C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas
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- Juan Antonio Ríos Luna
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1 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica 1/6
2 1. Propósito Establecer los lineamientos para la evaluación de la competencia del personal que interviene en el (SGC) y cuyas actividades afectan la calidad del servicio. 2. Alcance Este procedimiento debe ser observado y aplicado por todas las áreas de la UAEM que formen parte del SGC. 3. Responsabilidad y autoridad 1. Es responsabilidad de las áreas que participan en los procesos, la implementación de este procedimiento y la conservación de los registros generados en la aplicación del mismo. 2. Los Secretarios y Directores tienen la autoridad para determinar las acciones a seguir en caso de incumplimiento de este procedimiento por el personal involucrado. 3. Los responsables y espacios educativos que participan en los procesos tienen las siguientes responsabilidades: Implementar las correcciones, acciones correctivas o preventivas, que permitan mantener este documento. Asignar las responsabilidades, autoridades y recursos para que el personal asociado con el uso de los procesos realice lo establecido en este documento. Los responsables de procesos deben de asegurarse que los usuarios de los mismos cumplan con los lineamientos establecidos y mantengan los registros de evidencia. 4. El Coordinador del SGC resolverá aquellos casos en que no se identifique con precisión algún requisito establecido, para que sea perfectamente entendido y aplicado por los responsables y usuarios de los procesos. 4. Normatividad aplicable Norma ISO 9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario. Norma ISO 9001:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Requisitos Apartados 5.5.1, 6.1, y 6.2 del Manual de calidad de la UAEM. NOTA: en el apartado de políticas del procedimiento, los requisitos declarados en la normatividad ISO 9001:2000 se escriben con NEGRITAS y declarándose a continuación el cumplimiento en la UAEM. 2/6
3 5. Políticas Generalidades 1. Los responsables de los procesos, los titulares de área y el personal que participa en el SGC, deberán dar cumplimiento a este procedimiento. 2. A través de la se coordinarán reuniones de trabajo con el personal de los procesos y usuarios que integran el sistema para capacitar en la aplicación de este procedimiento. a. La alta dirección debe asegurarse que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la organización. 3. Para asegurarse de la eficaz determinación e implementación de las responsabilidades y autoridades en el personal responsable de los procesos y usuarios se revisaran, aprobaran y deben utilizarse los formatos de TEP, TRS, TOC, TSNC, LMD, los procedimientos de los procesos y sus registros, citados en los anexos de este procedimiento. b. Todo personal que realice trabajos que afecten la calidad del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia. 4. La UAEM declara que todo personal involucrado en los distintos procesos establecidos para la operación de la institución, afecta directamente la calidad del producto y servicios, por lo que los responsables de los procesos y de los espacios académicos deben de utilizar y enviar copia de sus evidencias a la DODA para demostrar la competencia del personal. 5. La evaluación de la educación y experiencia deberá de registrarse en los formatos establecidos en las columnas finales de los registros: Estado y evaluación de competencia de personal proceso central y en el registro de estado y evaluación de competencia de personal espacio académico. c. Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la calidad del producto 6. Todo el personal responsable y/o usuario deberá de ser capacitado por el titular del proceso que aplique para: Asegurar la competencia del personal en procesos. Asegurar la competencia en espacios académicos. Que la evaluación de competencia prevenga rotación de personal en procesos y espacios académicos. Que la evaluación de competencia prevenga la comunicación eficaz en cambios al proceso. 3/6
4 7. El personal de cada proceso debe de mantener: La metodología para la evaluación de la competencia por puesto establecida para el personal del propio proceso y del personal usuario, establecidos en los registros de este documento. Asegurar el conocimiento mínimo del SGC en el personal. El personal responsable de los procesos debe asegurar el conocimiento y competencia de procesos independientes, pero relacionados, en los usuarios, de tal manera que se fortalezca la interacción. d. Proporcionar formación o tomar otras acciones para satisfacer dichas necesidades. 8. El personal usuario del proceso debe: Ser capacitado en todo o parcialmente (Según aplique) por los responsables del proceso. Ser evaluado en todo el proceso o la parte que le corresponda asegurando su competencia. Contar con registros de evidencia por los responsables de procesos y por el responsable del espacio académico. Las evidencias deben de ser proporcionadas en copia a la DODA cada ciclo escolar, por los responsables de los procesos y de los espacios académicos. e. Evaluar la eficacia de las acciones tomadas. 9. El personal de proceso central debe asegurarse de la capacitación y evaluación de la competencia de su personal y usuarios cuando exista: Cambios en los documentos. Mejora en el proceso. Situaciones imprevistas. Cambios en el personal de los procesos. Cambios de usuarios responsables en los espacios académicos. Los responsables de los espacios académicos deben de informar de inmediato a la DODA y al responsable del proceso que aplique cuando exista un cambio en el personal responsable. f. Asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad; y 10. La UAEM cumple con este requisito a través de los registros establecidos para la evaluación de la competencia del personal, los cuales dentro de su evaluación se aseguran de que cada persona relacionada con la operación de los procesos y sus usuarios cuenten con criterios de ponderación apropiados. Los criterios a seguir para la evaluación de la competencia están establecidos en los propios registros para: Estado y evaluación de competencia del personal del proceso central Estado y evaluación de competencia en espacio académico o usuario 4/6
5 Estado y evaluación de competencia en el espacio académico g. Mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia 11. Los procesos aplicables en cada espacio académico se establecen en la tabla Procesos en espacios educativos de la cual es responsabilidad de la DODA su establecimiento y mantenimiento. 12. Cada responsable de proceso debe conservar la evidencia de las capacitaciones listas de asistencia, minutas y evaluaciones realizadas, documentadas en los registros declarados en la política 10 de este documento. 13. Cada responsable de espacio académico debe de conservar evidencia de las capacitaciones listas de asistencia, minutas y evaluaciones realizadas, documentadas en los registros declarados en la política 10 de este documento. 14. Las evidencias deben de ser auditadas por los auditores internos en los procesos de auditoria y darle seguimiento conforme a lo establecido en el procedimiento de auditorias internas. 15. Los registros de evidencia deben de controlarse conforme a lo establecido en los procedimientos control de registros y el de control de documentos. 6. Diagrama de bloque del procedimiento No aplica para este procedimiento 7. Glosario Proceso central: Proceso establecido para la operación de la UAEM y que forma parte del SGC. Documento: Información y su medio de soporte Documentos internos: Documentos elaborados dentro del ámbito de la UAEM. Copia autorizada: Documento firmado en original por el responsable y entregado al usuario establecido en la lista maestra de documentos. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización especifica o aplicación especifica prevista. Aprobar: Característica de consentimiento que se le da a una actividad o trabajo realizado. Visto bueno. 5/6
6 TEP: Tabla de Enfoque a Procesos TRS: Tabla de Requisitos del Servicio TSNC: Tabla de Servicio No Conforme TOC: Tabla de Objetivo de Calidad LMD: Lista Maestra de documentos 8. Anexos Tabla: Procesos aplicables en espacios educativos Estado y evaluación de competencia en personal proceso central Estado y evaluación de competencia en personal espacio académico o usuario Estado y evaluación de competencia del personal usuario 9. REVISION HISTORICA. Número de revisión Fecha de revisión Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 00 05/08/07 Coordinación del SGC Dirección de DODA No aplica por ser primera edición 6/6
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