C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas

Transcripción

1 Procedimiento Caja de Ahorro Versión vigente No. 03 Fecha: 05/10/09 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica

2 1. Propósito Conocer los lineamientos para la afiliación de caja ahorradores 2. Alcance Revisión de la solicitud hasta la autorización del monto. Establecer el control de protección de cheques solicitados por los integrantes de Caja de Ahorro de la FAAPAUAEM, en las fechas establecidas en el calendario de retiros y préstamos, para mayor seguridad en caso de pérdida o robo del cheque 3. Responsabilidad y autoridad El Secretario General tiene la responsabilidad de dar a conocer las instrucciones de la DODA a través de oficios girados a su atención. Autorizar con firma autógrafa los cheques de préstamos y retiros, aprobar o rechazar los cambios que se presentan en la actualización del reglamento de Caja de Ahorro. El Secretario de Administración y Finanzas tiene la responsabilidad de citar en reuniones al H. Comisión Especial de Caja de Ahorro para analizar y aprobar los préstamos nominales y especiales que se otorgan de acuerdo al calendario de Caja de Ahorro. Revisar y analizar conjuntamente con H. Comisión Especial la actualización del reglamento de la Caja de Ahorro para proponer su actualización, revisar con el Auxiliar Financiero, Contador y Asistente General los movimientos administrativos, financieros y contables mes a mes. Autorizar o rechazar las solicitudes que no cumplan con los requisitos del reglamento, autorizar los retiros y préstamos extraordinarios, proporcionar los recursos económicos y materiales para el desarrollar las actividades de Caja de Ahorro. Autorizar con firma autógrafa todos los cheques de préstamos y retiros relacionados con Caja de Ahorro El secretario Técnico tiene la responsabilidad de dar seguimiento a las observaciones, no conformidades y oportunidades de mejora que se tengan en el manejo del proceso de Caja de Ahorro, cerrar las observaciones que provengan de las auditorias que se llevan a cabo en el proceso de Caja de Ahorro.

3 El auxiliar Financiero de caja de ahorro tiene la responsabilidad de revisar que las solicitudes estén llenas correctamente y la autoridad de rechazar si no cumple con los requisitos El Auxiliar Financiero de caja de ahorro tiene la responsabilidad de analizar que el préstamo, del solicitante pueda tener solvencia para cubrirlo y la autoridad de rechazarlo en caso contrario. El asistente General tiene la responsabilidad de proteger los cheques de manera electrónica. Y tiene autoridad de dar de baja los cheques reportados como robados, extraviados y cancelados. Es responsabilidad del Contador de la Caja de Ahorro llevar el registro, análisis y control de todos los movimientos que se operen en la contabilidad y administración de caja de ahorro, que permitan la elaboración de los Estados Financieros de Ingresos y Egresos mensuales que se presentan ante el Consejo Directivo de la Federación de Asociaciones Autónomas de Personal Académico de la Universidad Autónoma del Estado de México 4. Normatividad aplicable Reglamento de la caja de ahorros. ISO 9000:2000 ISO 9001:2000 Normas de Información Financiera Código Fiscal de la Federación: ISR IVA

4 5. Políticas 1. Los afiliados a caja de ahorro deberán pertenecer a la nómina general de la UAEM. 2. El ahorro mínimo para la Caja de Ahorro son $ Los afiliados deben presentar el último talón de cheque de pago que indica que pertenecen a la UAEM 4. Para solicitar el retiro del ahorro no deberán tener deuda de préstamo y serán expedidos según calendario de retiros. 5. Los retiros extraordinarios son autorizados por el Secretario de Administración y Finanzas. 6. Los préstamos nominales de caja de ahorro serán 3 veces en relación ahorro actual, siempre y cuando su percepción quincenal neta sea mayor al descuento calculado. 7. Los préstamos nominales son descontados a 6 meses, los que se otorgan a 9 meses deberán ser tratados con la Comisión de Caja de ahorro, los mismos serán expedidos según calendario de préstamos 8. Los préstamos especiales se deberán tratar con la Comisión Especial de Caja de Ahorro, los mismos serán expedidos según calendario de préstamos. 9. Los préstamos de financiamiento son otorgados a todos los afiliados a Caja de Ahorro, siempre y cuando estén activos, los mismos serán entregados según calendario de préstamos 10. Solo se pueden proteger cheques con un monto menor de $ 300, Los cheques de prestamos y retiros tiene una vigencia de 90 días en caso de no ser cobrados son cancelados.

5 6. Diagrama de bloque del procedimiento El Auxiliar Financiero entrega una solicitud de acuerdo al trámite requerido por el usuario, revisando los siguientes datos en los casos posteriores. Requisitos Afiliación Reingreso Modificación de ahorro Retiro Préstamo Nombre del solicitante a! a! a! a! a! Copia del talón del cheque a a! a!!! Domicilio a a! a!!! Adscripción a a! a!!! Categoría a a! a!!! Beneficiarios a a! a!!! Monto de aportación con número y letra a a! a!! aque sea solvente a 6 ó 9 meses Firma a a! a!!! RFC a a!! a! a! Folio a a! a! a!! Observaciones Se da el núm. de folio por parte de la caja de ahorro Se verifican los datos de la solicitud de reingreso de acuerdo al los datos del sistema de caja de ahorros.! Se verifican los datos y el monto nuevo (incremento, decremento).! Revisar si el retiro es parcial, total, intereses o capital. Indicar sí seguirá aportando o se da de baja. Sí se da de baja se manda oficio de baja de caja de ahorros a RH. Debe contar con un aval caja ahorrador activo. Debe contar con carga laboral en el periodo del préstamo

6 Procedimiento Caja de Ahorro ALTAS Y DESCUENTOS DE PRESTÁMOS

7 Procedimiento Caja de Ahorro MODIFICACIONES DE AHORRO

8 RETIROS Y PRESTÁMOS Auxiliar Financiero INICIO 1 Se verifica la solicitud que este completa en todos los campos y cumpla con los requisitos de retiro y préstamo 2 Se genera reporte de aportaciones quincenales conciliadas con el expediente 3 Se actualiza el sistema de caja de ahorro con las modificaciones solicitadas 4 Se elaboran los cheques y listado para verificar nombre y monto y firma los cheques de quien elaboró 5 Se actualiza la base de datos de la nomina general electrónica en el sistema y se actualiza el expediente hasta un nuevo movimiento 6 Se pasa a protección de cheques, posteriormente se entrega para firmas autorizadas y es preservado según procedimiento de identificación y preservación antes de ser entregados a los afiliados en la fecha correspondiente FIN

9 7. Glosario Retiros extraordinarios Retiros parciales Prestamos especiales Prestamos nominales son los que salen fuera de las fechas establecidas. son los que retiran parte de capital e interés. son los que se pagan en una sola exhibición. son los que se descuentan vía nomina. 8. Anexos Solicitud de afiliación Solicitud de retiro Solicitud de préstamo nominal Solicitud de préstamo especial Carta de Autorización de la Comisión Relación del prestamos especiales y nominales Ficha de Cargo Ficha de Abono Recibos de Ingresos Informe Financiero Oficios de Caja de Ahorro Relación de vencimiento Movimientos de las inversiones en mercado de dinero Calendario de préstamos Calendario de retiros

10 9.- Revisión Histórica Procedimiento Caja de Ahorro Númerode revisión Fecha de revisión Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del Cambio Coordinación del SGC. Dirección de DODA Primera edición Coordinación del SGC Dirección de DODA Se modifico el procedimiento de afiliados y las tablas TEP, TOC, TSN, TRS Coordinación del SGC Dirección de DODA Se modifico el procedimiento de afiliados, las tablas TEP, TOC, TSN, TRS y se agrega la lista maestra /10/09 Secretario de Administración y finanzas Secretario de Administración y finanzas Se modifico el procedimiento de afiliados, misión visión, política de calidad, las tablas TEP, TOC, TSN, TRS y lista maestra.