PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y COMPROBACIÓN DE GASTOS CONTROL DE EMISIÓN. Elaboró : Revisó : Autorizó:

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1 PPO 006 DE 6 Responsables: CONTROL DE EMISIÓN Firma Elaboró : Revisó : Autorizó: REPRESENTANTE GRUPO DE TRABAJO C.P. Norma Benítez Reyes L.C. David Rodríguezmuñoz Soto REPRESENTANTE SUBCOMISIÓN TÉCNICA Lic. Roberto Paz Neri REPRESENTANTE COMISIÓN TÉCNICA Dr. Daniel L. Barrera P.. OBJETIVO Proporcionar los recursos presupuestales y de ingresos extraordinarios en forma anticipada a la adquisición de bienes y servicios 2. ALCANCE Aplica a todas las Secretarías y Unidades Administrativas. 3. LINEAMIENTOS 3. Atender lo dispuesto en la Normatividad Institucional reflejada en circulares y oficios, así como lo dispuesto en las Normas de operación presupuestal y clasificador por objeto de gasto vigente. 3.2 Únicamente se afectarán por concepto de Gastos Generales el grupo 200 Servicios y el grupo 400 Artículos y Materiales de Consumo y la partida 53 Animales de Rancho y Granja. En caso de partidas centralizadas, se deberá contar con la autorización de la dependencia centralizadora. 3.3 Los Gastos a Reserva de Comprobar serán autorizados de acuerdo a la prioridad del proyecto al que pertenecen y a la suficiencia presupuestal existente. 3.4 Todo gasto general a reserva de comprobar deberá estar debidamente justificado y autorizado por el Titular de la Entidad o Dependencia. Dicha justificación deberá anexarse a la solicitud interna. 3.5 Los Gastos a Reserva de Comprobar no se otorgarán al personal contratado por honorarios.

2 PPO DE Los Gastos a Reserva de Comprobar relativos a viáticos, profesores visitantes y prácticas escolares incluyen: hospedaje, alimentación, transporte local y cualquier gasto similar a los anteriores, conexo al desempeño de la comisión. 3.7 Las comisiones del personal administrativo serán autorizadas por el Titular de la Entidad o Dependencia. Tratándose de personal académico, estas serán autorizadas por el Consejo Técnico o Consejo Interno respectivo y se otorgarán únicamente por los días necesarios para el desempeño de las actividades motivo del viaje, dichos documentos deberán ser anexados a la solicitud interna 3.8 En el caso de viáticos los recursos se asignarán de a acuerdo a las tarifas establecidas en las Normas de operación presupuestal y clasificador por objeto de gasto vigente, así como las publicadas en el Contrato Colectivo de Trabajo Académico y Administrativo y a la suficiencia presupuestal de la Entidad o Dependencia. 3.9 El número de trabajadores en las comisiones será el estrictamente necesario para cumplir adecuadamente con las actividades que le sean encomendadas. 3.0 Los Gastos a Reserva de Comprobar se otorgarán exclusivamente por los días programados para el desempeño de las actividades motivo de la comisión. 3. Los recursos proporcionados por concepto de Gastos a Reserva de Comprobar para la realización de una comisión oficial o la compra de bienes o servicios, no se destinarán a un fin distinto del autorizado, por lo que todo recurso no utilizado se depositará en la Caja General de la Dirección General de Finanzas, quien entrega un Certificado de Entero como comprobante de dicho depósito, mismo que formará parte de los comprobantes de gastos. 3.2 Los cheques emitidos por el Patronato Universitario que amparan viáticos, prácticas escolares o profesores invitados únicamente se elaboraran a nombre del comisionado. 3.3 Para los casos de prácticas escolares o trabajos de campo se designará una persona que se responsabilice de los recursos otorgados en cuanto a su uso, resguardo y comprobación, así mismo deberá anexarse a la solicitud interna la lista de participantes 3.4 En el caso de solicitud de gastos de intercambio (profesores visitantes) deberá anexarse carta invitación, así como la carta de aceptación del profesor visitante 3.5 La carta invitación establecerá la invitación formal por parte de la Entidad o Dependencia al profesor, el trabajo a desarrollar, lugar y duración del evento.

3 PPO DE La comprobación de Gastos a Reserva de Comprobar se efectuará mediante documentos expedidos por terceros, mismos que deberán reunir los requisitos establecidos en el artículo 29-A del Fiscal de la Federación vigente. 3.7 En el caso de viáticos, trabajos de campo y prácticas escolares deberá comprobarse al 00%, a efecto de observar cabalmente las disposiciones fiscales, el importe por el que no se cuente con la documentación comprobatoria se acumulará a las percepciones del trabajador académico o administrativo, efectuándose la retención de impuestos correspondientes. Quedan exceptuados de estas disposiciones los gastos menores de difícil comprobación como pudieran ser taxis, pasaje urbanos y en algunos casos propinas, entre otros. 3.8 No se autorizarán nuevos Gastos a Reserva de Comprobar cuando existan saldos pendientes de comprobar vencidos. 3.9 La relación de la documentación comprobatoria contendrá en los casos de viajes al extranjero, el tipo de cambio a la fecha en que se realizó el gasto El Titular de la Entidad o Dependencia y el Secretario o Jefe de Unidad Administrativa, serán las instancias responsables de certificar los días efectivos de la comisión, junto con la documentación. 3.2 Los profesores visitantes podrán comprobar el 00% de los gastos con un recibo firmado por el interesado, fotocopia de boleto de avión o facturas de los gastos efectuados que certifiquen el lugar de la comisión El Titular de la Entidad o Dependencia es el responsable del uso y manejo de los importes recibidos y de su oportuna comprobación. En caso de cambio, el Titular entrante recibirá por escrito del Titular saliente, los gastos pendientes de comprobar, asumiendo el primero las responsabilidades correspondientes respecto de ellos El plazo máximo de comprobación será de 30 días naturales a partir de la expedición del gasto a reserva o bien 5 días después cuando la conclusión del viaje sea mayor de 30 días El Secretario o Jefe de Unidad Administrativa será el responsable de vigilar que la comprobación de los gastos pendientes de comprobar se realice dentro del plazo establecido El Área de Presupuesto informará al Secretario o Jefe de Unidad Administrativa (mensualmente) el saldo de gastos a reserva de comprobar, para que en caso de existir adeudos, les sean solicitados los documentos comprobatorios a los interesados.

4 PPO DE 6 4. DESCRIPCIÓN N Responsable Descripción SECRETARIO O JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA Recibe del titular o persona designada por éste solicitud interna con documentación correspondiente debidamente autorizada y turna al Responsable de Presupuesto. 2 RESPONSABLE DE PRESUPUESTO Recibe del Secretario o Jefe de Unidad Administrativa la solicitud interna para el trámite del gasto a reserva de comprobar, verifica suficiencia de recursos financieros, y asigna folio interno. Para continuar el trámite Remitirse al Procedimiento PPO003 Ejercicio y control del presupuesto Para proceder al pago o deposito remitirse a los procedimientos PPO 007 Pago a proveedores y acreedores y PPO 009 Creación, incremento, manejo y reembolso del fondo fijo. 3 RESPONSABLE DE PRESUPUESTO UNA VEZ QUE EL INTERESADO ENTREGA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO Recibe del usuario (personal académico, administrativo o proveedor) los comprobantes relativos a los gastos de viáticos, profesores visitantes, trabajos de campo, prácticas escolares y gastos generales, verificando que se compruebe el total del dinero otorgado y que los comprobantes cumplan los requisitos fiscales que establece el articulo 29-A del Fiscal de la Federación vigente. En caso de existir remanente o devolución total del apoyo otorgado, se deposita en la Caja General de Finanzas, obteniendo el Certificado de entero correspondiente que formará parte de la comprobación.

5 PPO DE 6 N Responsable Descripción 4 RESPONSABLE DE PRESUPUESTO Requisita el formato correspondiente de gastos a reserva de comprobar en el rubro de comprobación, anexa los comprobantes si estos son en moneda extranjera se realiza la conversión correspondiente, y turna. 5 SECRETARIO O JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA Recibe, firma y recaba la firma del Titular o de la persona que este designe en el rubro de comprobación de los formatos de gastos a reserva de comprobar y devuelve. 6 RESPONSABLE DE Ingresa documentación en la UPA y recibe Contra PRESUPUESTO recibo como comprobante del trámite realizado. 7 Consulta posteriormente en el SIAU el folio del Contra recibo para ver si fue aceptado o rechazado. Si fue aceptado, se registra y archiva. En caso de rechazo corrige inconsistencias y reingresa el trámite. 5. GLOSARIO DGPO SIAU UPA Dirección General de Presupuesto. Sistema Integral de Administración Universitaria Unidad de Proceso Administrativo 6. REFERENCIAS 6. Referencias Generales MC0 NMX-CC-900-IMNC-2000 Manual de Gestión de la Calidad de las Secretarías y Unidades Administrativas de las Entidades y Dependencias de la UNAM. Norma ISO 900:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad- Requisitos.

6 PPO DE 6 NMX-CC-9000-IMNC-2000 Vigente Norma ISO 9000:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad- Fundamentos y Vocabulario. Normas de operación presupuestal y clasificador por objeto del gasto. 28/0/92 Circular s/n de la Secretaría Administrativa-Tesorería 0/02/9 Circular N de la Secretaría Administrativa-Tesorería 22/03/2004 Circular SA/CONT/04/2004 de la Secretaría administrativa. Contraloría. 6.2 Documentos relacionados PPO 002 PPO 003 PPO 007 PPO 009 Procedimiento Registro y Control del Presupuesto Asignado. Procedimiento Ejercicio y Control del Presupuesto. Procedimiento pago a Proveedores y Acreedores Procedimiento creación, incremento, manejo y reembolso de fondo fijo. 6.3 Registros de Calidad H-33 Viáticos. F-34 Profesores Visitantes. F- Trabajos de Campo Prácticas Escolares. F-8 Gastos Generales a Reserva de Comprobar. 7. CONTROL DE CAMBIOS Revisión Fecha Motivo del Cambio 0 Mayo 2005 Creación del Sistema de Gestión de la Calidad. Adecuación con respecto a la operación del área. 8. ANEXOS No aplica