Aplica para el otorgamiento de creditos del Fondo de Vivienda, al personal de base de la UADY que se encuentre en servicio activo.

Transcripción

1 Acción 8: Ampliar los Servicios de Apoyo al Personal Universitario: a) Procedimiento para otorgar créditos del Fondo de Vivienda de la UADY b) Procedimiento para el otorgamiento de préstamos: personal, mobiliario, útiles escolares, equipo de cómputo y urgencia comprobada.

2 Código: P-DGFA-CGRH-24 Revisión: 00 Página: 1 de OBJETIVO Otorgar créditos del Fondo de Vivienda de la UADY a los trabajadores de base, a fin de que puedan adquirir, construir o remodelar sus viviendas o para que puedan adquirir bienes muebles o servicios que les permitan mejorar sus condiciones de vida. 2. ALCANCE Aplica para el otorgamiento de creditos del Fondo de Vivienda, al personal de base de la UADY que se encuentre en servicio activo. 3. POLÍTICAS 3.1. El otorgamiento de créditos del Fondo de Vivienda de la UADY quedará sujeto a lo dispuesto en las cláusulas 64 y 65 del Contrato Colectivo de Trabajo UADY-APAUADY y cláusulas 94 y 95 del Contrato Colectivo de Trabajo UADY-AUTAMUADY; lo dispuesto en los Convenios que derivan de los mismos y lo establecido en el Plan de Vivienda del Personal Académico Sindicalizado de la Universidad Autónoma de Yucatán, el Manual de Operaciones para el Otorgamiento de Créditos del Fondo de Vivienda al Personal Administrativo y Manual Sindicalizado de la Universidad Autónoma de Yucatán y el Plan de Vivienda del Personal No Sindicalizado de la Universidad Autónoma de Yucatán Quedará a cargo de la Coordinación General de Recursos Humanos (CGRH) a través del Área de Prestaciones, desarrollar el proceso administrativo para el otorgamiento de créditos del Fondo de Vivienda Las solicitudes de créditos del Fondo de Vivienda del Personal Académico afiliado a la APAUADY, se regirán conforme al Plan de Vivienda del Personal Académico Sindicalizado de la Universidad Autónoma de Yucatán Las solicitudes de créditos del Fondo de Vivienda del Personal Administrativo y Manual afiliado a la AUTAMUADY Felipe Carrillo Puerto, se regirán conforme al Manual de Operaciones para el Otorgamiento de Créditos del Fondo de Vivienda al Personal Administrativo y Manual Sindicalizado de la Universidad Autónoma de Yucatán Las solicitudes de créditos del Fondo de Vivienda del Personal No Sindicalizado, se regirán conforme al Plan de Vivienda del Personal No Sindicalizado de la Universidad Autónoma de Yucatán.

3 Código: P-DGFA-CGRH-24 Revisión: 00 Página: 2 de Para obtener el pago adeudado de créditos del Fondo de Vivienda no realizados oportunamente, se estará a lo dispuesto en el Instructivo para obtener pagos adeudados de créditos otorgados del Fondo de Vivienda Para cancelar las garantías de pago otorgadas por créditos que se otorguen del Fondo de Vivienda, se estará a lo dispuesto en el Instructivo para cancelar garantías de pago de créditos del Fondo de Vivienda Para reestructurar los plazos o montos de pago de créditos que se otorguen del Fondo de Vivienda, se estará a lo dispuesto en el Instructivo para reestructurar formas de pago de créditos vigentes otorgados del Fondo de Vivienda La CGRH elaborará un reporte anual de solicitudes de créditos de Fondo de Vivienda tramitadas a través del CAP, aprobadas y no aprobadas.

4 Código: P-DGFA-CGRH-24 Revisión: 00 Página: 3 de DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

5 Código: P-DGFA-CGRH-24 Revisión: 00 Página: 4 de 17

6 Código: P-DGFA-CGRH-24 Revisión: 00 Página: 5 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Tarea Nombre de la tarea Responsable Descripción detallada de la actividad Registro T1 Solicitar información Trabajador 1.1 Se comunica vía telefónica, vía electrónica o acude al Área de Prestaciones y/o Centro de Atención al Personal (CAP) para solicitar información sobre un crédito del Fondo de Vivienda. Nota: Si el solicitante es sindicalizado, la información también puede solicitarla en la Asociación Sindical a la cual esté afiliado. CAP 2.1. El CAP y/o responsable del otorgamiento de créditos para Vivienda y/o Auxiliar de Prestaciones y Asociaciones Sindicales solicita al trabajador que exponga las necesidades de vivienda que pretende satisfacer. T2 Proporcionar información otorgamiento de créditos para Vivienda y/o Auxiliar de Prestaciones Asociaciones Sindicales 2.2. En el caso de que los trabajadores que acudan al CAP, se les solicitará información general y se les programará cita para asesoría por parte del personal del Área de Prestaciones dándole a conocer los programas que podría solicitar El CAP registra el nombre del trabajador y programa probable a solicitar El CAP informa al Área de Prestaciones la relación de citas programadas, de acuerdo con el Calendario de Vivienda a través del CAP.

7 Código: P-DGFA-CGRH-24 Revisión: 00 Página: 6 de Verifica en el SII la categoría del trabajador y si está o no afiliado a alguna Asociación Sindical, con base a lo cual determina el Grupo al cual corresponde. T3 Proporcionar asesoría otorgamiento de créditos para Vivienda y/o Auxiliar de Prestaciones Nota: Para efectos de vivienda, el Personal de la UADY está clasificado de acuerdo a sus categorías de base, en los siguientes grupos: 1- Personal Académico Sindicalizado, 2- Personal Académico No Sindicalizado, 3- Personal Administrativo y Manual Sindicalizado, 4- Personal Administrativo y Manual No Sindicalizado y 5- Personal Directivo y de Confianza Determina el programa que podría otorgarse, con base en las necesidades expuestas y los programas del grupo al cual corresponden y calcula el monto que podría corresponder considerando salario, antigüedad y descuentos por préstamos vigentes Informa al trabajador el programa, requisitos y documentos que deberá cubrir para solicitar el crédito. Nota: En el caso de las solicitudes a través del CAP, la información será proporcionada en dicho centro Informa de las fechas para recibir solicitudes, establecidas en el Calendario para la recepción de solicitudes y otorgamiento de créditos. Nota: En el caso de los trabajadores sindicalizados, se le informa que la Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda correspondiente deberá turnarla a través de la Asociación Sindical a la cual esté afiliado Entrega al trabajador, el formato de la Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda que corresponda.

8 Código: P-DGFA-CGRH-24 Revisión: 00 Página: 7 de 17 Nota 1: De acuerdo con los Grupos, se entregan los formatos de solicitudes siguientes: Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda para el Personal afiliado a la APAUADY, Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda para el Personal afiliado a la AUTAMUADY, Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda Académico N.S., Directivo y Confianza y Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda Administrativo y Manual N.S. Nota 2: De existir programas especiales, se elaboran formatos de solicitudes específicos para esos programas. T4 Entregar solicitud de crédito Trabajador 4.1. Entrega la Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda, en el Área de Prestaciones de la CGRH y/o CAP. Nota: Si el trabajador es sindicalizado, la solicitud la entrega en la Asociación Sindical a la cual esté afiliado y ésta la entrega a través de oficio a la CGRH Recibe Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda y documentos anexos. T5 Recibir solicitudes y documentos CAP Asociaciones Sindicales 5.2. Revisa que la solicitud esté debidamente requesitada Revisar que los documentos anexos correspondan a los que se requieran para el programa solicitado Envía Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda y documentos a la CGRH. T6 Recibir y revisar solicitudes de crédito otorgamiento de créditos para Vivienda y/o 6.1. Recibe la Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda y documentos de créditos, entregados por los trabajadores no

9 Código: P-DGFA-CGRH-24 Revisión: 00 Página: 8 de 17 Auxiliar de Prestaciones sindicalizados, Sindicales. por los CAP y por las Asociaciones Nota 1: Las Solicitudes de crédito del Fondo de Vivienda entregadas a través del CAP, estarán acompañadas de un listado de dichas solicitudes. Nota 2: La Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda se recibe dentro de los períodos establecidos en el Calendario para la recepción de solicitudes y otorgamiento de créditos para vivienda Revisa la Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda y los documentos anexos e integra un expediente de vivienda por trabajador. Nota: En caso de que el trabajador tenga expediente de vivienda, integra los documentos a este Revisa la Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda y documentos exhibidos y clasifica los expedientes de acuerdo a los Grupos a los que correspondan en el Fondo de Vivienda, para lo cual toma en cuenta categorías y niveles de los solicitantes y programas que solicitan. T7 Capturar solicitudes de créditos, en el Sistema de Créditos al Personal (SII). Auxiliar de Prestaciones 7.1. Captura en el SII, datos de la Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda, por Grupo y en el orden cronológico en que hayan sido recibidas en el Área de Prestaciones. Nota: El proceso de captura lo inicia con la clave del trabajador, el Grupo al que pertenezca, el programa y cantidad que solicita, el interés que corresponda aplicar y todas las observaciones que sean necesarias precisar, en cuanto a sí tiene derecho o no, capacidad de pago, antecedentes crediticios del trabajador, propiedades y

10 Código: P-DGFA-CGRH-24 Revisión: 00 Página: 9 de 17 necesidades que pretenden cubrir con el crédito que solicitan. Cada solicitud queda registrada con un folio. T8 Verificar información en el Registro Público de la Propiedad del Estado y en la Dirección General del Catastro. Auxiliar de Prestaciones 8.1. Recaba información en el Registro Público de la Propiedad del Estado y en la Dirección General del Catastro, directamente o a través de sistema electrónico, para verificar datos proporcionados por los solicitantes y situación legal del inmueble en el cual se pretenda aplicar el crédito. Nota: Se verifica la propiedad, gravámenes, restricciones, medidas o superficie o cualquier información necesaria para el otorgamiento del crédito Elabora informes de cada predio, recabados en el Registro Público de la Propiedad del Estado y en la Dirección General del Catastro y los integra a los expedientes de vivienda de los trabajadores que correspondan Elabora a través del SII, el Informe técnico de cada Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda, lo imprime y lo anexa al expediente de vivienda que corresponda. T9 Elaborar informes técnicos y listados para la Comisión de Vivienda. Auxiliar de Prestaciones Nota: El Informe técnico refiere datos personales del trabajador, su situación laboral, datos del programa que solicita, situación del inmueble o inmuebles, capacidad de pago, antecedentes crediticios en la UADY y en general, todos los datos relacionados con las condiciones establecidas para el programa que se solicite Elabora el Listado para la Comisión de Vivienda, en el cual relaciona todas las Solicitudes de créditos del Fondo de Vivienda recibidas en el período de recepción de solicitudes que corresponda.

11 Código: P-DGFA-CGRH-24 Revisión: 00 Página: 10 de 17 Nota 1: En el Listado para la Comisión de Vivienda relaciona datos laborales de cada trabajador y datos relevantes en cuanto a las condiciones de crédito establecidas para el programa que se solicite. Nota 2: Se elabora un Listado para cada Comisión de Vivienda. Nota 3: Las 3 Comisiones de Vivienda son: Comisión de Vivienda del Personal Académico Sindicalizado; Comisión de Vivienda del Personal Administrativo y Manual Sindicalizado y Comisión de Vivienda del Personal No Sindicalizado Turna los Listados para la Comisión de Vivienda, informes técnicos y expedientes de los solicitantes, al otorgamiento de créditos para Vivienda para revisión El otorgamiento de créditos para vivienda revisa que la información de los Informes técnicos y Listados para la Comisión de Vivienda, sea la correcta en relación con la documentación contenida en los expedientes. T10 Revisar Informes Técnicos y listados para la Comisión de Vivienda y elaborar oficio para la Comisión de Vivienda. otorgamiento de créditos para vivienda Jefe del Área de Prestaciones 10.2 El otorgamiento de créditos para vivienda, elabora Oficios para la Comisión de Vivienda para la entrega formal de los listados para la Comisión de Vivienda y los expedientes con los informes técnicos de cada solicitud de crédito del fondo de vivienda y turna toda esta documentación al Jefe del Área de Prestaciones para Su revisión El Jefe del Área de Prestaciones revisa y firma Oficios para la Comisión de Vivienda, informes técnicos y listados para la Comisión de Vivienda.

12 Código: P-DGFA-CGRH-24 Revisión: 00 Página: 11 de 17 Nota: La documentación incorrecta la devuelve al otorgamiento de créditos para vivienda para su corrección El otorgamiento de créditos para vivienda, coordina la sesión de cada Comisión de Vivienda, de acuerdo al Calendario para la recepción de solicitudes y otorgamiento de créditos para vivienda. Nota: Las 3 Comisiones de Vivienda son: Comisión de Vivienda del Personal Académico Sindicalizado; Comisión de Vivienda del Personal Administrativo y Manual Sindicalizado y Comisión de Vivienda del Personal No Sindicalizado. T11 Determinar la aprobación o la no aprobación de las solicitudes de créditos otorgamiento de créditos para vivienda Comisiones de Vivienda 11.2 En la sesión correspondiente, el Jefe del Área de Prestaciones entrega a la Comisión de Vivienda, el Oficio para la Comisión de Vivienda y listado para la Comisión de Vivienda y pone a disposición de los integrantes, los informes técnicos con los expedientes que correspondan a cada solicitante. Nota: El Jefe del Área de Prestaciones y el otorgamiento de créditos para vivienda, proporcionan la información adicional que requieran los integrantes de la Comisión de Vivienda. Jefe del Área de Prestaciones 11.3 La Comisión de Vivienda analiza las solicitudes y/o situaciones planteadas por los integrantes en las sesiones y toma los acuerdos que considera procedentes. Nota: Los acuerdos se toman para determinar la procedencia o no de las solicitudes, formas de pago, garantías de pago, justificaciones, fechas para hacer efectivos los créditos, rescisiones, creación de nuevos programas o cualquier situación relacionada con el Fondo de Vivienda.

13 Código: P-DGFA-CGRH-24 Revisión: 00 Página: 12 de El Jefe del Área de Prestaciones y el otorgamiento de créditos para vivienda, llevan nota de los acuerdos tomados por la Comisión de Vivienda El otorgamiento de créditos para vivienda, elabora el acta de acuerdos de la Comisión de Vivienda que corresponda y la turna al Jefe del Área de Prestaciones para su revisión. otorgamiento de créditos para Vivienda 12.2 El Jefe del Área de Prestaciones, revisa el acta de acuerdos de la Comisión de Vivienda. Nota: Los documentos incorrectos los devuelve al otorgamiento de créditos para vivienda para su corrección. T12 Elaborar Acta de Acuerdos de la Comisión de Vivienda Jefe del Área de Prestaciones 12.3 El otorgamiento de créditos para vivienda recaba las firmas de los integrantes de cada Comisión de Vivienda que corresponda y entrega un tanto a cada una de las partes, conservando otro tanto en los archivos del Área de Prestaciones. Auxiliar de Prestaciones 12.4 El otorgamiento de créditos para vivienda, informa al Auxiliar de Prestaciones los acuerdos tomados por la Comisión de Vivienda, respecto de las solicitudes de crédito El Auxiliar de Prestaciones notifica a cada solicitante, lo acordado en cuanto a la solicitud de crédito del fondo de vivienda que corresponda. Nota 1: La información se proporciona vía telefónica, en forma electrónica o en forma personal.

14 Código: P-DGFA-CGRH-24 Revisión: 00 Página: 13 de 17 Nota 2: En el caso de que el solicitante esté sindicalizado, la información se la proporciona la Asociación Sindical a la cual esté afiliado. T13 Entregar cheque de crédito aprobado otorgamiento de créditos para vivienda. Auxiliar de Prestaciones 13.1 El otorgamiento de créditos para vivienda y el Auxiliar de Prestaciones, entregan al trabajador solicitante, el cheque que corresponda al crédito para vivienda aprobado, de acuerdo al Instructivo para el otorgamiento de créditos del Fondo de Vivienda que deban ser garantizados con pagaré o Instructivo para el otorgamiento de créditos del Fondo de Vivienda que deban ser garantizados con hipoteca, según lo acordado por la Comisión de Vivienda Acude al Área de Prestaciones de la CGRH y/o a la notaría pública que corresponda. T14 Recibir cheque de crédito aprobado Trabajador 14.2 Firma la documentación correspondiente al tipo de contrato de crédito acordado por la Comisión de Vivienda Recibe el cheque y firma de recibido. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código Nombre del documento Lugar de almacenamiento Ley Federal del Trabajo (Artículos 136 y 353-U) Archivo del Área de Prestaciones

15 Código: P-DGFA-CGRH-24 Revisión: 00 Página: 14 de 17 Contrato Colectivo de Trabajo celebrado entre la Universidad Autónoma de Yucatán y la Asociación de Personal Académico de Archivo del Área de Prestaciones la Universidad Autónoma de Yucatán. (CLAUSULAS 64 Y 65) Contrato Colectivo de Trabajo celebrado entre la Universidad Autónoma de Yucatán y la Asociación Única de Trabajadores Administrativos y Manuales de la Universidad Autónoma de Archivo del Área de Prestaciones Yucatán Felipe Carrillo Puerto. (CLAUSULAS 94 Y 95) Plan de Vivienda del Personal Académico Sindicalizado de la Universidad Autónoma de Yucatán. Archivo del Área de Prestaciones Manual de Operaciones para el Otorgamiento de Créditos del Fondo de Vivienda al Personal Administrativo y Manual Archivo del Área de Prestaciones Sindicalizado. Plan de Vivienda del Personal No Sindicalizado de la Universidad Autónoma de Yucatán Archivo del Área de Prestaciones Calendario para la recepción de solicitudes y otorgamiento de créditos para vivienda Archivo del Área de Prestaciones Calendario de Vivienda a través de los CAP Archivo del Área de Prestaciones 7. CONTROL DE REGISTROS Código Nombre del registro Lugar de almacenamiento Responsable de su protección Tiempo de retención Disposición de los registros Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda para el Personal afiliado a la APAUADY Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda para el Personal afiliado a la AUTAMUADY Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda Académico N.S., Directivo y Confianza Expediente de vivienda Expediente de vivienda Expediente de vivienda otorgamiento de créditos para vivienda otorgamiento de créditos para vivienda otorgamiento de créditos para vivienda permanente permanente permanente Archivo del Área de Prestaciones Archivo del Área de Prestaciones Archivo del Área de Prestaciones

16 Código: P-DGFA-CGRH-24 Revisión: 00 Página: 15 de 17 Solicitud de crédito del Fondo de Vivienda Administrativo y Manual N.S. Informe técnico Listado para la Comisión de Vivienda Expediente de vivienda Expediente de vivienda Expediente de vivienda otorgamiento de créditos para vivienda otorgamiento de créditos para vivienda otorgamiento de créditos para vivienda permanente permanente permanente Archivo del Área de Prestaciones Archivo del Área de Prestaciones Archivo del Área de Prestaciones 8. ENFOQUE A PROCESOS Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas Solicitudes de créditos del Fondo de Vivienda. Trabajadores de base de la UADY Créditos otorgados Trabajadores de base de la UADY Otorgar la prestación de vivienda a los trabajadores de la UADY. 9. GLOSARIO SIGLAS APAUADY: AUTAMUADY: CAP CGRH: DGFA: N.S.: SII: UADY: Asociación de Personal Académico de la Universidad Autóma de Yucatán Asociación Única de Trabajadores Administrativos y Manuales de la Universidad Autónoma de Yucatán Felipe Carrillo Puerto Centro de Atención al Personal. Coordinación General de Recursos Humanos Dirección General Finanzas y Administración No Sindicalizado Sistema Institucional de Información Universidad Autónoma de Yucatán

17 Código: P-DGFA-CGRH-24 Revisión: 00 Página: 16 de DEFINICIONES Informe técnico Tabla de amortizaciones y/o tabla de pagos Listado para la Comisión de Vivienda Acta de Acuerdos de la Comisión de Vivienda Escritura pública Garantías de pago Grupo Formato en el cual se relacionan todos los datos del trabajador que solicita crédito del Fondo de Vivienda y todos los datos del crédito que solicita. Documento en el cual se desglosa la forma en que debe ser liquidado un crédito, indicando capital, intereses, plazo y monto de cada pago quincenal. Relación de solicitudes de créditos del Fondo de Vivienda en la que se indican las condiciones laborales de los trabajadores solicitantes, programas y cantidades que solicitan y observaciones específicas a considerar. Acta en donde se plasman todos los acuerdos y decisiones tomados por las Comisiones de Vivienda en relación con los créditos solicitados o en relación con la administración del Fondo de Vivienda. Acta Notarial donde consta la hipoteca constituida a favor de la UADY, en concepto de garantía de pago de crédito del Fondo de Vivienda. Documentos a través de los cuales se garantiza el pago de los créditos otorgados y hacen referencia a la suscripción de pagarés o constitución de hipotecas a favor de la UADY. Cada uno de los fondos económicos en que se ha clasificado el Fondo de Vivienda de la UADY para el otorgamiento de créditos y al que pertenecen los trabajadores de base de la UADY, según sus categorías y adscripción sindical en su caso, vigentes a la fecha de la solicitud.

18 Código: P-DGFA-CGRH-24 Revisión: 00 Página: 17 de CONTROL DE REVISIONES Nivel de revisión Sección y/o página Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó Abog. Evangelina Ballina Espinosa Jefe del Área de Prestaciones C.P. Mario Alberto Alayola Montañez Coordinador General de Recursos Humanos M en I. Manuel de Jesús Escoffié Aguilar Director General de Finanzas y Administración Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Universidad Autónoma de Yucatán.

19 Procedimiento para el otorgamiento de préstamos: personal, mobiliario, útiles escolares, equipo de cómputo y urgencia comprobada. Código: P-DGFA-DT-01 Revisión: 00 Página: 1 de 11 Fecha de emisión: 13 de junio del OBJETIVO Otorgar préstamos: personales, de mobiliario, útiles escolares, equipo de cómputo y urgencia comprobada a los trabajadores. 2. ALCANCE Aplica para otorgar préstamos personales, de mobiliario, útiles escolares, equipo de cómputo y urgencia comprobada, a los trabajadores de base en servicio activo y préstamos personales a pensionados o jubilados. 3. POLÍTICAS 3.1 El otorgamiento de los préstamos personales, de mobiliario, útiles escolares, equipo de cómputo y urgencia comprobada, queda sujeto a lo dispuesto en los Contratos Colectivos de Trabajo UADY-APAUADY y UADY-AUTAMUADY que estén vigente. 3.2 Podrá otorgarse préstamos personales al personal pensionado o jubilado afiliado a la Asociación de Pensionados y Jubilados de la Universidad Autónoma de Yucatán (APJUADY), de acuerdo a los montos que fijen de común acuerdo la Dirección General de Finanzas y Administración y la nombrada Asociación y en tanto permanezca vigente el Fondo creado para tal fin. 3.3 El monto del préstamo estará en función del puesto base vigente a la fecha en que se solicite. 3.4 Los préstamos se harán efectivos en el orden en que hayan sido solicitados. 3.5 Para el otorgamiento de estos préstamos, será requisito indispensable no adeudar cantidad alguna de otro préstamo otorgado para el mismo concepto. 3.6 Los préstamos para el Personal Directivo y Administrativo de Confianza, se otorgarán de acuerdo a los montos fijados en el Catálogo para el Otorgamiento de Préstamos Personales al Personal Directivo y Administrativo de Confianza y en el Catálogo para el Otorgamiento de Préstamos para Mobiliario y útiles Escolares del Personal Administrativo de Confianza. F-DGPLANEI-CC/GA-01/REV:03

20 Procedimiento para el otorgamiento de préstamos: personal, mobiliario, útiles escolares, equipo de cómputo y urgencia comprobada. Código: P-DGFA-DT-01 Revisión: 00 Página: 2 de 11 Fecha de emisión: 13 de junio del DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Empleado Inicio CAP/ Departamento de Tesorería / AUTAMUADY / APAUADY/APJUADY Coordinación General de Recursos Humanos Departamento de Tesorería CAP 1. Solicitar Información 2. Proporciona Información 3. Llenar solicitud para préstamos 4. Elaborar el control de solicitudes de préstamos 5. Recibir control y solicitudes 6. Clasificar las solicitudes 7. Determinar monto de préstamo T2 8. Autorizar préstamos No Préstamo autorizado Si 9. Entregar solicitudes autorizadas 10. Validar la disponibilidad del Fondo 11. Capturar solicitudes y asignar fecha de pago 12. Generar, recabar firmas y enviar documentación del préstamo 13. Recibir y enviar documentación Pagar los Préstamos 14. Cheque 15. Transferencias 16. Enviar documentación al área de Archivo Fin F-DGPLANEI-CC/GA-01/REV:03

21 Procedimiento para el otorgamiento de préstamos: personal, mobiliario, útiles escolares, equipo de cómputo y urgencia comprobada. Código: P-DGFA-DT-01 Revisión: 00 Página: 3 de 11 Fecha de emisión: 13 de junio del DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Tarea Nombre de la tarea Responsable Descripción detallada de la actividad Registro T1 Solicitar Información Empleado T2 T3 Proporcionar información Llenar solicitud para prestamos CAP/ Departamento de Tesorería / AUTAMUADY / APAUADY/APJUADY Empleado 1.1 Se comunica por cualquier medio o se presenta al CAP, a los Sindicatos o al Depto. de Tesorería para solicitar información relacionada con los préstamos. 2.1 Informa a los empleados de manera personal o por cualquier medio electrónico acerca de los tipos de préstamos y sus requisitos conforme a la relación de importes al personal por categoría. En su caso proporciona información preliminar del monto que tendría derecho según su capacidad de pago. 2.2 Indica al personal donde acceder a los formatos, o en su caso, proporciona la solicitud que corresponda de acuerdo al tipo de préstamo. 3.1 El empleado procede al llenado del formato de solicitud que le corresponda de acuerdo al tipo de préstamo que necesite. 3.2 Entrega la solicitud llenada al CAP, a los Sindicatos o al Depto. de Tesorería. T4 Elaborar el control de solicitudes de préstamos CAP/ Departamento de Tesorería / AUTAMUADY / APAUADY/APJUADY 4.1 Recibe las solicitudes de los empleados (Solicitud de préstamos). 4.2 Elabora el control de solicitudes de préstamos para entregar al asistente de prestaciones de la CGRH para su autorización. F-DGFA-DT-01 F-DGPLANEI-CC/GA-01/REV:03

22 Procedimiento para el otorgamiento de préstamos: personal, mobiliario, útiles escolares, equipo de cómputo y urgencia comprobada. Código: P-DGFA-DT-01 Revisión: 00 Página: 4 de 11 Fecha de emisión: 13 de junio del 2016 T5 Recibir control y solicitudes CGRH 5.1 El Asistente de Prestaciones de CGRH, recibe el control de solicitudes de préstamos, verifica que las solicitudes coincidan con dicho control y firma de recibido en el original y en la copia de este documento. Nota: las solicitudes podrán ser entregadas por el Departamento de Tesorería, los CAP y Sindicatos. 6.1 El Asistente de Prestaciones de CGRH, revisa en el SII, los datos del trabajador: adscripción, base, categoría, nivel y en su caso la afiliación a Asociación Sindical o si es pensionado o jubilado T6 Clasificar las solicitudes CGRH 6.2 El Asistente de Prestaciones de CGRH, clasifica las solicitudes de acuerdo a las categorías de los trabajadores o jubilados, en los grupos siguientes: académico, administrativo y manual, directivo, confianza y pensionado o jubilado. 7.1 El Asistente de Prestaciones de CGRH, revisa a través del SII, datos de nómina y datos del apartado de créditos al personal, con el fin de determinar derechos del solicitante para el préstamo que solicita y el monto que en su caso podría autorizarse. T7 Determinar monto de préstamo CGRH Nota 1: Para lo anterior, se considera el porcentaje que podría descontarse dependiendo del tipo de préstamo solicitado y los descuentos vigentes o por aplicarse a los ingresos que percibe el solicitante en la UADY. Nota 2: Para determinar el monto, considera las cantidades autorizadas en los Contratos Colectivos de Trabajo y los catálogos para el otorgamiento de préstamos al personal no sindicalizado, así como cantidades fijadas para pensionados y jubilados. F-DGPLANEI-CC/GA-01/REV:03

23 Procedimiento para el otorgamiento de préstamos: personal, mobiliario, útiles escolares, equipo de cómputo y urgencia comprobada. Código: P-DGFA-DT-01 Revisión: 00 Página: 5 de 11 Fecha de emisión: 13 de junio del El Asistente de Prestaciones de la CGRH, entrega al Jefe del Área de Prestaciones, las solicitudes con los datos requeridos y las observaciones pertinentes, para su validación. 8.2 El Jefe del Área de Prestaciones válida las solicitudes, las firma y las devuelve al Asistente de Prestaciones de la CGRH. T8 Autorizar préstamos CGRH 8.3 El Asistente de Prestaciones de la CGRH, entrega las solicitudes al Coordinador General de Recursos Humanos para su autorización. 8.4 El Coordinador General de Recursos Humanos, revisa las solicitudes y firma las procedentes, indicando la cantidad autorizada y las devuelve al Asistente de Prestaciones de la CGRH. T9 T10 Entregar solicitudes autorizadas Validar la disponibilidad del Fondo CGRH Departamento de Tesorería Nota: Las solicitudes que no procedan serán devueltas por el Asistente de Prestaciones de la CGRH, a quien se las haya entregado, con las observaciones que estime necesarias para que las den a conocer al solicitante. 9.1 El Asistente de Prestaciones de la CGRH, entrega las solicitudes autorizadas al Asistente de Préstamos de Tesorería, previa firma de recepción de las mismas. 9.2 El Asistente de Prestaciones de la CGRH archiva las copias de las solicitudes entregadas El Asistente de Préstamos de Tesorería, recibe las solicitudes autorizadas y valida la disponibilidad en el fondo por cada tipo de préstamo para determinar la fecha de pago y el inicio del descuento vía nómina. F-DGPLANEI-CC/GA-01/REV:03

24 Procedimiento para el otorgamiento de préstamos: personal, mobiliario, útiles escolares, equipo de cómputo y urgencia comprobada. Código: P-DGFA-DT-01 Revisión: 00 Página: 6 de 11 Fecha de emisión: 13 de junio del 2016 NOTA: las solicitudes autorizadas cuyo trámite no continúa por falta de recursos del fondo correspondiente, quedan en lista de espera El Asistente de Préstamos de Tesorería captura los datos de las solicitudes que correspondan (tipo de préstamo, importe autorizado y número de quincenas). T11 Capturar solicitudes y asignar fecha de pago Departamento de Tesorería 11.2 Genera desde el SII la relación de solicitudes por tipo de préstamos y verifica que coincida con las solicitudes aprobadas. F-DGFA-DT Captura en el SII las fechas de autorización, de pago y la de inicio del descuento El Asistente de Préstamos de Tesorería genera e imprime la documentación correspondiente a los préstamos (contra-recibos y pagarés). T12 Generar, recabar firmas y enviar documentación del préstamo Departamento de Tesorería 12.2 El Asistente de Préstamos de Tesorería recaba la firma del pagaré de acuerdo al calendario para tramitar préstamos personales conjuntamente, entrega el contrarecibo al trabajador El Asistente de Préstamos de Tesorería envía los pagarés y contra-recibos a los CAP para recabar la firma de los trabajadores, de acuerdo a las fechas establecidas en el calendario para tramitar préstamos personales El Asistente de Préstamos de Tesorería con los pagarés firmados selecciona la forma de pago (cheque o dispersión). F-DGPLANEI-CC/GA-01/REV:03

25 Procedimiento para el otorgamiento de préstamos: personal, mobiliario, útiles escolares, equipo de cómputo y urgencia comprobada. Código: P-DGFA-DT-01 Revisión: 00 Página: 7 de 11 Fecha de emisión: 13 de junio del 2016 T13 Recibir y enviar documentación CAP 13.1 Recibe la documentación (pagarés y contra-recibos) a los CAP para recabar la firma de los empleados para su envío al Depto. de Tesorería El Asistente de Préstamos de Tesorería, genera e imprime las pólizas de egresos y el Reporte de cheques emitidos. F-DGFA-DT El Asistente de Préstamos de Tesorería, recaba la firma del Jefe del departamento de Tesorería en la documentación correspondiente al pago con cheque (cheques, pagarés y pólizas). T14 Pagar los préstamos con cheque Departamento de tesorería 14.3 La secretaria recaba las firmas y entrega a la cajera general la documentación para el pago del préstamo solicitado. Nota 1: El empleado antes de recoger su cheque en la caja, debe pasar por su contra-recibo con la asistente de préstamos personales de Tesorería. Nota 2: En caso del préstamo de equipo de cómputo la cajera entrega el cheque y el pagaré al representante sindical. T15 Pagar los préstamos con transferencias Departamento de tesorería Con toda la documentación debidamente requisitada, 15.1 El Asistente de Préstamos de Tesorería asigna el número de transferencia según corresponda al pago. F-DGFA-DT-03 F-DGPLANEI-CC/GA-01/REV:03

26 Procedimiento para el otorgamiento de préstamos: personal, mobiliario, útiles escolares, equipo de cómputo y urgencia comprobada. Código: P-DGFA-DT-01 Revisión: 00 Página: 8 de 11 Fecha de emisión: 13 de junio del El Asistente de Préstamos de Tesorería genera e imprime las pólizas de egresos y el Reporte de transferencias emitidas El Asistente de Préstamos de Tesorería genera en el SII el archivo de transferencias correspondiente a las solicitudes según fechas de pago del Calendario para tramitar préstamos personales Las personas autorizadas procederán a accesar mancomunadamente a la banca electrónica de la institución financiera, para realizar las transferencias de los préstamos autorizados según Reporte de transferencias emitidas y el archivo generado por el Asistente de Préstamos de Tesorería El Jefe del departamento de Tesorería, procede a la firma de la documentación (póliza y el Reporte de transferencias emitidas). Nota: Es indispensable contar con el pagaré firmado para proceder a las transferencias. Una vez firmada la documentación: T16 Enviar documentación al área de Archivo Departamento de tesorería 16.1 El jefe del departamento entrega a la caja general la documentación de los préstamos efectuados La cajera general entrega la documentación al área de archivo. F-DGPLANEI-CC/GA-01/REV:03

27 Procedimiento para el otorgamiento de préstamos: personal, mobiliario, útiles escolares, equipo de cómputo y urgencia comprobada. Código: P-DGFA-DT-01 Revisión: 00 Página: 9 de 11 Fecha de emisión: 13 de junio del DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código Nombre del documento Lugar de almacenamiento Contrato colectivo Archivo electrónico Catálogo para el otorgamiento de prestamos personales al Archivo electrónico personal directivo y administrativo de confianza Relación de importes al personal por categoría Archivo electrónico Calendario para tramitar préstamos personales. Archivo electrónico 7. CONTROL DE REGISTROS Código Nombre del registro Lugar de almacenamiento Responsable de su protección F-DGFA-DT-01 Solicitud de préstamos Archivo Archivo General de la CGDF F-DGFA-DT-02 F-DGFA-DT-03 Relación de solicitudes por tipo de préstamo Reporte de transferencias emitidas Archivo del área Archivo Departamento de tesorería Archivo General de la CGDF F-DGFA-DT-04 Reporte de cheques emitidos Archivo Archivo General de la CGDF Control de solicitudes de préstamos Archivo del área Departamento de tesorería Tiempo de retención Disposición de los registros 2 años Archivo muerto 1 año Archivo muerto 1 año Archivo muerto 1 año Archivo muerto 1 año Archivo muerto F-DGPLANEI-CC/GA-01/REV:03

28 Procedimiento para el otorgamiento de préstamos: personal, mobiliario, útiles escolares, equipo de cómputo y urgencia comprobada. Código: P-DGFA-DT-01 Revisión: 00 Página: 10 de 11 Fecha de emisión: 13 de junio del ENFOQUE A PROCESOS Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas Solicitud de préstamos personales Empleado Préstamo otorgado Empleado Proporcionar al trabajador el préstamo para utilizarlo según sus requerimientos. 9. GLOSARIO SIGLAS UADY: Universidad Autónoma de Yucatán. CGDF: Coordinación General de Desarrollo Financiero. CGRH: Coordinación General de Recursos Humanos. SII: Sistema Institucional de Información. APAUADY: Asociación de Personal Académico de la Universidad Autónoma de Yucatán. AUTAMUADY: Asociación de Trabajadores Administrativos y manuales de la Universidad Autónoma de Yucatán. APJUADY: Asociación de Pensionados y Jubilados de la Universidad Autónoma de Yucatán DEFINICIONES Préstamos APAUADY: Personal, Utiles Escolares y Urgencia Comprobada. Préstamos AUTAMUADY: Personal, Mobiliario, Utiles Escolares y Equipo de Cómputo. Préstamos APJUADY: Personal Préstamos CAP y Departamento de Tesorería: Personal, Mobiliario y Utiles Escolares. F-DGPLANEI-CC/GA-01/REV:03

29 Procedimiento para el otorgamiento de préstamos: personal, mobiliario, útiles escolares, equipo de cómputo y urgencia comprobada. Código: P-DGFA-DT-01 Revisión: 00 Página: 11 de 11 Fecha de emisión: 13 de junio del CONTROL DE REVISIONES Nivel de revisión Sección y/o página Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó L.C.C. Alison Johana Salazar López Asistente Administrativo C.P. María Ivett Parra Arceo Jefa del Departamento de Tesorería C.P. Manuel Escoffié Aguilar Director General de Finanzas y Administración Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Universidad Autónoma de Yucatán. F-DGPLANEI-CC/GA-01/REV:03