Función Pública Código 7 O R. t eg1s ros Registros Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única Formato Solicitud al Comité de Becas y Fecha Viáticos Oficios de comisión y beca Fecha Fecha

15 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Hoja: 15 de Glosario 8.1 Análisis: Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus características representativas; así como sus interrelaciones y la relación de cada elemento con el todo. 8.2 Tipo de Cambio.- El precio al cual una moneda se intercambia por otra, por oro o por derechos especiales de giro. Estas transacciones se llevan a cabo al contado o a futuro (mercado spot y mercado a futuro) en los mercados de divisas. Precio de una moneda en términos de otra. 8.3 Comisiones Oficiales: Son las tareas o funciones de carácter extraordinario conferidas a los servidores públicos, para que realicen actividades en un lugar distinto al de su adscripción. 8.4 Control: Proceso cuyo objetivo es la detección de logros y desviaciones para evaluar la ejecución de programas y acciones, así como aplicar las medidas correctivas necesarias. La acción de control puede producirse permanentemente, periódica o eventualmente, durante un proceso determinado o parte de este, a través de la medición de resultados. 8.5 Norma: Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación. Regla de conducta o precepto que regula la interacción de los individuos en una organización; así como la actividad de una unidad administrativa o de toda una institución. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen. 8.6 Pasajes: Son las asignaciones destinadas a cubrir los gastos de transporte de servidores públicos dentro o fuera del país, en cumplimiento de comisiones temporales en lugares distintos a los de su adscripción. 8.7 Quórum.- Nivel de asistencia mínima requerido para que se constituya cualquier tipo de reunión U unta, asamblea, etc.) y sus resoluciones sean válidamente aprobadas. 8.8 Viáticos: Son las asignaciones destinadas a cubrir los gastos por concepto de alimentación, hospedaje, transportación local y cualquier otro gasto similar o conexo, que los servidores públicos requieran en el desempeño de comisiones temporales relacionadas con sus funciones dentro o fuera del país. 8.9 Voto.- Expresión formal de la elección u opinión de una persona. 8.10Voz.- Derecho de una persona a expresar su opinión acerca de un tema determinado, opinión que no tiene por qué ser vinculante a la hora de resolver el asunto tratado. Fecha

16 Hoja: 16 de Cambios de esta versión Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio 3 Agosto 2010 Derivado de la solicitud de actualización mediante memorándum interno número D.D de fecha 12 de julio de 201 O enviado por la Dirección de Docencia Anexos 10.1 Formato Solicitud al Comité de Becas y Viáticos Fecha

17 Instituto Nacional de Cancerología Comité de Becas y Viáticos Solicitud al Comité de Becas y Viáticos Núm. de Empleado: : G) Puesto: G) Nº de teléfono o extensión: Adscripción: Núm. de solicitud en el año: del evento: Lugar y fecha del Evento: Asistente O Profesor O Ponente O Alumno O Permiso con goce de sueldo O Autor O Coautor O Invitado O Con Gastos pagados O Beca O Comisión O NOTAS: Anexar a esto solicitud. copio del programa del evento donde deseo asistir y/o participará como profesor o ponente. en su caso la carta de invitación, En el caso de participar como autor principal de algún trabajo. anexar, copio de lo carta de aceptación y del resumen del rrobojo aceptado. El Número de Fotlo Asignado. es su comprobante del ln,;:1reso de su solicitud al Comité de Becas y Vlótlcos. sm este número su solicitud NO procederá.

18 Instituto Nacional de Cancerología INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO "SOLICITUD AL COMITÉ DE BECAS Y VIÁTICOS" 1. Número de empleado del servidor público que solicita la beca o comisión. 2. del servidor público que solicita la beca o comisión. 3. Puesto que tiene en el Instituto Nacional de Cancerología el servidor público que solicita la beca o comisión. 4. No. de teléfono o extensión en donde se pueda localizar al servidor público que está solicitando la beca o comisión. 5. Adscripción a la que pertenece el servidor público que solicita la beca o comisión. 6. Fecha en que el servidor público solicitante ingresó al Instituto Nacional de Cancerología como trabajador. 7. Número de solicitud en el año. (Se refiere a que número de solicitud somete el servidor público que solicita la beca o comisión en el año). 8. del evento al cual solicita acudir el servidor público. 9. Lugar y fecha en los cuales se llevará a cabo el evento. 1 O. Acude como: Marcar con una X el cuadro según corresponda al servidor público como participará en el evento. 11. Solicitud de: Marcar con una X el cuadro dependiendo de lo que el servidor público esté solicitando, si es más de una marcar los cuadros necesarios. 12. Según el tipo de beca que solicite (parcial o total) o dependiendo de la comisión, se deberá anotar la cantidad que solicita para: Inscripción, Viáticos y Transporte. 13. Solicita, el servidor público debe anotar su nombre completo y firma. 14. Autoriza, en este recuadro debe de ir el nombre y firma del Jefe Inmediato Superior. 15. Notas: Se refiere al programa del evento que debe anexar el servidor público de cuál será su participación en el evento. 16. Fecha de elaboración: Día en que el servidor público elabora la solicitud.

19 Instituto Nacional de Cancerología INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO "SOLICITUD AL COMITÉ DE BECAS Y VIÁTICOS" 17. Fecha de recepción: Día en que al servidor público le es recibida su solicitud en la, así mismo la persona encargada de la recepción pondrá su firma y la hora en que está recibiendo dicha solicitud. 18. Número de Folio Asignado: Es el número que se da a la solicitud de beca después de ser capturada y con el cual se dará contestación en base a lo que decidan los Miembros del Comité de Becas después de haber sesionado.