Procedimiento: Captura, Digitalización y Edición de Audio y Video

Transcripción

1 Versión vigente No. 8 Fecha: 28/09/09 C O N T E N I D O 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas. 6. Diagrama de bloque del procedimiento. 7. Glosario. 8. Anexos. 9. Revisión Histórica.

2 1. Propósito. Proporcionar a la comunidad universitaria así como usuarios externos el servicio de captura, codificación y/o edición de audio y video en formatos magnéticos y/o digitales. 2. Alcance. Este procedimiento deberá ser observado y aplicado por Director, el Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios y por el Responsable del Área del Departamento. 3. Responsabilidad y Autoridad Jefe del Autoridad Autorizar y/o suspender solicitudes de captura, digitalización y edición de audio y video Autorizar la liberación del Proyecto Responsabilidad Gestionar los recursos necesarios para la captura, digitalización y edición de audio y video. Revisar en acuerdo con el responsable del área Audio y Video, el desarrollo del servicio. Informar al Personal Administrativo cuando se autorice un servicio a un usuario externo, así como el costo del mismo. Turnar ticket al responsable del área de los servicios correspondientes. Responsable del Área Autoridad Asignar actividades al personal del área. Controlar las actividades y el manejo del personal del área Responsabilidad Dar seguimiento a los servicios solicitados Revisar y verificar el servicio de captura, digitalización y edición de audio y video Llevar a cabo la captura, digitalización y edición de audio y video Establecer comunicación con el usuario Resguardar la información y documentación interna y externa de su competencia.

3 Asistentes de Área Responsabilidad Llevar a cabo la captura, digitalización y/o edición de audio y video Responsable de la Dependencia o espacio académico Autoridad Realizar cambios o modificaciones al trabajo solicitado Responsabilidad Solicitar el servicio a través de un oficio dirigido al Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. Proporcionar el material necesario para comenzar a realizar el servicio. Personal Administrativo Autoridad Elaborar comprobantes de pago por servicios ofrecidos del departamento a usuarios externos. Responsabilidad Elaborar un informe de los ingresos generados por el departamento 4. Normatividad aplicable. 1. Ley Federal del Derecho de Autor y Seguridad Intelectual. 5. Políticas. 1. La solicitud del servicio podrá realizarla, de manera institucional, cualquier dependencia o espacio académico de la UAEM. o bien, podrá realizarla, de manera personal, cualquier universitario, académico o investigador. 2. La solicitud deberá realizarse a través de oficio dirigido al Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones 3. La solicitud de captura de audio y video deberá realizarse con una semana de anticipación al día del evento, la cual estará sujeta a la disponibilidad del servicio.

4 4. Solo el Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones podrá autorizar servicio sin oficio y cuando la solicitud de grabación sea menor a una semana antes del día del evento. 5. Cuando la solicitud de un servicio sea realizada por un área de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, deberá ser a través de un ticket dirigido al Jefe de o responsable de área. 6. En caso de los usuarios externos (que no pertenece a la UAEM) los servicios ofrecidos tendrán un costo establecido por el catalogo de costos de servicios del Departamento de Videoconferencia y Multimedios, y sólo el Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones puede autorizar un servicio exento de pago. 7. El Jefe de Departamento informa al Personal Administrativo el costo de los servicios ofrecidos por el área a usuarios externos. 8. Cuando la edición, codificación o copia de video lo requieran en una Transmisión por demanda, el Responsable del área solicitará mediante un Ticket el servicio al Responsable de Transmisiones en Línea y por Demanda. 9. La entrega de material, en caso de ser solicitado por un área del Departamento de Videoconferencia y Multimedios, será entregado al solicitante. 10. El Responsable del Área será responsable de llenar el formato y la bitácora de servicio, y de ser posible, recabará la firma de ambos cuando el servicio haya concluido además de proporcionarle el cuestionario de satisfacción para su llenado; de no ser posible recabar la firma al término del servicio, se le enviará un correo al usuario que servirá como comprobante de término del servicio en el cual se adjuntaran el formato y bitácora de servicio para su firma además del cuestionario de satisfacción del usuario para su llenado. 11. El tiempo de entrega del material de audio y video dependerá del trabajo que se tenga en el área, y de las características y extensión del material. 12. En caso de que se requiera, el usuario deberá proporcionar el material necesario, tal como: El material en el cual desea que sea almacenado el audio y video: VHS, Hi8, CD o minidv. Video y audio (si estos no provienen de una transmision en línea). Titulo del video. Nombre del conferencista. Presentacion de PowerPoint. Las marcas del video. Esto en caso de que el video no provenga de una transmisión en línea con material de soporte visual y deseen que lo contega posteriormente, o bien, cuando el video sea proporcionado por el usuario y desee material de soporte visual. 13. El material de soporte visual (PowerPoint) debe de cumplir con los siguientes estándares:

5 Ajustar el tamaño de diapositiva 21.35cm de ancho y 16cm de alto. Para los párrafos o contenido mínimo de 24 y títulos de 28 en tipo de letra arial. 14. Si el usuario requiere la entrega de material en CD o DVD este deberá proporcionarlos. 15. El material de audio y video a digitalizar y/o editar debe estar en formato digital AVI, MPEG, WMV, WAV, WMA o MP3 almacenado en CD o DVD; o en formato analógico almacenado en videocasete VHS o audiocasete con calidad suficiente para su tratamiento. En caso de ser un formato que no se haya trabajado con anterioridad en el área se considerara la factibilidad de realizar el servicio, en otro caso se cancelara el servicio. Dichos materiales serán marcados si no tienen nota de identificación propia y serán devueltos al usuario una vez procesados. 16. El usuario es responsable de proporcionar todas las condiciones adecuadas para que la grabación sea llevada con calidad, tales como: Contar con una adecuada iluminación del lugar para que la grabación no se vea obscura El audio debe ser adecuado (claro, fuerte, nítido) y que sea en un lugar libre de ruidos. Contar con una consola de audio si el lugar donde se va a llevar la grabación es muy grande.

6 6. Diagrama de Bloque: Usuario Director de Servicios de Cómputo Asistentes del Área de Procesamiento de Responsable del Área Jefe de Departamento de Videoconferencia y Multimedios (VCyM) Personal Administrativo Inicio 1 Solicita servicio por medio de un oficio dirigido al Director de Servicios de Cómputo 2 3 Recibe solicitud y la evalúa Recibe oficio, lo digitaliza y registra. Asigna servicio al depto de VcyM No Autoriza el servicio? Si C Elabora responde, en el ticket, al usuario determinando la no factibilidad del servicio y la razón. Recibe correo de no factibilidad Verifica el perfil del usuario Fin A

7 Usuario Asistentes del Área de Procesamiento de Responsable del Área Jefe de Departamento de Videoconferencia y Multimedios (VCyM) Personal Administrativo A Si Usuario Externo? No No C El usuario acepta la cantidad a pagar? 8 Si 7 Informa al usuario de manera personal el costo del servicio en base al catalogo de costos de servicios B Realiza el pago correspondiente 9 10 Recibe comprobante de pago y entrega copia al Jefe de Depto Recibe pago y elabora comprobante de pago de servicio. Y entrega al usuario D

8 Usuario Asistentes del Área de Procesamiento de Responsable del Área Jefe de Departamento de Videoconferencia y Multimedios (VCyM) Personal Administrativo D 11 Recibe copia de comprobante y almacena para su control. B 12 Asigna Ticket al responsable del área de 13 Procesamiento de Audio y Video informandole del servicio. Recibe Ticket y se pone en contacto con el usuario para solicitar material y caracteristicas del servicio. Llena formato de servicio (anexo 1) Entrega el material al Reponsable del Área 14 Si Se requiere material? No E F

9 Usuario Asistentes del Área de Procesamiento de Responsable del Área Jefe de Departamento de Videoconferencia y Multimedios (VCyM) Personal Administrativo E 15 Recibe material y lo registra en el Formato de Control de Materiales Proporcionado por el Usuario para el Procesamiento de Audio y Video (anexo 3) 16 F Copia, captura, digitaliza y/o edita conforme a los formatos y tiempos establecidos en el formato de servicio de captura, digitalización y edición de audio y video (anexo 1) y conforme al procedimiento técnico de procesamiento de audio y video (anexo2) I 17 Revisan los materiales Existen cambios? No Si G H

10 Usuario Asistentes del Área de Procesamiento de Responsable del Área Jefe de Departamento de Videoconferencia y Multimedios (VCyM) Personal Administrativo G H Registra cambios en el formato de control de cambios de procesamiento de audio y video (anexo 4) Libera los materiales y firma formato de Servico de captura, digitalización y edición de audio y video (anexo 1) I Realiza correcciones a los materiales Entrega los materiales al usuario y el formato de servicio de captura, digitalización y edición de audio y video (anexo 1) J Si Se puede recabar firma? No K

11 Usuario Asistentes del Área de Procesamiento de Responsable del Área Jefe de Departamento de Videoconferencia y Multimedios (VCyM) Personal Administrativo J K Firma formato de servicio(anexo 1) y bitacora ademas de contestar cuestionario de satisfacción del usuario. Como comprobantes de recepción de materiales y conformidad Envía correo como comprobante de termino de servicio y anexa cuestionario de satisfaccion del usuario, bitácora y formatode servicio (anexo1) 23 Archiva formato de servicio para su control Fin Recibe y envía contestación al correo cuestionario de satisfacción del usuario y bitácora. Recibe y almacena para su control Fin

12 7. Glosario Captura de audio y video: almacenamiento de audio y video en medios magnéticos o digitales. Digitalización de audio y video: conversión de elementos de audio y video de formatos analógicos (como casetes de audio y video) a formatos digitales, para su manejo en equipos de cómputo. Edición de audio y video: realizar modificaciones a elementos de audio y video digital. Material de soporte visual: material basado en imágenes que se muestra en la pantalla como apoyo a la exposición audiovisual para una mayor referencia. Marcas: son los tiempos en minutos y segundos en la cual van a ir cambiando las imágenes de PowerPoint con respecto al audio y video. Aula virtual: página de Internet en la cual se puede ver el video y el material de soporte visual. Usuario Externo: persona que solicite un servicio y que no pertenezca a la UAEM. Usuario Interno: persona que solicite un servicio y pertenezca a la UAEM. Ticket: registro de una solicitud en el Sistema de Control y Seguimiento de solicitudes de servicio. SCSSS: Sistema de Control y Seguimiento de Solicitudes de Servicio. Perfil del usuario: validación de si un usuario es interno o externo 8. Anexos 1. Formato de servicio de captura,digitalización y edición de audio y video.. 2. Procedimiento técnico técnico de procesamiento de audio y video.. 3. Formato de control de materiales proporcionados por el usuario para el procesamiento de audio y video. 4. Formato de control de cambios de procesamiento de audio y video.

13 9. Revisión Histórica Número de revisión Fecha de revisión Revisó (puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 05 10/10/06 Responsable de Área Jefe de Depto Actualización de Formato 06 28/09/07 Responsable de Área Jefe de Depto Actualización de Formato y Políticas de acuerdo a asesorías 07 7/01/ /07/09 Jefe de Depto Responsable de Área Responsable de Área Jefe de Depto Jefe de Depto Actualización de Políticas y Diagrama de Flujo en relación al Reglamento de TIC's y del Sistema de Control y Seguimiento de Solicitudes de Servicio Actualización de Formatos - Cambio de nombre y adscripción de la Dirección de Servicios de Cómputo por: Oficina de Rectoría