C O N T E N I D O. Versión Vigente No. 00. Procedimiento: ALTA DE PERSONAL. Secretaría de Administración

Transcripción

1 Versión vigente No. 01 Fecha: 03/11/10 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos (formatos y registros) Nombre con el que se identifica cada uno de los anexos del procedimiento 9. Revisión Histórica

2 1.- Propósito. Proporcionar los servicios de alta de personal, de acuerdo al convenio de colaboración entre partes en los sistemas automatizados que involucra al proceso de Administración de personal. 2.- Alcance. Aplica para las Unidades del FONDICT, Empresas Privadas y Gobierno Estatal, Federal o Municipal. 3.- Responsabilidad y Autoridad. Director General Aceptar o rechazar y firmar los convenios entre partes. Aceptar o rechazar la requisición de personal para las Unidades de FONDICT-. Rescindir el contrato individual de trabajo del colaborador. Solicitar auditorias financieras y de calidad al proceso. Contralor Analizar y firmar los convenios entre partes. Analizar la requisición de personal para las Unidades de FONDICT-. Gerente de SCISA Presentar y firmar cotizaciones del servicio de administración de personal. Firmar los convenios entre partes. Aceptar o rechazar la requisición de personal. Aprobar y firmar los contratos individuales de trabajo. Rescindir el contrato individual de trabajo del colaborador. Revisar que se cumpla con las condiciones necesarias en los convenios o contratos entre partes para su firma. Aprobar los pagos por concepto de sueldos y salarios. Revisar los convenios entre partes. Aprobar los pagos por concepto de sueldos y salarios. Supervisar que se llevan a cabo las auditorias financieras en tiempo y forma. Promover el servicio de administración de personal. Gestionar y revisar los convenios o contratos entre partes, cumpliendo con las condiciones necesarias. Recabar las firmas de colaboración de los convenios o contratos entre partes. Aprobar los pagos por concepto de sueldos y salarios. Informar al cliente de la terminación de los convenios o contratos entre partes. Gerente Cliente

3 Aceptar y firmar los convenios entre partes. Aprobar al personal reclutado. Definir las condiciones de contratación. Rescindir el contrato individual de trabajo del colaborador. Aprobar el formato de alta y requisición de colaborador. Revisar que el formato de alta, la requisición y el expediente del colaborador, se entreguen en tiempo y forma. Revisar que el colaborador contratado cumpla con las necesidades del puesto. Contador Cliente Contador de SCISA Seleccionar y Reclutar al personal. Solicitar los requisitos de documentación del personal de nuevo ingreso. Elaborar y entregar al Contador de SCISA, el formato de alta, la requisición e integrar el expediente del colaborador. Calcular la propuesta económica para la cotización del servicio de administración de nomina. Solicitar la elaboración de contratos individuales de trabajo al Área jurídica. Realizar el alta del personal en el sistema de SADPER. Captura el alta del personal en Excel y elaborar el cuadro de nomina para el cobro de los servicios a el cliente. Verificar los movimientos afiliatorios al IDSE. Solicitar el número de cuenta bancaria para pago vía transferencia electrónica. Capturar cuenta bancaria en el SADPER. Informar al cliente de la terminación del contrato individual de trabajo de su personal. Auxiliar Contable de SCISA

4 Recibir e integrar el expediente de cada uno de los colaboradores por cada centro de costos. Dar de alta al personal de nuevo ingreso al IDSE y obtener su acuse de envio. Generar el archivo de envio para la obtención de número de cuenta bancaria a través del SIGA y Banca Electrónica Empresarial. Validar el archivo de respuesta en el SIGA. Proporcionar el número de cuenta bancaria al contador de SCISA. 4.- Normatividad aplicable. Ley federal del trabajo. Ley del Impuesto sobre la renta. Ley del Seguro Social. Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores Ley de los Sistemas de Ahorro para el Retiro. Código Fiscal de la Federación. Código Financiero del Estado de México. Reglamentos Internos de Trabajo. Contrato Colectivo de trabajo. 5.- Políticas. 1. El gerente de SCISA debe programar la difusión del Servicio de Administración de Personal a través de medios de comunicación, papelería (Flayer), visitas a exposiciones y empresas. 2. El cliente deberá entregar a la empresa el número de colaboradores a administrar, especificando las condiciones de contratación; Sueldo bruto mensual, vales de despensa, bonos o gratificaciones, días de aguinaldo y vigencia, para presentar la cotización de los servicios. 3. El contador debe hacer el estimado del costo del servicio de administración de personal para la unidad o empresa a quien se tenga que cotizar este servicio. 4. El contralor deberá de analizar la cotización y los convenios entre partes. 5. Debe de existir un contrato o convenio del servicio entre las partes de acuerdo a lo establecido en la cotización correspondiente, dándole cumplimiento a las leyes que aplique, deberá estar firmado por el director, el contralor, el jurídico del FONDICT-, el gerente de SCISA y por parte del cliente director general, gerente o representante legal, antes de iniciar la captura de colaboradores en el sistema SADPER. 6. El cliente deberá de realizar la selección y reclutamiento de personal y entregará la lista definitiva de este, manifestando las condiciones de contratación de acuerdo con lo establecido en el contrato celebrado entre las partes. 7. Para el alta del colaborador el cliente deberá entregar el formato de alta, la requisición y el expediente del colaborador hasta dos días hábiles posteriores a la fecha de alta. 8. Para las Unidades del FONDICT-, toda documentación deberá de ser revisada por el contralor, antes de la autorización del Director.

5 9. Por política del IMSS, para efectos de la realización de cualquier tipo de movimiento, solo se tendrán cinco días hábiles posteriores a la fecha para registrar dichos movimientos. 10. En caso de incumplimiento de la política anterior el registro de alta del colaborador en el SADPER e IDSE, el cliente asumirá los gastos de sueldos y salarios, por los días no contemplados en los sistemas. 11. El contador de SCISA debe identificar a los colaboradores eventuales a los cuales no se les generará cuenta bancaria. (Se les pagara por cheque). 12. Tratándose de personal de nuevo ingreso contratado por el FONDICT-, por un periodo de tres meses iníciales, se le pagaran vales de despensa con el monto mínimo. 13. El personal de nuevo ingreso deberá tener su número de seguridad social, la CURP el RFC e IFE. 14. El expediente deberá de contar con el contrato individual de trabajo firmado por el colaborador. 15. El Contador de SCISA deberá informar al cliente de sus contratos individuales a vencer 15 días naturales antes de la fecha de vencimiento en caso de los contratos por tiempo determinado (3 meses o más). 16. El cliente deberá de informar a SCISA de la terminación o recontratación del personal a más tardar 10 días naturales antes del vencimiento del mismo, de lo contrario será responsable de los gastos que se generen y asumirá la responsabilidad de la carga laboral establecida por la LEY Federal del Trabajo. 17. La contraloría deberá de programar auditorias de control interno al procedimiento. 18. En ausencia del Director el contralor podrá autorizar la documentación del procedimiento.

6 6.- Diagrama de bloque del procedimiento. Gerente de SCISA Gerente Cliente Contador de SCISA INICIO Recibe y Analiza la propuesta económica Recibe Formato de alta y los documentos de requisito de alta. Se presenta y ofrece los servicios de administración de personal a gerente del C.C. Solicita información para presentar propuesta económica. NO C. C. Acepta propuesta A.P. SI NO La Información es Correcta. SI Elabora y Presenta Propuesta económica al cliente 3 10 Notifica a Gerente de SCISA de rechazo de propuesta 4 5 Conecta Con Paso 7 Recibe notificación del Gerente Cliente, guarda expediente Notifica de aceptación. Recaba documentación y entrega a gerente para inicio de elaboración de convenio. 11 FIN Se dan de alta los colaboradores en SADPER, turna el expediente a auxiliar contable 6 A Recibe notificación y documentación requerida. Solicita al área Jurídica de FONDICT el convenio de colaboración entre las empresas entregando 8 7 Recibe y archiva copia de Convenio Recibe convenio por parte del jurídico, gestiona firmas. Revisa e integra lista de colaboradores y requisitos de Alta en formato de alta y los entrega al Contador de SCISA.

7 Auxiliar Contable Contador de SCISA Auxiliar Contable A 12 Recibe el expediente da de alta la relación de colaboradores en el IMSS a través del sistema SUA y se obtienen registro aprobado. Se registran los colaboradores en el banco con el sistema SIGA obteniendo archivo de confirmación y se carga en el portal del banco para solicitar cuentas de nómina y tarjetas de los colaboradores. En caso de error corrige datos y envía información en ambos sistemas 15 Recibe Respuesta del Banco y Acuse de IMMS. Registra por colaborador su cuenta bancaria y registro de IMSS en el sistema de SADPER y elabora el reporte del expediente del colaborador. Integra el expediente con los documentos requisitados al colaborador. 18 Recibe contrato y expediente individual y gestiona la firma del colaborador 13 Solicita al área jurídica de FONDICT- la elaboración o corrección de los contratos individuales de trabajo B Recibe y revisa el acuse de alta de colaboradores en el IMSS (Registro) y lo carga en IDSE. Se recibe y revisa el Archivo de respuesta del banco se carga en SIGA para obtener El nombre del colaborador relacionado con el No. De cuenta Bancaria y sus datos generales. Se obtiene Respuesta SIGA. 16 Recibe y revisa el contrato individual de trabajo del colaborador. SI Error en los formatos NO NO El contrato es Correcto. SI Conecta Con Paso 12 Entrega Formato de Respuesta del banco y acuse de del IMSS al contador de SCISA. 14 Conecta Con Paso Acepta el contrato individual de trabajo con expediente y los entrega al Auxiliar contable

8 Colaborador Auxiliar Contable B 17 Recibe, revisa, acepta y firma el contrato individual de trabajo y lo regresa al auxiliar contable. Recibe tarjeta de su cuenta bancaria y firma de recibido. 18 Recoge el contrato individual de trabajo y obtiene acuse de recibo de tarjeta bancaria. Integra documentación acuses y genera expediente de colaborador. Integra el expediente del Centro de Costos FIN 7.- Glosario. BANCO.- Sistema electrónico que permite controlar cualquier tipo de cuenta bancaria y que ofrece información precisa en cualquier momento CENTROS DE COSTO.- Clasificación en el sistema de SADPER que sirve para identificar al personal que pertenece a los diferentes clientes.

9 CHEQUERA DE VALES.- Talonario nominativo con Empresariales S.A de C.V. valor nominal emitido por ACCOR Servicios COI.- Sistema de contabilidad integral que automatiza el proceso contable CONTADOR CLIENTE.- Contador de las Unidades del FONDICT, Empresas Privadas y Gobierno Estatal, Federal o Municipal. CURP.- Clave Única de Registro Poblacional. DIM.- Declaración Informativa Múltiple. Que se presenta ante la Secretaria de Administración Tributaria el día 15 de Febrero de cada año. ELEVAR.- Subir información por archivo electrónico a un software o sistema. EXPEDIENTE DE COLABORADOR.- Documentación requerida para la contratación del personal. Acta de nacimiento, Credencial de elector, numero de afiliación al IMSS, CURP, RFC, Comprobante de domicilio, dos cartas de recomendación, comprobante de estudios, cartilla militar, dos fotografías y currículum. GERENTE CLIENTE.- Gerente de las Unidades del FONDICT, Empresas Privadas y Gobierno Estatal, Federal o Municipal. IDSE.- IMSS desde su empresa, portal de internet de servicio del IMSS para realizar movimientos afiliatorios de los colaboradores de la empresa, consulta de la emisión de cuotas obrero patronales. IMSS.- Instituto Mexicano del Seguro Social. INFONAVIT.- Instituto del Fondo Nacional para la Vivienda del Trabajador. ISR.-Impuesto Sobre la Renta de retenciones al salario. SADPER.- Sistema de nómina integral que permite el control de percepciones, deducciones y declaraciones de los colaboradores de acuerdo a los requisitos de la legislación fiscal y laboral. SIGA.- Sistema integral de generación de archivos (software proporcionado por la banca electrónica del banco). SISTEMA DE BANCA ELECTRONICA EMPRESARIAL.- Servicios bancarios vía internet SUA.- Sistema único de autodeterminación de cuotas obrero patronal del IMSS. 8.- Anexos Formato de Requisición de personal Formato de alta de colaborador

10 9.- Revisión Histórica Número de revisión Fecha de revisión Revisó(Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 00 29/0910 RD Director General Generación del documento /10/10 RD Director General Autoridad y responsabilidad