Secretaría de Gobierno

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1 FONDO: FOPE02 SUBFONDO: SEGOB SECCIÓN: 300 A SUBSECCIÓN: 310 A SECRETARÍA DE GOBIERNO SECRETARÍA DE GOBIERNO UNIDAD ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS CLAVE SERIE BREVE DESCRIPCIÓN DE LA SERIE 1 Disposiciones en materia de En esta serie se encuentra la normatividad recursos financieros aplicable al Departamento de Recursos Financieros. 2 Presupuesto En esta serie se encuentra la documentación correspondiente al presupuesto del sector gobierno, mismo que incluye solicitudes, requerimientos, recalendarizaciones, transferencias, ampliaciones y avances del mismo de cada una de las unidades presupuestales que integran el sector 3 Contratos En esta serie se encuentra la documentación relativa a los contratos de arrendamiento, prestación de servicios y alimentos celebrados por la Secretaría de Gobierno. 4 Listados de Pagos En esta serie se encuentran los reportes de los pagos tramitados en la Secretaría de Gobierno ante la SEFIPLAN a través del SIAFEV. 5 Órdenes de compra En esta serie se encuentra la documentación soporte relativa a los trámites de solicitudescomprobación de recursos autorizados y debidamente comprobados por las unidades presupuestales que integran el Sector de acuerdo a la normatividad aplicable. 6 Servicios básicos En esta serie se encuentra la documentación comprobatoria relativa a las solicitudes y facturas por servicio telefónico y energía eléctrica. 7 Estados financieros En esta serie se encuentran los estados financieros derivados de los registros contables de cada una de las unidades presupuestales que integran el sector.

2 8 Contabilidad de organismos desconcentrados y descentralizados 9 Conciliaciones bancarias y fondo revolvente En esta serie se encuentra el soporte documental de la contabilidad de la Editora de Gobierno y de la Comisión Estatal para la Defensa de los Periodistas En esta serie se encuentran las conciliaciones bancarias con sus respectivos soportes así como los arqueos al fondo revolvente de la Secretaría de Gobierno 10 Ministraciones En esta serie se encuentran los documentos fuente que amparan las ministraciones de recursos por parte de la Secretaría de Finanzas y Planeación así como las conciliaciones respectivas 11 Pólizas En esta serie se encuentran las pólizas que integran el registro de la contabilidad de la dependencia. 12 Rentas En esta serie se encuentra la documentación soporte de los pagos derivados de los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles realizados por el sector. 13 Protección de cheques En esta serie se encuentra los reportes mensuales y semestrales de los cheques protegidos. 14 Pólizas de cheques de becas 15 Trámite y autorización de órdenes de compra En esta serie se encuentran los documentos comprobatorios del pago de cheques de becas. En esta serie se encuentran los reportes y los listados de los pagos tramitados ante la SEFIPLAN. 16 Activo fijo En esta serie se encuentran la documentación soporte del activo fijo con que cuenta el Sector. 17 Asuntos especiales En esta serie se encuentra documentación diversa de asuntos especiales encomendados a la dependencia. 18 Programa operativo anual En esta serie se encuentra la documentación relativa a la programación de acciones a realizar por cada una de las unidades presupuestales que integran el sector, así como sus respectivos avances mensuales y trimestrales incluyendo las justificaciones que al respecto procedan, además

3 de los resultados y evaluaciones que al efecto lleva a cabo la Contraloría General 19 Programas En esta serie se encuentra la documentación relativa a los programas eventuales implementados por el Gobierno del Estado en la Secretaría de Gobierno, así como su seguimiento. 20 Actas En esta serie se encuentra la documentación relativa a las entregas-recepción llevadas a cabo en el sector. 21 Subcomité de adquisiciones En esta serie se encuentran las actas que sustentan los acuerdos llevados a cabo en las sesiones ordinarias y extraordinarias del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles de la Secretaría de Gobierno. 22 Auditorias En esta serie se encuentra la documentación relativa a las auditorías, revisiones y evaluaciones realizadas por los entes fiscalizadores así como las observaciones y/o recomendaciones derivadas de éstas y su solventación correspondiente. 23 Informes En esta serie se encuentran los informes realizados con motivo de las acciones llevadas a cabo por la Unidad Administrativa. 24 Licitaciones En esta serie se encuentra la documentación relativa a las adquisiciones realizadas a través de procesos licitatorios del sector.

4 FONDO: FOPE02 SUBFONDO: SEGOB SECCIÓN: 300 A SUBSECCION: 320 A SECRETARÍA DE GOBIERNO SECRETARÍA DE GOBIERNO UNIDAD ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS CLAVE SERIE BREVE DESCRIPCIÓN DE LA SERIE 1 Disposiciones en materia Normatividad emitida para el control de los de recursos humanos recursos humanos 2 Nómina Control interno de la administración de recursos humanos, que permite determinar los movimientos quincenales que recibe el personal tanto a nivel personal como a nivel plaza y por este hecho se obliga a firmar la nómina aun cuando el importe sea depositado, para pago por medios electrónicos en una institución bancaria, asimismo se coteja que se encuentre efectivamente las firmas en el deposito, para pago por medios electrónicos en una institución bancaria, asimismo se coteja que se encuentre efectivamente las firmas en el espacio correspondiente firma de recibo de la nómina. 3 Gratificación extraordinaria Control interno de la administración de recursos humanos, que permite determinar los movimientos mensuales que recibe el personal y por este hecho se obliga a firmar la comprobación de la Gratificación Extraordinaria aun cuando el importe sea depositado, para pago por medios electrónicos, asimismo se coteja que se encuentre efectivamente las firmas en el espacio correspondiente "firma de recibido" de la Gratificación Extraordinaria. Con la finalidad de que el personal adscrito a esta dependencia reciba su pago, mediante depósito. 4 Expediente de personal Es el control de documentos personales básicos relativos a antecedentes personales y laborales de los servidores públicos. 5 Afectaciones presupuestales Oficios de afectación presupuestal que envía la SEFIPLAN por concepto de pago de IPE, IMSS, SAR, seguro institucional, seguro de vida y pago de marcha, seguro de retiro y 2% sobre Nómina. Asimismo contiene los papeles de trabajo que

5 detallan la determinación de los importes a pagar por IPE y 2% sobre Nóminas. 6 Obligaciones patronales al IMSS Son las obligaciones en materia de Seguridad Social que se le proporcionan al trabajador en asistencia médica, riesgos de trabajo, incapacidad temporal o permanente, derivada de sus actividades diarias realizadas en el trabajo. 7 Sistema de ahorro para el retiro Beneficio que se otorga a los Trabajadores de las Dependencias del Poder ejecutivo, a través de aportaciones en dinero. 8 Prestaciones de los trabajadores Son las prestaciones económicas que tienen derecho los trabajadores de base por cumplir 5 años y hasta los 50 años de antigüedad, por ayuda para lentes y/o aparatos ortopédicos, el pago de los días económicos no disfrutados y vales de despensa. 9 finiquitos El finiquito es el pago realizado al trabajador por los servicios prestados a la Secretaria de Gobierno. Pone fin a la relación laboral existente entre el trabajador y la Secretaria de Gobierno 10 Seguro institucional Es la prestación económica que se liquida a los beneficiarios del trabajador fallecido en servicio activo. El Seguro Institucional por incapacidad total permanente es la prestación económica que se otorga a los trabajadores al servicio de las dependencias del Poder Ejecutivo del Estado cuando causan baja por invalidez (incapacidad total y permanente). 11 Conciliaciones de cifras de nómina contra registros contables. Papeles de trabajo que demuestran que las cifras que se generan por concepto del pago de la nómina se registran correctamente en la contabilidad. 12 Asuntos fiscales Calcular e informar pagos provisionales de contribuyentes federales, informar y presentar declaración informativa múltiple.

6 13 Auditoría En esta serie se encuentra la documentación relativa a las auditorías, revisiones y evaluaciones realizadas por los entes fiscalizadores así como las observaciones y/o recomendaciones derivadas de éstas y su solventación correspondiente en materia de recursos humanos. 14 Órgano interno de control Atender los requerimientos del Órgano Interno de Control y de la Contraloría General sobre el manejo, contratación y control de los recursos humanos de la Secretaría de Gobierno. 15 Desarrollo organizacional Contiene la Estructura Orgánica y la Plantilla Ocupacional en forma mensual debidamente actualizada; las Cédulas de Identificación de Procedimientos de las acciones que desarrollan las áreas; el Catálogo de Puestos Autorizado con que opera la Secretaría; los Manuales de Organización y de Procedimientos debidamente actualizados que describen detalladamente las funciones de cada unos de los puestos y la forma en que se deben desarrollar las actividades; la programación en forma mensual de la Capacitación que ofrece la Secretaría de Finanzas y Planeación, así como las invitaciones a todas las áreas que dependen de la Secretaria de Gobierno. Oficios de solicitud de actualización de los Manuales Administrativos, debido a modificaciones en la estructura orgánica y en la plantilla ocupacional de la SEGOB.

7 FONDO: FOPE02 SECRETARÍA DE GOBIERNO SUBFONDO: SEGOB SECRETARÍA DE GOBIERNO SECCION: 300 A UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBSECCIÓN: 330 A DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES CLAVE SERIE BREVE DESCRIPCIÓN DE LA SERIE 1 Adquisiciones En esta serie se encuentra los expedientes correspondientes a los de contratación que requieren las diversas áreas adscritas a la Secretaría de Gobierno, sean estos a través de licitación pública, licitación simplificada y adjudicación directa, así como la información de las sesiones ordinarias y extraordinarias del Subcomité de adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles de la Secretaría de Gobierno. 2 Activo fijo En esta serie se encuentra la documentación relativa a los movimientos reflejados con respecto a los bienes muebles y adquisiciones, previamente solicitados por las Unidades Presupuestales que integran el sector de acuerdo a su disponibilidad presupuestal aplicando la normatividad vigente. 3 Control de Maquinaria Contiene la documentación de los vehículos adscritos a la Secretaría de Gobierno, a fin de tener actualizados los permisos, los resguardos y los servicios de mantenimiento de todo el Sector. 4 Servicios Generales Atender los oficios de solicitudes de mantenimiento preventivo y correctivo de manera oportuna de los bienes muebles de las diversas áreas que integran el Sector, así como requerimientos de artículos e insumos.

8 FONDO: FOPE02 SECRETARÍA DE GOBIERNO SUBFONDO: SEGOB SECRETARÍA DE GOBIERNO SECCIÓN: 300 A UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBSECCIÓN: 340 A DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN CLAVE SERIE BREVE DESCRIPCIÓN DE LA SERIE 1 Gobierno Electrónico y Desarrollo de Sistemas. 2 Infraestructura y soporte técnico. 3 Coordinación de las actividades realizadas en el departamento Informes de los Enlaces de Tecnologías de la Información relativo a sus actividades que realizan con base en el Programa Operativo Anual. Estrategia implementada para dar respuesta a la observación realizada por Contraloría General en relación a la falta de licenciamiento de Software implementada en el ejercicio Documentación oficial de solicitudes y respuestas otorgadas que son atendidas por la oficina de Gobierno Electrónico y Desarrollo de Sistemas. El soporte técnico es una serie de acciones que se llevan acabo para proporcionar asistencia con el hardware de una computadora o algún otro dispositivo electrónico. Todos los documentos enviados y recibidos concernientes a las funciones del departamento